Декабрьский аврал: как поставщику выжить без срывов и ошибок
Декабрь бьет рекорды по количеству закупок. Вам приходит по 5–10 извещений в день, сроки на подачу сжаты до предела, а команда работает на износ. Одна ошибка в спешке — и вы теряете контракт и репутацию. Как пережить аврал, не сорвать дедлайны и сохранить нервы? Рассказываем в нашем материале.
Что в статье
Почему в декабре все сходят с ума
У всех, кто работает с госзакупками, в декабре начинается горячая пора. Это правило работает для всех компаний — даже для тех, чьи услуги обычно зависят от сезона. Всё потому, что в конце года повсеместно закрывают бюджетные циклы.
Пик госзакупок традиционно приходится именно на декабрь. В это время заказчики активно осваивают остатки бюджета, чтобы «не сгорели», а также выполняют законодательные требования — например, публикуют план-график на следующий год до 31 декабря.
Дополнительный объем создают деньги, которые перераспределяет казначейство. Учреждения обязаны эти суммы потратить — иногда в довольно крупных размерах.
Но финансы — это не единственная причина. Декабрь — месяц массового закрытия контрактов. Если в обязанности вашего тендерного отдела входит еще и подготовка закрывающих документов, это создает дополнительную нагрузку на специалистов.
👉 У нас есть подробная статья о том, что такое сезонность и как предугадать спрос.
Что сделать до наступления декабря
Чтобы декабрьский аврал не застал вас врасплох, подготовку стоит начать заранее. Вот план действий, который поможет встретить пик нагрузки в боевой готовности:
- Обеспечьте себя проектами. Не ждите декабря, активно участвуйте в «осенних» закупках, чтобы к началу месяца у вас был достаточный объем работ. Это даст вам свободу: вы сможете не соглашаться на срочные закупки и не потеряете качество подготовки заявок.
- Пообщайтесь с постоянными клиентами. Уточните, не планируют ли они увеличивать объемы по контрактам до конца года. Так вы точнее спрогнозируете нагрузку и сможете избежать неожиданных дополнительных соглашений.
- Проведите собрание с командой. Распределите зоны ответственности и нагрузку. Обновите шаблоны, проверьте наличие необходимых документов и выписок. Утвердите четкий регламент в режиме высокой нагрузки.
- Определите приоритеты для срочных закупок. Решите заранее, на какие «горящие» закупки вы будете реагировать. Например, выделите для них ресурс или установите повышенную цену, которая оправдает срочность или загрузку сотрудников.
- Автоматизируйте поиск. В декабре на ручной мониторинг закупок времени просто не будет. Настройте автоматизированные системы, например поиск тендеров от Saby. Сервис отфильтрует закупки с 700 торговых площадок по 25 фильтрам, в реальном времени пришлет уведомления о новых закупках или обновлениях в старых.
Антон Поляков, основатель компании Good Supplier, не гонится за всем и сразу
Фильтруйте и думайте. Декабрь — время мусорных тендеров. Отбирайте жестко:
Участвуйте только в тех, где вы соответствуете на 90% и более по ТЗ.
Игнорируйте закупки с заведомо заниженной ценой — там или не заплатят, или вернут товар, а это еще может затянуться. Да и попадание в черный список сыграет злую шутку — репутация может серьезно пострадать.
Как оптимизировать работу команды
Системный подход повышает эффективность в течение всего года, но в декабре без него просто не обойтись.
Создайте библиотеку форм и шаблонов. В спешке легко упустить важную деталь, например забыть приложить лицензию или потратить на поиск нужного договора около часа. «Заготовки» сэкономят время и избавят от мелких ошибок. Рекомендуем подготовить заранее:
- шаблоны форм и заявок — соберите полный пакет документов для стандартных процедур, например аукционов, специалистам останется только подгрузить их на площадку и не пропустить время торгов;
- учредительные и разрешительные документы: Устав, ИНН, ОГРН, КПП, сведения о цепочке собственников, лицензии, сертификаты — без них не обойдется ни один специалист, пусть актуальные документы лежат в одной папке;
- бухгалтерские документы — заранее запросите в бухгалтерии промежуточный баланс за 3 квартал, декларации по налогам, пока баланса за год нет, заказчики захотят увидеть эти данные;
- квалификация — ведите таблицы с вашим опытом, МТР, кадрами с системой фильтров, это позволит мгновенно находить подходящую информацию для новых конкурсов;
- универсальные справки — в некоторых конкурсах нет конкретных требований по опыту, МТР и кадрам, можете прикладывать ту информацию, которая характеризует вашу компанию наилучшим образом;
- типовые письма — подготовьте шаблоны часто запрашиваемых, например согласие с проектом контракта, информацию о системе налогообложения.
Распределите зоны ответственности. Избавьтесь от ситуации, когда все обращаются друг к другу по одинаковым вопросам. Закрепите задачи за сотрудниками — пусть один специалист отвечает за актуальность бухгалтерских документов, второй — за документы по оборудованию, а третий — за пополнение счетов на электронных площадках.
Чтобы одному сотруднику было удобнее следить за средствами на площадках, заведите таблицу, в которой тендерные специалисты будут отмечать свои участия. Это даст полную картину по заблокированным и доступным деньгам.
Внедрите контроль качества. Используйте перекрестную проверку. Пусть сотрудники проверяют заявки друг друга перед отправкой. Это снизит риск ошибок из-за спешки или усталости.
Организуйте дежурство. Введите график, чтобы рутинные, но важные задачи не мешали основной работе и не ложились на плечи одного сотрудника. Это актуально:
- для ночных аукционов — если вы участвуете в закупках по всем часовым поясам, распределите их равномерно, например, у вас 4 специалиста в отделе, пусть каждый дежурит по неделе в декабре.
проверки почты — пусть каждый сотрудник отдела, в том числе и руководитель, разбирает и распределяет между специалистами входящие приглашения, отбивки по контрактам и дозапросам документов, например, 2–3 дня в неделю по ранее составленному графику.
Обязательно настройте фильтры для автоматической сортировки писем. Это ускоряет процесс обработки входящих сообщений.
Автоматизируйте тендерные процессы. Внедрите систему управления задачами, где каждый специалист видит свои дедлайны, а руководитель контролирует нагрузку и статус всех заявок.
Егор Оболенский, руководитель компании Molbier, концентрируется на психологической гигиене
В период декабрьского аврала психологический климат в команде напрямую влияет на результат. Моя стратегия управления строится на трех китах: предсказуемость, ресурсы и бережное отношение.
Во-первых, мы не геройствуем — мы планируем. Я заранее, еще в ноябре, договариваюсь о горячем периоде с бухгалтером и юристом на аутсорсе. Они знают, что в течение дня от меня могут поступать срочные запросы на проверку расчетов или документов. Это снимает колоссальную нагрузку со штатных сотрудников и исключает узкие места.
Во-вторых, мы ценим сон больше, чем героизм. Жесткое правило: после 19:00 работа прекращается. Исключение — только в случае настоящего «апокалипсиса» (например, технический сбой ЭТП в последний час подачи). Выспавшийся сотрудник, который провел вечер с семьей, на следующий день работает в разы эффективнее и совершает на 80% меньше ошибок, чем его уставший коллега, сидевший за компьютером до полуночи.
В-третьих, я беру на себя «бытовуху», чтобы команда сфокусировалась на главном. В этот период я отменяю все несущественные планерки, заказываю обеды в офис, ставлю фрукты, печенье, кофе и четко проговариваю задачи, никаких «разберись там с чем-нибудь».
На что особенно обратить внимание в декабре
В предновогодней спешке легко упустить детали, которые могут привести к штрафам, репутационным рискам и даже РНП. Конечно, любую закупку нужно всегда внимательно анализировать.
👉 У нас есть подробная статья о том, как анализировать рынок и конкурентов перед участием в закупке.
Но вот на что стоит обратить максимум внимания в декабре.
Адекватны ли сроки выполнения работ
Январские выходные съедают рабочее время, и даже стандартные условия становятся для поставщиков и исполнителей рискованными. Разберем опасные сценарии.
Ситуация 1. Вы поучаствовали в закупке, где срок выполнения указан в календарных днях.
Обычно это происходит так: вы нашли закупку в конце ноября, подали заявку в первых числах декабря, заказчик сформировал протокол итогов в середине месяца, а контракт заключили 26 числа. На первый взгляд это обычная ситуация. Но срок исполнения — 30 календарных дней, а впереди январские каникулы. И вот вы уже можете попасть на штрафные санкции.
Конечно, желательно учитывать это заранее и не участвовать в подобных закупках. Но что делать, если это произошло?
План действий:
- Свяжитесь с заказчиком и обсудите ситуацию.
Предложите заключение дополнительного соглашения на увеличение срока, аргументируйте тем, что оказание услуг будет менее качественным. Оформите это официальным письмом.
Если это произошло после 23 декабря, то договоритесь с заказчиком, чтобы он подписал контракт со своей стороны в первый рабочий день в январе. Главное — не призывайте его нарушить двадцатидневный срок, отведенный на заключение контракта.
Ситуация 2. Вы поучаствовали в закупке в октябре — начале ноября, а срок выполнения до 31 декабря.
Вы рассчитывали заключить контракт до конца ноября, но заказчик задержал подведение итогов, и документы были подписаны только в конце декабря. В результате на выполнение работ осталось всего несколько дней.
Что делать:
- Выйдите на заказчика и немедленно начните официальную переписку.
- Предложите решение — вместо формального увеличения сроков предоставьте предварительный результат или детальный отчет о выполненных работах до 31 декабря.
- Фиксируйте все взаимодействия. Даже если заказчик откажется от дополнительного соглашения, ваши письма станут подтверждением вашей добросовестности и попыток решить проблему.
Такой подход не только снижает риски штрафных санкций, но и укрепляет вашу репутацию как ответственного исполнителя. Это положительно повлияет на решение возможного спора и дальнейшее сотрудничество.
Уложитесь ли в срок подписания контрактов
Юридические сроки не сдвигаются из-за январских каникул. Лучше подпишите все контракты, поступившие в конце декабря, до 31 декабря. Сроки вашего ответа вполне могут выпасть на январские выходные, а в этот период на ЭТП могут вести технические работы, или ваш сотрудник не сможет приехать в офис.
План действия для последних дней года:
- Назначьте ответственного, который проверит все площадки 28, 29, 30 декабря.
- Настройте CRM-систему таким образом, чтобы сотрудники могли отмечать статус заключения контракта, а вы имели доступ к этой информации.
- Организуйте дежурство сотрудника, который будет иметь доступ к ЭЦП в выходные, для оперативного подписания документов.
- Проверьте личный кабинет ЕИС на предмет поступления претензий и расторжений от заказчиков.
Не проблемный ли заказчик
Последние закупки в году требуют от поставщика скорости. На этом этапе многое зависит от коммуникации с заказчиком. Если он излишне придирчив, контракт принесет сотрудникам много проблем. Проверьте:
- не вносит ли регулярно заказчик своих контрагентов в РНП;
- нет подают ли на его документацию жалобы, это говорит о спорных пунктах и требованиях;
- часто ли он расторгает контракты в одностороннем порядке.
Это потребует 15–20 минут вашего времени, но сэкономит ваши ресурсы и сохранит деловую репутацию.
Как сохранить нервы и мотивацию сотрудников
Декабрь проверяет на прочность и процессы, и команду. Чтобы сотрудники работали с полной отдачей и не выгорали, создайте поддерживающую атмосферу.
Гибкий и гибридный формат работы. Это не только удобство сотрудников, но и инвестиция в их эффективность. Например, разрешите специалисту выйти на работе позже, если он задержался накануне. Либо предложите поработать удаленно, если он участвовал в ночном аукционе.
Оплачиваемые переработки. Это мотивирует сотрудника не бросать подготовку заявки и бежать домой, а довести ее до идеала.
Поддержка и признание. Публично хвалите сотрудников за результаты и ответственное отношение к своим обязанностям. Подчеркивайте, что именно их усилия — это залог общего успеха.
Аблайхан Аяпов, CEO компании «Империя цветов», распределяет обязанности и автоматизирует рутину
В декабре нельзя допускать, чтобы один человек вел всё. Делите процесс: один отвечает за поиск закупок, другой — за документы, третий — за контроль сроков. И обязательно планируйте смены и отдых. Даже самый мотивированный сотрудник сгорит, если будет спать по три часа.
А еще нас сильно выручает автоматизация. Если вы еще вручную мониторите закупки, то теряете половину времени. Есть платформы, которые фильтруют лоты по параметрам и даже оценивают вероятность победы. Это не заменяет человека, но дает фору. Скорость обработки информации решает всё.
Пережить декабрьский аврал без потерь и ошибок можно только благодаря выстроенной заранее системе. Автоматизация рутинных задач, четкое планирование и распределение зон ответственности превращают закупки в управляемый и предсказуемый рабочий процесс. Протестируйте инструменты Saby для автоматизации и убедитесь, что перечисленные преимущества — не пустые слова.
Видеоматериалы по теме
