КС‑2 и КС‑3 в строительстве: что это такое, образцы заполнения и нюансы для УСН

КС, КС-2 и КС-3 — что это такое: расшифровка

Аббревиатура «КС» расшифровывается как «капитальное строительство» и  используется в названиях всех унифицированных форм первичной строительной документации. Бланки утверждены постановлением Госкомстата от 19.11.1999 № 100. Эти формы нужны для учета и документального оформления выполненных строительно‑монтажных и ремонтно‑строительных работ.

КС-2 и КС-3 — два основных документа среди утвержденных Госкомстатом, которые дополняют друг друга. Они нужны, чтобы произвести приемку и оплату работ, но только если именно эти формы прописаны в договоре подряда. То есть КС-2 и КС-3 не обязательны для всех.

• КС-2 в строительстве — это акт о приемке выполненных работ. В нем перечисляют все виды сделанных работ, их объем, единицы измерения и стоимость каждой позиции. КС‑2 обычно формируют сметчик, инженер ПТО или производитель работ по каждому периоду, этапу работ или после завершения строительства (ст. 753 ГК РФ).
• КС-3 — это справка о стоимости выполненных работ и затрат с учетом НДС. Такая справка нужна для расчетов с клиентами. КС‑3 формирует бухгалтерия или сметный отдел после каждого периода, этапа работ или завершения строительства — в соответствии с условиями договора по данным из акта КС-2.

Документы составляются в такой очередности:

1. Сначала стороны утверждают смету с перечнем работ и ценами.
2. Когда подрядчик выполняет работы, он оформляет КС-2.
3. На основе акта составляет КС-3, чтобы получить оплату от заказчика.

Кроме этих форм, в строительстве используются и другие. Например КС-6 и КС-6а.

• КС‑6 — это общий журнал работ на стройке: в нем записывают, что и как делали, какие материалы использовали, кто проверял качество и какие были замечания. Многие подрядчики берут данные из КС-6, чтобы оформить КС-2.
• КС‑6а — это ведомость, где считают, сколько работ выполнили и сколько они стоят: по ней потом составляют акты и справки КС‑3 для расчетов с заказчиком.

Значение для подрядчиков и заказчиков

Если договор предусматривает составление КС-2 и КС-3, обе стороны заинтересованы оформлять их вовремя.

Заказчику формы КС-2 и КС-3 нужны для учета:

• Подписанные КС-2 и КС-3 — основание получить налоговый вычет. Если в КС-3 будет ошибка в расчете НДС, инспекция может отказать в вычете.
• На основе указанных документов удобнее контролировать бюджет и формировать платежные документы.

Подрядчик без подписанных документов не может получить заработанные деньги и пустить их на развитие бизнеса.

Также у подрядчика могут возникнуть дополнительные налоговые расходы. Это связано с тем, что ставка НДС при выполнении работ определяется не датой договора или получения предоплаты, а датой подписания акта КС‑2 (письмо Минфина от 18.07.2024 № 03-03-06/1/67042). К этой дате законодатели могут повысить ставку НДС. Тогда подрядчик заплатит часть налога из собственных средств, если не договорится с заказчиком о повышении цены на сумму нового НДС.

Ситуация с ростом НДС больше всего ударила по тем, кто работает с государственными заказами. В госзаказах запрещено менять цену контракта по закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ. Чтобы спасти строительную сферу от коллапса, Правительство приняло Постановление от 15.04.2026 № 416. По этому Постановлению можно заключать допсоглашения, чтобы увеличить цену на 2% от стоимости работ, принятых после 1 января 2026 года, или изменить объемы без повышения итоговой суммы. Такие допсоглашения нужно успеть подписать до 1 октября 2026. Об этом и других нюансах при работе с госконтрактами читайте в статье про НДС в закупках.

Чем отличается КС-2 от КС-3

Несмотря на тесную связь, у этих документов разные задачи и содержание.

Как заполнить и отправить формы без ошибок

Стороны прописывают в договоре, как часто будут составлять КС-2 и КС-3.

Возможные варианты:

• КС-2 составляется каждый отчетный период или этап, а КС-3 — только по итогам строительства;
• оба документа составляются по этапам или по итогам строительства (ст. 711 ГК РФ).

Разберем основные правила заполнения документов в самом распространенном варианте — когда стороны производят приемку и оплату поэтапно или по периодам, например, каждый месяц.

Сразу скажем, что одно из сложных полей в заполнении КС‑2 и КС‑3, который вызывает много вопросов — отчетный период. В данном случае это время, за которое подрядчик сдает выполненные работы и рассчитывает их стоимость. Это может быть календарный месяц, например, «с 01.08.2026 по 31.08.2026», этап строительства, например, «этап 1: устройство фундамента, с 10.07.2026 по 25.07.2026» или сдача объекта. При электронном оформлении система подтягивает отчетный период автоматически из сметы, графика работ или договора.

Важно указывать точные даты в КС-2 и КС-3. В долгих стройконтрактах могут одновременно применяться ставки 20% и 22% — из-за повышения НДС с 2026 года. Если поставить не ту дату или «смешать» этапы в одном акте, налоговая доначислит НДС, пени и штрафы.

Как заполнить КС‑2

Документ составляет подрядчик и отправляет на согласование заказчику.

Что указать в документе:

В КС-2 не обязательно отражать налог на добавленную стоимость, но можно добавить отдельной строкой. Положения статьи 168 НК РФ допускают такую возможность. Если выделять НДС не в акте, а только в справке о стоимости работ КС‑3, это не может быть основанием для отказа в налоговом вычете у заказчика. Главное — чтобы подрядчик выставил счет‑фактуру с НДС на всю сумму, это ключевой документ для вычета. Целесообразно закрепить весь порядок работы с документами в договоре (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 29.11.2006 № КА-А40/11617-06).

Пример заполненного акта КС-2

Как заполнить КС‑3

Документ составляет подрядчик и отправляет на согласование заказчику.

Раскройте информацию об издержках, которые понесли при выполнении строительного подряда. Стоимость работ за отчетный период в КС-3 должна соответствовать данным КС-2.

Шапку и табличную часть заполните, ориентируясь на КС‑2 (акт). В графах таблицы отразите стоимость нарастающим итогом с начала строительства здания, с начала года и отдельно — за отчетный период. В итогах укажите:

• сумму работ и затрат на эксплуатацию строительной техники, оборудования и зарплату сотрудникам без НДС;
• отдельной строкой — НДС;
• общую сумму с НДС.

В справку можно внести расходы, которые не учли в смете, если стороны подпишут допсоглашение и обновят смету. Например, надбавки к зарплате работников, повышение цен на сырье, изменения в ценах на аренду техники и другие непредвиденные траты. Эти траты нужно подтвердить документально: приложить приказ о повышении зарплаты, акты от поставщиков материалов, договор аренды, накладные или счета-фактуры.

Дополнительные расходы указывайте отдельной строкой или в таблице к справке. Так будет видно, из чего сложилась итоговая сумма. Подрядчик не может менять условия договора в одностороннем порядке, если новая стоимость превышает 10% указанной в смете общей стоимости строительства (ст. 709, ст. 744 ГК РФ).

Если КС-2 заполняли без учета НДС, все показатели переносите в КС-3 так же, а на итоговую сумму начислите налог — актуально для плательщиков НДС.

Пример заполненного бланка КС-3

Как подписать и отправить заполненные формы КС‑2 и КС‑3

Подрядчик направляет готовые бланки заказчику. Заказчик производит приемку, оценивает качество и если нет разногласий, стороны подписывают акт. Если заказчик с чем-то не согласен, он описывает в акте замечания по качеству и срокам. Подрядчику нужно устранить недостатки и снова отправить акт.

Каждый документ подписывают обе стороны. Закон не закрепляет срок для подписания КС‑2 и КС‑3 — этот вопрос стороны решают сами и прописывают в договоре. Обычно подрядчик и заказчик фиксируют конкретный срок, например, 10 дней, в течение которого заказчик обязан подписать документы или направить мотивированный отказ. Если в оговоренный срок отказ не поступил, работы могут считаться принятыми в одностороннем порядке (ст. 753 ГК РФ).

Документы должны подписывать руководители организаций или уполномоченные представители по доверенности. После того, как все будет подписано, заказчик перечислит деньги.

Как упростить обмен формами КС-2 и КС-3

КС-2 и КС-3 можно составлять и подписывать в электронном виде — через систему электронного документооборота Saby. Это упрощает работу:

• данные для акта и справки подтягиваются из сметы, что минимизирует риски допустить опечатку или ошибку в расчетах;
• система сама формирует КС-2 и КС-3 — вам остается только проверить, подписать и отправить документы;
• удобно составить маршрут утверждения документов в компании, например: исполнитель → технадзор → бухгалтерия → заказчик;
• все участники работают в одной системе, видят статусы документов, историю изменений и могут оперативно вносить правки;
• после подписания документ сохраняется в системе.

Особенно удобно вести электронный учет крупным застройщикам, у которых много объектов в разных городах. ЭДО позволяет собирать данные в одном месте, обеспечить быстрый доступ к информации ответственным лицам и выстроить сквозной контроль над всеми проектами. Инженеры технадзора или руководители проектов на отдаленных объектах могут подписывать КС‑2 и КС‑3 через личный кабинет в Saby с помощью электронной подписи и машиночитаемой доверенности.

У электронных КС-2 и КС-3, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) через сервисы ЭДО, та же юридическая сила, что и у бумажных оригиналов (ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ).

Сокращайте сроки оплаты за строительные работы с Saby

• Минимум ошибок благодаря автоматическому заполнению

• Быстро согласовывать документы с заказчиком

• Легко отслеживать, на каком этапе документы

• КС‑2 и КС‑3 хранятся в электронном архиве

Записаться на презентацию

Особенности КС-2 и КС-3 для ИП и ООО на УСН

С 2026 года подрядчики на УСН могут заполнять КС-2 и КС-3 по-разному, в зависимости от того, признаются плательщиками НДС или нет.

Если подрядчик — компания или ИП на УСН признается плательщиком НДС, в КС-3 необходимо отражать налог по применяемой ставке и выставлять счет-фактуру. Тогда заказчик может получить налоговый вычет.

Если же упрощенец не платит НДС, он не обязан выделять НДС и выставлять счета-фактуры, но может сделать это по договоренности с заказчиком (письмо ФНС от 26.05.2023 № СД‑4‑3/6648).

Если подрядчик на УСН освобожден от НДС, он покупает материалы и платит НДС поставщикам, но получить вычет с этих покупок не может. Тогда в смету целесообразно заложить компенсацию — сумму, которую заказчик доплачивает сверх цены работ. Иначе подрядчик рискует работать себе в убыток. А заказчик не сможет корректно отражать расходы.

По нормативным требованиям, в госзакупках (закон от 05.04.2013 № 44‑ФЗ) заказчик формирует начальную максимальную цену контракта, в которую обычно уже заложен налог. Если побеждает участник на УСН, цену контракта не уменьшают на сумму НДС, но в этом случае в тексте контракта прописывают, что работы НДС не облагаются.

Почему заказчик не подписывает КС-ки

Чаще всего заказчик возвращает КС-2 и КС-3, если допущены ошибки:

• сведения в КС-2 и КС-3 не соответствуют договору или смете и нет подтверждений, что расхождения — обоснованы, например, были согласованы дополнительные расходы;
• отсутствует исполнительная документация: акты на скрытые работы (работы, результаты которых оказываются под новыми конструкциями или отделкой), журналы работ (КС-6а) или другие подтверждающие документы;
• допущены ошибки в расчетах, например в форме КС-3 суммы отличаются от тех, что указали в КС-2;
• документы подписывает не уполномоченное лицо, у которого нет доверенности.

Можно ли не использовать унифицированные формы

Если стороны пропишут в договоре строительного подряда, что приемка оформляется унифицированными КС-2 и КС-3, отступать от них нельзя. Но с 2013 года формы КС-2 и КС-3 в строительстве не обязательны (закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ) — стороны могут разрабатывать свои бланки, если им так удобнее. В самостоятельно разработанных формах должны быть все обязательные реквизиты первичного документа:

• наименование;
• дата составления;
• наименование организации‑составителя;
• содержание операции;
• измерители;
• величина в натуральном и денежном выражении;
• должности и подписи ответственных лиц.

Без этих реквизитов с помощью самостоятельно разработанных документов невозможно подтвердить операцию для бухучета — это создает риски при налоговых проверках и может вызвать вопросы у контролирующих органов

На практике, особенно при работе с государственными заказчиками или крупными застройщиками, всё же нужны унифицированные формы в соответствии с постановлением Госкомстата от 19.11.1999 № 100. Они привычные и удобные для всех участников процесса: сметчиков, бухгалтеров, налоговиков и судов. Кроме того, ФНС утвердила единый рекомендованный XML-формат КС-2 (приказ от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@). Эта форма поддерживается многими сметными и строительными программами, бухгалтерскими системами. В Saby можно импортировать данные напрямую из сметных программ без ручного перебора позиций.