Сезонность в госзакупках: как предугадать спрос
Спрос на товары и услуги у госзаказчиков колеблется из‑за времен года, праздников и экономических циклов. Поставщикам важно это учитывать, чтобы грамотно спланировать работу. Разберем, как анализировать сезонность и применять ее в свою пользу.
О чем статья
Что такое сезонность в закупках
Сезонными можно назвать товары и услуги, спрос на которые растет в одни те же периоды года. К примеру, в холодное время года покупают зимнюю резину, аккумуляторы, антифриз. А ближе к весне — сельскохозяйственную технику и инвентарь, саженцы и семена, удобрения.
Подготовили таблицу с разделением на основные циклы в госзакупках и примеры товаров и услуг.
| Что влияет на активность заказчиков | Примеры товаров и услуг для разных активностей |
|---|---|
Весна — первый пиковый сезон Это время высокой активности, заказчики готовятся к сельхозработам, крупным деловым мероприятиям | |
В марте — мае госзаказчики обновляют оборудование, восстанавливают инфраструктуру после зимы и планируют летние мероприятия. Также ранней весной по всей стране начинаются посевные работы — растет спрос на сельскохозяйственные закупки. Федеральные и муниципальные заказчики часто становятся организаторами экономических форумов, международных выставок, спортивных и культурных событий | Ремонтные работы, строительные материалы и техника. Сельскохозяйственные товары, работы и услуги, спецтехника, с/х транспорт и оборудование. Санаторно‑курортные, туристические путевки для детей и взрослых. Билеты на самолеты и поезда, организация мероприятий, сувениры |
Лето — мягкий сезон Это время отпусков: финансирование доводят медленнее, тендеры объявляют реже | |
Летом госучреждения традиционно проводят ремонты: косметические и капитальные. Кроме того, летом активно закупают сезонные продукты для текущего потребления и заготовок. Детские, образовательные и научные учреждения готовятся к новому учебному году | Строительство и ремонт, разработка проектно‑сметной документации, экспертиза выполненных работ. Сезонные продукты: овощи, фрукты и ягоды. Учебники и пособия, канцелярские и хозяйственные товары. Мебель. Оргтехника, оборудование, комплектующие |
Осень — второй пиковый сезон Заказчики готовятся к окончанию финансового года и планируют рамочные контракты на следующий год. У участников закупок повышаются шансы на крупные сделки с госучреждениями. | |
Учреждения активно тратят неиспользованные деньги и закупают все — от товаров и материалов до работ по обслуживанию здания. В ноябре госсектор начинает объявлять сезонные технические закупки: поверка счетчиков, опрессовка и проч. К концу ноября публикуют регулярные заказы на будущий год. Поскольку эти услуги начинают оказывать с 1 января, контракты должны заключить в декабре | Медикаменты для лечения сезонных заболеваний. Маски и перчатки для медперсонала. Плановое обновление компьютерного парка. Снегоуборочная техника и оборудование. Горюче‑смазочные материалы и сезонные товары для транспортных средств. Техобслуживание и подготовка зданий к зимнему периоду. Коммунальные услуги. Вывоз мусора. Охрана, пожарная сигнализация и др. |
Зима — жесткий сезон Заказчикам надо полностью израсходовать выделенный бюджет. В декабре — январе размещается максимальное число тендеров, в том числе срочных. А в феврале наступает затишье | |
В декабре казначейство перераспределяет деньги, неиспользованные в течение года, и доводит их заказчикам. Причем могут единовременно выделить крупную сумму, которую учреждение обязано потратить до конца года. У малого и среднего бизнеса резко повышаются шансы получить крупный контракт — закупки проводят в ускоренном режиме и только среди СМП, чтобы закрыть необходимую квоту. В январе заказчики продолжают заключать годовые контракты на обслуживание. В течение всей зимы нередки чрезвычайные ситуации. Чтобы ликвидировать их последствия, госзаказчики заключают контракты с единственными поставщиками или проводят запросы котировок. В феврале начинает расти сезонный спрос на сельскохозяйственные закупки | Тематические заказы:
Закупки на будущий год:
Закупки по ликвидации последствий ЧС. Сельскохозяйственные товары, работы, услуги |
Как анализировать и планировать сезонные закупки
Если вы знаете, в какие месяцы чаще покупают ваши товары, сможете лучше готовиться к тендерам и правильно распределять свои ресурсы. Важно тщательно изучать рынок и заранее планировать, как вы будете устанавливать цены, доставлять товары и управлять запасами. Это поможет вашему бизнесу работать стабильно и быть лучше конкурентов.
Подготовили инструкцию, как участникам закупок анализировать сезонность в тендерах.
Шаг 1. Изучите рынок и оцените спрос
Ознакомьтесь с текущими трендами и проанализируйте предыдущие закупки госзаказчиков в вашем регионе и по всей стране. Данные можно найти в открытом доступе: ЕИС и на электронных торговых площадках. Просматривайте региональные и федеральные новости, отчеты Минфина, онлайн‑ресурсы местных властей и сайты заказчиков. Анализ поможет понять, какие товары и в каких объемах пользуются спросом в конкретной отрасли в определенный период.
На основании данных о прошлых тендерах можно спрогнозировать будущие потребности заказчика, оценить динамику спроса в течение года и выявить закономерность сезонных колебаний.
Специальных алгоритмов и формул для оценки спроса нет. Закономерность выводят на основании фактических заказов и контрактов, размещенных в ЕИС за последние 2–3 года.
Что мы рекомендуем:
Создайте календарь сезонности. Разделите год на кварталы и внесите в таблицу все профильные закупки за последние 2–3 года с указанием НМЦК. Визуализируйте данные с помощью графика — так вы сразу увидите сезонные пики.
Используйте расширенные фильтры ЕИС. При поиске выбирайте не только ключевые слова, но и настраивайте параметры по конкретным заказчикам, временным периодам и способам закупок. Например, используйте фильтр «Дата публикации извещения» с интервалом в 1‑2 месяца для выявления пиковых периодов.
Настройте автоматический мониторинг. Используйте сервисы для автоматического получения данных о новых закупках (например, Saby Trade). Настройте категории для регулярного сканирования и получения данных о периодичности публикаций.
Шаг 2. Оцените конкурентов
Проанализируйте, кто в вашей сфере и в вашем регионе предлагает аналогичные товары, работы, услуги. Также изучите состоявшиеся сделки — в реестре контрактов ЕИС. Оцените условия контрактов, спецификации, объемы поставок.
Посмотрите, применялись ли санкции к поставщику, и если да — по каким причинам. Все это поможет выявить сильные и слабые стороны конкурентов, сверить цены и улучшить свое предложение.
Что мы рекомендуем:
Создайте сравнительную матрицу конкурентов. В Excel‑таблице отразите ключевых конкурентов и их характеристики: ценовые предложения, процент снижения цены, успешность исполнения, наличие демпинга, количество выигранных контрактов в разные
Анализируйте причины побед в сезонных закупках. Изучите в ЕИС протоколы рассмотрения заявок победителей за последние 3–4 сезона. Определите, за счет чего они выигрывали: цен, дополнительных характеристик, сроков поставки.
Выявляйте «сезонных» поставщиков. Некоторые компании активизируются только в определенные периоды года. Оцените их активность в низкий сезон — возможно, в это время конкуренция будет ниже, что даст вам преимущество.
Проверяйте исполнение контрактов конкурентами. Особое внимание уделите информации о штрафах и расторжениях в предыдущие сезонные пики — это может указывать на неспособность конкурента выполнять большой объем работ в короткие сроки.
Шаг 3. Спланируйте тендерную работу
Изучив сезонность, вы сможете разработать собственный план работы на квартал, полгода или год и определить:
когда производить или закупать товары, сырье, материалы, оборудование для дальнейшей поставки;
как распределить производственные и финансовые ресурсы в течение года;
какой объем запасов сделать;
где и как организовать хранение запасов;
когда выходить на торги со своим предложением;
как организовать поставки и в какой срок исполнить контракт;
какие сопутствующие услуги можно предложить заказчику.
Грамотный план поможет эффективно управлять закупками и участвовать в сезонных тендерах с минимальными рисками.
Что мы рекомендуем:
Разработайте формализованный календарь тендерной активности. Разделите его на подготовительный, активный и постсезонный периоды. За 2–3 месяца до начала сезона начинайте подготовку ресурсов, за 1 месяц — мониторинг торговых площадок.
Рассчитайте потребность в оборотных средствах. Учитывайте, что для обеспечения заявок и исполнения контрактов в пиковый сезон потребуется в 2–3 раза больше средств. Заранее проработайте вопросы привлечения финансирования или получения банковских гарантий.
Планируйте логистику с учетом сезонных рисков. Учитывайте погодные условия, загруженность транспортной инфраструктуры, сезонные колебания стоимости перевозок. Разработайте альтернативные схемы доставки для критически важных заказчиков.
Создайте шаблоны документов. Подготовьте универсальные заявки, спецификации и коммерческие предложения под типовые сезонные закупки, которые вы сможете быстро адаптировать под конкретные требования заказчиков.
Шаг 4. Отслеживайте условия поставки в регулярных контрактах заказчиков
Это также поможет выявить сезонную закономерность. Если у вас уже есть пул госзаказчиков, оцените их запросы — как меняется спрос, в каком объеме они заказывают товары, возникают ли дополнительные потребности. В результаты вы сможете разработать тендерную стратегию на следующий сезон и предложить клиентам именно то, что им нужно.
Заказчики всегда размещают тендеры заранее — ближе к пиковому сезону или окончанию срока предыдущего контракта. Если вы раньше узнаете о публикации, значит — сможете заблаговременно подготовить документы, первым подать заявку и повысить свои шансы на победу.
Что мы рекомендуем:
Ведите журнал изменений потребностей заказчиков. Фиксируйте в CRM или специальной таблице, как меняются требования заказчиков из года в год, какие новые позиции добавляются, какие удаляются из технических заданий.
Проактивно работайте с постоянными заказчиками. За 1–2 месяца до ожидаемого размещения закупки свяжитесь с заказчиком, предложите обновленный ассортимент, информируйте о новых товарах или услугах, которые могут быть ему интересны в предстоящем сезоне.
Настройте автоматическую проверку планов‑графиков закупок ваших ключевых заказчиков не реже раза в неделю. Обращайте внимание на изменения в датах и суммах будущих закупок — это может сигнализировать о корректировке бюджета или изменении потребностей.
Анализируйте закупочные циклы. Создайте таблицу с указанием среднего времени от публикации извещения до подписания контракта по каждому типу закупки. Это поможет точнее планировать ресурсы и подготовку документов.
Шаг 5. Контролируйте остатки
Любой бизнес создает резервные запасы — это помогает избежать дефицита товаров в пиковые периоды и не потерять деньги из‑за роста цен. Но если вы не будете контролировать остатки и не проанализируете сезонность закупок в вашей сфере, это приведет к большим убыткам: товары на складах останутся невостребованными, подешевеют, испортятся.
Чтобы не допускать потерь, регулярно пересматривайте нормативы запасов и автоматизируйте процесс складского учета. Пополняйте запасы перед тем, как начнутся сезонные колебания. И наоборот, избегайте крупных закупок и пополнения складов перед началом мягкого сезона.
Что мы рекомендуем:
Внедрите двухуровневую систему запасов. Создайте минимальный неснижаемый запас для стабильного спроса и подвижный сезонный запас, который регулируется в зависимости от времени года.
Заключите рамочные соглашения с поставщиками. Договоритесь о фиксированных ценах и возможности оперативной поставки в сезонные периоды. Предусмотрите возможность возврата нереализованной продукции после окончания сезона.
Внедрите цифровой учет складских запасов. Используйте специализированные программы, чтобы отслеживать движение товаров в режиме реального времени. Настройте автоматические оповещения при достижении минимального уровня запасов для ключевых позиций.
Практикуйте принцип «точно в срок» для скоропортящихся товаров. Для товаров с ограниченным сроком годности используйте методику поставки под заказ, минимизируя запасы и риски порчи при хранении.
В чем риски и преимущества сезонных закупок
Сезонность в госзакупках влияет на многие сферы экономики — от производства до сельского хозяйства. Если вы научитесь контролировать спрос, сможете существенно сэкономить на внутренних бизнес‑процессах и увеличить свою прибыль. К примеру, заранее закупать у своих поставщиков сезонные товары по более низкой стоимости и реализовывать их в пик сезона по высокой.
Но у сезонности закупок есть и серьезные риски. Так, если вы не только продаете, но и производите товары, может возникнуть проблема перепроизводства в несезон — если неправильно оценить спрос и определить пиковую нагрузку. И это далеко не все сложности с сезонностью в закупках.
Преимущества сезонных закупок | Риски сезонных закупок |
|---|---|
✅ Экономия затрат За счет сезонности можно отладить и собственный процесс закупок. Покупая товары в период низкого спроса по более выгодным ценам или с хорошими скидками, вы сможете заработать на повышении их стоимости в высокий сезон. ✅ Планирование поставок Анализ спроса и заблаговременные закупки у собственных поставщиков помогут избежать дефицита сезонных товаров в пик продаж. Это обеспечит стабильную работу бизнеса во время сезонных колебаний рынка. ✅ Оптимизация логистики Многие поставщики предлагают льготные условия доставки в межсезонье, снижая транспортные расходы и увеличивая эффективность цепочки поставок. Бизнес может существенно сэкономить на логистических процессах. ✅ Минимизация инфляционных рисков Закупки перед возможным ростом цен помогут защитить бизнес от инфляции и обеспечить стабильные поставки заказчикам | ❌ Сложности с хранением Длительное хранение товаров требует специальной инфраструктуры — больших складов и особых условий, например, поддержание температурного режима, сухости или, наоборот, влажности воздуха. Продукты с ограниченным сроком годности или высокой чувствительностью к условиям хранения могут испортиться раньше, чем вы успеете их продать. ❌ Устаревание товаров Некоторые товары, например компьютерное оборудование, быстро устаревают. А у продуктов даже с длительным сроком годности могут измениться потребительские характеристики — еще до того, как наступит сезон. В результате заранее произведенная или закупленная партия может оказаться невостребованной у заказчиков и приведет к убыткам. ❌ Снижение ликвидности Покупка крупных партий сезонных товаров вне сезона приводит к замораживанию реальных денег в запасах. Пока товары хранятся на складе в ожидании пикового спроса, оборотный капитал простаивает — вы могли бы направить эти деньги на развитие производства, расширение ассортимента и масштабирование бизнеса |
Вы можете проанализировать рынок и изучить спрос, но точно предсказать поведение заказчиков невозможно. Более того, на практике часто возникают непредвиденные ситуации: экономические изменения, ЧС, природные катаклизмы. Все это приводит к значительным колебаниям и неопределенности рынка. Поэтому поставщикам следует учитывать сезонность и регулярно оценивать динамику спроса и рыночную конъюнктуру. Это позволит грамотно спланировать весь процесс участия в закупках, выходить на торги в пиковые сезоны и делать заказчикам наиболее выгодные предложения.
Проверьте себя
1. В какой период года госзаказчики чаще всего заключают крупные контракты и рамочные соглашения на следующий год?
- ОсеньВерно! Осенью заказчики активно расходуют остатки бюджета и планируют закупки на будущий год.
- ЛетоНеверно. Летом активность закупок снижается из‑за отпусков и замедленного финансирования.
- ФевральНеверно. Февраль — период затишья после зимнего пика закупок.
2. Какой инструмент поможет поставщику выявить сезонные тенденции в закупках?
- Анализ только текущих извещенийНеверно. Это даст лишь разовую картину, без понимания динамики.
- Календарь сезонности на основе данных ЕИС за 2–3 годаВерно! Такой анализ покажет периоды пикового спроса и затишья.
- Отслеживание соцсетей заказчиковНеверно. Это не заменяет анализ официальных данных о закупках.
3. Какой риск наиболее характерен для сезонных закупок?
- Недостаток конкурентовНеверно. В пиковые сезоны конкуренция, наоборот, возрастает.
- Отсутствие бюджетных средств у заказчиковНеверно. Бюджет планируется заранее, а в конце года его активно осваивают.
- Устаревание или порча товаров на складеВерно! Товары могут потерять актуальность или испортиться до наступления сезона спроса.
Видеоматериалы по теме
