Электронный документооборот в ритейле и общепите
Оставить заявку
Магазины и рестораны ежедневно работают с большим количеством поставок. Кладовщики вручную обрабатывают пачки документов с десятками наименований товаров. Это чревато ошибками и неточностями, а кроме того занимает много времени. Крупные организации имеют разветвленную розничную сеть. У них к складским документам прибавляется внушительный документооборот по кадрам, кассовым операциям, обслуживанию точек.
СБИС обеспечивает:
- своевременные и точные поставки с контролем на всех этапах выполнения
- ускорение приемки за счет формализации и автоматической загрузки документов
- упорядоченную работу с кассовыми документами в розничных точках
- кадровый учет и управление персоналом по всей сети с минимальными трудозатратами
Как организовать закупки в СБИС?
Мы делаем процесс закупок быстрее и удобнее. Поставщик загружает в СБИС прайс-листы и информацию по товарам. Прайсов много, поэтому СБИС соберет их в единый каталог, сравнит цены и выберет для вас лучшие.
Вы можете оформить заказ по каталогу в СБИС или в своей учетной системе. СБИС проверяет, совпадают ли цены и сроки с условиями договора, после чего передает заказ в информационную систему поставщика. Автоматическая загрузка исключает ошибки и задержки.
При отгрузке на бумаге печатается только транспортная накладная, а ТОРГ-12 и счет-фактура передаются через СБИС в электронном виде. Они оказываются в магазине даже раньше, чем груз. Благодаря этому приемка товара проходит быстрее.
Данные ТОРГ-12 из СБИС автоматически выгружаются в учетную систему магазина и привязываются к конкретному заказу. В случае расхождений с ним СБИС сам сформирует ТОРГ-2 и отправит поставщику.
Закупки в СБИС для сетей
Стандартная схема усложняется, если у вас больше одной розничной точки. У сетевых магазинов и ресторанов закупки могут быть централизованными и децентрализованными. СБИС поддерживает оба варианта.
Централизованные закупки
При централизованных закупках по стандартной схеме документами обмениваются поставщик и центральный офис ритейлера. Все то же самое: заказ, подтверждение, приемка. Далее с общего склада товар разъезжается по торговым точкам.
Одновременно через СБИС из центрального офиса уходят электронные документы по внутреннему перемещению ТОРГ-13 и сопроводительные документы по отгрузке. Точки принимают товар и подписывают накладные электронной подписью.
Децентрализованные закупки
Децентрализованная система отличается тем, что поставки товара идут напрямую в розничные точки. Автоматическая маршрутизация СБИС помогает не перепутать документы и разослать их нужным точкам продаж.
Для подтверждения поставки сотрудники на местах ставят на документах в СБИС свою визу и пересылают их в центральный офис. Там бухгалтер проверяет их, подписывает электронной подписью и отправляет назад поставщику.
Чем еще СБИС полезен ритейлу и общепиту
Оператор фискальных данных
Оператор фискальных данных
СБИС ОФД собирает и передает фискальные данные из всех ваших касс в налоговую. Через него вы можете контролировать каждую точку продаж в реальном времени. Проверяйте время открытия и закрытия, формируйте отчеты по продажам, определяйте популярные и непопулярные товары.
Электронные кассовые документы
Электронные кассовые документы
В конце смены СБИС поможет сотруднику магазина или ресторана сформировать комплект электронных кассовых документов (ПКО, РКО, КМ-6 и КМ-7). Бухгалтер в центральном офисе получает их и сверяет данные с ОФД. Если что-то не сошлось и нужно задать вопросы, прямо в СБИС бухгалтер сделает видеозвонок менеджеру торговой точки.
Сбор и согласование документов по некоммерческим закупкам
СБИС соберет счета и акты по коммунальным, клининговым и транспортным услугам со всех поставщиков каждой торговой точки. Руководитель магазина или ресторана согласует документы, а затем их подписывает бухгалтер центрального офиса. Если у него возникнут вопросы, он сможет обсудить их с контрагентом и сотрудником точки продаж прямо в СБИС в специальном чате к документу.
Кадровые документы
Нанимать кадровика для каждой торговой точки дорого, а передавать все бумаги на обработку в общий отдел кадров хлопотно. В СБИС уже есть стандартные формы документов – приказ на отпуск, перевод, больничный и другие. Сотрудник заполняет их, следуя подсказкам, а кадровикам центрального офиса останется только проверить данные. Кроме этого СБИС поможет разослать приказы по филиалам, собрать подписи, проинформировать сотрудников об изменениях в графике, предоставить всем расчетные листы.
Единый каталог СБИС Маркет
Единый каталог СБИС Маркет
СБИС для ритейла – не только система документооборота, но еще и агрегатор прайсов по закупкам. Мы собираем все предложения поставщиков, а вы выбираете лучшие. СБИС сравнивает с каталогом ваши действующие закупочные цены и показывает, по каким позициям есть более выгодные варианты. По этому же каталогу вы оформляете заказы. Укажите необходимые товары и их количество, а СБИС сам распределит заявки между поставщиками.
На основе прайсов поставщиков вы можете создать в СБИС свой каталог товаров с фотографиями, описанием. Все изменения в характеристиках товара из СБИС будут автоматически отображаться в вашем интернет-магазине.
Синхронизация номенклатуры
В чем разница между «соусом томатным чили» и «кетчупом с перцем чили», и есть ли она вообще? Подобными вопросами задаются кладовщики, часами сверяя номенклатуру при приемке товара. СБИС синхронизирует вашу номенклатуру и номенклатуру поставщика. Достаточно один раз указать соответствие между позициями, чтобы в дальнейшем данные автоматически загружались в учетную систему. Никакой ручной сверки документов и ошибок ввода.
Синхронизация номенклатуры
В СБИС уже работают
Ежедневно в рестораны Бургер Кинг во всем мире приходит более 12 млн. посетителей.
Бургер Кинг в России - это:
6 лет непрерывного роста и успеха
почти 400 ресторанов
более 10 000 сотрудников
почти 400 ресторанов
более 10 000 сотрудников
Через СБИС за полгода обработано более 600 000 документов.
Оформление кассовых документов через СБИС стало для нас настоящей находкой, сократив наши расходы и трудозатраты. В электронном архиве СБИС легко найти нужный отчет, приходный ордер или заверенный скан Z-отчета.Ежедневно в СБИС оформляются и подписываются более 3 000 кассовых документов. Кассовая группа оперативно проверяет корректность их заполнения и в течение дня поправляет неточности.Электронные кассовые документы в СБИС синхронизированы с нашей учетной системой, что исключает ошибки при формировании документов и минимизирует наши риски.
Степина Елена
Заместитель финансового директора по отчетности и МСФО
Оставить заявку