Как не сорвать январский контракт в госзакупках: подробный гид для поставщика

Александра Задорожнева

специалист по закупкам

Январь — месяц повышенных рисков в госзакупках. Для поставщика это время становится настоящей проверкой на прочность. По статистике ФАС пик срывов приходится именно на первый квартал, а особенно — на январь. И зачастую не по злому умыслу, а из‑за банального незнания специфики, праздничной неразберихи и человеческого фактора. Мы подготовили пошаговую инструкцию, которая поможет грамотно и профессионально исполнить январский контракт.

Что в статье

• Почему январь — самый опасный месяц для поставщика
• Когда искать январские закупки: календарь поставщика
• Как исполнить контракт без нарушений: стратегия на январь
• Что делать, если все пошло не по плану
• Чек‑лист: как закрыть январский контракт без штрафов и нервов

Почему январь — самый опасный месяц для поставщика

• Аномальный календарь

  Из‑за длинных новогодних каникул (в 2026 году — 11 дней) рабочих дней в январе критически мало. Праздники «съедают» время поставки. Ключевая ошибка: поставщик смотрит на срок «10 календарных дней» в договоре, подписанном 25 декабря, и думает, что из‑за нерабочих дней у него есть время до 12 января — первого рабочего дня. На самом деле, эти 10 дней истекают 4 января, и просрочка наступает автоматически.

• Финансовые «заморозки»

  Если январский контракт контракт предусматривает авансирование (30%, 50%), его могут перечислить с задержкой. Перечисление денег по госзаказу — многоэтапный процесс: сначала бухгалтерия проводит платеж, затем его несколько дней проверяет казначейство. И если документы не согласовали до 29‑30 декабря, деньги поступят на ваш счет только после 12 января. При этом ваши обязательства по поставке уже могут идти.

  С приемкой и оплатой в январе тоже могут быть существенные задержки. Приемочную комиссию на праздниках не собрать, а руководитель заказчика может уехать и не подписать акт. Платежи тоже пройдут уже после праздников.

• Системный коллапс

  После новогодних праздников логистическая активность восстанавливается медленно. Многие транспортные компании работают в январе по сокращенному графику, а ключевые сотрудники — менеджеры, водители — могут уйти в отпуск. Свои коррективы вносит и погода, особенно если планируется межрегиональная поставка.

  Еще одной угрозой для исполнения январских контрактов могут стать задержки со стороны ваших поставщиков. Они также уходят на каникулы и даже если формально начинают работать сразу после праздников, выйти на полную мощность и выполнить ваш заказ они смогут не сразу. Сложности с январскими платежами поставщикам и перевозчикам также никто не отменял.

• Цепная реакция

  Опытные продавцы закупают сырье и материалы заранее — в ноябре‑декабре, чтобы обеспечить бесперебойную работу в январе. А вот для остальных поставщиков это может привести к временному дефициту и росту цен на рынке в конце декабря и начале января. Кроме того, с 1 января 2026 года ставка НДС повышается до 22%. Основная налоговая нагрузка ляжет на поставщиков, а цены существенно  повысятся.

• Психологическая ловушка

  После победы в декабрьском тендере наступает эйфория. Контракт, подписанный в декабре с исполнением в январе, кажется далеким будущим. Но с 1 января эта дистанция исчезает, и «далекое будущее» превращается в «срочно сейчас». А время на подготовку поставки уже упущено.

👉 Сезонность в госзакупках: как предугадать спрос

Как исполнить контракт без нарушений: стратегия на январь

Этап 1. До подписания контракта

Эта стадия приходится на октябрь — декабрь. Здесь закладывается 90% успеха в исполнении январского контракта.

• Подготовка ресурсов

  Итак, вы участвуете или уже победили в нескольких тендерах с январским сроком исполнения. Первое, что нужно сделать — проанализировать свои ресурсы и понять, хватит ли имеющихся сырья и материалов для выполнения контракта. Если нет — срочно договариваться со своими поставщиками. Все материалы должны быть на вашем складе уже в декабре.

  И обязательно уточните у ключевых поставщиков наличие складских запасов и график работы на праздники. Если ваш контрагент уйдет на каникулы, это может сорвать всю цепочку поставки. Поэтому важно иметь договоренности с резервными партнерами.

  

  В октябре — ноябре нужно также заключить договоры с логистами на январские поставки. Забронируйте машины и места в сборных грузах на вторую половину декабря — начало января. Без раннего бронирования доставка в срок будет невозможна или крайне дорога.

• Изучение документов

  Откройте проект контракта и пересчитайте сроки. Например, вы видите срок поставки: «не позднее 20 января 2025 года». Откройте производственный календарь и посчитайте реальные рабочие дни, которые у вас есть с момента возможного подписания. Вычтите время на производство, закупку и логистику. Остается мало? Это красный флаг.

  Если вы победили в закупке и не хотите сорватья январский контракт, направьте заказчику протокол разногласий через ЭТП. Это можно сделать в течение 5 рабочих дней после того, как заказчик в первый раз разместит проект контракта.

  Предложите сдвинуть сроки. Вежливо аргументируйте: «В связи с утвержденным производственным календарем и праздничными днями, предлагаем скорректировать срок исполнения контракта на 10 рабочих дней с даты его заключения». Это нормальная практика.

  👉 Протокол разногласий по 44‑ФЗ: как правильно составить

• Коммуникация с заказчиком

  Протокол разногласий — не единственная возможность связаться с заказчиком. Найдите в извещении контакты ответственного лица, позвоните или отправьте официальное письмо до подписания контракта. Задайте ключевые вопросы, например:

  • «Подскажите, пожалуйста, как в вашем учреждении организована работа с поставщиками в период с 31 декабря 2025 года по 11 января 2026 года? Есть ли дежурный специалист?»
  • «Если в контракте предусмотрен аванс, какова практика его перечисления в конце декабря?»
  • «Каков порядок приемки товара? Нужно ли заранее согласовывать дату и время прибытия машины? Требуется ли пропуск?»

Официальный ответ от заказчика — это защита от возможных претензий. А если он не ответит, вы сможете предоставить копию своего письма в ходе разбирательств и тем самым доказать в ФАС или суде свое реальное намерение добросовестно исполнить контракт.

Этап 2. После подписания контракта и до поставки

• Планирование поставки

  Как правило, график поставки товара, выполнения работ или оказания услуг прикладывается к контракту. Стороны согласовывают даты сдачи‑приемки при заключении сделки. И задача каждой стороны — придерживаться установленного графика: поставщик должен вовремя привезти товары (выполнить работу, услугу), а заказчик — проверить и принять их.

  Чтобы не сорвать срок поставки в январе, поставщику следует подготовить свой собственный график. К примеру, дата поставки по договору — 15 января. Нужно рассчитать предельную дату доставки партии на ваш склад и отгрузки на адрес заказчика с учетом локации и возможных логистических трудностей. Так, если вы с заказчиком находитесь в одном городе, то отгрузить товары можно в день приемки, то есть 15 января. А вот принять товары у себя на складе вы должны раньше, к примеру, 12 или 13 января. Тогда собственный заказ надо сделать не позднее 20 декабря.

  

  Направьте заказчику ваш план‑график исполнения. Это создаст образ надежного партнера и поможет избежать недопонимания.

• Работа с документами

  Создайте шаблоны счетов, счетов‑фактур / универсальных передаточных документов или актов. Сверьте все реквизиты и позиции — все должно в точности совпадать с контрактом:

  • полное наименование заказчика и поставщика — скопируйте из преамбулы договора;
  • идентификационный код закупки — он должен быть одинаковым во всех документах;
  • предмет контракта, единицы измерения, цена за единицу, общая сумма — укажите строго по спецификации.

  Когда настанет время поставки, вы просто подпишите УКЭП и отправите нужные документы заказчику — без случайных ошибок из‑за спешки. Напоминаем, что для закупок по 44‑ФЗ, которых проходили в электронном виде на ЭТП, предусмотрена только электронная приемка. Печатные документы передавать не надо.

  👉 Электронное актирование в ЕИС по 44‑ФЗ

  Заранее запросите у контрагентов документы на товары, работы, услуги — лицензии, сертификаты, разрешения, техпаспорта. Если вы не сможете получить нужный документ в январе и предоставить его заказчику, тот вправе отказаться от партии из‑за отсутствия подтверждающих бумаг. Как результат — обвинения в срыве поставки, штрафы и даже односторонний отказ заказчика от сделки.

• Контроль цепочки исполнения

  Проведите стартовое совещание и назначьте ответственного за каждый этап. Регулярно собирайте ответственных сотрудников на планерки и определите контрольные точки для проверки статуса поставки, к примеру, производство, отгрузка, транспортировка товара. Используйте простые инструменты для отслеживания прогресса — таблицы, CRM, задачи в мессенджере.

  Отслеживайте все этапы закупки — с тендерной CRM от Saby

  • ✅ Отслеживайте информацию по всем закупкам и общайтесь в одном пространстве
  • ✅ Справедливо распределяйте задачи между сотрудниками и отслеживайте дедлайны
  • ✅ Проверяйте контрагентов и опирайтесь на точную статистику при принятии решений

  Узнать больше

  

Этап 3. Поставка и приемка

• Согласование поставки

  За 3‑5 рабочих дней согласуйте точную дату и время поставки с заказчиком. В письменной форме уточните точную дату и время, контакты ответственного лица на объекте, необходимость пропусков. Это особенно важно в январе, когда графики работ ненормированные. Отправить письмо по электронной почте или через ЭДО.

• Процесс приемки

  Проведите сверку товара перед погрузкой — количество, комплектность, внешний вид. Сделайте фото и видеофиксацию. И подготовьте сопроводительные документы для водителя или экспедитора: приложите доверенность, сертификаты и техдокументацию на товар.

  

  Ваш представитель должен присутствовать при приемке и осмотре товара.

  Если у принимающей стороны есть замечания, к примеру, царапина на упаковке или не тот комплект, он должен зафиксировать это и поставить свою подпись на акте о выявленных недостатках. Так вы сможете подтвердить контролерам, что вовремя поставили товар и не отказывались от претензий заказчика.

  Если же все в порядке, заказчик подпишет УПД или акт в ЕИС через электронное актирование. Ожидайте оплату в течение 7 рабочих дней после подписания документов приемки.

Аблайхан Аяпов, CEO компании «Империя цветов», готовится к январским контрактам в ноябре

Январь — месяц парадокса: бизнес только просыпается после праздников, а госзаказчики уже требуют исполнения контрактов «по плану». Это похоже на забег с гирями: логистика спит, склады закрыты, а сроки горят. Чтобы пройти этот стресс‑тест без штрафов и попадания в РНП, нужно начинать подготовку еще в ноябре. Успех определяет не самая низкая цена, а умение прогнозировать риски.

Правила безопасного январского контракта:

1. Логистика. С 30 декабря по 8 января рынок грузоперевозок замирает. Если вы не вывезли товар до 25‑27 декабря, вы уже опоздали. Составьте график обратного отсчета от предельной даты поставки, уточните графики всех участников цепочки и заложите резерв времени в 5–7 календарных дней.
2. Деньги и материалы. Январский контракт «кормят» декабрьскими закупками. Не надейтесь оплатить что‑то в январе — поставщики сырья не работают. Резервируйте оборотные средства под этот контракт заранее. Иначе получите кассовый разрыв: аванс не пришел, а закупать уже надо.
3. Проверка контрагентов. Срыв часто начинается не у вас, а у вашего поставщика, который «ушел на каникулы». Поэтому в декабре я лично обзваниваю всех и задаю прямые вопросы: «Ваш график на праздники? Будет ли дежурный? Есть ли складской запас?». Если ответы меня не устраивают — ищу замену. Иметь «план Б» — не роскошь, а необходимость.
4. Диалог с заказчиком. Если чувствуете, что не успеваете, — не прячьтесь. Выходите на связь заранее с письмом, где предлагаете решение: частичную поставку или обоснованный перенос сроков. Но сразу предупрежу: ссылаться на праздники как на форс‑мажор бесполезно. По статье 401 ГК РФ и практике ФАС, новогодние каникулы — событие прогнозируемое. Настоящий форс‑мажор — это авария или ЧС, и его нужно подтверждать документами по статье 44‑ФЗ.
5. Человеческий фактор. В январе все расслаблены, поэтому ошибок больше. Контроль должен быть двойным, особенно по документам. Одна опечатка в накладной — и акт не подпишут.

Что делать, если все пошло не по плану

Даже при идеальном планировании возможны форс‑мажоры: болезнь водителя, ДТП, внезапный простой у субподрядчика.

Ваши действия:

• Немедленное уведомление. Как только вы поняли, что сроки сорвутся, направьте заказчику официальное уведомление. Не звоните, а именно напишите. И желательно не за день до поставки, а как только появился риск срыва контракта.
• Честность и конструктив. В уведомлении укажите причину задержки и предложите новый, реалистичный график исполнения. Обязательно приложите подтверждающие документы.
• Запрос на согласование. Если причина уважительная, а вы действуете открыто, большинство заказчиков пойдет навстречу и оформит допсоглашение о продлении срока. Это лучше, чем односторонний отказ и суд.

Например: «В связи с поломкой транспортного средства поставка задерживается на 3 дня. Прилагаем справку от 11.01.2026. Обязуемся осуществить поставку 20 января 2026 года. Просим рассмотреть возможность согласования изменения срока исполнения контракта».

Чего делать нельзя:

• Молчать и надеяться, что заказчик закроет глаза на срыв контракта.
• Ставить заказчика перед фактом в день поставки.
• Заменять позиции и поставлять товар, не соответствующий контракту, в надежде, что «и так сойдет».

Все это — прямой путь в реестр недобросовестных поставщиков.

Егор Оболенский, руководитель компании Molbier, планирует «от обратного»

Главное правило: все, что можно сделать до Нового года, должно быть сделано до Нового года. Успех в январе определяется действиями в октябре‑декабре:

1. Создайте реверс‑календарь и распланируйте всю поставку от даты приемки контракта в обратном порядке. Точка отсчета — отправка груза в январе. К этому моменту все сырье должно быть на вашем складе. Бронируйте транспорт до 1 декабря.
2. Договаривайтесь до наступления просрочки. Свяжитесь с заказчиком сразу после заключения госконтракта и предложите превентивное допсоглашение о небольшом переносе сроков. Так вы проявите ответственность, предложите реальное решение и докажете свою добросовестность.
3. Создайте «новогодний» оборотный фонд в октябре‑ноябре. Рассчитывать на бюджетные платежи в январе не приходится. Все закупки для январского контракта делайте до праздников, даже если для этого нужен кредит. Взыскивайте дебиторскую задолженность с контрагента до 20 декабря. Мы называем такую стратегию «январский щит».

Чек‑лист: как закрыть январский контракт без штрафов и нервов

Исполнение январского контракта — это управляемый рабочий процесс. Он требует от поставщика не столько глубоких юридических знаний, сколько педантичности, активности и умения выстраивать человеческие отношения.

Главные секреты успеха в январских поставках:

1. Планируйте начиная с осени. Рассчитайте сроки всех этапов с запасом. Ваша цель — иметь готовый товар на своем складе до конца декабря.
2. Контролируйте не только свой персонал, но и всех контрагентов. Ваши поставщики и логисты тоже уходят на праздники. Уточните их графики и наличие запасов еще в ноябре и соберите контакты резервных партнеров.
3. Финансируйте контракт из обственных средств. Январские платежи из бюджета сильно замедлены. Создайте финансовую «подушку безопасности» для предновогодних закупок и срочных расходов.
4. Общайтесь с заказчиком. Сразу после подписания контракта согласуйте все детали приемки. А при угрозе срыва немедленно уведомляйте, предлагая варианты решений, а не оправдания. Все запросы и уведомления формируйте в письменном виде и передавайте через официальные каналы.

Рассматривайте сложный январский контракт как инвестицию в вашу репутацию. И помните: успешная сделка откроет вам двери к долгосрочному сотрудничеству с госзаказчиком.