С 1 марта изменились требования к кадровым электронным документам

13 марта'23

Минтруд РФ приказом от 20.09.2022 № 578н утвердил единые требования к форматам электронных кадровых документов без дублирования на бумаге. Они применяются к особо значимым документам, которые были созданы с 1 марта 2023 года и позднее. Например, к трудовому договору, правилам внутреннего трудового распорядка или согласию на перевод на другую работу.

Единые требования

Основная часть составляется в формате PDF/A. Сюда относятся сами договоры, приказы, заявления и другие кадровые документы.
Описание электронного документа в структурированном виде формируется в формате XML отдельным файлом, который размещается на официальном сайте Минтруда.

Если в разделе «Кадровый учет» вы настраивали свои печатные формы или изменяли стандартные, в параметрах формы отметьте флагом «Соответствие формату PDF-A/1».

💡

Также всем значимым кадровым документам нужно назначить код из справочника, утвержденного Минтрудом. Мы уже сделали это за вас в стандартных печатных формах: приказе о приеме, трудовом договоре и пр.

Если вы используете иные значимые кадровые документы, например заявление о премировании, укажите код из справочника в настройках операции.

Что это означает

До 1 марта 2023 года кадровые документы в электронном виде можно было формировать в любом формате: Excel, Word, PDF. А теперь — особо значимые только в формате PDF/A. Их перечень указан в приложении к приказу Минтруда РФ от 20.09.2022 № 578н.

Документы в других форматах будут считаться неоформленными, а портал «Работа в России» не будет их принимать.

Обратите внимание: новые требования не распространяются на электронные кадровые документы, составленные до 1 марта 2023 года. То есть их конвертировать не надо.

Кадровый ЭДО в СБИС

Не допустить ошибки при создании электронных документов поможет СБИС. Система оперативно реагирует на все законодательные изменения и конвертирует файлы в нужный формат.

О преимуществах КЭДО читайте в базе знаний.

Для комментариев и оценки вступите в группу

Последние новости

Раздел ДМС — теперь с автосбором заявлений и наглядной аналитикой

Управляйте добровольным медицинским страхованием еще эффективнее.

Кейс Saby и «Красцветмета» признан «Лучшим кадровым ЭДО» в России и СНГ 2025

Эксперты в очередной раз подтвердили эффективность цифровых HR-решений от Saby.

Правила для оформления отгулов и не только — настраивайте в Saby

Указывайте допустимые дни, продолжительность и возможность пересечений.

«БОСС-Кадровик» и Saby работают вместе

Объедините системы и выведите КЭДО на новый уровень.

Изменения в API КЭДО с 16 августа