«Людей столько же, а выигрываем чаще»: три кейса об автоматизации тендерного отдела

Большая часть работы тендерного отдела — это не анализ или стратегия, а операционка: мониторинг площадок, перенос данных, проверка изменений в документации. На подготовку качественных заявок часто не хватает времени. Но есть решение: автоматизация. Разберем, как современные инструменты помогают убрать рутину и повысить эффективность тендерного отдела.

Что в статье

• Как ручная работа мешает производительности
• Кейс 1. Больше никакого дня сурка: как перестать терять время при поиске тендеров
• Кейс 2. От «кто вообще чем занимается» к полной прозрачности и справедливому распределению задач
• Кейс 3. От работы только на доверии к «доверяй и проверяй»
• Как понять, что пора автоматизировать работу
• Как начать автоматизацию тендерного отдела: пошаговый план

Как ручная работа мешает производительности

Проблемы, с которыми сталкиваются почти все:

• Трата времени. Вручную проверять десятки площадок долго и неэффективно. Федеральные, региональные, коммерческие — на каждой появляются новые тендеры. Пропустил выгодную закупку — потерял прибыль.
• Человеческий фактор. Информацию о каждом тендере нужно перенести в таблицу или CRM. Десятки полей, сотни цифр — и всё вручную. Ошибки при копировании данных могут стоить победы в тендере.
• Упущенные возможности. Новые закупки появляются постоянно, но уследить за всеми сложно. Если заказчик внес изменения в последний момент, можно не успеть скорректировать заявку.
• Важная, но непрофильная работа. Какие тендеры в работе, сколько подано заявок, где есть шансы на победу — эта аналитика требует времени.

Автоматизация решает эти проблемы, освобождая время для действительно важного.

Кейс 2. От «кто вообще чем занимается» к полной прозрачности и справедливому распределению задач

Было

В тендерном отдела бюро «Стройпроект» задачи передавались в мессенджерах, по почте и даже устно в коридорах. Документы лежали в папках на сервере, в облаке и на рабочих столах сотрудников. «Кто сейчас работает над тендером для Мосводоканала?» — такой вопрос директора мог вызвать панику и обмен недоуменными взглядами.

Последствия были предсказуемы:

• бывало, что параллельно готовили те же документы для одной закупки;
• пропускали сроки подачи заявок;
• никто не знал точно, сколько тендеров сейчас в работе;
• директор не мог оценить эффективность отдела;
• сотрудники выгорали из-за постоянной гонки и отсутствия результата.

«Был случай, когда два менеджера готовили документы на один и тот же тендер, не зная об этом. А через неделю выяснилось, что мы вообще не подали заявку, потому что каждый думал, что это сделает другой», — вспоминает руководитель отдела.

Стало

Теперь в «Стройпроекте» каждая закупка — это задача в тендерной CRM от Saby с конкретным ответственным и сроком исполнения. Директор заходит в систему и видит полную картину:

• сколько тендеров находится на каждом этапе;
• кто из сотрудников какими проектами занимается;
• какой объем задач у каждого специалиста;
• где возникают «бутылочные горлышки» в процессах.

Отчет «Воронка участий» показывает реальные цифры, например, нашли 100 тендеров, в 40 решили участвовать, 25 заявок подали, в 7 победили. Кроме того, система анализирует действия конкурентов и показывает топ-10 площадок, где компания чаще побеждает. Эта аналитика помогает выбрать направления для развития.

Что изменилось:

• время на обработку одного тендера сократилось с 45 до 15 минут;
• количество обрабатываемых закупок выросло на 125%;
• процент побед увеличился с 23 до 31%;
• тендерный отдел начал успевать участвовать в закупках с коротким сроком подачи заявок.

«Раньше я мог только предполагать, почему мы выигрываем так мало. Теперь я четко вижу, что подаем заявки только в 25% найденных тендеров. Это открыло глаза на проблему — мы слишком избирательны на начальном этапе», — говорит директор.

Кейс 3. От работы только на доверии к «доверяй и проверяй»

Было

Компания «Техносервис» выиграла тендер на 18 млн ₽. Для выполнения части работ потребовался субподрядчик, которого выбрали по формальным признакам: хороший сайт и приемлемые цены. Обычно крупных подрядчиков проверяют вручную, но в тот момент главный бухгалтер была в отпуске, а ее коллеги упустили этот этап. После подписания договора и выплаты аванса субподрядчик приступил к работам. А через месяц перестал выходить на связь. При проверке выяснилось:

• счета компании арестованы налоговой службой;
• задолженность составляет более 5 млн ₽;
• в отношении директора ведется уголовное дело;
• в арбитражной практике — 8 проигранных дел за последний год.

В результате «Техносервис» потерял аванс в размере 2 млн ₽ и не уложился в сроки выполнения работ. Заказчик выставил штраф за срыв сроков, что превратило потенциально прибыльный проект в убыточный.

Стало

Теперь просто не получится забыть проверить контрагента. Перед заключением договоров система Saby проводит автоматическую проверку контрагентов и присваивает им статус по системе «светофора»:

• зеленый — низкий уровень риска;
• желтый — средний уровень риска, требуется дополнительный анализ;
• красный — высокий уровень риска, рекомендуется отказ от сотрудничества.

Недавно система отметила потенциального заказчика как высокорискового. Анализ показал наличие долгов перед подрядчиками и 12 открытых исполнительных производств. Компания приняла решение не участвовать в тендере, несмотря на привлекательные условия.

Система проверяет следующие параметры:

• финансовое состояние компании;
• арбитражную историю и судебные дела;
• исполнительные производства;
• налоговые задолженности и блокировки счетов;
• массовость регистрационного адреса и учредителей;
• связи между компаниями и учредителями.

За год использования системы «Техносервис» предотвратил потенциальные убытки на сумму около 4,5 млн ₽ благодаря своевременному выявлению ненадежных партнеров.

Как понять, что пора автоматизировать работу

Автоматизация тендерного отдела — не универсальный инструмент. Она особенно эффективна, если у вас:

• Более 10 тендеров в месяц — при таком объеме ручное отслеживание становится трудоемким и повышается риск упустить важные закупки.
• От двух сотрудников, работающих с закупками, — когда над тендерами работает команда, возникает необходимость в единой системе координат.
• Есть потребность в учете и аналитике — для стратегического планирования участия в закупках и оценки эффективности отдела.
• Уже используется какая-то учетная система — интеграция с существующими системами усилит эффект от автоматизации.

Дополнительные признаки необходимости автоматизации:

• сотрудники регулярно пропускают дедлайны подачи документов;
• больше 20% рабочего времени уходит на поиск подходящих тендеров;
• в компании накапливается большой объем неструктурированной информации по прошедшим закупкам;
• руководство не имеет четкой картины загруженности тендерного отдела;
• отсутствует система оценки эффективности участия в тендерах.

Для компаний, которые только начинают работать с тендерами или участвуют в 2-3 закупках в месяц, автоматизировать работу рано.