Стыковка по API и авторассылка документов
Ежемесячно Мосэнергосбыт готовил для потребителей 560 000 пакетов документов. Их печать и доставка занимала более 10 дней. Из-за этого клиенты часто задерживали оплату, за что получали штрафы.
Для оптимизации подготовки и передачи документов потребителю, получения платежей Мосэнергосбыт внедрил электронный документооборот.
Содержание кейса:
Интеграция Saby с личным кабинетом клиента на сайте Мосэнергосбыта
Еще в 2011 году, до обмена документами через операторов ЭДО, Мосэнергосбыт отправлял подписанные электронные акты потребителям в личный кабинет на своем сайте (далее ЛКК). Там же потребитель мог утвердить документы своей электронной подписью.
В 2012 году государство законодательно закрепило, что электронные счета-фактуры обязательно должны отправляться клиентам через оператора ЭДО. Начался проект интеграции с системой Saby Docs. После проработки различных схем остановились на интеграции Saby с ЛКК. Счета-фактуры поступали в Saby из модуля обработки данных и возвращались в ЛКК.
Saby поддерживал несколько вариантов интеграции с информационной системой Мосэнергосбыта. Выбор был сделан в пользу интеграции через API. Это обеспечило работу с документами в интерфейсе биллинга Мосэнергосбыта.
Данные по документам отправлялись из биллинга Мосэнергосбыта в модуль обработки данных ЛК, который формировал электронные документы и обеспечивал их подписание. Далее акт приема-передачи электроэнергии, как и прежде, отправлялся в ЛКК клиента в pdf-формате, а счет-фактура автоматически уходил в Saby в xml-формате ФНС. Saby обеспечил выполнение предписанного регламента для электронных счетов-фактур: передавал его в личный кабинет потребителя в Saby, а в личный кабинет на сайте Мосэнергосбыта отправлял ссылку на документ.
Чтобы получить и подписать электронные документы, потребитель заходил в ЛКК. Теперь он видел там акт приема-передачи электроэнергии и ссылку на счет-фактуру. По ссылке клиент открывал документ в Saby.
Все электронные документы в личном кабинете клиента в Saby
В скором времени поставщики теплоэнергии, газа, водных ресурсов и связи перешли на ЭДО и начали отправлять документы клиентам в электронном виде. Потребителю больше не нужно было ходить по кабинетам каждого поставщика. Мосэнергосбыт начал получать много обращений от потребителей с просьбами отправлять все документы в личный кабинет оператора.
Чтобы упростить работу своих потребителей, Мосэнергосбыт тоже решил отправлять весь пакет документов потребителя в Saby.
Это упростило взаимодействие информационной системы Мосэнергосбыта с Saby. В итоге схема работы получилась гораздо более простой.
Теперь специалисты Мосэнергосбыта из биллинговой системы компании по API выгружают документы в Saby. Документы подписываются и отправляются в личный кабинет потребителя.
Потребитель заходит в свой личный кабинет, где видит все документы от Мосэнергосбыта в xml-формате.
Автоматизация и упрощение работы с документами
Saby сам выбирает подписанта документов
По регламенту Мосэнергосбыта документы потребителя подписываются руководителем отделения, к которому потребитель относится. В Saby зарегистрировано 27 руководителей отделений в качестве подписантов с электронными подписями. Чтобы Saby выбрал для подписания верную подпись, в биллинге Мосэнергосбыта в каждом документе указан ответственный руководитель. Saby «видит» это значение и согласно ему ставит электронную визу.
Общая выгрузка электронных и печатных документов
Для части клиентов Мосэнергосбыт до сих пор готовит документы на бумаге. Документы на печать и на отправку в электронном виде формируются одновременно. Сотруднику Мосэнергосбыта не нужно выбирать, что кому отправить – каждому контрагенту, использующему ЭДО, присваивается признак «выгружать электронно». Сотрудник в биллинговой системе компании нажимает «выставить документы» для всех потребителей, а система самостоятельно отправляет часть документов на печать, часть – в Saby. Подписание и рассылку Saby делает автоматически.
Опыт Мосэнергосбыта по привлечению потребителей к ЭДО
Мосэнергосбыт стоял у истоков внедрения ЭДО. Поэтому для того, чтобы по максимуму привлечь своих потребителей к ЭДО, была разработана стратегия. Она включала в себя следующие шаги:
Личное общение с потребителем
Каждый куратор при встрече с клиентом в офисе знакомил его с ЭДО – рассказывал о преимуществах электронного документооборота, например, отсутствии необходимости в ежемесячных поездках в филиал, стоянии в очередях. Кроме того, электронные документы приходят своевременно, а затраты на документооборот в компании снижаются. Для того чтобы куратор мог ответить на все вопросы потребителя, он предварительно проходил специальное обучение по ЭДО.
Вся нужная информация об ЭДО на сайте Мосэнергосбыта
На сайте Мосэнергосбыта в разделе для юридических лиц размещен баннер, рассказывающий о наличии возможности по обмену электронными документами. Также на сайте создан раздел, который рассказывает обо всех преимуществах ЭДО и объясняет, что нужно сделать для обмена электронными документами, содержит все полезные ссылки.
Разработчик Saby, компания «Тензор», предоставила отдельную брендированную страницу входа для клиентов Мосэнергосбыта с обучающим видеороликом.
Упрощение подписания дополнительных соглашений на обмен электронными документами
Мосэнергосбыт обменивается электронными документами со своими потребителями только после подписания дополнительного соглашения. Клиент может скачать соглашение на сайте Мосэнергосбыта, подписать и принести его в клиентский офис. Но это опять потерянное время.
Данный процесс был оптимизирован. Технология подписания в Saby позволяет получателю заполнять определенные поля документа без редактирования основного его текста. Клиент получает бланк соглашения в личном кабинете Saby, там же его заполняет и подписывает. Поскольку это просто и быстро, подписание соглашения со стороны потребителя не заставляет себя долго ждать.
Результаты перехода на ЭДО
Благодаря ЭДО все меньше клиентов приезжает за бумажными документами. Ежемесячно 200 000 документов для 60 000 потребителей отправляются в Saby. Это сократило затраты времени и денег на печать документов, их подписание и подготовку к передаче потребителю. Архив документов тоже сократился – все электронные документы после отправки хранятся в электронном архиве, а не на полках бухгалтерии.
Поскольку клиент получает документы сразу после их выставления, оплату он производит быстрее – исключаются почти 10 дней, которые уходили на подготовку, доставку и получение бумаг.
Планы развития ЭДО
За 5 лет ЭДО в компании помог существенно упростить самую рутинную работу. Развитие технологий ЭДО дает новые возможности для еще более эффективной работы с потребителями. Одна из главных задач Мосэнергосбыта – увеличение доли клиентов, которые используют ЭДО, до 80%.
А для новых клиентов Компания планирует оптимизировать процесс заключения договора энергоснабжения еще на стадии технологического присоединения к сетям.
Такая ориентация на клиента – показатель современной и развивающейся компании.
