Как перестать работать по вечерам в отчетный период: инструкция для бухгалтера
Отчетный период, вечные переработки, страх не сдать декларации и расчеты вовремя. С этим сталкивался каждый бухгалтер. Но есть несколько способов, которые помогут не задерживаться на работе допоздна. Рассказываем про них в статье.
Автоматизируйте документооборот с контрагентами
Одна из основных проблем бухгалтера — нехватка первичных и закрывающих документов. Чаще всего такая ситуация случается, если документы поступают от менеджеров и других специалистов на бумаге или в уже имеющихся документах обнаруживаются ошибки.
Чтобы этого избежать, переходите на электронный документооборот с контрагентами. Тогда не придется ждать бумажные экземпляры. Все документы поступят по ЭДО без потерь и задержек.
А что, если… контрагенты не хотят переходить на ЭДО?
В Saby есть распознавание сканов и фото документов. Система сама распознает операцию, контрагента и список позиций, создаст и заполнит электронный документ. Даже если из 50 контрагентов на ЭДО перейдут только 20, вы уже разгрузите себя примерно на 40%.
Со временем, когда большинство документов перейдут в электронный формат, компаниям и ИП придется подключиться к ЭДО. Переход на электронный документооборот продолжает набирать обороты:
- С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы составляются только в электронном виде.
- С 1 октября 2026 года маркетплейсы должны направлять все документы — акты, счета‑фактуры и документы по взаиморасчетам — только через ЭДО.
- С 1 апреля 2028 года ФНС планирует сделать обязательными и электронные счета-фактуры. Бумажная форма будет отменена. Подробнее об этом читайте в интервью с начальником управления электронного документооборота ФНС.
Перейти на ЭДО с Saby и минимизировать риск потери документов
Сразу проводите все поступившие документы
Если у компании или ИП много контрагентов и операций, бухгалтер не всегда успевает проводить документы в системе. Особенно это касается бумажных счетов, накладных, актов и УПД. Их складывают в папку «на потом», они копятся и перерастают в переработку. Поэтому стоит выделять себе ежедневно минимум полтора часа на ввод и проведение всех поступивших документов.
Не допустить такой ситуации помогает ЭДО и автоматизация документов в Saby. Система сама определяет, какой документ поступил, к какой операции он относится, и сразу заносит все данные в систему. Вам остается только проверить данные и провести документ.
А что, если… в поступившем документе есть ошибка, например, в наименовании товара или количестве позиций?
Saby подсветит расхождения и покажет, где нестыковка. Например, если в УПД стоит позиция чая «Дун Дин Улун», а в системе — «Д. Д. Улун», искусственный интеллект поймет, что это одно и то же, и запросит подтверждение. Только после этого свяжет товар с соответствующей позицией в каталоге.
Проводите сверку с контрагентами сразу после завершения квартала
Половина отчетности, которую сдают бухгалтеры, связана с доходами и расходами. Например, декларация по НДС или налогу на прибыль. Для правильного учета и отражения важно не только проверять первичку и закрывающие документы, но и сверяться с контрагентами.
Поэтому в первых числах месяца, следующего за отчетным, проводите сверку с контрагентами. Это можно делать на бумаге или по ЭДО. В Saby вы можете запросить акт сверки. После его получения система сопоставит данные и покажет ошибки при наличии.
А что, если… я работаю с НДС и у меня много контрагентов?
Подойдет сервис «Сверка НДС», который находит расхождения в счетах-фактурах и кодах РНПТ у вас и контрагента прямо перед заполнением декларации по НДС.
Также Saby найдет все счета‑фактуры, по которым не полностью возместили налог, и покажет, какая сумма НДС к возмещению скоро сгорит.
Сверка НДС от Saby
Ведите учет и составляйте отчетность в одной программе
Программ для бухгалтерии и отчетности много. Компания или ИП могут вести учет в одной программе, а сдавать отчетность через другую. Но такой формат работы неудобен бухгалтеру, так как приходится переключаться между окнами. Проще работать в системе, где можно и вести учет, и сдавать отчетность.
А что, если… руководитель не хочет подключать одну программу, так как ему удобнее иметь две? Например, рядовые бухгалтеры работают в одной программе, а главный бухгалтер, который сдает отчетность, — в другой.
В Saby можно настроить разные права доступа для каждого сотрудника. Рядовой бухгалтер будет видеть только свой участок, например зарплату или работу с контрагентами. А у главного бухгалтера будет полный функционал: от первички до сдачи отчетности.
Если директор не согласится с таким подходом, у Saby есть интеграция с другими системами. Она позволяет загружать, выгружать и синхронизировать справочники, настройки учета, начальные остатки и отчеты.
Сдавая отчетность через Saby, вы можете быть уверены, что декларацию или расчет примут с первого раза. Система проверяет отчет перед отправкой по контрольным соотношениям. А отчетность по сотрудникам проверяет между собой, сравнивая данные в РСВ, перссведениях и ЕФС-1.
Приступайте к заполнению отчетности заранее
Не ждите 25 числа, чтобы сдать декларации и расчеты. Начинайте составлять отчеты заранее — уже в десятых числах месяца. Так вы без спешки подготовите и сдадите любую отчетность.
А что, если… поступили не все закрывающие документы или акты сверки?
В Saby заполнение отчетности по данным учета занимает несколько минут. Приступайте сначала к тем отчетам, по которым есть вся информация, например РСВ или 6-НДФЛ. Тогда часть отчетов будет сформирована и сдана заранее, а другие — после получения необходимых документов. Главное — не откладывать всё на последние дни.
Чтобы не держать в голове отчетные даты, используйте календарь от Saby. В нем указаны все виды ваших отчетов с актуальными дедлайнами на текущий год. А чтобы заранее вспоминать про контрольные даты, настройте уведомления за несколько дней до сдачи отчетности.
Удобная сдача отчетности во все госорганы
Отслеживайте статус отчетности
Сдавая отчетность на бумаге, бухгалтер не сразу узнаёт, приняли ее или нет. За непринятый отчет компанию или ИП оштрафуют на сумму не менее 1 000 ₽. А при просрочке более чем на 20 рабочих дней ФНС заблокирует расчетный счет.
При электронной сдаче отчетности через Saby система покажет, в каком статусе находится отчет. Если его не приняли, вы сможете быстро исправить ошибку и сдать его повторно. Это поможет избежать штрафов и блокировки счета.
А что, если… отчетность принята, но требуют представить пояснения?
С помощью искусственного интеллекта система распознает, что требует ФНС, Соцфонд или другой госорган, поможет составить ответ по шаблону и подскажет, какие документы надо приложить к пояснению.
Электронная отчетность от Saby: от составления деклараций до представления пояснений по шаблону