Какие документы нужны для открытия магазина
Собрали перечень основных документов для открытия магазина в офлайн‑формате и для онлайн‑торговли.
Лада Булавицкая
Эксперт по правовому сопровождению ритейла. Более 17 лет опыта в сфере розничной торговли и коммерческой недвижимости. Основатель юридической компании RetailTrust
Какие документы потребуются:
Документы для регистрации бизнеса в налоговой
Первый шаг перед запуском любого бизнеса — регистрация в Федеральной налоговой службе. У будущего владельца магазина есть два варианта: зарегистрировать ИП или создать организацию. Но в некоторых случаях достаточно стать самозанятым (плательщиком налога на профессиональный доход, НПД).
Выбирая форму регистрации бизнеса, учитывайте ограничения и обязательства, которые действуют для индивидуальных предпринимателей и собственников организаций.
Что лучше зарегистрировать для магазина: ИП или ООО
Индивидуальный предприниматель имеет право продавать товары, которые делает сам или закупает у других производителей и дистрибьюторов. Под запретом торговля большинством видов лицензируемой продукции. В частности, ИП не может выставить на прилавки магазина крепкий алкоголь, только пиво, медовуху и сидр (для них лицензия не нужна, ст. 16 закона № 171‑ФЗ).
| Документы для регистрации ИП | Где можно зарегистрироваться |
|---|---|
|
|
Организация может торговать любыми разрешенными законом товарами. Чаще всего регистрируют организацию в форме общества с ограниченной ответственностью. Открыть ООО можно самому (тогда у общества будет один учредитель) и вместе с партнерами (учредителей будет несколько).
| Документы для регистрации ООО | Где можно зарегистрировать |
|---|---|
|
|
Самозанятый может торговать в магазине только продукцией собственного производства. При этом нельзя продавать лицензируемые, маркированные и подакцизные товары, даже если самозанятый создает их сам. Например, шьет одежду (маркированный товар) или делает домашнее вино (лицензируемый товар).
Эти же ограничения распространяются на ИП, которые выбирают режим НПД (ст. 4 закона № 422‑ФЗ). Если собираетесь торговать подакцизными или маркированными товарами, например открывать продуктовый магазин, табачную лавку, обувной салон или шить авторские игрушки, при регистрации ИП выбирайте другой налоговый режим.
Оформить самозанятость можно на портале «Госуслуги», в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС, в приложении «Мой налог» или через банк, который предоставляет клиентам такую возможность (перечень банков на сайте ФНС).
Документы для регистрации самозанятости владельцем магазина: паспорт или другой документ, который удостоверяет личность; ИНН. Если оформлять самозанятость с помощью учетной записи на «Госуслугах» или через банк, то нужно только проверить и подтвердить данные документов.
Регистрируя ИП или организацию, вы можете сразу подать заявление на применение налогового спецрежима. Без уведомления о переходе на упрощенку, АУСН или патент магазин автоматически работает на общей системе налогообложения.
Если подавать заявление после регистрации бизнеса, главное успеть не позже определенных сроков.
Как выбрать подходящую магазину систему налогообложения, разобрали в статье-инструкции: какие критерии бизнеса учесть, когда можно работать на нескольких режимах, как совмещать продажи офлайн и на маркетплейсах.
Карточка регистрации онлайн‑кассы
Для расчетов с покупателями магазин обязан использовать контрольно-кассовую технику — онлайн‑кассу. Она собирает, хранит и передает данные чеков в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД).
Онлайн-кассу обязательно зарегистрировать в налоговой. Для этого необходимо:
- Заключить договор с оператором фискальных данных из перечня налоговой.
- Заполнить заявление на регистрацию в личном кабинете ИП или юрлица на сайте ФНС.
- Внести в онлайн-кассу регистрационный номер — он появится в личном кабинете после того, как в ФНС проверят заявление.
- Указать в личном кабинете информацию из отчета о регистрации, который вам распечатает онлайн‑касса.
В конце вы получите карточку регистрации ККТ, сможете принимать оплату от покупателей и делать возвраты денежных средств. Закон не требует распечатывать карточку, она хранится в системе налоговой. Но лучше иметь в магазине бумажную копию на случай проверок (не только карточки, но и всех документов).
Какие магазины могут работать без ККТ
- Расположены в отдаленной или труднодоступной местности из списка, утвержденного субъектом РФ. Вместо кассового чека продавцы должны выдать другой подтверждающий покупку документ (п 3. ст. 2 закона № 54‑ФЗ);
- Принадлежат самозанятым, в том числе ИП на этом налоговом режиме. Вместо кассовых чеков плательщики НПД выдают чеки из приложения «Мой налог».
Онлайн‑касса, готовая к работе
Подберем модель с учетом специфики бизнеса
Зарегистрируем в налоговой
Подключим к ОФД
Доставим и установим в точке продаж
Документы для открытия офлайн‑магазина
Офлайн-точки должны соответствовать большому количеству требований: противопожарных, санитарно-гигиенических, экологических, к уровню обслуживания. Поэтому список документов на магазин внушительный.
⭐️ Важный лайфхак. Заверенные копии документов нужно хранить на самой точке — их могут запросить при внеплановых проверках.
Документы на помещение. Если вы купили торговую площадь, то у вас должно быть свидетельство о праве собственности, арендовали — договор аренды. Если будете продавать в арендованном помещении крепкий алкоголь, то заключать договор нужно не менее чем на один год (ст. 19 закона № 171‑ФЗ) и обязательно зарегистрировать его в Росреестре.
Как заключить договор аренды без финансовых потерь
Договоры с обслуживающими организациями. Владелец или арендатор торговой точки должен заключить договоры: на вывоз твердых бытовых отходов; на дезинсекцию, дезинфекцию и дератизацию помещений; на обслуживание противопожарной системы; на водо- и электроснабжение. Если в магазине стоят люминесцентные лампы, то нужен договор на их утилизацию.
Документы для пожарного надзора. Необходимо разработать и повесить в магазине план эвакуации, составить инструкцию по пожарной безопасности и приказы о назначении сотрудников, которые будут отвечать за соблюдение правил ПБ. Завести журналы: очистки вентиляции; учета огнетушителей; ознакомления сотрудников с инструкцией ПБ.
Кроме того, у вас должны быть документы, которые подтверждают пожаробезопасность материалов и оборудования в магазине, бумаги на противопожарную систему. Подробнее об этом мы рассказывали в статье про проверки пожарной безопасности.
Санитарно-эпидемиологическое заключение. Документ нужен магазинам, которые торгуют продуктами питания и алкоголем. СЭЗ подтверждает, что магазин соответствует санитарным правилам. Выдает заключения Роспотребнадзор (информация на сайте ведомства).
Лицензии. Торговать некоторыми товарами, в частности крепким алкоголем, можно только при наличии лицензии. В правительстве планируют лицензировать также продажу табачной и никотиносодержащей продукции — если такая будет в вашем ассортименте, проверьте этот момент, когда будете заниматься документами для открытия магазина.
Лицензии на алкоголь выдают территориальные ведомства, в каждом регионе свое. Например, в Москве — Департамент торговли и услуг, в Санкт-Петербурге — Комитет по промышленной политике, инновациям и торговле, в Новосибирске — Министерство промышленности, торговли и развития предпринимательства. Можно найти ведомство в поисковике по запросу «лицензия на продажу алкоголя + город или регион» и обратиться напрямую.
Второй способ — подать заявление через портал госуслуг, это проще и удобнее. На «Госуслугах» введите запрос в чат, а дальше следуйте подсказкам системы.
Получить лицензию на продажу алкоголя может не любой розничный магазин, законом установлены несколько обязательных требований. Каких именно — разобрали в статье:
Документы для сотрудников. Всем сотрудникам, которые обслуживают покупателей или контактируют с продуктами, нужны медицинские книжки. В непродовольственном магазине мендкнижки понадобятся продавцам и администратору, в продовольственном — продавцам, администратору, директору, работникам склада и уборщице, которая протирает полки и витрины. С 1 сентября 2025 года медкнижки станут электронными.
К обязательным документам, которые должны быть у сотрудников магазина, относятся также должностные инструкции и трудовые договоры. Кроме того, с продавцами, работниками склада и техперсоналом часто заключают договоры индивидуальной и коллективной ответственности, чтобы уменьшить риск убытков из-за краж и порчи товаров.
Документы для уголка потребителя. В торговом зале нужно организовать место, где потребители смогут ознакомиться с информацией о магазине и законами, которые регулируют его деятельность. Какие документы там должны быть:
- лист с полным названием, адресом, телефоном и графиком работы магазина;
- копия листа записи ЕГРИП/ЕГРЮЛ или выписка из реестра;
- копия лицензии, если в магазине есть лицензируемые товары;
- распечатки или покупные издания закона о защите прав потребителей, постановления с правилами торговли и законов, которые регулируют торговлю отдельными видами товаров, например алкоголем и энергетиками.
По желанию можно добавить в уголок потребителя книгу жалоб и предложений, лист с телефонами контролирующих и экстренных служб и другие документы, которые вы посчитаете важными.
Как оформить уголок потребителя
Журналы учета и контроля. Кроме журналов по пожарной безопасности, в магазине заводят:
- журнал проверок контролирующих органов;
- журнал — график проведения генеральных уборок;
- контрольный журнал;
- журнал учета дезинфекции, дезинсекции и дератизации;
- журнал кассира-операциониста;
- журнал регистрации договоров о материальной ответственности;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- журнал учета вводного инструктажа по охране труда.
Для продовольственного магазина понадобится также журнал учета температурного режима холодильников и санитарный журнал.
Можно купить готовый комплект журналов.
Уведомление о начале предпринимательской деятельности в Роспотребнадзор. Уведомить службу нужно не позже чем за день до открытия магазина. Уведомление подают онлайн через портал госуслуг с аккаунта ИП, организации или уполномоченного сотрудника. На «Госуслугах» уведомление находится в разделе «Контроль и Надзор».
За неподачу уведомления в РПН ввели штрафы. Как всё сделать правильно — рассказали в статье:
Главное про уведомление о начале предпринимательской деятельности
Документы для сайта интернет-магазина
Владельцу интернет-магазина нужно выполнить общие требования к организациям торговли:
- сделать электронную версию информационного листа из уголка потребителя — блок или отдельную страницу с реквизитами и контактами ИП, ООО или самозанятого (ст. 26.1 закона «О защите прав потребителей»);
- подключить онлайн-кассу;
- позаботиться о медкнижках для сотрудников, которые работают с продуктами, например фасуют развесные конфеты.
Кроме этого, понадобятся документы и формы, которые связаны с особенностями дистанционной торговли и защитой персональных данных посетителей сайта.
Публичная оферта — предложение магазина заключить договор купли-продажи, которое обращено к неопределенному кругу лиц. В оферте должны быть прописаны все существенные условия сделки с магазином: оформления заказа, оплаты, доставки, гарантии и возврата. Документ не обязательно называют офертой (например, может быть «Правила продажи»), но внутри него это прописывают.
Ссылку на оферту нужно добавить в форму заказа и оплаты. В этой же форме должна быть фраза-условие о том, что пользователь при заказе принимает условия оферты, или чек-бокс с галочкой для подтверждения согласия. В основном используют фразу-условие, как в примерах с сайтов интернет-магазинов «Технопарк» и DNS.
Иногда интернет-магазины в дополнение к оферте размещают пользовательское соглашение, в котором прописывают правила использования сайта. Документ необязательный, но может снизить юридические риски для магазина.
Политика обработки персональных данных (или политика конфиденциальности). Документ, из которого пользователи могут узнать, какие данные и с какой целью собирает интернет-магазин, что с ними делает. Ссылка на политику должна быть во всех формах, в которых пользователь оставляет свое имя и контакт. Как правило, это формы регистрации, подписки на рассылки, оформления и оплаты заказа.
Как и в случае с офертой, нужно заручиться согласием пользователя. Обычно делают чек-бокс, в котором пользователь ставит галочку, прежде чем передать свои данные. Можно попросить пользователя сразу согласиться с условиями нескольких документов — как, например, в формах регистрации в интернет-магазинах «ВкусВилл» и «Холодильник.ру».
Правила использования куки-файлов и баннер с уведомлением. В правилах нужно прописать, какие именно куки, фрагменты данных о посетителях автоматически собирает сайт. На баннере — предупредить, что сайт собирает куки-файлы, поставить ссылку на правила и разместить кнопку, чтобы пользователь мог подтвердить, что он согласен поделиться данными. Правила использования куки можно прописать в отдельном документе, как например у интернет-магазина «Ситилинк», или сделать частью политики конфиденциальности, как у «Джума».
Уведомление Роскомнадзора, который ведет реестр операторов персональных данных. Вам нужно заранее уведомить Роскомнадзор о том, что вы намерены собирать данные. Для этого заполните форму уведомления и направьте в службу.
Как уведомить Роскомнадзор: инструкция
Подтверждение заказа. Пользователю, который оформил заказ, нужно отправить подтверждение (ст. 14 Постановления Правительства РФ № 2463). В подтверждении должна быть информация, которая позволяет идентифицировать заказ (например, его номер, сумма оплаты или список позиций). Остальное — на ваше усмотрение.
В постановлении не указано, каким способом подтверждать заказ. Некоторые интернет-магазины отправляют сообщение на телефон или на электронную почту, другие — показывают в окне на сайте сразу после того, как пользователь нажал кнопку «Заказать» или «Оплатить». Способ подтверждения надо прописать в оферте.
Например, в магазине Belle you выводят на сайт сообщение с номером и суммой заказа, на «Озоне» — только с суммой, на «Вайлдберриз» — с фото товара. Кроме того, «Озон» присылает на почтовый адрес письмо со ссылкой на чек.
В готовых шаблонах интернет‑магазина уже могут быть необходимые для его открытия заготовки документов, страниц и форм. Их нужно переделать под ваш магазин — желательно, вместе с юристом, чтобы не упустить ничего важного.
Как запустить интернет‑магазин и приложение без разработки
В торговой программе Saby можно самостоятельно создать интернет‑магазин: просто оформите страницу или подтяните стиль из брендбука, выберите товары из каталога, настройте прайсы, доставку и кассу для онлайн‑платежей. Это быстро и недорого.
Не придется подключать синхронизацию с учетной системой и интеграцию с CRM — в Saby можно работать в режиме одного окна: обрабатывать заказы, добавлять новые товары, отслеживать остатки, смотреть аналитику по продажам, настроить систему лояльности.
Приложение для покупателей — тоже готовое решение. Оформляется в фирменном стиле онлайн‑магазина. Внутри: заказ товаров и оформление доставки, предоплата, карта лояльности, промокоды и сертификаты.
Кроме собственных решений, поддерживаем работу с популярными CMS‑системами: «Битрикс24», Tilda, WordPress и другими.
📺 Как быстро запустить интернет-магазин с Saby
Документы на товары
На все позиции из ассортимента магазина у вас должны быть товаросопроводительные документы. Для каждой группы товаров нужен свой документ, а иногда и не один. Например, поставщик конфет должен предоставить декларацию о соответствии, детского питания — свидетельство о госрегистрации, бытовых блендеров и утюгов — сертификат соответствия.
Вы можете посмотреть списки товаров, для которых нужны:
- документы о соответствии — в Постановлении Правительства РФ от 23.12.2021 № 2425;
- свидетельство о госрегистрации — в разделе II единого перечня, утвержденного Решением комиссии Таможенного союза от 28.05.2010 № 299.
На товары, которые не подлежат обязательной сертификации, например на садовый инвентарь, желательно получить от поставщика отказное письмо.
У крупных отечественных поставщиков и зарубежных импортеров, которые давно работают с российскими магазинами, обычно есть все необходимые документы. Но если вы планируете делать закупки на зарубежных маркетплейсах, продавать свою продукцию или сотрудничать с маленькими частными фирмами, то стоит проверить товары по спискам и поискать информацию о документах на них в интернете. Идеальный вариант — перед тем, как открыть магазин, проконсультироваться со специалистом, который подскажет, какие документы нужны для ваших товаров.
Обязательная отчетность для некоторых товаров
Ряд товаров подлежит контролю через госсистемы:
- алкоголь — ЕГАИС;
- продукты животного происхождения (мясо, рыба, мёд и т. п.) — «Меркурий»;
- маркированные товары — «Честный знак»;
- ювелирные украшения и драгоценные камни — ГИИС ДМДК;
- прослеживаемые товары — ФНС.
Перед началом работы проверьте, о приобретении и продаже каких товаров вам необходимо отчитываться. C Saby не надо подключать разные программы, можно вести все торговые операции и через единое окно отправлять данные во все госсистемы.
Наши специалисты проконсультируют по перечню товаров, которые подлежат контролю, и настроят работу с госсистемами через Saby.
Видеоматериалы по теме
