Как выбрать онлайн-кассу
Онлайн-кассу должны установить почти все ИП и организации, которые продают товары или услуги. Поможем разобраться, какая касса подойдет вашему бизнесу. И что еще нужно купить и подключить, чтобы начать продавать.
Что вы узнаете
- Какие бывают онлайн‑кассы
- Как выбрать онлайн‑кассу для конкретной ситуации
- Что нужно сделать после покупки кассы
Какие бывают онлайн-кассы и как выбрать подходящую
Автономная касса
Напоминает калькулятор: есть простейший дисплей и клавиатура. Имеет встроенный принтер чеков.
Плюсы
- Работает до 16 часов без подзарядки;
- Работает при ‑20° С;
- Подходит для курьеров или торговли в киосках.
Минусы
- Минимальный набор функций (оформление продаж, печать чеков, внесение номенклатуры);
- Не работает с маркировкой и ЕГАИС;
- Для установки обновлений нужно обращаться в сервисный центр;
- Сложно заносить полное наименование товара;
- Для дополнительных операций нужно знать сочетание клавиш. Например, для применения скидки. Это отнимает время и требует от кассира дополнительных знаний.
Смарт-терминал
Планшет на Android и касса в одном корпусе. Имеет сенсорный экран, можно подключить сканер, весы, банковский терминал.
Плюсы
- Компактный: есть модели размером со смартфон;
- Работает с маркированным товаром и ЕГАИС;
- Простой интерфейс, с которым разберется даже продавец без опыта;
- Легко добавлять товар в каталог, вводить наименование, вести складской учет и смотреть аналитику по точкам;
- Есть модели со встроенным эквайрингом;
- Автоматическое обновление.
Минусы
- Скорость печати ниже, чем у фискального регистратора;
- Нельзя одновременно работать в нескольких окнах;
- Дорогой и долгий ремонт.
Фискальный регистратор
Это принтер чеков, который нужно подключать к компьютеру, ноутбуку или планшету. На устройство устанавливают кассовую программу, пробивают позиции, фискальный регистратор печатает чеки о продаже.
Плюсы
- Самая высокая скорость печати среди всех касс;
- На ПК можно установить любую кассовую и товароведческую программу;
- Можно подключить любое количество оборудования;
- Легко переключаться между программами и окнами;
- Низкая стоимость ремонта.
Минусы
- Комплект занимает много места;
- Не подходит для выездной работы;
- Продавцу нужно время, чтобы освоить кассовую программу.
Поможем выбрать терминал для конкретной ситуации
Работаете с маркировкой или ЕГАИС?
Автономная касса для продажи таких товаров точно не подойдет: не распознает коды маркировки, нельзя установить программу учета. Поэтому выбирайте между смарт‑терминалом и фискальным регистратором.
Чем касса для работы с маркировкой отличается от обычных:
- Поддерживает работу 2D‑сканера. Он нужен для того, чтобы считывать Data Matrix с маркированного товара. Подключается к кассе по USB.
- Добавляет в чек код товара. У каждой маркированной единицы код уникален, по закону он должен указываться в чеке.
- Через товароучетную программу продавец принимает маркированный товар, печатает коды, следит за его перемещением. Проверяет, отправляется ли информация о проданных товарах в систему маркировки. Например, в Честный знак.
Выбирайте фискальный регистратор, если продавцы работают на компьютере или планшете. Например, ищут товар в большом каталоге, подбирают по размеру комнат мебель и двери.
Для работы с маркировкой и ЕГАИС подойдет любой фискальный регистратор, так как основная работа зависит от кассовой программы.
Если техники нет — покупайте смарт‑терминал. Посчитайте, сколько оборудования, помимо кассы и сканера, вам понадобится. Это может быть банковский терминал и торговые весы. Каждое устройство подключается к кассе по своему разъему. Поэтому выбирайте смарт‑терминал по количеству входов для дополнительного оборудования.
Сколько продаж совершаете за час?
До 5
Для низкого потока покупателей не стоит брать большую дорогую кассу. Достаточно приобрести компактный терминал: он чуть больше смартфона, печатает чеки со средней скоростью.
От 5 до 50
Если нет компьютера, выбирайте смарт‑терминалы, у которых экран расположен горизонтально, как у планшета.
Они удобнее, чем вертикальные терминалы: на экране видно больше товаров. Справа отображаются популярные позиции — они всегда под рукой, не нужно искать в каталоге.
Такие терминалы печатают чеки с высокой скоростью: из 2‑3 позиций — за 1 секунду. У касс есть автоотрезчик — он отрывает чеки вместо кассира.
Если продавец работает за компьютером, докупите фискальный регистратор, который печатает чек со скоростью 2‑3 позиции за секунду (как большинство стационарных терминалов).
Есть модели с автоотрезчиком и без него. Регистраторы без автоотреза стоят дешевле, но при его наличии чеки гарантированно будут выглядеть ровно, бумага при отрывании не порвется.
Более 50 продаж за час
С таким потоком справится только фискальный регистратор, подключенный к ПК. Искать товары в меню с помощью мышки долго, читать мелкий шрифт с экрана компьютера — неудобно. Поэтому предлагаем заменить стационарный компьютер на кассовый — POS‑компьютер. И подключить к нему фискальный регистратор с высокой скоростью печати чека из 10 позиций за 1‑2 секунды.
Как выбрать POS-компьютер
Хотите удаленно менять ценники, заносить в каталог новые товары?
Это можно делать на любой онлайн‑кассе, но нужно установить кассовую программу, которая объединяет складской учет, аналитику по продажам и позволяет удаленно работать с каталогом.
Некоторые производители касс предлагают установить для каждой такой функции свое приложение. Часто они платные. Это неудобно: нужно переключаться между приложениями, чтобы настроить скидки или посмотреть остатки по товарам.
В кассовой программе «СБИС Розница» все в одном окне: продажи, аналитика, складской и бухгалтерский учеты. Легко работать с любого устройства: стационарного ПК, онлайн‑кассы или телефона. С помощью СБИС можно не останавливать продажи, если отключили интернет. Как только связь восстановится, СБИС передаст данные о продажах в налоговую.
Информацию о всех точках продаж можно смотреть даже со смартфона через приложение «СБИС Бизнес». Поэтому контролировать продажи легко даже из дома или другого города.
Торгуете на улице?
Если да, то обратите внимание на температуру эксплуатации кассы. Самые надежные для работы в мороз — автономные кассы. Некоторые модели могут работать даже при ‑20° С: у таких касс нет сенсорного экрана, а он плохо реагирует на касания при низкой температуре. Автономка работает без подзарядки до 16 часов.
Если торгуете при температуре не ниже 0° С, выбирайте мобильный смарт‑терминал. Он легкий, помещается в руке, работает без подзарядки до 48 часов. Есть модели со встроенным эквайрингом: для оплаты покупатель прикладывает карту или смартфон прямо к кассе. Отдельно нужно подключать банковский терминал. Подключается к интернету через Wi‑Fi или 3G‑модем.
Есть доставка или выездные сотрудники?
Самый бюджетный вариант — это смартфон сотрудника на Android и мобильный фискальный регистратор. На смартфон устанавливают приложение «СБИС Касса» и принимают безналичную оплату по QR‑коду без банковского оборудования. Фискальный регистратор подключается к телефону по Bluetooth, Wi‑Fi или USB и работает без подзарядки до 12 часов.
Чтобы не использовать два устройства для оплаты, советуем купить кассу «все в одном» — смарт‑терминал со встроенным эквайрингом. Принимает банковские карты любого типа, в том числе мобильную оплату с NFC. Для работы нужно установить приложение «СБИС Касса».
Если клиенту достаточно электронного чека, можно вообще не возить с собой оборудование. Достаточно смартфона на Android и онлайн‑кассы, которая находится в офисе. Курьер оформляет продажу с телефона, СБИС регистрирует ее на кассе в заведении, а клиенту на почту или по смс приходит электронный чек.
У вас большой каталог?
Если в каталоге до 30 позиций и они не меняются, будет достаточно автономной кассы. Например, для оплаты проезда в автобусах.
Если нужно добавлять позиции, менять цены в каталоге, где 60‑70 позиций, приобретайте смарт‑терминал. Выбор модели зависит от количества места на прилавке и других факторов, которые перечислили выше.
С большим каталогом, где более 100 позиций, есть подразделы и, например, несколько вариантов меню, удобно работать с монитора компьютера или планшета. Достаточно установить товароучетную программу и купить фискальный регистратор.
Что нужно сделать после покупки кассы
- Купить фискальный накопитель. Без него работать нельзя. Накопитель хранит информацию обо всех продажах и передает ее оператору фискальных данных.
- Проверить, чтобы касса и фискальный накопитель были в реестре ФНС. Его можно открыть и скачать на сайте налоговой.
- Подключиться к сервису ОФД. Единого оператора фискальных данных нет, поэтому можно выбрать любого из аккредитованных ФНС.
- Зарегистрировать кассу в налоговой. Через личный кабинет СБИС или на сайте ФНС.
- Получить электронную подпись, если регистрируете кассу онлайн и работаете с маркировкой и ЕГАИС. Подпись можно приобрести в Удостоверяющем центре «Тензор».
- Установить кассовую программу от производителя или сервис «СБИС Розница».