Расчет тендера: как планировать затраты на участие в закупках

Участие в тендерах обещает предпринимателям новые доходы. Однако за каждой победой скрываются вполне реальные расходы. Неучтенные затраты могут свести на нет всю выгоду от тендерного договора. Разберемся, из чего складывается бюджет участия в закупках и как его спланировать, чтобы победа принесла реальную прибыль.

Что вы узнаете

• Себестоимость ТРУ: как считать правильно
• Техническое обеспечение для участия в тендере
• Финансовое обеспечение участия
• Выводы

Себестоимость ТРУ: как считать правильно

Прежде чем считать затраты на подачу заявки, нужно оценить полную стоимость исполнения контракта. Это и есть себестоимость. Победа в тендере по цене ниже этой суммы гарантированно приведет к убыткам.

Рассмотрим основные компоненты себестоимости.

• Прямые затраты. Это расходы, которые напрямую связаны с выполнением конкретного договора. К ним относят:

  • сырье, материалы, комплектующие, готовые товары;
  • заработную плату сотрудников, занятых на проекте, а также НДФЛ и страховые взносы;
  • затраты на логистику, транспортировку оборудования и сотрудников к месту выполнения работ;
  • услуги субподрядчиков.

• Косвенные затраты. Это часть общих расходов компании, которая должна быть распределена на стоимость договора. К ним относят:

  • арендные и коммунальные платежи;
  • заработную плату руководства, бухгалтерии и тендерного отдела;
  • амортизацию оборудования и программного обеспечения;
  • налоги и банковское обслуживание;
  • телефонию и интернет.

• Резерв на риски и непредвиденные расходы.

  Это подушка безопасности, например на случай роста цен на товары, дополнительные материалы или авиабилеты к месту оказания услуг. Рекомендуется закладывать 5–15% от суммы прямых и косвенных затрат.

• Планируемая прибыль

  После сложения всех затрат добавьте желаемый процент прибыли. Итоговая цена предложения должна включать эту сумму. Так контракт станет по‑настоящему прибыльным.

Чтобы принять взвешенное решение об участии в тендере и избежать ошибок при расчете, следуйте таким рекомендациям.

Проанализируйте документацию

Внимательно изучите техническое задание, закупочные документы, проект договора и формы заказчика. Обратите внимание:

• на объемы работ: перепроверьте все количественные показатели;
• локации: учтите не только адрес заказчика, но и место выполнения работ — это влияет на логистику и может повлечь дополнительные расходы;
• сроки и графики: количество выездов, периодичность поставок;
• скрытые требования: дополнительные проверки, отчетность, условия проживания сотрудников вблизи объектов заказчика.

Используйте точные данные

Избегайте примерных оценок. Ваши расчеты должны быть основаны на актуальных данных.

Рассмотрим на примере. Компания участвует в закупке на поставку и монтаж серверов. На планерке звучит: «оборудование — около 1,1 млн ₽, монтаж — 15 тыс. ₽, как в прошлый раз». Всем кажется, что ситуация под контролем.

Но если предприниматель заменит примерные цифры на конкретные расчеты, картина изменится:

• актуальное КП на оборудование — 1,2 млн ₽;
• монтаж требует 40 человеко-часов, согласно ТЗ, а это стоит 30 тыс. ₽.

Разница — 115 тыс. ₽, и это может привести к убыткам.

Рассчитайте реальный процент накладных расходов

Откажитесь от принципа «заложим процентов 20: все так делают». Реальные расходы вашей компании могут быть другими.

Пример расчета персонального коэффициента:

1. Считаем ваши месячные косвенные расходы:

   • аренда офиса — 100 тыс. ₽;
   • зарплата администратора, бухгалтера и директора — 250 тыс. ₽;
   • интернет, телефония, лицензии ПО — 25 тыс. ₽;
   • налоги с фонда оплаты труда — 25 тыс. ₽;

   Итого накладных расходов в месяц — 400 тыс. ₽.

2. Определяем базу для распределения. Допустим, среднемесячная выручка компании составляет 1,5 млн ₽.
3. Вычисляем коэффициент: 400 тыс. ₽ / 1,5 млн ₽ × 100% = 26,67%.

Как применить это в тендере:

Прямые затраты на проект — 450 000 ₽. Доля накладных расходов составит:

450 000 ₽ × 26,67% = 120 015 ₽.

Вывод: из-за использования усредненного коэффициента 20% вы недополучили бы 30 015 ₽ (120 015 - 90 000 ₽).

Привлекайте экспертов для сложных расчетов

Если ваша организация оказывает сложные услуги:

• покажите техническое задание инженеру или другому профильному специалисту;
• проанализируйте сметы заказчика, их часто публикуют с закупочной документацией;

Ваша задача — выбрать прибыльный тендер, а не выиграть любой ценой.

Техническое обеспечение для участия в тендере

Для участия в торгах потребуется электронная подпись, а дополнительные инструменты помогут оптимизировать работу.

Оформление электронной подписи (ЭЦП)

Квалифицированная электронная цифровая подпись (КЭП) требуется для подачи заявки и подписания контракта на торговой площадке. Стоимость — до 10 тыс. ₽ на 12–15 месяцев.

Отнесите затраты на ЭЦП к косвенным расходам и распределите сумму по всем тендерам периода.

Программы для поиска и тендерные CRM-системы

Такие сервисы помогают быстро находить подходящие закупки, автоматизировать подготовку документов, ставить коллегам задачи и контролировать дедлайны. Хотя это и дополнительные расходы, они экономят время специалистов и снижают риск ошибок. В долгосрочной перспективе это уменьшает общие затраты на участие.

Saby прокачает ваш тендерный отдел

✅ Закупки по 25 фильтрам, уведомления и коммуникации по ним — в одном пространстве

✅ Контроль за загрузкой тендерного отдела — ни один тендер не потеряется

✅ Статус сделок, сумма продаж и конверсия — опирайтесь на точные данные

Оставить заявку

Финансовое обеспечение участия

Учтите обеспечительные платежи и комиссии, которые влияют на итоговую стоимость.

Обеспечительные платежи

Это финансовые гарантии добросовестности участника. Их важно учитывать, так как деньги временно выводятся из оборота или уплачивается комиссия банку.

Выделяют три вида обеспечения:

• Обеспечение заявки. Предоставляют одновременно с подачей предложения. Оно подтверждает намерение предпринимателя заключить контракт. Сумма — от 0,5 до 5% от НМЦК.

  👉 У нас есть подробная статья о том, что такое обеспечение заявки.

• Обеспечение исполнения контракта. Предоставляют при подписании контракта участником. Оно является гарантией исполнения всех условий контракта. Сумма — от 0,5 до 30% НМЦК.

  👉 У нас есть подробная статья о том, что такое обеспечение контракта.

• Обеспечение исполнения гарантийных обязательств. Предоставляют до подписания акта приемки по контракту. Оно гарантирует качество ТРУ на период гарантийного срока. Сумма — не более 10% от НМЦК. Можно представить в виде денег на счет заказчика или банковской гарантии, а вернут его в установленные по закону сроки. Если ОГО не предоставлено, то заказчик вправе не подписывать акт приемки.

Комиссии ЭТП

Речь идет о вознаграждении оператора электронной торговой площадке (ЭТП) за проведение процедуры и предоставление платформы. Основные модели расчета комиссии:

• Процент от суммы контракта. Самый распространенный вариант. Используется на федеральных площадках и составляет от 0,5 до 1% от цены выигранного контракта.

  Например, вы выиграли контракт на 3 млн ₽, оператор ЭТП удержит комиссию — 30 тыс. ₽.

• Фиксированная сумма. Встречается на мелких или коммерческих площадках, часто имеет градацию в зависимости от суммы контракта.

  Например, при участии в закупке до 1 млн ₽ заплатите 9900 ₽, а за участие в закупке на 25 млн ₽ — 19 900 ₽.

• Тарифы. Операторы ЭТП часто предлагают купить абонемент на участие в неограниченном количестве закупок на срок от месяца до года. Это выгодно тем компаниям, которые участвуют в десятках тендеров ежемесячно.

Что важно знать:

• комиссию платит только победитель, но до подведения итогов необходимая сумма может быть заморожена с лицевого счета на электронной площадке;
• на площадках может быть множество секций, для доступа в которые взимается дополнительная плата;
• комиссия чаще всего удерживается со счетов участников, спецсчета или лицевого на площадке, проверяйте их баланс заранее.

При участии в закупке учитывайте возможную комиссию, закладывайте 0,5–1% от НМЦК. Точный тариф всегда уточняйте в регламенте ЭТП или у службы поддержки до подачи заявки.

Условия оплаты по контракту

Если договор долгосрочный, а авансирование и поэтапную оплату заказчик не предусмотрел, то вам могут понадобиться дополнительные средства, иногда даже кредитные. Заложите это в стоимость своего предложения.