Как вести персучет в 2024 году: инструкция и формы

Марина Баландина

профессиональный бухгалтер

С 15 декабря 2023 СФР обновил формы персучета. Актуальная инструкция по персучету действует без изменений с 2 июня 2023. В статье рассказали, как взаимодействовать с фондом работодателям (заказчикам) и тем физлицам, которые самостоятельно платят за себя взносы.

Что вы узнаете

• Какие последние изменения в персучете
• Как получить СНИЛС на работника (подрядчика)
• Как работодателям (заказчикам) отчитываться в СФР по персучету
• Как взаимодействовать с СФР тем физлицам, кто платит пенсионные взносы за себя сам

Какие последние изменения в персучете

С 15 декабря 2023 действуют новые формы персучета. Они утверждены приказом СФР от 30.10.2023 № 2153, а действующее до этого постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 243п утратило силу.

Основные изменения касаются формы СЗВ‑К. Подробно о ней мы рассказали в отдельном разделе этой статьи.

Также в указанном приказе СФР предусмотрено, что опись АДВ‑6‑1 нужно сдавать только в комплекте с формой СЗВ‑К. По формам АДВ сдача описи теперь не предусмотрена.

В остальном изменения в формах АДВ — точечные. Например, в форме АДВ‑1 строку «Адрес регистрации» заменили на строку «Адрес постоянного места жительства», а строку «Адрес места жительства фактический» на «Адрес места пребывания».

Цель индивидуального (персонифицированного) учета не поменялась: персучет нужен для накопления сведений о заработке и стаже каждого застрахованного и для последующего назначения пенсии. По‑прежнему действует инструкция по персучету, которая вступила в силу с 2 июня 2023, далее также — Инструкция (приказ Минтруда от 03.04.2023 № 256н).

Как получить СНИЛС на работника (подрядчика)

СНИЛС — это уникальный номер счета в системе пенсионного страхования, на котором отражается стаж, сведения о заработке и взносах граждан РФ или иностранцев, находящихся в РФ. На основании этих сведений формируются пенсионные права.

Если у вашего нового работника (подрядчика) нет СНИЛС, то обязанность по регистрации в системе персучета (присвоению СНИЛС) ложится на вас (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. 10 Инструкции).

Нельзя отказать в приеме кандидату только из-за того, что у него нет СНИЛС. Требовать документ о регистрации в системе персучета (свидетельство СНИЛС или уведомление АДИ-РЕГ) вы можете, только если у кандидата уже есть СНИЛС.

Действуйте так:

1. Получите от сотрудника заявление в свободной форме с просьбой открыть индивидуальный лицевой счет. Лучше оформить заявление сразу при трудоустройстве или заключении ГПД.

2. Оформите анкету застрахованного лица по форме АДВ-1.

   Анкету может заполнить сам работник (подрядчик) или вы на основании его паспортных данных. После заполнения работник (подрядчик) должен подписать бумажный вариант анкеты. Если нет возможности подписать анкету (длительная командировка, больничный или другая причина отсутствия), подписать можете вы сами. При этом в анкете укажите причину, по которой сотрудник не смог ее подписать.

3. Подайте анкету в Социальный фонд. С 02.06.2023 срок на подачу анкеты строго ограничен — 1 рабочий день с даты приема на работу или заключения ГПД (п. 10 Инструкции).

   Способы подачи анкеты работодателем (заказчиком): электронно с ЭЦП страхователя через оператора ЭДО (бухгалтерскую программу) или личный кабинет на сайте СФР. А в бумажном виде — лично или по почте.

4. Получите от Соцфонда уведомление о регистрации физлица в системе персучета (форма АДИ-РЕГ). На выдачу такого уведомления у фонда есть 5 рабочих дней со дня получения анкеты АДВ-1.
5. Внесите СНИЛС физлица в кадровые документы, бухгалтерскую программу.
6. Выдайте уведомление АДИ-РЕГ физлицу под подпись. Этот факт можно зафиксировать, например, распиской в получении или в журнале выдачи уведомлений АДИ-РЕГ (если ведете).

Какие есть риски, если принять работника без СНИЛС

Без СНИЛС работника вы не сможете сдать отчетность в Соцфонд, в том числе отчитаться о приеме на работу или заключении ГПД. Поэтому имеет смысл попросить будущего работника сначала оформить СНИЛС самостоятельно, а потом устраиваться на работу. Если новичок сам, до трудоустройства, обращается в СФР за СНИЛС, то может обратиться в фонд лично или через МФЦ либо Госуслуги.

Срок сдачи отчета по трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1) — один рабочий день с даты приема на работу или заключения ГПД. Даже если вы отправите анкету на получение СНИЛС сразу в день приема, высока вероятность, что на следующий день фонд еще не пришлет уведомление о присвоении СНИЛС (срок ответа — 5 рабочих дней). Поэтому сначала нужно будет дождаться, когда фонд присвоит СНИЛС, и только потом сдать отчет. За просрочку отчета грозит штраф — 500 рублей за каждого работника.

На каких работников и подрядчиков нужно оформлять СНИЛС

Оформить СНИЛС нужно физлицам, выплаты которым облагаются страховыми взносами по единому тарифу. Это все сотрудники по трудовым договорам, а также исполнители (подрядчики) по ГПД на выполнение работ, оказание услуг, передачу прав на произведения, авторского заказа (не оформленные как самозанятые — плательщики НПД). Гражданство физлица не имеет значения: СНИЛС должен быть как у граждан РФ, так и у работающих в России иностранцев (независимо от их статуса).

Вы не обязаны оформлять СНИЛС дистанционным работникам, они самостоятельно обращаются в СФР для регистрации в системе персучета (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

Перед оформлением СНИЛС убедитесь, что он действительно отсутствует и никогда не присваивался физлицу. У большинства граждан РФ и иностранцев, которые уже работали в России, СНИЛС есть. Номер лицевого счета открывается один на всю жизнь. Если человек потерял «зеленую карточку» со СНИЛС (свидетельства в таком виде выдавались до апреля 2019 года), забыл свой номер, изменил фамилию, переехал — подавать анкету на него не нужно (придет отказ). Чтобы восстановить номер лицевого счета и получить документ о регистрации в системе персучета, работник должен обратиться в СФР сам или через работодателя по форме АДВ-3.

Как изменить сведения СНИЛС

Если у работника (подрядчика) меняются персональные данные из анкеты, нужно уведомить об этом Социальный фонд. Например, когда у сотрудницы новая фамилия после замужества. Работник может обратиться в фонд сам (лично или через МФЦ) либо через своего работодателя. Во втором случае отказать ему нельзя. Действуйте так:

1. Получите от сотрудника заявление в свободной форме о смене персданных.
2. Оформите и подайте в СФР заявление об изменении анкетных данных (форма АДВ-2).
3. Получите от СФР уведомление АДИ-РЕГ с новыми данными и выдайте его работнику под подпись.

Если работник сам обращался в СФР для смены данных, он должен предоставить вам уведомление АДИ-РЕГ. После того как получите АДИ-РЕГ с новыми данными, в отчетах по персучету указывайте новые данные физлица.

Как работодателям (заказчикам) отчитываться в СФР по персучету

В Социальный фонд в составе единой формы ЕФС-1 сдаются такие отчеты по персонифицированному учету (подразделы 1.1, 1.2 и 3 раздела 1):

• сведения о трудовой (иной) деятельности;
• страховом стаже;
• дополнительных взносах на накопительную пенсию.

Способы сдачи отчетов в СФР (п. 34 Инструкции):

• Электронно с ЭЦП страхователя: через оператора ЭДО (бухгалтерскую программу), личный кабинет на сайте СФР, Госуслугах.
• На бумаге: лично в СФР, почтой ценным письмом с описью. С 02.06.2023 нельзя сдавать отчетность в СФР через МФЦ.

При численности застрахованных 11 человек и больше отчитывайтесь в СФР строго в электронном виде. При численности 10 и меньше — на выбор: электронно или на бумаге (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). За сдачу бумажного отчета вместо электронного оштрафуют на 1 000 рублей (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если вы ведете учет в Saby (СБИС), программа сама сформирует отчеты в СФР по данным учета. Перед отправкой СБИС проверит отчет по алгоритмам фонда и выдаст список ошибок. Вам останется исправить ошибки (если есть) и отправить отчет.

Как исправить ошибки в персотчетности

Если в поданной вами отчетности Соцфонд выявит ошибки, какая именно ошибка и что с ней делать дальше, вы увидите в протоколе приема персотчетности от СФР. Возможны следующие варианты в зависимости от вида ошибки.

При обнаружении ошибки в отчетности Соцфонд направит вам уведомление об устранении расхождений с описанием конкретной ошибки (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Если отправите корректировку в течение 5 рабочих дней с даты получения уведомления, штрафа не будет. Поэтому важно правильно определить дату получения уведомления. Она зависит от формата уведомления (п. 41 Инструкции). Варианты такие.

Бумажное уведомление: датой получения уведомления считается шестой день с даты отправления заказного письма от СФР.

Электронное уведомление: с 02.06.2023 дату получения электронного уведомления от СФР определяем следующим образом. Если общение с фондом по ТКС (через бухгалтерскую программу), то это дата, подтвержденная оператором электронного документооборота или СФР. Если фонд уведомляет через личный кабинет страхователя на сайте СФР — дата размещения в личном кабинете.

Saby (СБИС) поможет:

• Сверить зарплатные отчеты РСВ, ЕФС‑1 и перссведения в налоговую и найти возможные нестыковки до отправки персотчетов в Соцфонд.
• Не пропустить уведомления от СФР. Для этого настройте получение уведомлений любым удобным вам способом: на электронную почту, в мессенджеры.

Если вы самостоятельно обнаружите ошибки и исправите их до того, как заметит СФР, штрафа тоже не будет.

Чтобы скорректировать сведения за периоды до 2023 года, подавайте отчеты по тем формам, которые действовали в исправляемом периоде.

Если пропустите уведомление от СФР или не исправите ошибку в срок, оштрафуют должностное лицо, например директора фирмы, на 300–500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ). За ошибочные сведения о страховом стаже также начислят штраф 500 рублей на организацию (ИП) за каждого работника, по которому допущена ошибка (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Как отчитаться о стаже работника за прошлые периоды

Есть специальный отчет о страховом стаже за периоды до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС). В общем случае он подается на застрахованных лиц за периоды по 31.12.2001. За более поздние периоды нужно сдать отчет в отношении застрахованных:

• Республики Крым и Севастополя — за периоды по 31.12.2014 (в некоторых случаях по 31.12.2015).
• Новых территорий РФ (ДНР, ЛНР, Херсонская и Запорожская области) — за периоды по 31.12.2022.

Форма такого отчета (СЗВ‑К) и порядок заполнения утверждены приказом СФР от 30.10.2023 № 2153. Вместе с формой СЗВ‑К подается опись документов по форме АДВ‑6‑1.

Срок сдачи отчета не регламентирован: форму нужно представить в СФР, если получили запрос от фонда, в тот срок, который указан в запросе.

В большинстве случаев сведения о стаже за периоды до регистрации в системе ОПС уже сданы. Однако СФР может направить запрос для уточнения или корректировки данных. А вот у страхователей новых территорий РФ обязанность сдавать сведения о стаже за периоды по 31.12.2022 по запросу СФР появилась только с 15.12.2023.

Отчет СЗВ‑К заполняйте на основании документов, подтверждающих стаж работы сотрудника. Это трудовая книжка, трудовые договоры, справки, выданные прошлыми работодателями. Если у вас нет данных о прошлом стаже работника или сотрудник уже уволился, не игнорируйте запрос СФР — отправьте письмо в свободной форме с указанием причины отказа в представлении СЗВ‑К.

Лица, самостоятельно обеспечивающие себя работой (ИП, адвокаты, нотариусы и т. п.), должны сами представить за себя отчет о стаже по форме СЗВ‑К по запросу Соцфонда.

За непредставление СЗВ‑К или ошибки в этом отчете штрафы пока не установлены. Есть небольшая вероятность привлечения к ответственности по ст. 25 Федерального закона от 17.12.2001 № 173‑ФЗ. Условие: фонд доказал завышение пенсионных выплат из‑за искажения поданных вами сведений о стаже. Но в любом случае игнорировать запросы СФР нельзя — сведения о стаже напрямую влияют на пенсионные права ваших работников или ваши собственные, если отчитываетесь сами за себя.

Как взаимодействовать с СФР тем физлицам, кто платит пенсионные взносы за себя сам

Есть три категории физлиц-страхователей, которые платят за себя взносы. Далее по каждому случаю рассказали:

• нужно ли регистрироваться самостоятельно в Соцфонде;
• в каком размере и в какие сроки платить взносы;
• надо ли отчитываться по взносам.

Общее правило для обязательных фиксированных и добровольных взносов на ОПС: если зарегистрировались в течение года, то размер взносов пропорционален количеству календарных месяцев (дней), в течение которых вы были зарегистрированы как плательщик взносов.

Порядок для тех, кто в обязательном порядке уплачивает за себя взносы на ОПС

Уплата взносов на обязательное пенсионное страхование (ОПС) для некоторых физлиц (среди них — индивидуальные предприниматели) — требование закона, отказаться нельзя. За счет таких взносов формируется стаж для получения страховой пенсии, а также коэффициенты, от которых зависит размер пенсии.

Порядок для лиц, которые добровольно платят взносы на ОПС

Добровольная уплата взносов на ОПС позволяет «купить» страховой стаж и увеличить размер пенсии, востребована у самозанятых. Добровольные пенсионные взносы могут уплачиваться за другое лицо, например, за безработного родственника. Весь список возможных лиц содержится в статье 29 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ.

Порядок для лиц, которые добровольно вносят допвзносы на накопительную пенсию

Добровольная уплата дополнительных взносов на накопительную пенсию позволяет увеличить размер накопительной пенсии. Платить взносы можно самостоятельно или через работодателя (удержанием из зарплаты). Также работодатели могут за свой счет платить дополнительные взносы на накопительную пенсию работников.