Формы транспортной накладной: сравниваем бумажную и электронную
Транспортную накладную составляют как на бумаге, так и в электронном виде. В статье расскажем, как заполняют, хранят и проверяют документ в зависимости от формы, а также ответим на частый вопрос: можно ли в рамках одной перевозки составить и бумажную накладную, и ЭТрН.
Вы узнаете
Формы транспортной накладной
Если перевозку груза на автомобиле осуществляет сторонняя транспортная компания, понадобится транспортная накладная. С 2022 года ее можно формировать не только в печатном, но и в электронном виде. Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — полный цифровой аналог бумажной.
Пока компании и ИП могут выбирать, как оформлять накладную: на бумаге или в электронном виде. Однако планируется, что переход на ЭТрН станет обязательным.
📄 Товарно‑транспортная накладная (ТТН) и транспортная накладная — это одно и то же?
Нет, это разные документы. Обе накладных используют в логистике для оформления грузоперевозок, но они отличаются по назначению и содержанию.
Транспортная накладная подтверждает факт перевозки и не имеет товарной части, в то время как ТТН содержит данные и о перевозке, и о перевозимом грузе.
Кроме того, с 2013 года ТТН обязательна только при перевозке алкоголя и спиртосодержащей продукции — накладная подтверждает, что такую продукцию перевозят законно. В остальных случаях ТТН не нужна.
Если алкоголь перевозят на автомобиле, дополнительно оформляют и транспортную накладную.
📌 Подробнее о том, что еще нужно учесть при транспортировке алкоголя, рассказываем в другой статье.
В чем разница между бумажной накладной и электронной
Оба варианта предусмотрены Постановлением Правительства РФ № 2200. Утвержденную форму бумажной накладной можно найти в приложении 4, а правила ее заполнения — в разделе IX. Формат электронной накладной утвержден Приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065.
Дальше разберем разницу в формах документа по пунктам.
Из чего состоит
📋 В бумажной транспортной накладной 12 разделов. Некоторые из них содержат отметки «при необходимости» и «при наличии», такие разделы заполнять не обязательно. В пустых ячейках ставят прочерк.
К необязательным относятся:
- раздел 4 — Сопроводительные документы на груз;
- раздел 9 — Переадресовка;
- раздел 11 — Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков;
- раздел 12 — Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях.
Пример заполненной бумажной накладной — справа.
🖥️ ЭТрН состоит из титулов — электронных файлов в формате XML. Титулы заполняют после окончания соответствующего этапа перевозки. Каждому файлу в рамках перевозки присваивается уникальный идентификатор. Из титулов с идентичным идентификатором формируется одна электронная накладная.
Всего есть 9 титулов: 4 обязательных и 5 дополнительных, подробнее о них расскажем дальше.
Кто составляет
📋🖥️ Вне зависимости от формы накладной ее могут создать грузоотправитель, экспедитор или сотрудник склада ответственного хранения. Но подписывать документ должно лицо, которое осуществляет погрузку. По стандартному сценарию дальше накладную заполняют и подписывают водитель, грузополучатель и снова водитель — каждый на своем этапе.
Как заполнять
Порядок заполнения бумажной и электронной накладной от одного участника перевозки к другому аналогичен. Схема стандартной перевозки выглядит так:
Однако у бумажной и цифровой форм есть свои особенности оформления. Разберемся, какие различия возникают при заполнении документа.
| 🚚 Этап перевозки | 🙋🏻♀️ Кто подписывает накладную | 📋 Бумажная накладная | 🖥️ Электронная накладная |
|---|---|---|---|
| Отправка груза | Лицо, осуществляющее погрузку | Создает три экземпляра — по одному для каждой из сторон. Заполняет основные сведения о перевозке:
В разделе 8 заполняет данные о погрузке и в левой части ставит свою подпись. Затем передает груз и три документа водителю | Создает ЭТрН и заполняет титул 1 (погрузка), где отражает основные данные о перевозке:
Затем передает груз водителю и подписывает титул электронной подписью — УКЭП или УНЭП ГК |
| Получение груза | Перевозчик | Заполняет сведения о перевозчике и транспортном средстве — разделы 6 и 7. Водитель проверяет груз и при необходимости оставляет оговорки и замечания в разделе 8. Затем в правой части раздела 8 ставит свою подпись. Дальше он забирает три экземпляра с собой и везет товар грузополучателю | Формирует титул 2 (получение груза). Водитель получает груз, проверяет данные из титула 1 и, если нужно, оставляет оговорки и замечания. Затем он фиксирует получение груза, подписывает титул 2 электронной подписью и везет товар грузополучателю |
| Получение груза | Грузополучатель | Получает груз от водителя и подтверждает приемку, заполняя раздел 10 в присутствии водителя, а именно:
Затем он ставит свою подпись в левой части | Получает груз от водителя, создает титул 3 (приемка), где указывает:
Затем он подтверждает получение груза своей электронной подписью |
| Выдача груза | Перевозчик | Водитель проверяет груз и при необходимости оставляет оговорки и замечания в разделе 10. Затем он ставит свою подпись в правой части раздела 10. Один экземпляр оставляет грузополучателю, два остальных увозит с собой, чтобы вернуть их грузоотправителю и компании-перевозчику | Формирует титул 4 (выдача груза). Водитель проверяет груз и, если нужно, оставляет оговорки и замечания. Затем он отмечает выдачу груза в приложении, подписывает титул 4 электронной подписью. Документооборот на этом завершается: ЭТрН со всеми подписями есть у каждого участника перевозки |
✍🏻 Все три стороны могут оставить отметки о нарушениях на своем этапе перевозки, если возникли проблемы: обнаружили недостачу, повредили груз, товар не соответствует характеристикам и т. д. В бумажной накладной такие отметки оставляют в разделе 11, а в ЭТрН каждая из сторон отражает их в своем титуле, при необходимости прикладывают фото.
В зависимости от условий и событий перевозки возникают нюансы в оформлении накладной. В таблице разберем нестандартные ситуации, которые возникают при доставке.
| 🎬 Сценарий | 📋 Бумажная накладная | 🖥️ Электронная накладная |
|---|---|---|
| Накладную используют в качестве первичного документа для подтверждения расходов | Во всех экземплярах заполняют раздел 12 в процессе доставки товара:
| Формируют титулы финансового состояния:
Также в титулах заполняют реквизиты договора на право оформления титулов. Оба титула создают и подписывают после доставки товара |
| Смена грузополучателя или адреса доставки | Водитель заполняет раздел 9 на основании сведений от грузоотправителя. В разделе указывают:
| Формируют два титула:
Как и в бумажной версии, в титулах указывают:
|
| Смена водителя или автомобиля | Перевозчик отражает изменения в двух разделах:
| Перевозчик формирует титул 8 (замена водителя, транспортного средства или прицепа). В нем указывают:
|
| Экспедитор везет сборный груз | В разделе 1 можно указать всех заказчиков, товар которых везет грузоотправитель | В титуле 1 система позволяет указать только одного заказчика |
📌 Подробнее о том, как заполнять ЭТрН при разных сценариях перевозки, рассказали в гайде о титулах.
🔔 Уведомление о переадресовке в один клик
ФНС пока не утвердила формат титула 9, но он есть в правилах обмена ЭТрН и уже реализован в Saby. Сообщайте о смене получателя или адреса доставки, не отвлекаясь на мессенджеры и звонки.
Как хранить
📋 Бумажные накладные хранят не меньше пяти лет, если их используют в качестве первичного документа для подтверждения расходов в бухучете. Документы лежат в архиве — для этого выделяют отдельное помещение в офисе или передают архив на хранение другим организациям.
🖥️ ЭТрН хранятся в электронном архиве оператора бессрочно — пока действителен аккаунт в системе. Электронные накладные не нужно печатать и легко найти в любой момент.
Как исправить
Ошибки в бумажной накладной можно исправить от руки, а порядок исправления ЭТрН зависит от двух факторов: в каком титуле недочеты и успели ли его подписать.
📌 Подробнее о том, как вносить правки в накладную, можно ли ее аннулировать и какие данные исправлять нельзя, рассказали в другой статье.
Как проверяют транспортную накладную
🕵🏻♂️ ФНС. Если у налоговой возникли вопросы по грузоперевозке, она может потребовать накладную для проверки. В таком случае нужно подготовить копии или оригиналы с сопроводительным письмом‑описью.
Если организация использует электронные перевозочные документы, ФНС сама получит все необходимые сведения через ГИС ЭПД. Налоговая может запросить пояснения — ответить на них можно по ЭДО, подписав документы электронной подписью.
📌 Если бумажную накладную потеряли или заполнили неправильно, расходы подтверждают другими документами: договором перевозки, ТТН, счетом-фактурой или платежными документами (п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 26.06.2018 № 26, письма Минфина РФ от 08.09.2021 № 03‑03‑06/1/72593, ФНС РФ от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@, от 20.02.2021 № СД-3-3/1280@). А если нужно доказать другие факты — например, что товар потеряли или повредили, — накладная все же нужна.
🚔 ГИБДД. При проверке перевозочных документов на дороге водитель может предъявить бумажный экземпляр или показать QR‑код ЭТрН — инспектор считает его с помощью планшета. Также сотрудник ГИБДД может запросить необходимые документы через ГИС ЭПД — для этого достаточно госномера транспортного средства и номера водительского удостоверения.
Можно ли совмещать формы накладных
🙅🏻♂️ В рамках одной перевозки — нет. Если накладную составили на бумаге, технически ее можно переоформить в электронном виде. Но лучше так не делать: если документа два, ФНС отдаст преимущество бумажному варианту.
👌🏻 Пока переход на ЭТрН не стал обязательным, совмещать бумажный и электронный документооборот при оформлении накладных для разных перевозок не запрещено.
Какую форму транспортной накладной выбрать
Цифровая форма упрощает взаимодействие всех сторон перевозки и ускоряет обмен документами. Однако некоторые компании все еще предпочитают бумажный вариант. Ниже опровергаем распространенные заблуждения о переходе на ЭТрН.
| 🤔 Электронный документооборот — это дорого | 👌🏻 Цена одной ЭТрН в Saby — от 3 ₽. А еще, отказавшись от бумаги, вы сможете существенно сэкономить на печати, архивах и доставке документов |
| 🤔 Придется покупать технику | 👌🏻 Если у сотрудников есть рабочий компьютер или ноутбук, дополнительная техника не потребуется. А водитель может работать с ЭТрН со своего телефона — например, в мобильном приложении Saby Courier |
| 🤔 Наши контрагенты могут работать с разными операторами, не только с Saby. Ко всем нужно подключаться? | 👌🏻 Для этого есть роуминг. Он позволяет оперативно обмениваться документами с любыми операторами ЭПД. Так, Saby поддерживает обмен со всеми основными операторами |
| 🤔 Мы работаем в 1С и не хотим переходить на новую программу | 👌🏻 И не придется. Saby легко интегрируется с любой учетной системой, вы сможете работать с документами в привычном интерфейсе |
| 🤔 Электронные документы — это вообще безопасно? | 👌🏻 Документы в цифровом формате надежнее бумажных. ЭТрН подписывают электронной подписью, которую невозможно подделать, обмен накладной происходит через защищенные каналы связи. А еще электронный формат позволяет проконтролировать все этапы перевозки и исключает риск утери или порчи документов, как это бывает с бумагой |
Не ждите, когда ЭТрН станет обязательной
Запишитесь на консультацию и попробуйте все преимущества электронной формы
Видеоматериалы по теме
