Автоматизация командировок

Мы часто ездим в командировки по служебной необходимости, можем посетить 3-4 точки за раз. В Saby можно проставить эти точки в одной командировке или удалить ее, если отменилась. В дороге работаем в мобильном приложении: так удобно согласовывать и подписывать документы.

Мы подписывали документы на бумаге и хранили в папках. Это было неудобно, ведь сотрудники разбросаны по разным уголкам России, а некоторые ездят за рубеж. В пандемию работали удаленно, многие на удаленке и остались. Нам нужно было ускорить документооборот и обеспечить сохранность файлов. Коллега посоветовал Saby. Работаем в нем уже полгода. Теперь запрашиваем справки и подаем заявления в системе.

Наши сотрудники рассредоточены по стране, поэтому подписание любых внутренних документов было для нас проблемой. Теперь мы выдали работникам электронные подписи и большую часть документов оформляем и подписываем в Saby: отпуска, командировки, авансовые отчеты. Все это сотрудники создают сами в своем личном кабинете.

В командировки ездят менеджеры по продажам, медицинские консультанты и руководители: за 10 месяцев было 747 выездов. В основном — по России. Иногда выезжаем за границу на международные оптические выставки. За одну командировку можем посетить несколько точек. Например, менеджер выезжал в Пермь и Ижевск — там у клиента сеть клиник. В Saby все точки проставляем в одном документе.

Наши сотрудники часто ездят в командировки. Раньше для согласований использовали Excel, e-mail и почту. Оформление одного приказа длилось неделями и занимало больше времени, чем сама поездка. Теперь все проходит за 1 день. Saby сам вычисляет согласующих руководителей, и документ быстро идет по готовому маршруту. Сотрудники подписывают его электронными подписями.

В Saby я принимаю на работу, оформляю командировки и больничные. Наши сотрудники работают из разных городов, но для меня это не проблема. Завожу документ приема, загружаю фотографии паспорта, которые сотрудник делает на свой телефон. Saby распознает данные и подгружает в карточку. Остается только назначить должность и график работы. Из карточки сотрудника я сразу сдаю отчет СЗВ-ТД.

Сотрудники организации достаточно часто ездят в командировки по регионам. У одного менеджера может быть до 15 точек на маршруте за период командировки. В программе Saby сотрудники сами создают командировку, прописывают маршрут со всеми адресами, суточные и стоимость проживания в гостинице. Остается только распечатать приказ.