Документооборот с поставщиками услуг
Содержание кейса:
Задачи Saby
X5 Retail Group — лидер рынка розничной торговли по ежедневному объему электронного документооборота. Документы приходят не только по поставкам продуктов, но и по услугам.
Магазины сетей X5 Retail Group ежемесячно получают от арендодателей и прямых поставщиков документы за клининг и коммунальные услуги: свет, воду, отопление. Для оплаты их передают в одну из нескольких компаний в составе X5 Retail Group.
Бумажные документы шли долго, иногда терялись. Поставщики не могли отследить их статус и долго ждали оплату. Электронный документооборот Saby смог ускорить процесс и сделать его прозрачнее.
Для внутреннего документооборота в X5 Retail Group используют SAP. Чтобы сотрудники компании работали в привычном интерфейсе, была настроена интеграция с Saby. Стандарт клиента — подключение по JMS, и Saby без проблем поддержал работу с этим типом канала.
JMS предназначен для передачи данных между высоконагруженными системами. Канал легко выдерживает большой объем информации, обеспечивает стабильную и быструю передачу документов между поставщиками и X5 Retail Group.
Как подключали поставщиков
В Х5 более 13 000 поставщиков, и перевести их на электронные документы — серьезная задача. X5 Retail Group разослали приглашения к ЭДО и уведомили о новом порядке работы. Менеджеры Saby взяли на себя обзвон компаний, подключение и обучение.
Многие крупные компании (Мосводоканал, МОЭК, Мосэнергосбыт) уже вели документооборот в Saby, а «новенькие» за пару часов разобрались в ЭДО. Для них на сайте Saby разместили подробные инструкции по отправке документов. Круглосуточная техподдержка помогла настроить работу. Некоторых поставщиков удалось убедить перейти на формализованные документы при обмене с X5 Retail Group вместо неформатных, которые использовали ранее.
Контрагенты X5 Retail Group оценили плюсы Saby Docs:
- скорость оплаты — документы приходят быстрее, а значит, оплата за услуги тоже;
- быстрый старт — подключить ЭДО в Saby можно всего за день;
- выбор — работать в Saby или своей учетной системе, настроив интеграцию;
- выгодные тарифы — цена за пакет, а не за документ. Поставщик бесплатно добавляет к УПД счет на оплату или акт снятия показаний счетчиков.
Что дальше
Компания X5 Retail Group активно развивает электронный документооборот с поставщиками услуг. Использование JMS позволяет легко масштабировать решение и подключать новые направления.