Ключевая ставка в работе бухгалтера

Марина Баландина

профессиональный бухгалтер

Восемь раз в год проводятся плановые заседания, на которых Центробанк обсуждает уровень ключевой ставки (ставки рефинансирования). Также возможны внеплановые заседания. В 2024 году ЦБ РФ менял ставку 3 раза, а в 2023 году — 5. Бухгалтерии важно отслеживать изменения показателя, так как он участвует в бухгалтерских расчетах в тех ситуациях, где одна сторона задолжала другой. Это расчет матвыгоды по выданным займам, расчет санкций за долги перед работниками, контрагентами, бюджетом. В статье расскажем, как бухгалтеру делать такие расчеты.

Что вы узнаете

• Как считать пени по налогам и взносам
• Как рассчитать неустойку по договору с контрагентом
• Как определить материальную выгоду по займу
• Как вычислить компенсацию за задержку зарплаты

Как считать пени по налогам и взносам

Пени будут, если просрочить уплату налогов или взносов хотя бы на день или уплатить меньше положенной суммы. Это касается и обязательных платежей в ФНС, и страховых взносов в Соцфонд.

По налоговой недоимке пени не возникают при наличии положительного сальдо на ЕНС — когда средств хватает, чтобы погасить возникший долг. Также учитываются суммы в резерве по конкретному налогу (абз. 3 п. 3 ст. 75 НК РФ).

Чтобы обезопасить себя от налоговых пеней, переводите средства на ЕНС хотя бы за один рабочий день до установленного срока. А если делаете платеж в последний день установленного срока, успевайте до окончания банковского дня — до 15.00. Если платеж поступит на ЕНС только на следующий рабочий день, придется доказывать, что свою обязанность по уплате налога вы выполнили в срок. Это лишние трудозатраты на объяснения с налоговой.

Приводим пошаговую инструкцию для расчета пеней.

Определите период, за который должны быть начислены пени. Это время со дня возникновения недоимки (то есть со дня, следующего за сроком уплаты налога) по день погашения (включительно). В период недоимки включайте выходные и праздники.

Определите сумму недоимки. Не всегда сумма недоимки равна сумме отрицательного сальдо ЕНС, потому что кроме самой недоимки там могут числиться пени и штрафы. Но пени должны начисляться именно на сумму недоимки, а не на все отрицательное сальдо ЕНС. Отследить, из каких сумм состоит сальдо ЕНС и какая из них — недоимка по налогам, можно в личном кабинете налогоплательщика или в Saby.

Рассчитайте сумму пеней. Формулы расчета привели в таблице. Для компаний формула по налоговым пеням менее выгодная, чем для ИП. По взносам на травматизм формула одна для ИП и ООО.

В отличие от штрафов, пени по налогам и взносам нельзя уменьшить: они будут начислены в той сумме, которая получится по расчету. Причем максимальный размер пеней не ограничен. Как уменьшить штраф, рассказали здесь.

Пример расчета пеней по налогам

Бухгалтер сдал декларацию по УСН за 2024 год. Сумма налога к уплате по декларации по сроку 28.03.2025 — 800 тыс. ₽. Компания своевременно не перечислила деньги на ЕНС. На 28.03.2025 сальдо ЕНС было нулевым. Налог уплатили только 30.04.2025. Ставка ЦБ РФ в период недоимки — 21%.

Рассчитаем сумму пеней.

Как уплатить пени по налогам и взносам

Пени по взносам на травматизм уплачивайте в Соцфонд отдельным платежным поручением.

Пени по налоговым недоимкам перечисляйте в составе ЕНП. Причем чтобы деньги с ЕНС ушли именно на уплату пеней, нужно, чтобы все недоимки были погашены. Такова очередность списаний с единого налогового счета: сначала деньги с ЕНС спишут в погашение недоимки по налогам и взносам, затем — на текущие платежи, и только после этого — на погашение пеней. Причем в приоритете в любом случае будет недоимка / текущий платеж по НДФЛ.

Уплаченные пени по налогам и взносам нельзя включить в налоговые расходы (ст. 270 НК РФ).

В Saby есть все необходимое, чтобы максимально обезопасить себя от финансовых санкций по налогам и взносам.

Как рассчитать неустойку по договору с контрагентом

Контрагент не исполняет обязательства по договору? Потерпевшая сторона вправе претендовать на денежную компенсацию или неустойку.

Неустойка может быть прописана в договоре как фиксированная сумма (штраф) или как расчетная величина (пени). Даже если неустойка не прописана в договоре или договор не составлялся, ее все равно можно получить от нарушителя. В этом случае пени считают по ключевой ставке ЦБ РФ (ст. 395 ГК РФ).

Чтобы обезопасить себя от недобросовестных контрагентов, составляйте письменный договор и четко прописывайте финансовые санкции. Иначе сможете претендовать лишь на минимальную компенсацию по ГК РФ. Даже если партнер постоянный, заключите с ним рамочный договор и, например, отдельные спецификации на каждую поставку.

Вот алгоритм, по которому рассчитывают неустойку по договору.

Определите сумму для расчета неустойки. Это сумма просроченного долга, которая подтверждается условиями договора, отгрузочными документами. Если сумма включает НДС, то и неустойку считайте с суммы, включающей в себя НДС (постановление Президиума ВАС РФ от 22.09.2009 № 5451/09 по делу № А50‑6981/2008‑Г‑10). Как прописать НДС в договоре упрощенцам, которые начали работать с налогом с 2025 года, рассказали здесь.

Определите период просрочки исполнения обязательств. Период просрочки для расчета пеней рассчитывается в календарных днях. Начинается он со следующего дня после даты, когда обязательство должно было быть исполнено, по день фактического исполнения (включительно). Выходные и праздничные дни входят в этот период.

Определите ставку. Возьмите для расчета ставку, прописанную в договоре. Если договора нет или в нем нет условия о неустойке, берите ключевую ставку ЦБ РФ, которая действовала в периоде расчета (ст. 395 ГК РФ).

Рассчитайте сумму неустойки. Формула расчета по ключевой ставке:

Если в периоде расчета ключевая ставка менялась, рассчитайте неустойку за каждый период, в котором действовала конкретная ставка.

Сумма неустойки может оказаться выше, чем сумма самого долга. Тогда должник вправе заявить в суде о снижении неустойки. В некоторых случаях, например должник — бюджетное учреждение, суд может снизить неустойку по своей инициативе, если обнаружит ее несоразмерность последствиям нарушения обязательства (п. 71 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2016 № 7).

Пример расчета неустойки по договору с контрагентом

ООО «Альфа» и ООО «Бета» заключили договор поставки. Условие о неустойке не прописали в договоре. «Альфа» поставило товары 01.12.2023 на сумму 1 млн ₽. Крайний срок оплаты поставки — 10.12.2023. Фактически «Бета» оплатило товары лишь 10.01.2024. Ставка ЦБ РФ в период просрочки до 18.12.2023 — 15%, с 18.12.2023 — 16%.

Рассчитаем сумму неустойки, которую «Альфа» вправе требовать от «Бета» за просрочку оплаты.

Как взыскать неустойку с контрагента

Составьте претензию для досудебного урегулирования спора. Это обязательное условие для тех, кто подает иск в арбитражный суд (ч. 5 ст. 4 АПК РФ). Если дело рассматривает суд общей юрисдикции, то предварительно направлять претензию не обязательно (только если такая обязанность прямо не прописана в законе). Но даже в этом случае лучше все‑таки направить претензию, чтобы простимулировать должника исполнить обязательства и по возможности избежать судебной тяжбы.

Претензию составьте в свободной форме и пропишите в ней требование об уплате неустойки. Приложите подтверждающие документы (например, товарные накладные, акты приема‑передачи) и расчет суммы неустойки.

Подайте иск, если должник не ответил на претензию в течение 30 дней (ч. 5 ст. 4 АПК РФ). Не затягивайте с взысканием задолженности и санкций с должника. Срок исковой давности для взыскания неустойки истекает в момент истечения срока исковой давности по главному требованию (ст. 207 ГК РФ). А это 3 года по истечении срока исполнения обязательств по договору (п. 1 ст. 196, 200 ГК РФ).

Сумма неустойки, указанная в претензии и признанная должником или причитающаяся по решению суда, у взыскателя является внереализационным доходом, а у должника — внереализационным расходом (п. 3 ст. 250, п. 1 ст. 265 НК РФ). Такая неустойка признается в учете на дату ее признания должником или на дату вступления в силу решения суда (письмо Минфина от 14.09.2023 № 03‑03‑06/3/87714). Так, датой признания по претензии может служить дата акта сверки, дата ответа на претензию или дата фактического погашения неустойки.

Как определить материальную выгоду по займу

Компания (ИП) может выдавать льготный заем своему работнику: беспроцентный или под низкий процент. ООО также может выдавать займы учредителю. В таком случае у заемщика появляется доход от экономии на процентах — материальная выгода.

Заимодавцы как налоговые агенты должны:

• на последнее число каждого месяца рассчитать матвыгоду;
• при ближайшей выплате дохода физлицу удержать НДФЛ с заемщика;

Условие — заем одновременно соответствует двум критериям (п. 1 и 2 ст. 212 НК РФ):

Исключение! Не нужно считать матвыгоду и удерживать НДФЛ, если заем выдали на приобретение (строительство) жилья и соблюдаются следующие условия:

• Договор заключен до 31.12.2024.

• У работника есть право на имущественный вычет по расходам на покупку жилья.

В 2024 году несколько раз менялся порядок расчета матвыгоды с кредитов, выданных на покупку или строительство жилья. До августа 2024 года с них не нужно было удерживать НДФЛ, если у заемщика было право на имущественный налоговый вычет по такому жилью. В августе эту льготу отменили, и до октября работодатели рассчитывали с таких кредитов матвыгоду. В октябре 2024 льготу вернули, но с оговоркой по дате заключения займа — до 31.12.2024 (ст. 9 Закона от 29.10.2024 № 362‑ФЗ).

Для освобождения от НДФЛ получите от сотрудника уведомление от ФНС о подтверждении права на имущественный вычет и справку по форме из письма ФНС от 15.01.2016 № БС411/329 (письмо Минфина от 26.01.2021 № 030405/4490).

Формулы

Как считать матвыгоду при частичном погашении займа

Если заем в течение месяца частично погашали, то материальную выгоду за месяц определите как сумму матвыгод, рассчитанных за дни до и после погашения. Формула для процентного льготного займа в рублях такая:

Аналогично считайте матвыгоду при частичном погашении беспроцентного и валютного займов.

Как удержать НДФЛ с матвыгоды

Страховые взносы с материальной выгоды не начисляйте, а вот исчислить и удержать НДФЛ нужно. Для этого выполните следующие шаги.

Рассчитайте НДФЛ на последнее число месяца. Налог рассчитывайте по специальной ставке (пп. 2, 3 ст. 224 НК РФ):

35% — если заемщик — резидент;

30% — если заемщик — нерезидент.

Удержите НДФЛ из ближайшей выплаты заемщику. Удержать налог нужно из самой ранней выплаты в месяце, следующем за месяцем расчета. Не обязательно это будет зарплата.

Если вы ничего не выплачиваете заемщику, то удерживать НДФЛ не из чего. Такая ситуация возможна, когда сотрудник‑заемщик уволился, но не погасил заем. В этом случае у вас все равно сохраняется обязанность ежемесячно рассчитывать матвыгоду и НДФЛ. Исчисленный, но не удержанный налог отражайте в 6‑НДФЛ. По итогам года подайте в налоговую уведомление о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Программа Saby автоматически считает матвыгоду по займам и НДФЛ с нее с учетом актуальной ставки ЦБ РФ. Удержание НДФЛ отражается в расчетном листке работника (см. пример).

Перечислите удержанный НДФЛ в бюджет и подайте уведомление по ЕНП. Сделать это нужно в общие сроки, которые зависят от даты удержания налога. Таблицу с актуальными сроками платежей и уведомлений на текущий год привели здесь. В уведомлении по ЕНП сумму НДФЛ с матвыгоды отразите в составе «зарплатного» налога с тем же КБК.

Отразите налог в отчетности. В 6‑НДФЛ налог с матвыгоды по займам отражайте в том же разделе 1, что и «зарплатный» налог, но в отдельном разделе 2 по ставке 35 или 30%.

Пример расчета матвыгоды от экономии на процентах по займу и НДФЛ с нее

05.05.2025 компания выдала беспроцентный заем своему директору на сумму 500 тыс. ₽. 20.05.2025 директор внес 100 тыс. ₽ в погашение займа. Ключевая ставка ЦБ РФ на 31.05.2025 равна 21%. Такая же ставка была на дату заключения договора займа. Зарплата в компании выплачивается 10 числа по итогам отработанного месяца.

Рассчитаем матвыгоду за май и НДФЛ с нее.

Как вычислить компенсацию за задержку зарплаты

За задержку заработной платы, включая отпускные и увольнительные, работодатель отвечает рублем. Придется выплатить не только зарплату, но и компенсацию за просрочку выплаты. Размер компенсации устанавливают в коллективном или трудовом договоре, но не менее 1/150 ключевой ставки за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).

Чтобы рассчитать компенсацию за несвоевременную выплату зарплаты, действуйте следующим образом.

Определите сумму зарплаты, не выплаченную в срок. Компенсацию начисляйте на сумму, которую работник должен был получить на руки, то есть за вычетом НДФЛ.

Определите период просрочки. Размер компенсации считайте за каждый календарный день просрочки со дня, следующего за установленным сроком выплаты, по дату фактической выплаты включительно (ст. 236 ТК РФ). Это касается и выплат по суду: компенсацию нужно начислить не с даты судебного решения, а с установленного срока выплаты.

Рассчитайте сумму компенсации. Формула:

В локальном нормативном акте (ЛНА) может быть установлена повышенная ставка по сравнению с ТК РФ. Тогда считайте по ней. Если же считаете по ставке ЦБ России, то учитывайте ее изменение в периоде просрочки. Рассчитывайте компенсацию отдельно за каждый период действия того или иного значения ставки.

Если ведете зарплатный участок в  Saby, вам не придется вручную считать компенсацию за нарушение сроков выплаты зарплаты. Достаточно указать сумму и период просрочки — программа автоматически сделает начисление.

Выплатите компенсацию. Делайте это одновременно с погашением задолженности по зарплате.

Как облагать НДФЛ и взносами компенсацию за задержку зарплаты

НДФЛ удержите со всей суммы компенсации в момент ее выплаты (письмо ФНС от 26.01.2023 № БС‑4‑11/850@, письма Минфина от 25.10.2022 № 03‑04‑05/103057, от 27.05.2022 № 03‑04‑06/50079).

Страховые взносы также безопаснее начислить со всей суммы компенсации. По мнению финансового ведомства, эта выплата не входит в перечень выплат, не облагаемых взносами (ст. 422 НК РФ, ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125‑ФЗ, письма Минфина от 21.10.2022 № 03‑04‑06/101981, 27.05.2022 № 03‑04‑06/50079, от 04.08.2021 № 03‑15‑05/62566).

Если вопрос начисления взносов с компенсации для вас принципиальный, есть шансы отстоять в суде право не начислять взносы с такой выплаты (постановление Президиума ВАС от 10.12.2013 № 11031/13, определение Верхновного Суда РФ от 13.06.2018 № 303‑КГ18‑6529, постановление Арбитражного Суда Западно‑Сибирского округа от 26.12.2023).

Пример расчета компенсации за задержку зарплаты

Сроки выплаты зарплаты в компании — 25 и 10 числа. Работник уходит в отпуск с 23.06.2025 (понедельник). Отпускные ему должны быть перечислены не позднее 19.06.2025 (четверг). Но в это время бухгалтер была на больничном, поэтому отпускные выплатили только 30.06.2025, когда бухгалтер вышла на работу. Сумма начисленных отпускных — 50 000 ₽, а за вычетом НДФЛ — 43 500. Ставка ЦБ РФ в этом периоде равна 20%.

Рассчитаем сумму компенсации, которую бухгалтер перечислил работнику вместе с отпускными.

• Период просрочки: 11 дней (20.06.2025–30.06.2025).

• Сумма начисленной компенсации: 638 ₽ (43 500 × 0,20 × 1/150 × 11).

• НДФЛ с компенсации: 83 ₽ (638 × 0,13).

• Сумма компенсации к выплате: 555 ₽ (638 — 83).

Что грозит за просрочку зарплаты, кроме компенсации

Собрали в таблице другие неприятные последствия, которые могут наступить для бизнеса при просрочке зарплатных выплат.

В каких неочевидных случаях придется платить компенсацию за задержку зарплаты

1. Занизили зарплату, потому что излишне удержали НДФЛ. Сумма такого налога уменьшает фактическую выплату, а значит, является частью зарплаты, не выданной в срок (ст. 22, 236 ТК РФ).

2. Просрочили выплату заработной платы по вине обслуживающего банка. Дело в том, что компенсация работникам по ст. 236 ТК РФ положена при любой задержке. Неважно, по чьей вине она произошла. Взыскивать понесенные издержки с банка вы можете через суд, но работников ваш спор с банком не касается.

3. Уволили сотрудника, а суд признал увольнение незаконным и «задним числом» восстановил гражданина на работе с назначением выплат за весь период с даты незаконного увольнения. В этом случае, кроме самих выплат, работодатель должен перечислить работнику компенсацию за их задержку. Начиная со дня, следующего за днем, в который эти суммы должны были быть выплачены при своевременном их начислении (ст. 236 ТК РФ в редакции от 30.01.2024 № 3‑ФЗ).

4. Выплатили начисленные суммы позже установленного срока, потому что у работодателя не было денег или заболел бухгалтер.

5. Не начислили увольняющемуся сотруднику доплату за работу в выходные и праздники, а положенные отгулы за работу в эти дни он не использовал. В такой ситуации уже бывший сотрудник может получить эту доплату через суд. Тогда придется вместе с доплатой перечислить компенсацию за ее задержку за весь период после увольнения (постановление Конституционного суда РФ от 06.12.2023 № 56‑П).