Складской учет для предпринимателя: как вести самому и тратить меньше времени
Владельцы розничных магазинов обращаются к нам, чтобы упорядочить работу с товарами и проверить, не подворовывают ли сотрудники. Многие хотят разобраться, как принимать товар и следить за остатками на складе без товароведа и бухгалтера. В статье расскажем, что такое складской учет, что для него требуется и как организовать учет товаров в магазине.
Что вы узнаете
Что такое складской учет
Складской учет — это ведение каталога товаров и фиксация каждого действия с продукцией: приемки, продажи, инвентаризации, пересортицы. Организовать складской учет — значит:
- грамотно заполнить каталог;
- организовать заведение прихода без дублирования номенклатур;
- наладить списание товара;
- проводить складские операции: пересортицу, инвентаризацию, списание испорченного товара.
В организации, как правило, учетом товаров занимается товаровед. Но контролировать деятельность небольших точек продаж можно и без специалиста — если выбрать товароведческую программу с понятным функционалом.
Об этом расскажем ниже.
Для чего нужен учет товаров
Учет товаров поможет решить две задачи:
- Упорядочит продажи. При настроенном товарном учете продукция списывается автоматически после закрытия смены на онлайн-кассе. По итогам продаж вы видите аналитику: выручка за день, самые популярные товары, средний чек. Это поможет проанализировать, какие позиции нужно срочно заказать, а какие не пользуются спросом и занимают место на складе.
- Покажет остатки на складе в режиме онлайн. У вас не возникнет путаницы с перемещениями и возвратами товаров: каждое действие с продукцией зафиксировано в программе, указан ответственный.
Автоматизация складского учета не снимет с вас постоянный контроль за количеством товаров, но поможет его упростить. Автоматизация сделает работу с товарами прозрачной: все действия сохранятся в программе, шанс для потерь товара минимальный. Это поможет уменьшить количество ошибок, но если найдете недочет — быстрее разберетесь с проблемой.
Сервис «СБИС Для магазинов» поможет вести учет товаров даже новичку. Обменивайтесь документами с поставщиками, проверяйте остатки на складе, проводите инвентаризацию за пару кликов и следите за аналитикой продаж в СБИС — даже если у вас нет товароведа.
Как организовать складской учет
В статье мы не будем говорить про управление оптовыми и производственными складами, а на примере СБИС расскажем, как начать вести товарный учет в розничном магазине.
Организовать учет товаров можно за 4 шага:
- Создать и настроить каталог.
- Выгрузить остатки.
- Настроить работу с документами: поступление, списание, пересортица.
- Регулярно проводить инвентаризацию.
Основа складского учета — порядок в каталоге. Каталог товаров состоит из номенклатурных карточек. В каждой — основная информация о товаре: название, артикул, штрихкод, цена за единицу, описание, производитель. И дополнительная информация, которая поможет продавцу ответить на вопросы покупателей. Например, материал изделия, состав, оставшиеся размеры на складе.
На момент, когда вы внедряете складской учет, в вашей точке уже находится товар. Будем называть это остатками на складе. Когда вы начинаете работать в товароучетной программе, эти остатки нужно зафиксировать, то есть внести в систему. А если вы вели учет продаж в Excel или в другой программе, остатки можно загрузить документом.
При приемке или списании товаров остатки автоматически обновятся в карточке.
Пример карточки товара в СБИС
Ниже расскажем, как ускорить работу с документами и пересчетом товаров при помощи товароучетной программы СБИС и торгового оборудования.
Инструменты для организации складского учета
Программа для учета товаров
При выборе товароучетной программы обращайте внимание на ее функциональность: синхронизацию с кассовой программой и бухгалтерией, интеграцию с предыдущими системами или Excel. Если продаете маркированный или акцизный товар, подумайте об интеграции с Честным знаком и ЕГАИС.
Кассовая программа СБИС подойдет для тех, кто только открывает магазин или уже расширяет бизнес. Складской учет — это часть сервиса «СБИС Для магазинов». Вам не нужно покупать отдельную систему под каждое действие: СБИС объединяет работу кассы, учета, бухгалтерии и даже CRM-системы в одном окне:
- Контроль за движением товара: от заказа до продажи.
- Взаиморасчеты с поставщиками по ЭДО.
- Распознавание бумажных документов.
- Передача информации в Честный знак, Меркурий, ЕГАИС.
- Остатки по всем точкам в режиме онлайн на любом устройстве.
- Инвентаризация с помощью сканера или смартфона — с собственным приложением «СБИС Доки».
- Легко настраиваемый каталог и карточки товаров с фотографиями.
- Аналитика по каждой точке продаж в смартфоне: выручка, популярные товары, работа поставщиков.
Документ с поступлением товара на склад
Аналитика по всем точкам продаж в одном окне
Оборудование для склада
Чтобы приемка товара и инвентаризация прошли быстрее, используйте сканер штрихкодов. Если на кассе уже есть переносной сканер, новый докупать не нужно. Выбирайте сканер, который распознает 2D-коды, если торгуете маркированным товаром или алкоголем.
Сканер штрихкодов MERTECH CL‑2210BT P2D
Беспроводной сканер, который работает с любыми штрихкодами. Связывается с компьютером или телефоном через специальную флешку, подставку или по Bluetooth. Прицел — красная точка. Это удобно, если нужно распознать небольшой код, например, на табачных изделиях.
Основные операции складского учета
Основные операции в складском учете
Товар на складе не может свободно перемещаться. Каждое действие должно быть зафиксировано в документе. Даже если у вас 2 склада и вы решили переместить товар между ними, нужно оформить документ.
Из сотрудников в документообороте участвует бухгалтер и кладовщик. Бывает, что все эти роли может объединить в себе один человек — владелец торговой точки. Мы уже рассказывали о том, как наш клиент, директор магазина «Байкарики», сама ведет бухгалтерию, управляет складом и общается с поставщиками — и все в одной сервисе СБИС. О том, как устроен учет товаров в ее магазине, читайте в кейсе.
Поступление товара на склад
При приемке товара происходит наибольшее количество ошибок, из-за которых сбивается дальнейший учет. Вот 2 основных принципа, которые рекомендуем запомнить:
- Заносите документы прихода в систему сразу, как товар поступил на склад или в магазин. Распространенная ошибка: товар пришел в понедельник, документы оприходовали в четверг. Итог — расхождение в остатках.
- Следите за тем, чтобы при приемке товар заносился в свои номенклатурные карточки. Поставщики могут по-разному назвать товар: например, «гвозди» и «гвозди оцинкованные». По документам товар кажется разным, но по факту — один и тот же. Решение: автоматизировать складской учет и заносить товары по штрихкоду или при помощи распознавания накладной от поставщика. Это уже умеет СБИС.
Как оформляется
Поставщик вместе с товаром должен отдать вам передаточные документы. Это может быть товарная накладная либо УПД. Правильность заполнения всех документов лежит на том, кто поставляет заказ. Ваша задача — проверить количество и целостность товара и, если нет претензий, поставить несколько подписей.
Не любой сотрудник может принимать и подписывать товарные документы. Это может сделать только материально ответственное лицо, у которого есть доверенность. Такой сотрудник несет материальную ответственность за товар на складе и возмещает ущерб владельцу, если обнаружили недостачу или порчу продукции. В небольших точках этим лицом, как правило, назначают кассира. Его подпись должна стоять на всех передаточных документах.
Товарная накладная. Поставщик вместе с товаром должен передать товарную накладную. Это документ, который содержит информацию о поставке:
- лицо, ответственное за отгрузку товара;
- дата отгрузки;
- перечень привезенных товаров, единицы измерения, цена за единицу;
- подпись сотрудника, который принял товар.
Это важный документ как для поставщика, так и для покупателя. С его помощью вы подтверждаете, что получили оплаченный заказ и не имеете претензий. Претензии могут возникнуть, если вам привезли некачественный товар либо не в том количестве.
Форма товарной накладной называется ТОРГ-12 и существует в 2 экземплярах: для поставщика и покупателя. Документ может быть в печатном или электронном видах. Это зависит от поставщика: небольшие точки продаж в основном получают товарные накладные в бумажном варианте.
Счет-фактура. Если вы или ваш поставщик применяет налог на добавленную стоимость (НДС), дополнительно оформляется счет-фактура. Ее формирует продавец. Этот документ является основанием для принятия НДС к вычету.
Если поставщик является плательщиком НДС, а вы нет — можно отказаться от составления счета-фактуры. Для этого нужно письменное согласие обеих сторон (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ).
Универсальный передаточный документ (УПД). Чтобы не запутаться в бумажках, налоговая разрешает оформлять единый документ, который заменяет накладную и счет-фактуру. Он называется универсальным передаточным документом.
Вы можете встретить 2 обозначения этого документа: УПД-1 и УПД-2. Разница в том, что УПД-1 заменяет товарную накладную и счет-фактуру. А УПД-2 заменяет только накладную.
У СБИС есть решение, которое сэкономит время при работе с бумажными документами. Вам не нужно переносить всю информацию вручную — с бумаги в систему. Через мобильное приложение СБИС сотрудник сканирует накладную — сервис распознает данные и заносит их в систему. Вам остается их проверить и принять поступление.
В видеоролике показали, как работает функция распознавания документов в сервисе «СБИС Розница».
Инвентаризация
Инвентаризация — это пересчет товаров в точке продаж. Ее цель — сравнить, сколько продукции по факту на складе и сколько должно быть по документам.
Для инвентаризации важна регулярность. Чем чаще сверяете количество товара, тем меньше риск, что недосчитаетесь продукции на большую сумму.
Некоторые владельцы закрывают магазин, чтобы провести инвентаризацию. Но удобнее проводить пересчет по разделам. Сегодня — текстиль, завтра — обувь и аксессуары.
Без внедрения автоматизации точность инвентаризации уменьшается. Представьте, что сотрудник вручную должен перебрать все накладные, посчитать должное количество товаров, а потом «руками» считать то, что находится на складе. Крупную продукцию типа мебели или верхней одежды сверить легче. А если у вас мелкий товар — носки, нижнее белье, украшения — процесс может затянуться, появятся ошибки.
Выход — автоматизировать процесс с помощью товароучетной системы. СБИС упростит процедуру инвентаризации, а значит, позволит проводить ее чаще. Так вы застрахуете себя от больших недостач.
Как оформляется
Документ, в котором будете сверять количество товара, называется актом инвентаризации. Вы создаете его в программе, а СБИС автоматически заполняет количество продукции данными по учету. Все, что вам остается сделать, — считать штрихкоды товаров на складе или в точке и провести документ. СБИС сам спишет выявленные недостачи и оприходует излишки.
Пример заполнения документа инвентаризации по разделу «Обувь»
Расход
Расход — это продажа товара и его списание со склада. Здесь важно не тормозить продажи: чтобы кассир не искал нужную номенклатуру в тетрадке, а добавлял товар сканером за пару кликов. В этом поможет программа для автоматизации и настроенный каталог товаров.
Как оформляется
Если работаете в товароучетной программе, списание товара со склада происходит автоматически. В СБИС вам достаточно закрыть кассовую смену, и программа сама пересчитает количество товара в точке продаж.
Пример документа «Реализация розницы» в СБИС
Пересортица
На складе есть товар одного сорта, но двух разных видов — например, молочный шоколад с орехами и молочный шоколад с изюмом. После инвентаризации вы замечаете, что не хватает 3 шоколадок с орехами. Но есть три «лишние» шоколадки с изюмом. Это называют пересортицей.
Пересортица возникает из-за ошибок поставщика или сотрудника, который принимает товар: в учетную систему заносят изначально неправильные данные.
Документ «Пересортица» нужен, чтобы «уровнять» количество неправильно принятого товара на складе.
Пример документа «Пересортица» в СБИС
Частые вопросы
-
Какие ошибки часто совершают в складском учете?
При сопровождении складского учета мы выделяем проблемы:
- Появились дубли карточек номенклатур в каталоге. Это ошибка может быть допущена при заполнении каталога или при приемке товара — не нашли карточку с соответствующим наименованием и создали новую. Можно обнаружить на этапе инвентаризации.
- Забыли провести документы — чаще всего это документы поступления и реализации. Ошибка приведет к нарушению учета товаров: остатки будут отображаться неправильно.
- Оформили расход раньше прихода. То есть продали товар до того, как приняли его к учету. Ошибка происходит, когда ответственный сотрудник забывает или не успевает провести документы. Выход — использовать товароучетную программу, в которой сотрудник может работать даже из дома и принимать документы в один клик. Вручную, без отчета о движении товаров, найти ошибку будет сложно.
- Доверили учет товаров кассиру. Ошибка в том, что у одного сотрудника возникает неограниченный доступ ко всем документам. Он сможет маскировать свои ошибки или списывать продукцию себе в карман. Выход — нанять еще одного сотрудника и настроить права доступа в программе.
-
Кто несет ответственность за склад?
На складе есть материально ответственный сотрудник. Он несет полную материальную ответственность за товар на складе. Это значит, что если обнаружится необоснованная недостача, он будет обязан возместить полную стоимость ущерба. Это прописано в ст. 242 Трудового кодекса РФ. Работодатель должен заключить с сотрудником письменный договор о полной материальной ответственности.
-
Чем счет отличается от счет-фактуры?
Это два разных документа. Счет на оплату может заменить договор с поставщиком. В нем указывают информацию о поставке: данные отправителя и получателя, сроки поставки, перечень наименований, цена за единицу, сумма.
Счет-фактура — это отдельный документ, который оформляется как основание для налогового вычета. В нем нет информации об условиях поставки. Заполняется по установленной форме.
Видеоматериалы по теме
