Списание товара в магазине: причины, порядок списания, примеры
Товар в магазине списывают, когда истек срок годности, товар поврежден или его не нашли в наличии. Как действовать в этих трех ситуациях, разберем в статье. Сразу скажем, что поврежденный товар можно не только списать — его можно уценить и продать по сниженной цене. А просроченный — отдать на переработку, если свойства товара позволяют, и тоже продать по новой цене.
Что вы узнаете
Общий порядок списания товаров
Отмашку на списание товара со склада или из торговой точки должна давать специально созданная комиссия. Если проблемные товары обнаружили в ходе инвентаризации, эту задачу может взять на себя инвентаризационная комиссия.
Комиссия оформляет решение о списании отдельным документом, например по форме ТОРГ‑15 или ТОРГ‑16. Если была инвентаризация, достаточно инвентаризационных ведомостей.
Какими документами регламентируется
Списание товаров регулируют:
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ;
- ФСБУ 5/2019 «Запасы» (приказ Минфина от 15.11.2019 № 180н);
- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н;
- ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина от 13.01.2023 № 4н).
Каким методом оценивать товары при списании
Списывайте товары тем же методом, который используете при реализации товара. Это один из трех вариантов:
- по средней себестоимости — когда закупаем один и тот же товар по разным ценам, подсчитываем общую стоимость товаров и делим на их количество;
- по себестоимости каждой единицы — когда каждую единицу товара списываем по фактической стоимости ее покупки;
- методом ФИФО — когда сначала списываем все товары из остатка на начало месяца, потом — товары из первой партии, за ними — из второй партии и так далее по очереди.
Списание просроченного товара
Продавать просроченную продукцию нельзя — ее нужно утилизировать или уничтожить.
Группы товаров, которые имеют срок годности:
- продукты питания;
- парфюмерные и косметические средства;
- лекарственные средства;
- бытовая химия.
Если у вас просрочка, по общему правилу единственный вариант — списать товар к уничтожению. И только в редких случаях вы можете утилизировать продукцию.
Утилизировать продукцию — значит переработать ее для дальнейшего использования, потому что после окончания срока годности просроченную продукцию нельзя использовать по прямому назначению. Например, некоторые товары можно переработать на корм животным. Для этого ваша компания должна обратиться в Роспотребнадзор для проведения экспертизы. Эксперты определят, пригодна ли продукция для утилизации.
Уничтожить продукцию — значит физически избавиться от нее: сжечь, захоронить на специальных полигонах. Вывозом и уничтожением просрочки занимаются компании с лицензией на транспортировку отходов. Продукцию уничтожают тогда, когда она непригодна для утилизации.
Как отражать уничтожение просрочки
На «расходной» УСН перечень затрат, разрешенных к учету, с 2026 года открытый, поэтому можете учесть стоимость просроченной продукции в расходах при условии, что товар оплачен поставщику. Иначе дождитесь, когда товар будет оплачен поставщику.
На АУСН, если товар был оплачен, и ОСНО стоимость товара учитывается в расходах по факту приемки на учет.
Если ведете учет в программе Saby, не нужно помнить, какие затраты можно списать в расходы в налоговом учете, а какие — нет. Система настроена по правилам налогового законодательства и автоматически учтет необходимые суммы.
Сначала просроченные ценности переведите на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее спишите на прочие расходы (счет 91).
Как отражать утилизацию просрочки
Признайте расходы на переработку. Для этого не нужно ждать, когда продадите переработанный товар, даже на УСН, ведь речь в данном случае идет о материальных расходах, а не о стоимости покупного товара на перепродажу. Также на «расходной» УСН спишите стоимость, по которой изначально купили товар — с 2026 года перечень затрат на упрощенке открыт.
Сначала вы передаете товары на переработку — отражаете это событие по субсчетам счета 41. После переработки приходуете новый товар по новой цене на счет 15 в корреспонденции со счетом 41.
Цена после переработки будет ниже старой себестоимости, поэтому разницу со счета 41 отнесите на счет 94, а потом на субсчет «Прочие расходы» счета 91.
Как контролировать сроки годности, чтобы избежать просрочки
Чтобы не перепроверять сроки годности вручную и исключить продажу просрочки — вовремя списать товар или провести переоценку (уценку), проще автоматизировать учет товаров.
Программа Saby оповестит вас, если товар попал в просрочку или если его срок годности истекает. Для этого при добавлении товара в каталог достаточно указать тип номенклатуры и для каждого типа — свой срок хранения. Например, для молочных продуктов подойдет тип «Маркированная продукция», для мяса — «Ветеринарная продукция».
Настройте учет сроков годности в Saby
Если поставщик указал сроки годности в поступлении по ЭДО или в Excel‑файле, вы увидите просрочку при приемке и не купите негодный товар.
Программа не даст кассиру продать просроченную продукцию: если такой товар попал в чек, Saby выдаст предупреждение и предложит заменить товар.
Касса не даст продать просроченный товар
Если хотите выявить всю просрочку, поможет отчет «Остатки по срокам годности». Стройте отчет по любому складу на конкретную дату или для определенного раздела каталога, например, чтобы посмотреть просрочку по молоку. Saby подскажет, какой товар уже испортился, а у какого скоро подойдет срок годности.
Пример списания просроченного товара
ООО «Проспект» работает на УСН «Доходы минус расходы». Торгует продуктами питания через розничный магазин. Каждый день специально созданная (постоянная) комиссия проверяет наличие в торговом зале, среди товарно-материальных остатков, просроченной продукции. При наличии таковой составляет акт о списании по форме ТОРГ-16. Просроченную продукцию для уничтожения вывозит по договору специализированная организация.
Стоимость списанного товара с 2026 года учитывается в расходах при расчете единого налога. В бухучете просроченный товар списывается через счет 94 в кредит субсчета «Прочие расходы» счета 91.
Списание поврежденного товара
У товара может повредиться упаковка, он может со временем потерять потребительские свойства или морально устареть — стать неликвидным. Причиной повреждений могут быть:
- естественные причины;
- форс‑мажорные обстоятельства. Например, пожар на складе, затопление помещения, отключение электричества, выход из строя холодильного оборудования, природные бедствия, коммунальные аварии;
- вина сотрудника. Например, кладовщик неправильно хранил партию товара.
Поврежденный товар, который непригоден к использованию, придется списать. Если повреждения незначительны, товар можно уценить и продавать дальше. Например, когда на изделии есть царапины или помята упаковка.
Как списать поврежденный товар
С 2026 года на УСН те же возможности по учету расходов, как и при расчете налога на прибыль. И по‑прежнему на упрощенке соблюдается кассовый метод: для списания на расходы товар прежде должен быть оплачен поставщику.
В налоговые расходы включаются:
любые суммы, если доказан форс‑мажор, даже потери сверх норм;
потери в пределах норм;
стоимость списанного товара, даже если его стоимость возмещает виновное лицо;
списанный товар, если виновник не установлен или суд отказал во взыскании и эти обстоятельства документально подтверждены.
И на УСН (АУСН), и на ОСНО ставьте во внереализационные доходы суммы, которые возмещает виновное лицо. При этом плательщикам НДС нужно восстановить входящий НДС со стоимости возмещенных товаров, если в убытки, которые возмещает виновник, входит НДС. В случае, когда налог не включали в сумму претензии, восстанавливать ничего не нужно.
Сначала испорченные ценности переведите на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее спишите ТМЦ:
На счет 44 — если потери в пределах норм естественной убыли. Остальное списываем на прочие расходы (счет 91).
Нормы для разных видов товаров и продукции утверждены приказами соответствующих министерств. Например, нормы при хранении сыра и бакалеи утверждены Минсельхозом. А нормы для хранения этих же продуктов в сфере торговли и общественного питания — приказом Минпромторга. Нормы при перевозках регулируют совместно Минсельхоз и Минтранс.
На счет учета расчетов с дебиторами — если установлено виновное в порче лицо и порча сверх норм естественной убыли. Так, например, если виновен работник, это будет счет 73.
На прочие расходы (счет 91) — когда виновник не установлен или суд отказался взыскивать с него ущерб и порча превышает нормы естественной убыли. Эта же проводка применяется, если причиной списания стал форс‑мажор.
Как уценить поврежденный товар
Товар, который вы собрались продавать по сниженной цене, списывайте на расходы по его закупочной стоимости. Будьте готовы объяснить налоговой, из‑за чего возник убыток.
Подтвердят уценку, в частности:
приказ руководителя об уценке;
акт об уценке (форма № МХ‑15).
Уценить — значит назначить товару ту цену, по которой он может быть продан на текущий момент за вычетом расходов на продажу. В бухгалтерии такая цена называется чистой стоимостью (п. 28 и 29 ФСБУ 5/2019 «Запасы»). Какими источниками информации руководствоваться, чтобы определить для товара эту стоимость, каждая торговая организация решает сама и прописывает решение в учетной политике.
Если решили уценить товар и снижаете цену ниже себестоимости, вам придется создать специальный резерв в бухучете — под снижение стоимости (обесценение) товара. В налоговом учете такой резерв не создается.
Резерв снижения стоимости могут не создавать только те, кто на законных основаниях ведет бухучет в упрощенном порядке. Например, организации — представители малого бизнеса. В таком случае положение о том, что компания не создает резерв, нужно прописать в бухгалтерской учетной политике.
Размер резерва — та сумма, на которую уценили первоначальную стоимость товара. Например, оприходовали товар по 200 ₽, а уценили его до 150 ₽. Разница в 50 ₽ и будет суммой резерва.
Создается резерв под уценку товаров проводкой:
Дебет 90 субсчет «Себестоимость продаж» (далее также — 90‑2) Кредит 14.
В годовом бухгалтерском балансе, который фирмы сдают в налоговую, отражается фактическая себестоимость запасов за вычетом этого резерва.
При продаже уцененный товар списывают по его первоначальной учетной стоимости. По мере реализации уцененных товаров необходимо восстановить резерв под снижение стоимости:
Дебет 14 Кредит 90 субсчет «Себестоимость продаж».
Пример уценки товара
ООО «Красота» работает на УСН и торгует косметикой и парфюмерией, ведет учет товара по покупным ценам. На конец года в магазине компании числится морская соль для ванн с поврежденной упаковкой в количестве 2 шт. Покупная цена единицы товара по первичной документации на товар (накладной ТОРГ-12) — 800 ₽ (без НДС). Чистая стоимость (после уценки) — 300 ₽. Сумма уценки — 500 ₽.
В декабре сделана такая запись в бухучете:
Дебет 90-2 Кредит 14
1 000 ₽ — отражено создание резерва под обесценение двух товаров.
Уцененные товары отражены на отдельном субсчете счета 41 — для удобства аналитики:
Дебет 41 субсчет «Товары, подлежащие уценке» Кредит 41
1 600 ₽ — оприходованы товары с уценкой.
В марте следующего года оба уцененных товара реализованы по сниженной цене 700 ₽ (без НДС).
В бухучете сделаны записи:
Дебет 62 Кредит 90-1
1 400 ₽ — отражена выручка от реализации товара.
Дебет 90-2 Кредит 41 субсчет «Товары, подлежащие уценке»
1 600 ₽ — списана покупная стоимость товара.
Дебет 14 Кредит 90-2
1 000 ₽ — списана сумма резерва.
В налоговом учете товар списан на общую стоимость 1 600 ₽.
Как списать недостачи
Обычно недостачи устанавливаются по итогам инвентаризации. Среди причин недостачи — все те же обстоятельства, которые могут вызвать повреждение товара. Мы их уже перечисляли выше.
Стоимость утраченного имущества можно отнести на расходы. Порядок учета аналогичен тому, что применяется при списании поврежденных товаров.
Сначала недостачу отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее спишите ТМЦ в зависимости от причины недостачи. Корреспонденция счетов аналогична той, что применяется при списании поврежденных товаров.
Видеоматериалы по теме
