Интеграция с SAP для ЭДО с дистрибьюторами
Компания URSA стремится быть лидером на рынке. Поэтому к вопросу IT-технологий подходим серьезно. Например, мы взаимодействуем с дистрибьюторами через личный кабинет на нашем сайте: там клиенты оставляют заявки на материалы, видят заказы, отслеживают статус отгрузки, даты платежей, бонусы, остатки материалов и многое другое.
Содержание кейса:
Мотивация перехода на ЭДО
Одним из главных мотивационных моментов стала оптимизация работы отдела обслуживания клиентов, который отвечает у нас за первичную бухгалтерскую документацию. Мы хотели, чтобы отправка документов была быстрой и не отвлекала специалистов отдела от основных задач. Поскольку контрагенты находятся по всей стране, вопрос отправки и особенно возврата документов для нас стоял очень остро. Возврат подписанных документов – это один из показателей KPI отдела обслуживания.
Перешли на ЭДО, чтобы сократить сроки и стоимость доставки документов и оптимизировать работу сотрудников.
Мы сравнили расходы на отправку одного пакета документов (2 счет-фактуры и 2 ТОРГ-12) дистрибьюторам в бумажном и электронном виде.
Получилось, что наш сотрудник тратит в среднем 86 секунд на отправку пакета. Электронный документооборот сокращает это время до 5 секунд и одного клика мыши. Кроме того, ЭДО дешевле, даже если рассматривать сотрудничество с самым дорогим оператором.
Преимущества ЭДО для нас были очевидны: сокращение затрат на бумагу, почтовую отправку и хранение документов, экономия времени сотрудников. Помимо этого мы освободили офисное пространство от «гор» бумаги.
| Процесс | В бумажном виде (секундах) | В электронном виде (секундах) |
| Распечатка | 15 | 0 |
| Подписание | 27 | 0 |
| Отправка через провайдера | 0 | 0 |
| Занесение в реестр | 17 | 5 |
| Отправка конвертов | 12 | 0 |
| Получение документов и внесение в реестр | 15 | 5 |
| Итого | 86 | 0 |
Выбор оператора
Мы рассматривали 4-х провайдеров. Тензор оказался выгоднее всех, потому что:
1. Отправка документов в Saby тарифицируется не поштучно, а пакетом. То есть одновременная отправка ТОРГ-12 и счета-фактуры уже дает экономию в 2 раза по сравнению с другими операторами. Конечно, стоимость важна, но это не единственное преимущество Saby и Тензора.
2. Получение документов в Saby для всех наших дистрибьюторов бесплатное. Также они не платят за одну, первую, электронную подпись (ЭП) для утверждения документов. Мы, кстати, тоже получили бесплатную ЭП.
3. У Saby широкое покрытие роуминга. Мы можем отправлять документы из Saby всем клиентам, которые пользуются ЭДО у других операторов.
4. У нас учетная система SAP. Saby предлагает интеграцию с ней. При этом учитываются наши пожелания, поэтому условия интеграции довольно гибкие. Но об этом дальше отдельно.
Интеграция с SAP
SAP – иностранная учетная система. Когда мы начинали проект по ЭДО, наша версия SAP не поддерживала российское законодательство и xml-формат. По этой причине нужна была интеграция с Saby с выгрузкой документов из SAP, преобразованием их в xml-формат, принятый Минфином.
Мы выбрали готовый пакет интеграции SAP с Saby. На интеграцию и доработку всех форм ушло всего 3 месяца.
У нас было три варианта решения:
1. Рассмотреть стандартное решение SAP. Для этого обратились к нашей службе поддержки в Мадриде, объяснили им наше законодательство, историю с форматами. Но SAP все равно не смог покрыть все наши потребности в интеграции.
2. Разработать интеграцию через API самостоятельно. Отказались от этого варианта, так как затратно по времени и стоимости.
3. Использовать готовый пакет интеграции SAP с Saby, который предложил Тензор. Вариант максимально экономный и быстрый, так как специалисты Тензор знают и SAP, и Saby, и стандарты Минфина. Плюс решение Тензора легко ставится поверх SAP. Такая интеграция позволила нам потратить на все настройки и визуализации документов всего 3 месяца – в июне мы заключили договор о работе в Saby, а в сентябре уже отправляли документы.
Для выгрузки документов из SAP в Saby есть удобный интерфейс. В этом окне мы задаем лишь несколько полей, нажимаем на кнопку выгрузки, и документы выгружаются в интерфейс в SAP прямо пакетом. Причем у нас масса вариантов для выгрузки. Например, одному клиенту за период или для всех клиентов за какую-то дату. Если в SAP нас ничего не смущает, мы нажимаем на кнопку «выгрузить». Документы автоматически подтягиваются Saby из папки выгрузки и отправляются.
Как мы работаем с ЭДО
Внутри системы документы имеют стандартный формат файла, а снаружи Saby открывает их в привычном виде как на бумаге, даже наш логотип на бланке сохранен.
Работаем в Saby и храним ЭП мы в облаке. Это оказалось проще, так как облако не требует установки программы на компьютер каждому сотруднику, отправляющему документы. Для работы достаточно зайти под логином и паролем в личный кабинет на сайте Saby. В любой момент бухгалтерия или руководитель отдела могут проконтролировать работу по документам – Saby формирует отчет с датами и временем отправки документов, временем их получения и временем подписания клиентом. Тензор предложил нам настроить выгрузку этой информации в SAP, но для нас удобнее получать эти отчеты в Saby.
Мы перевели акт о предоставлении бонусов дистрибьюторам в электронный вид. Сейчас весь обмен документами с ними происходит в личном кабинете Saby.
За вполне стандартными ТОРГ-12 и счетом-фактурой мы перевели в электронный вид акт о предоставлении бонусов дистрибьюторам. Этот документ формируется у нас в SAP и имеет нестандартную форму, где мы указываем за что, кому и какую сумму начисляем. Очень быстро его визуализировали – сделали так, чтобы выгружался он в xml-формате, но в Saby при открытии выглядел так, как нужно нам, с правильными формулировками с точки зрения законодательства.
Результаты перехода
30% клиентов перешли на электронный документооборот с нами сразу же, в 2014 году. Тогда же мы добавили в договоры поставки с новыми дистрибьюторами пункт о возможности обмениваться документами электронно. Чтобы не перезаключать договоры с теми, кто уже работал с нами, заключили дополнительные соглашения. Сейчас наши документы утверждает 83% дистрибьюторов. Но мы нацелены на все 100%. Для этого ведем переговоры с руководителями компаний, так как именно они, а не бухгалтерия, в первую очередь заинтересованы в быстром и дешевом обмене документами.
