ЭДО с маркетплейсами: как обмениваться документами с Ozon, Wildberries и Яндекс Маркетом

Елена Загребова

эксперт по автоматизации документооборота

Как и любой бизнес, торговля на маркетплейсах не обходится без работы с документами. Селлеры и маркеты заинтересованы в том, чтобы закрывать продажи быстро и без ошибок в расчетах. На сегодня единственный инструмент, который закрывает эти потребности, — электронный документооборот. На него перешли уже все популярные площадки, в частности Ozon и Wildberries, которые совместно охватывают 80% рынка онлайн‑маркетов.

В статье расскажем, почему обязательный ЭДО для селлеров — не маркетинговая уловка, а реальность сегодняшнего дня.

Что вы узнаете

• Какими способами можно вести документооборот с маркетами
• Как работает ЭДО с маркетплейсами
• Каким селлерам обязательно подключать ЭДО
• Какие документы можно отправлять по ЭДО
• Как подключить ЭДО для маркетплейсов за 3 шага
• По каким критериям выбирать оператора ЭДО
• Как ЭДО избавляет селлеров от рутины

Как маркетплейсы и селлеры обмениваются документами

Будни селлеров — не только онлайн‑работа с заказами, поиск новых путей продвижения, анализ спроса и общение с покупателями. Им приходится получать и отправлять товары, оформлять возвраты и претензии, работать с отчетами и налогами. Такие операции обязательно сопровождаются обменом документами с поставщиками, транспортными компаниями, госорганами и, конечно же, с маркетплейсами.

Вести документооборот с маркетами можно тремя способами, расскажем про каждый.

• ➡️ Бумага по почте. Привычно, но трудоемко: документы приходится печатать, вручную подписывать и отправлять письмом или курьером. После этого — ждать ответа, тоже в бумажном виде. Если после отправки обнаружится, что письмо затерялось или в нем была ошибка, начинать придется заново.

  Некоторые маркетплейсы поддерживают, но все же не рекомендуют бумажный обмен документами.

• ➡️ Электронная почта или личный кабинет на маркетплейсе. Через них маркеты выгружают документы в формате Excel или PDF. Чтобы селлеру передать их дальше — например, в налоговую, — нужна подпись, иначе документы не будут иметь юридической силы. Есть два варианта:

  • Распечатать, подписать от руки и отправить на бумаге — как в предыдущем способе.
  • Воспользоваться электронной подписью и прикрепить протокол проверки через специальную программу — тогда получившийся файл можно отправить по электронной почте.

  Так, по электронке и через личный кабинет удобно получать копии актов и отчетов от маркетплейсов. Но для полноценного юридически значимого обмена этот способ не подойдет.

  А еще некоторые документы нужно формировать в определенном XML‑формате и отправлять только по каналам электронного документооборота. Например, УПД, счета‑фактуры и их корректировочные формы. Такие файлы нельзя подписать в сторонней программе или отправить электронным письмом.

• ➡️ Электронный документооборот, или кратко ЭДО. Маркетплейсы и селлеры обмениваются документами в цифровом виде. Юридическую силу такому обмену дает электронная подпись. Для отправки файла не нужно ничего скачивать, печатать и заполнять вручную — операции с документом происходят в специальной системе. Этот способ обмена поддерживают и рекомендуют все крупные маркетплейсы.

  	Бумагой по почте	Личный кабинет	Email	ЭДО
  Ozon	❌	✔️	❌	✔️
  Wildberries	❌	✔️	❌	✔️
  Яндекс Маркет	✔️	❌	✔️	✔️
  Авито	✔️	✔️	✔️	✔️
  Мегамаркет	По почте селлеры могут только отправлять документы Мегамаркету, получить исходники от площадки не получится.✔️	✔️	❌	✔️

Что такое ЭДО для маркетплейсов

Электронный документооборот — это быстрый и безопасный способ обмениваться документами. Селлер работает в цифровой системе: получает документы от своих партнеров и маркетплейсов, создает файлы по готовым шаблонам и тут же подписывает их одним щелчком мыши. Копии всех документов программа сохраняет в виртуальный архив, где их легко найти по поиску.

Чтобы вести электронный обмен, нужно подключиться к оператору ЭДО. Его задача — обеспечить бесперебойную связь между селлером и маркетплейсом.

Продавец и площадка отправляют друг другу документы, а оператор проверяет, что обмен проходит корректно

Файлы отправляются за секунду, а селлер всегда в курсе, на каком этапе находится документ, — отслеживать его передвижение можно по онлайн‑статусам. Не нужно обновлять вкладку с личным кабинетом на маркете или бояться, что письмо попадет в спам.

Заполнять документы просто: система подскажет, если какие‑то поля пропущены или не соответствуют исходным данным. Если же селлер найдет ошибку в файле, его можно отклонить и вернуть на доработку, указав причину. Так же может сделать маркет, если селлер что‑то заполнил не так.

ЭДО — это удобно, однако в определенных случаях это не право, а обязанность селлера, и без него вести продажи на площадках запрещено.

Какие селлеры обязаны подключить ЭДО

Даже если маркетплейс поддерживает обмен на бумаге или по электронной почте, некоторым селлерам все же необходимо подключить электронный документооборот. Причем такие правила диктуют не только площадки, но и закон. Проверьте, относитесь ли вы хотя бы к одной из категорий:

Продавцам одежды и обуви без ЭДО никак

Какие документы можно отправлять по ЭДО

В электронном виде можно обмениваться теми же документами, что и на бумаге. Они создаются за один клик — готовые шаблоны уже есть в системе и соответствуют утвержденному формату. Это удобно, ведь для работы с маркетплейсами могут потребоваться самые разные документы в зависимости от ситуации. Например:

• Транспортные накладные. Понадобятся, если нужно вернуть бракованные товары и излишки со склада маркетплейса.
• Акты. В них маркеты сообщают, какие услуги они оказали и сколько это стоило. Например, в актах отражаются приемка, хранение, доставка и возврат заказов, прием платежей, реклама.
• Отчет комиссионера. Маркетплейс отчитывается, сколько товаров и на какую сумму было продано, а селлер использует документ для бухучета.
• УПД и счета‑фактуры. Без них нельзя торговать маркированными и прослеживаемыми товарами.
• Любые другие документы, которые нужны для бизнеса. Договоры, отчеты, чеки, документы на товар или бренд.

Электронный документооборот ускоряет любые бизнес‑коммуникации

Как подключить ЭДО для маркетплейсов

Чтобы начать работу с ЭДО, достаточно выполнить три шага:

1. 1. Выберите оператора ЭДО. Он подключит систему и поможет ее освоить. На какие критерии опираться при выборе оператора, расскажем дальше.

2. 2. Получите электронную подпись. Для полноценного функционала ЭДО понадобится усиленная квалифицированная подпись, ее также называют УКЭП или просто КЭП. Получить такую подпись можно у оператора ЭДО. Если УКЭП уже есть, оформлять новую не нужно.

3. 3. Проверьте, есть ли маркетплейс в списке ваших контрагентов в сервисе ЭДО. Если да — можно начинать обмениваться документами. Если нет, нужно отправить площадке приглашение на электронный обмен. Когда она примет запрос, селлер получит уведомление.

Как выбрать оператора ЭДО

Работа с документами должна быть быстрой и бесперебойной, поэтому к выбору оператора стоит подойти ответственно. Чтобы точно подключиться к одному и навсегда, опирайтесь на критерии ниже.

• ☑️ Входит в реестр ФНС. Это первое и самое важное условие. Иначе обмениваться электронными документами не получится — такой оператор не будет соответствовать требованиям законодательства.
• ☑️ Входит в реестр операторов маркировки. Список маркированных товаров постоянно расширяется, поэтому лучше заранее выбрать оператора, который соответствует требованиям «Честного знака». Так, Saby напомнит отсканировать коды маркировки перед отгрузкой товаров на маркетплейс и сам отправит их в систему мониторинга после реализации.
• ☑️ Есть роуминг. Эта технология позволяет свободно обмениваться документами с маркетплейсами, поставщиками, перевозчиками и другими контрагентами селлера, даже если они подключены к разным операторам ЭДО. В Saby роуминг настроен с крупными российскими и даже белорусскими операторами. Подробнее о том, как это работает, рассказали в другой статье.
• ☑️ Предлагает интеграцию с учетными системами. Бывает, что селлер уже работает в учетной или складской программе, отказываться от привычных процессов и переходить в новое пространство не хочет. И не придется, если у оператора есть интеграция. Так, Saby встроится в 1С, SAP, Directum и любые другие системы, а селлер сможет работать как обычно, но с полноценным функционалом ЭДО.
• ☑️ Есть техподдержка. В ходе работы селлеру может понадобиться помощь: от вопросов по функционалу программы до решения нестандартных ситуаций непосредственно с маркетами. Без консультаций экспертов будет трудно. Бесплатная поддержка Saby работает круглосуточно, а специалисты находят оптимальное решение для любого случая и на любом этапе — даже после внедрения ЭДО.
• ☑️ Поддерживает решения для смартфонов и планшетов. Не всегда есть возможность оперативно открыть документ на компьютере или ноутбуке — особенно вне дома или офиса. В мобильном приложении Saby работать с документами можно из любой точки, в любое время и с тем же функционалом. В нем же можно настроить мобильную электронную подпись.
• ☑️ Есть отзывы реальных клиентов. Никто не скажет о продукте лучше, чем его пользователи. Команда Saby открыто делится обратной связью от клиентов, а реальные отзывы собирает на отдельной странице.

Почему не стоит откладывать ЭДО

Маркетплейсы постоянно вводят новые правила, их решения зависят не только от внутренних процессов, но и указов правительства. Так, все больше отраслей участвует в экспериментах по внедрению электронного документооборота, и со временем он неизбежно станет обязательным для всех. Лучше подготовиться заранее — тем более что ЭДО не нагрузит селлера новой рутиной, а, наоборот, избавит от многих забот. И вот почему:

• 🏋🏻 Предупрежден — значит вооружен. Если всеобщий обязательный ЭДО еще не наступил, это не значит, что о нем не стоит думать. Список маркированных товаров постоянно расширяется, без ЭДО торговать ими не получится, ведь площадки просто откажут в приемке. Чтобы это не стало неожиданностью, стоит внедрить систему заранее.
• 🍃 Удобство и практичность. Электронные документы не нужно печатать и физически хранить, а на их отправку и получение не придется тратить время. Также ЭДО снимает вопрос контроля, ведь статус документа всегда покажет, дошел он до получателя или вернулся селлеру на уточнение.
• 🏆 Наравне с крупными игроками. Как правило, производители, поставщики и партнеры, которые уже перешли на ЭДО, больше не хотят вести процессы на бумаге. Поэтому селлеры, которые хотят взаимодействовать с лидерами рынка и не отставать от конкурентов, должны забыть о бумажном обмене и фразах вроде «Я вам скан в Вотсапе отправлю, ничего?». При этом все участники могут работать через разных операторов и все равно совершать сделки в один клик — благодаря роумингу.
• 🤖 Первый шаг к автоматизации работы с маркетплейсами. Селлерам нужно следить за работой магазина и контролировать поставки. Если работать с документами в одной программе, обрабатывать заказы в личном кабинете маркетплейса, а общаться с партнерами в стороннем приложении, можно утонуть в рутине. В Saby есть не только удобная система ЭДО, но и полноценная автоматизация бизнеса на Ozon, Wildberries, Яндекс Маркете и Авито. Все задачи селлер организует в едином рабочем пространстве, в нем же получает уведомления о заказах, следит за товарными остатками и редактирует карточки.

Обзор всех инструментов, которые облегчают жизнь селлера, смотрите в гайде «Как автоматизировать продажи на маркетплейсах».