Автоматизация складского учета в магазине: система учета товаров на складе
Беспорядок в каталоге, отсутствие товара, путаница с перемещением и хранением, недостачи при инвентаризации — кошмар для предпринимателя и товароведа. Держать работу с товарами под контролем поможет автоматизация складского учета. На примере СБИС расскажем, как контролировать расчеты с поставщиками, принимать поступления в один клик, следить за остатками онлайн и получать аналитику по продажам с любого устройства.
Вы узнаете
Что такое автоматизация складского учета
Автоматизация складского учета — это внедрение программы, которая в первую очередь рассчитывает количество продукции на складе по складским документам. А дальше помогает выгодно закупаться у поставщиков, управлять ценами и ускорять складские операции.
Плюсы системы автоматизации склада
Удобный каталог
С настроенным каталогом вы быстро найдете любой товар или просмотрите остатки по конкретному разделу: «Детская обувь», «Кроссовки» и т.д. Автоматизация помогает организовать навигацию по каталогу так, как удобно вам: настроить разделы, подразделы или выгрузить готовый каталог из других программ. А еще завести номенклатурные карточки с подробным описанием товара, ценой за единицу, количеством на складе.
Автоматический расчет закупок
При ведении учета у вас появится актуальная информация об остатках по каждой точке продаж. Программа посчитает, какой товар нужно заказать уже сейчас, а у каких продуктов скоро закончится срок годности. Автоматически сформирует заказ поставщикам и отправит по ЭДО или e-mail.
Обменивайтесь документами с поставщиками
Работайте с контрагентами по ЭДО: оформляйте заказы, подписывайте документы приемки, а в случае отклонений возвращайте документы поставщику. Вся информация о поставке находится в одном окне: кто создал задачу, на какой стадии находится, сколько времени ждет ответа, какие документы стороны отправляли друг другу.
Распознавание бумажных накладных
Оформление поступлений тоже можно автоматизировать. В СБИС есть функция распознавания бумажных накладных: сфотографируйте документ в мобильном приложении и через пару секунд он появится на экране компьютера. Быстро и без ошибок ручного ввода.
Расчет и управление ценами
Программа автоматизации рассчитает цену по заданным правилам. Учтет закупочную, рекомендованную розничную цену и наценку, сравнит с конкурентами. Сообщит, если поставщик поменяет цены. Вы вовремя измените цену продажи или смените поставщика — СБИС подскажет, у кого можно заказать этот же товар дешевле.
Конструктор и печать ценников
Создавайте или меняйте ценники во встроенном редакторе за пару кликов и без помощи программиста. Воспользуйтесь готовыми шаблонами или создайте свой. Прямо в программе печатайте ценники по конкретному товару или массово после изменения цен.
Складские операции за пару кликов
Проводите приемку или инвентаризацию с помощью приложения для ТСД и смартфонов. Сканируйте штрихкоды или коды маркировки, а система сама внесет данные и сравнит количество товара. Если в процессе пересчета обнаружите расхождения, СБИС сформирует проводки по отклонениям: спишет недостачу, оприходует излишки.
Отчеты в Честный знак, Меркурий, ЕГАИС
В систему автоматизации учета склада встроена работа с госсистемами — отдельно по каждой отчитываться не придется. Вы сможете в один клик погасить ВСД и по этой же накладной принять поступление на склад. При работе с маркировкой СБИС проверит все коды и поможет избежать штрафов. При продаже алкоголя сам переместит алкоголь между регистрами.
«Часто бывает, что в других учетных системах с алкоголем работать непросто. При подаче декларации по пиву нужно нанимать отдельного специалиста. В СБИС документы собираются в программе и автоматически отправляются в личный кабинет ФСРАР. Дополнительно ничего не нужно делать. Это идеально».
Аналитика по продажам в смартфоне
Руководитель видит аналитику по любой торговой точке, товарным категориям, конкретным товарам и продавцам, не посещая заведение. В программе или мобильном приложении — динамика выручки, количество денег в товарах на складе и счетах.
Кроме этого, система для автоматизации складского учета поможет контролировать наценку: с помощью отчета следите за маржинальностью бизнеса и сравнивайте ее по любым категориям и точкам продаж. А ABC-анализ поможет понять, какие товары лучше распродать, а на какие увеличить наценку.
Какое оборудование приобрести для автоматизации
Чтобы быстрее принимать товар, проводить инвентаризации и оформлять продажи, рекомендуем приобрести оборудование для считывания штрихкодов и кодов маркировки. Для небольших помещений и магазинов будет достаточно сканера штрихкодов, для средних и больших складов подойдет терминал сбора данных (ТСД).
Также у нас есть приложение для смартфонов и ТСД — «СБИС Доки». В нем удобно принимать товары на склад, оформлять списания и перемещения, контролировать остатки на складе. СБИС Доки не требуют привязки к компьютеру и работают даже в помещениях без связи.
Для автоматизации торговой точки понадобится онлайн-касса. Мы не относим это к дополнительному оборудованию: большинство предпринимателей обязаны торговать через ККТ — это требование 54-ФЗ.
Подробнее о том, как выбрать онлайн-кассу.
Ниже расскажем про оборудование, которое наши специалисты рекомендуют приобрести для автоматизации склада.
Сканер штрихкодов — самый бюджетный вариант
Для магазина формата «у дома» универсальное решение — беспроводной сканер штрихкодов. В отличие от ТСД и смартфона, его можно использовать для пробития товаров и работы на складе.
Смартфон и приложение «СБИС Доки» — если у сотрудника есть телефон с хорошей камерой
Терминал сбора данных (ТСД) — для средних и больших складов
Терминал сбора данных — это небольшой компьютер, в котором есть сканер штрихкодов. По размерам он напоминает мобильный телефон. Подойдет для приемки товара и проведения инвентаризации. Как сканер штрихкодов для продажи его не используют, поэтому для небольших магазинов это дорогой вариант.
Принтер этикеток — для печати кодов маркировки
Принтер этикеток пригодится, если продаете маркированный товар или товар на вес. При выборе модели отталкивайтесь от вида товара, который нужно маркировать. Для табачных изделий код совсем маленький, для обуви гораздо больше.
Принтер этикеток АТОЛ ТТ42
С чего начать автоматизацию учета товаров на складе
Создать склад
При создании точки продаж склад заводится автоматически. Но если за точкой закреплены еще склады — добавьте их вручную. За каждым складом закрепите ответственного и сотрудников, которые будут работать с товаром именно в этой точке. В СБИС каждому сотруднику можно настроить доступ. Это полностью не защитит от краж среди работников, но сделает любое действие с товаром прозрачным.
Если вы только открываете магазин — загрузите каталог. Если у вас уже есть склад — сначала выгрузите начальные остатки.
Благодаря настроенной системе вы увидите, сколько осталось товаров на каждом складе и на какую сумму.
Создать каталог товаров или выгрузить готовый
Ведение складского учета начинается с каталога. Это полный перечень позиций, которыми вы торгуете. Здесь будут все ваши товары и услуги. В каталоге можно настроить навигацию: объединить товары по категориям, скидкам и акциям, создать отдельную структуру для торговли через интернет.
Чтобы добавить товар в каталог, достаточно отсканировать его штрихкод. Программа автоматизации сама подтянет информацию из глобального справочника или накладной. Карточка номенклатуры содержит описание товара, фото, цену за единицу, количество на складе. При изменении цен этикетку можно распечатать прямо из карточки.
Настроить цены
В СБИС есть инструменты, которые помогут регулировать цены в зависимости от сезонности, спроса, региона продажи.
Настройте прайсы, если у вас несколько точек продаж с разной ценовой политикой. Включите группу товаров или установите правило расчета на весь каталог. Печатайте ценники и этикетки прямо из прайса.
Дополнительно в СБИС можно настроить применение скидок и бонусов. Задайте критерии, на какие товары будет распространяться, и укажите период действия. СБИС реализует любые идеи: сезонные и накопительные скидки, подарки, сертификаты.
В программе можно установить розничные цены из поступления, оприходования, перемещения. Для этого оформляется специальный документ «Изменение цен». В нем будут указаны наименования товаров, их старые цены, себестоимость, наценка, новая цена. Если в поступлении товар в упаковке, вы можете назначить цену на упаковку или единицу измерения.
Как работать в системе автоматизации
Обменивайтесь документами с поставщиками
Если ваш поставщик уже работает с электронными документами, вам не нужны дополнительные программы. Электронный документ поступит прямо в СБИС — бухгалтер утвердит его в один клик. Если при приемке обнаружили, что количество товара не соответствует заявленному, система создаст акт о расхождениях и отправит поставщику.
В учетной программе можно работать с отсрочкой платежа — эта функция популярна у владельцев небольших розничных магазинов. Программа сама учтет по каждому поступлению дату и сформирует для руководителя календарь: каждый день вы будете видеть, кому и сколько нужно заплатить.
Наши клиенты — сеть супермаркетов «Гастроном № 1» в Калининградской области — рассказали, как удобно контролировать расчеты с поставщиками в СБИС.
Принимайте товар за пару кликов
Даже если поставщик не работает по ЭДО, вам не нужно переносить данные из огромных накладных вручную: просто сфотографируйте документ в приложении или отсканируйте его, и документ появится в программе. Она сама сам заполнит все поля: название организации, поставщика, дату поступления, информацию по каждой позиции.
Если наименования товаров у поставщика отличаются от наименований в вашем каталоге, сервис подскажет подходящую позицию из каталога или поможет быстро создать новую карточку. Так вы избежите дублей и неправильного подсчета остатков.
«В ветеринарной клинике много расходного материала, приходит большое количество накладных. Чтобы не забивать все вручную, в СБИС накладную можно отсканировать. Две минуты — и она у тебя в компьютере. СБИС умеет разносить товары в накладной на 2 вида: что идет на склад в аптеку, а что — на прием к врачу. Не надо просить поставщика сделать 2 накладные».
Проводите инвентаризации
С автоматизацией учета товаров на складе инвентаризация не затянется на несколько дней: считывайте коды товаров, а система сама сверит количество продукции по документам и по факту. Посчитает расхождения по количеству и сумме, спишет недостачу, оприходует излишки.
А чтобы не зависеть от компьютера, установите СБИС Доки на смартфон или терминал сбора данных. Приложение работает с маркировкой и ЕГАИС.
Формируйте отчеты о продаже товаров
Главные цифры вашей компании — на одном устройстве в режиме онлайн. Управляйте бизнесом из любой точки мира с помощью приложения «СБИС Бизнес». Статистика продаж доступна с любого устройства. СБИС анализирует все денежные потоки: формирует отчеты и контролирует расходы. Вы всегда будете знать, какие товары наиболее популярны, динамику выручки, сколько денег в товарах на складе и счетах, количество возвратов.
Следите за аналитикой, не заходя в приложение: основные показатели дня отразятся на главном экране смартфона.
Вот что говорят наши клиенты об аналитике СБИС в мобильном телефоне:
«Приложение "СБИС Бизнес" — это классная тема, ведь оно всегда с тобой в телефоне. В любой момент можно увидеть, сколько клиентов было в реальном времени, какая выручка, какое количество чеков. Работает быстро, классно! Мне нравится, что программа и приложение закрывают все базовые запросы».
Автоматизация складского учета под ключ
Хорошо, когда одна программа закрывает любые задачи автоматизации в аптеке. СБИС избавит от рутинных операций на всех участках. В одном интерфейсе вы сможете контролировать остатки, продажи, управлять ценами, оформлять заказы.
Если у вас уже есть свои программы для учета склада и продаж, данные из нее легко перенести в СБИС. Не готовы отказаться от работы в привычной системе — СБИС интегрируется с ней и будет своевременно переносить данные о продажах.
СБИС совместим со всеми популярными моделями торгового оборудования. Инженеры нашего сервисного центра помогут подобрать, установить и настроить необходимую технику.
Видеоматериалы по теме
