С 1 марта изменились требования к кадровым электронным документам
Минтруд РФ приказом от 20.09.2022 № 578н утвердил единые требования к форматам электронных кадровых документов без дублирования на бумаге. Они применяются к особо значимым документам, которые были созданы с 1 марта 2023 года и позднее. Например, к трудовому договору, правилам внутреннего трудового распорядка или согласию на перевод на другую работу.
Единые требования
- Основная часть составляется в формате PDF/A. Сюда относятся сами договоры, приказы, заявления и другие кадровые документы.
- Описание электронного документа в структурированном виде формируется в формате XML отдельным файлом, который размещается на официальном сайте Минтруда.
Что это означает
До 1 марта 2023 года кадровые документы в электронном виде можно было формировать в любом формате: Excel, Word, PDF. А теперь — особо значимые только в формате PDF/A. Их перечень указан в приложении к приказу Минтруда РФ от 20.09.2022 № 578н.
Документы в других форматах будут считаться неоформленными, а портал «Работа в России» не будет их принимать.
Обратите внимание: новые требования не распространяются на электронные кадровые документы, составленные до 1 марта 2023 года. То есть их конвертировать не надо.
Кадровый ЭДО в СБИС
Не допустить ошибки при создании электронных документов поможет СБИС. Система оперативно реагирует на все законодательные изменения и конвертирует файлы в нужный формат.
О преимуществах КЭДО читайте в базе знаний.
Заводите данные сотрудников на нескольких языках и оформляйте документы для иностранцев в 2 клика.
Сокращайте время приема на работу — отправляйте кандидату анкету, и он оформит ее с подсказками СБИС.
Работайте со справками на отдельной странице. Заполняйте 2-НДФЛ по данным платежек или ведомостей.
Запись прогула, новое в документах, методах и объекте «График».
Просто нажмите на кнопку автозаполнения в графике отпусков.