Перевели кадровый учет по 2 000 сотрудникам университета в Saby Staff: кейс ГУАП

Старт цифровизации: от бумаги и разрозненных систем к Saby

Санкт-Петербургский государственный университет аэрокосмического приборостроения (ГУАП) — крупный многопрофильный вуз с четырьмя образовательными корпусами и более чем 2 000 сотрудников.

Кадровый учет в госучреждении специфичный:

📍 У преподавателей сокращенная рабочая неделя — 36 часов и удлиненный отпуск — 56 дней. Они работают на нескольких кафедрах и совмещают несколько должностей.

📍 Каждый учебный год сопровождается массовыми кадровыми изменениями. В начале года оформляется 200 новых сотрудников, а в конце происходит сопоставимое количество увольнений. Это значительный объем бумажной работы.

📍 Согласно Трудовому кодексу, договоры с преподавательским составом носят срочный характер. Это требует от кадровой службы постоянного контроля сроков и внимательной работы с документами.

📍 К качеству данных в документах предъявляются высокие требования — в том числе для успешной сдачи отчетности в Росстат и Минобрнауки.

Как было до автоматизации:

• разрозненные программы для бухгалтерии, штатного расписания и кадрового учета;
• самостоятельно разработанная система кадрового учета для хранения данных;
• приказы формировались вручную в Microsoft Word, а трудовые договоры и дополнительные соглашения заполнялись на бумажных бланках.

✅ В ГУАП приняли решение перевести кадровый учет в Saby Staff.

КЭДО для университетов: управляйте нагрузкой 2 000 сотрудников, сдавайте отчетность в Минобрнауки и оформляйте командировки в Saby Staff

Внедрить

Внедрить

Внедрили блок «Условия расчета» для контроля нагрузки преподавателей

Одна из ключевых особенностей кадрового учета в вузе — совмещение должностей. У большинства преподавателей их несколько, поэтому важно видеть полную картину занятости каждого сотрудника. Для решения этой задачи в Saby реализовали блок «Условия расчета».

Блок позволяет кадровым специалистам быстро оценить загрузку сотрудника и принять решение о возможности назначения дополнительной ставки.

Блок «Условия расчета» в системе Saby Staff

Дополнительно здесь отображаются сроки окончания трудовых договоров. Благодаря этому кадровая служба может своевременно объявлять конкурс на вакантные позиции и планировать кадровые процедуры.

Автоматизировали сбор данных для отчетности в Минобрнауки

У учебных заведений есть свои специфические отчеты, например, для Минобрнауки. Данные направляются в госорган как по всему преподавательскому составу, так и по каждому сотруднику отдельно.

Для автоматического сбора данных специалисты Saby реализовали функцию группировки сотрудников по подразделениям и должностям. После формирования выборки система рассчитывает ключевые показатели. Например, по количеству преподавателей в каждой возрастной группе.

Автоматическая группировка сотрудников вуза по возрастной группе

Техническое решение упростило подготовку данных для формы федерального статистического наблюдения (ВПО‑1). Это статистический отчет, который предоставляют юридические лица, осуществляющие образовательную деятельность. В отчете учитываются сведения о персонале: численность преподавателей, их статус и стаж.

Снизили нагрузку на кадровый отдел

Ранее любое кадровое действие — прием, перевод или увольнение — оформлялось и согласовывалось на бумаге. Это могло занимать до одной рабочей недели. В течение этого времени ответственный специалист лично взаимодействовал с сотрудниками для контроля процесса подписания.

Бумажный формат трудоустройства был неудобный и для кандидатов: для оформления на работу требовалось лично посещать кадровую службу до трех раз. В результате кадровые процедуры занимали много времени и создавали дополнительную нагрузку на всех участников процесса.

Сейчас работа с документами переведена в цифровой формат, а согласование и подписание занимают в среднем один рабочий день.

Как это работает:

• При приеме сотрудника руководитель подразделения создает задачу в Saby, указывает необходимые данные (контакты, ученую степень, наличие допуска к гостайне) и запускает маршрут согласования. При необходимости он может самостоятельно распечатать бланки инструктажей и направление на медицинский осмотр — без обращения в кадровую службу, как это было ранее.
• После прохождения всех этапов согласования сотрудник приходит в отдел кадров в назначенное время для подписания трудового договора. Кадровый специалист фиксирует кадровое действие в системе, после чего автоматически формируется комплект документов и направляется по утвержденному регламенту.

Система также поддерживает другие кадровые процессы:

• перевод на другую должность;
• присвоение ученой степени или звания;
• перераспределение нагрузки;
• изменение счета затрат.

Если сотрудник самостоятельно инициирует перевод или увольнение, он может сделать это через Saby. Это особенно актуально в период подготовки к началу учебного года — процессы можно запускать заранее, в том числе в летний период. При заполнении данных система автоматически формирует все необходимые печатные формы документов.

Оцифровали командировки

Командировки пользуются высоким спросом среди сотрудников ГУАП. Ежегодно преподаватели совершают более 200 поездок на конференции и другие мероприятия.

Теперь оформление командировок происходит в системе онлайн из любого места. Сотрудник:

• выбирает даты в календаре;
• указывает город;
• прикладывает документ-основание, например приглашение, утвержденное ректором.

После этого система автоматически направляет заявку по маршруту согласования. Финальный этап — оформление приказа кадровой службой.

Переход к цифровому формату упростил процесс и сделал его более доступным для сотрудников — без необходимости перемещаться между корпусами университета.

Организовали работу с табелями сотрудников

В вузе за учет рабочего времени и формирование табелей отвечает отдельный специалист. Ранее ему было сложно отслеживать занятость преподавателей, которые ведут занятия в разных корпусах.

Дополнительные сложности возникали из‑за ограниченного доступа к кадровым приказам и большого количества совмещений. В результате табельщики не всегда своевременно получали информацию о командировках, больничных и отпусках, что приводило к постоянным корректировкам табелей.

В Saby Staff табель фиксирует совмещения и должности, отпуска, больничные и другие кадровые документы

Внедрение табелей в ГУАП повысило точность учета рабочего времени и снизить количество ручных исправлений.

Вышли за рамки кадрового учета

В рамках проекта также автоматизировали документооборот с контрагентами — организациями, которые принимают студентов на практику.

Для этого:

• настроен регламент согласования договоров;
• разработан шаблон печатной формы;
• автоматизирован маршрут согласования между службами и проректорами.

После прохождения всех этапов согласования документ направляется контрагенту через систему электронного документооборота для дальнейшей работы со студентами.

Через Saby Staff учебное заведение и компании легко подписывают договоры на практику по ЭДО

✅ Следующий шаг цифровизации в ГУАП — завершить переход от частичной автоматизации к единой цифровой среде работы с персоналом на базе Saby Staff.

Что говорят в университете

Юлия Трифонова, начальник управления цифрового развития ГУАП

Юлия Трифонова, начальник управления цифрового развития ГУАП

На наш взгляд, сильным драйвером внедрения Saby в университете стал процесс командировок. Сейчас любой сотрудник может из любого корпуса в онлайн‑формате подать заявку на командирование. Больше не нужно перемещаться между корпусами вуза.

Анна Канашева, начальник отдела проектирования бизнес‑процессов ГУАП

Анна Канашева, начальник отдела проектирования бизнес‑процессов ГУАП

С Saby прием на работу стал намного быстрее и проще. Теперь руководитель подразделения заводит задачу в системе и запускает процесс на согласование. Также мы оцифровали переводы сотрудников любого формата. Сейчас этот процесс занимает до 1 дня вместо недели.