Поэкземплярный учет пива по ЭДО с 1 марта 2025

Ростислав Вашенцев

эксперт по автоматизации работы с госсистемами

В 2025 году стартует полная прослеживаемость каждой единицы пива и слабоалкогольных напитков в «Честном знаке» (ГИС МТ). Все участники оборота обязаны использовать электронный документооборот. Отгружать и принимать поставки в системе маркировки следует только по одному документу: УПД.

☝️ Применение УПД не отменяет контроль по ЕГАИС. С 1 марта 2025 предстоит отчитываться в обе госсистемы и на каждую отгрузку оформлять два документа: УПД + ТТН.

📋 Разбираем, как подготовить свой бизнес к новым требованиям и упростить предстоящую работу.

Содержание

• Что такое поэкземплярный учет
• Обязательный ЭДО
• Как поставщикам подготовиться к новым правилам
• Как рознице и общепиту подготовиться к новым правилам
• Что меняется в процессах
• Нюансы по оформлению УПД для поставщиков
• Как принимать поставки рознице и общепиту
• 2 сложности в обмене ТТН и УПД
• Списание пива, когда причина выбытия — не продажа
• Внутреннее перемещение между точками продаж
• Штрафы за нарушения новых требований

Что такое поэкземплярный учет

До 2025 года «Честный знак» интересовало только 2 факта в отношении маркированного пива: выпуск в оборот производителем или импортером, продажа покупателю в магазине или заведении общепита.

⚡️ С 1 марта 2025 года стартует поэкземплярный учет, который обязателен для всех участников рынка: производителей, импортеров, оптовиков и дистрибьюторов, розничных магазинов и ресторанного бизнеса.

Два этапа поэкземплярного учета в маркированном пиве. Новые требования стартуют с 1 марта 2025 для пива в кегах, а с 1 сентября 2025 — для пива в потребительской упаковке.

Новые правила утвердили Постановлением Правительства от 01.06.2024 № 746.

Обязательный ЭДО

Подключить сервис ЭДО необходимо всем участникам оборота. Без него станет невозможна как отгрузка, так и приемка маркированного пива.

Сроки перехода на ЭДО по пиву отличаются. Если в вашем каталоге (ассортименте) напитки только в потребительской упаковке (нет кегов), тогда до 1 сентября 2025 можно работать без обмена УПД по ЭДО. Для кегового пива электронный документооборот обязателен с 1 марта 2025.

У ваших поставщиков или покупателей другой сервис ЭДО? Это не проблема. Проверьте, что настроен роуминг. Он работает так же, как в сотовой связи: операторы ЭДО принимают и передают документы от сторонних сервисов.

Как поставщикам подготовиться к новым правилам

• Зарегистрируйтесь на портале «Честный знак». Вам потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись на носителе «Рутокен ЭЦП 3.0» или JaCarta‑2. Она должна быть оформлена на руководителя организации или ИП. Подпись нужна при регистрации и отправке документов в систему маркировки.

  Получить электронную подпись за 15 минут

  • Подробнее про регистрацию в ГИС МТ

    • Установите ПО для обмена данными с «Честным знаком»: криптографическую защиту СКЗИ «КриптоПро», драйвер носителя, личный и корневые сертификаты, «КриптоПро ЭЦП Browser plug‑in».

    • Зайдите на сайт системы маркировки и нажмите «Перейти к проверке». Выберите электронную подпись, укажите контактный телефон и email, нажмите «Отправить заявку». В течение 48 часов на почту придет письмо с подтверждением. Перейдите по ссылке в личный кабинет и введите данные для работы с маркировкой.

    • Укажите свою роль участника оборота (оптовик), оператора и ID участника ЭДО, а также группы товаров, с которыми работаете. Заполните аккаунт, ознакомьтесь с договорами с оператором системы маркировки (ЦРПТ) и подпишите согласие.

• Запросите у покупателей‑ИП номера ФИАС ИД (не только адреса). В УПД нужно указать точный адрес торговой точки, куда приедет поставка пива, то есть МОД (место осуществления деятельности). Поставщикам важно знать, какие МОД зарегистрировал покупатель в своем личном кабинете «Честного знака» и какие ФИАС ИД этим адресам присвоены.

• Подготовьте оборудование для сканирования кодов маркировки в УПД. На складе будет не обойтись без 2D‑сканера или ТСД (терминала сбора данных). Если работаете в Saby, установите на телефон или ТСД бесплатное приложение Saby Docs.

  

  Выбрать ТСД →

  

  Выбрать сканер →

  

  Скачать Saby Docs →

Как рознице и общепиту подготовиться к новым правилам

Подключив сервис ЭДО, надо указать в личном кабинете «Честного знака» вашего оператора и ваш ID участника электронного документооборота.

Если в системе маркировки у ИП не зарегистрированы МОД (места осуществления деятельности), их также необходимо внести в личный кабинет ГИС МТ.

Передайте поставщикам данные по МОД и ФИАС ИД ваших торговых точек (даже если точка продаж одна). Это необходимо для корректного оформления документов при отгрузке пива.

Что меняется в процессах

Отчетность по пиву в «Честный знак» через ЭДО не отменяет для всех участников оборота отправку сведений в ЕГАИС. Поставщики должны выписывать на отгрузку каждой партии пива два документа: ТТН и УПД. «Честный знак» и ЕГАИС будут их сопоставлять друг с другом.

В будущем планируется перейти на принцип одного окна — пользователи будут отправлять документы в ГИС МТ, а система маркировки сама передаст данные в ЕГАИС.

☝️ Чтобы всё правильно пришло по документам к покупателю, нужно изначально всё корректно сделать поставщику

Нюансы по оформлению УПД для поставщиков

❗️ Важный момент: отгрузка пива по новым правилам должна идти только с разрешения «Честного знака», когда он проверит УПД и сверит его с данными в ТТН.

Отправляя кеги или пиво в упаковке, кладовщик должен сканировать все коды, чтобы они добавились в отгрузочный электронный УПД.

🚀 Чтобы ускорить процесс, можно объединить (агрегировать) в одну транспортную упаковку партию одинаковых товаров. Для этого создается код транспортной упаковки, в него зашиты все коды из партии. Так не придется считывать код с каждой бутылки или банки пива, достаточно сканировать общую транспортную этикетку.

Неудобство 2D‑сканеров: кладовщик не узнает, что с кодом какая‑то проблема (например, он не считался и не попал в УПД), если рядом нет компьютера, где виден результат сканирования.

В УПД лучше указывать не только адрес, а именно ФИАС ИД, чтобы передача пива по ЭДО в системе маркировки прошла без ошибок.

Ошибки возникают, когда даже фактически правильный адрес указан в документе не совсем так, как в ФИАС. Например, ФИАС ИД соответствует «Москва город, Академика Янгеля улица, дом 65», а в УПД написали «г. Москва, ул. Академика Янгеля, д. 65».

2 сложности в обмене ТТН и УПД

1. 1. В ТТН и УПД не совпадают единицы измерения и наименование товаров. В ТТН товары отражают по наименованию в алкокарточках, а объем пива — в декалитрах или штуках. УПД формируют на основе карточек товаров, зарегистрированных в Национальном каталоге, а единицы измерений указывают произвольно — это могут быть литры, штуки, паллеты, упаковки.

   🤷‍♂️ Возникает проблема, как в учете сопоставить поставку с двумя документами, где разные названия продукции и единицы измерения. Например, в накладной будет указано «Балтика № 3 светлое Самара — 2 декалитра», а в УПД — «Светлое БАЛТИКА № 3 — 1 кег».

   👌 В Saby уже решена эта проблема. Система сама пересчитает данные, когда они в разных единицах измерения. Один раз свяжите позиции, и в дальнейших поступлениях программа будет сопоставлять данные товаров. Если поставщик что‑то изменит в данных товаров, например при перерегистрации алкокарточек в ЕГАИС, Saby отобразит эти позиции как новые и покажет, что их нужно снова связать с товарами из УПД.

   

   По одной кнопке легко выбрать название продукции, указанной в накладной поставщика, — Saby запомнит выбор и далее будет сопоставлять номенклатуры сам. Также кнопка появится, когда Saby обнаружит несопоставленные позиции и их нужно связать

2. 2. ТТН и УПД сформированы в разное время или у них разные номера. Частый кейс: один сотрудник работает в ЕГАИС, другой занимается электронным документооборотом. Или это работа в разных системах: в одной ЭДО и маркировка, в другой — ЕГАИС. И может получиться, что между документами разрыв во времени.

   🤷‍♂️ Возникает проблема у покупателя: как соотнести два документа как одно поступление, а не зарегистрировать в учете две разные поставки. К примеру, по факту магазин получил 5 кегов, но из‑за путаницы с документами в учет занесли 10.

   Совет покупателю: договоритесь с поставщиком, чтобы он присылал документы на одну партию с одинаковыми номерами. Saby это позволит автоматически «склеить» ТТН и УПД в один документ поступления, даже если они получены с временным разрывом. Если работаете в другой системе, где нет сопоставления, то визуально по номеру сможете соотнести документы между собой.

   ❗️ Как правильно утвердить документы на поставку пива. Для покупателя важно не утверждать входящий документ, пока не получили второй — ТТН или УПД по ЭДО. На оба документа необходимо дать одинаковый ответ: либо утверждены, либо отклонены, либо приняты с расхождениями. Иначе в госсистемы поступит противоречивая информация: к примеру, в ЕГАИС поступление принято, а в «Честном знаке» нет.

   Работая в Saby, просто дождитесь поступления второго документа. Система сама объединит ТТН и УПД в единый документ, внутри которого товары будут разнесены по соответствующим вкладкам: на учетной вкладке — все поступившие товары; ЕГАИС — позиции с алкокодами; маркировка — товары с кодами маркировки.

   Из объединенного поступления легко обработать и непивные позиции. Например, тару, другие товары или паллеты. В Saby вы сможете принять всё одной суммой. Позиции можно добавлять и вручную — к примеру, если поставщик указал паллеты только в бумажной ТТН и их необходимо оплатить и принять к учету.

Списание пива, когда причина выбытия — не продажа

Начиная с 1 марта 2025 в «Честный знак» обязательно передавать данные о кодах маркировки, которые выбывают из оборота по разным причинам. Например, разбились бутылки, кег оказался вскрыт без подключения на кран, истек срок годности, использовали пивную продукцию для приготовления блюд в кафе. Всё это надо проводить документом списания через систему маркировки.

Инструкция по списанию маркированных товаров

Внутреннее перемещение между точками продаж

Когда передаете пиво из одного магазина или заведения в другое, надо отразить это перемещение между МОД в «Честном знаке». ЭДО здесь не участвует, нужно просто сообщить системе маркировке, что продукция перемещена с одного МОД на другой.

Иструкция по перемещению пива между МОД

Штрафы за нарушения новых требований

Проверяющие органы могут оштрафовать участника оборота, когда он:

• Не зарегистрирован в системе маркировки.

• Не использует ЭДО.

• Отправляет в электронных документах информацию, которая не соответствует действительности: товары одни, а коды другие или они не указаны.

• Отчитывается в «Честный знак» с опозданием. По закону есть всего 3 дня, чтобы отчитаться о передаче товаров или утвердить приход пива по ЭДО.

Размеры штрафов: 1 000–10 000 ₽ или предупреждение — для должностных лиц и ИП; начиная от 25 000 ₽ для юрлиц, максимальный штраф для компании — 100 000 ₽.

Если компания или предприниматель нарушит правила в первый раз, суд может ограничиться предупреждением вместо штрафа (ст. 4.1.1 КоАП РФ).