Внутренний документооборот

Активный документооборот со всеми партнерами в «бумаге» отнимал много времени. Saby свел эту проблему к минимуму. Во-первых, в Saby мы работаем с необходимыми нам формами счета-договора и отчета агента. Во-вторых, у нас несколько видов счетов (субаренды, за туруслуги и т.д.) — в Saby нам настроили логику выбора нужного счета — поиск стал быстрым. В-третьих, наша бухгалтерия разделена на группы. Saby сам распределяет по ним входящие документы в соответствии с суммой в них. Быстрая обработка и доставка документов помогает оперативно обрабатывать заявки, получать оплату и подключать новых партнеров.

Весомыми плюсами при выборе Saby была возможность пакетной отправки документов и возможность бесплатного подключения для наших дистрибьюторов. Мы работаем в SAP. В Saby реализован готовый пакет интеграции с этой программой. Интеграция и переход на ЭДО был осуществлен достаточно быстро, за два с половиной месяца. В Saby мы реализовали и наши внутренние регламенты утверждения документов перед подписанием. Кроме того, мы перевели на отправку через Saby акты о предоставлении бонусных премий, визуализировав в Saby необходимый нам формат.

В НГАСУ (Сибстрин) вопросы внешнего взаимодействия с контрагентами распределены по руководителям, ответственным за учебное, научное и административно-хозяйственное направления. Saby помог реализовать более 10 маршрутов согласований с указанием всех нужных этапов. Сотрудники Управления информатизации НГАСУ (Сибстрин) самостоятельно, без привлечения внешних интеграторов, прописали маршруты движения входящих и исходящих документов, определили нужные реквизиты и условия в интерфейсе Saby. Функционал разработан грамотно и позволяет гибко настроить все процессы и этапы маршрутов. Есть возможность воспользоваться внутренним кодом, который позволяет в виде скриптов внести сложные условия. На данный момент более 20% документооборота с контрагентами у нас уже проходит через Saby, и это далеко не предел!

Внутренний ЭДО очень упростил работу с документами. Все проходит быстрее, чем с подписью физических носителей. Кроме того, система помогла объединить все компании нашей большой организации в одном аккаунте. Благодаря этому стало легко отслеживать бизнес-процессы, особенно те, что зависят от взаимодействий. Это заметно оптимизирует работу. В конце 2022 нам добавили новый функционал. Настройка согласований стала проще, а обработка документов — гибкой. Нам актуальна возможность откатить процесс согласования на любой этап. Мы почти 10 лет работаем с Saby и без проблем сами настраиваем все процессы на документах поступлений и счетах, используем прикладной код и триггеры. Сами под себя настраиваем софт.

Около 5 лет работаем в Saby по внутреннему электронному документообороту и получаем электронные подписи в Тензоре. Ушли от бумажек и больше не подписываем документы от руки — экономим время, нервы и транспортные расходы на пересылку.

Наша компания имеет большую территориально удаленную структуру. Управлять всеми филиалами стало намного проще после внедрения Saby. Saby позволяет не только упростить работу с нашими контрагентами по доставке юридически значимых документов, но и оптимизировать множественные процедуры внутренних согласований. Они построены на заранее прописанных в Saby регламентов, как для входящих, так и исходящих документов. При этом бухгалтер как работал с 1С, так и работает. Доработаны все формы счет-фактур, накладных, актов и др. под специфику нашего предприятия.

80% документооборота компании переведено в электронный вид. В результате мы получили экономию на логистике, бумаге, человеческих ресурсах. Saby позволяет отслеживать этапы согласования, вести статистику неподписанных документов.

Настроили электронный документооборот в Saby преимущественно для обмена документами между компаниями холдинга, которые удалены друг от друга на сотни километров. Оценив все преимущества ЭДО, уже настраиваем обмен с «внешними» организациями. Бухгалтеры работают частично в Axapta, частично в 1С. Разные варианты выгрузки документов позволили интегрировать со Saby обе системы. Используя Saby, мы централизовали документооборот, обеспечили оперативное подписание документов и сократили штат бухгалтерии.

Весь внутренний документооборот АСНА организовали в Saby, реализовав интеграции с учетными системами компании. Ежедневно через софт автоматически отправляется около 2 000 проведенных документов. Причем всех видов. В Saby можно формировать печатные формы по шаблону компании, а также знакомить сотрудников компании с организационно-распорядительными документами прямо в личном кабинете. В Saby работники компании сами настраивают маршрутизацию согласований документов, права на взаимодействие с ними. Это помогает четко разграничить зоны ответственности каждого сотрудника. Специалисты Тензора предоставили компании механизм для работы, который совершенствуется с каждым обновлением. Даже любитель, знающий основы JavaScript, сможет самостоятельно выполнять настройки с помощью прикладного кода. Благодаря Saby компания АСНА смогла организовать работу электронного архива документов, а также перевести работу других структурных подразделений в электронный формат.