Как повысить эффективность участия в закупках

Закупки — это не лотерея, а система, где чаще побеждает тот, кто умеет анализировать свои действия. Воронка участий помогает понять, на каком этапе можно увеличить конверсию, а где вы теряете деньги. В этой статье даем рекомендации, как считать эффективность, примеры расчетов и готовые инструменты для автоматизации.

Вы узнаете

• Что такое воронка участий и зачем ее анализировать
• Как рассчитать эффективность по каждому этапу с помощью простых формул
• Как улучшить показатели на каждом этапе
• Какие типичные ошибки допускают поставщики и как их избежать

Как считать эффективность по каждому этапу

Разберем, какие метрики стоит отслеживать и как считать эффективность для работы с тендерами с максимальным КПД.

Конверсия между этапами

Формула:

Конверсия = Количество заявок на следующем этапе / Количество заявок на текущем этапе) × 100%.

Пример:

• Нашли 100 подходящих тендеров → подали 60 заявок → конверсия 60% на этапе отбора.
• Из 60 заявок 40 допущены к участию → конверсия 66%.
• Из 40 допущенных выиграли 8 → конверсия 20%.

ROI (окупаемость всех вложений)

Формула:

ROI = (Прибыль от выигранных контрактов − Затраты на участие) / Затраты × 100%.

Пример:

• Потратили 500 000 ₽ на участие в 50 тендерах (включая подготовку документов, обеспечение заявок, затраты на электронную подпись, рабочее время сотрудников).
• Выиграли 5 контрактов с суммарной прибылью 1 000 000 ₽.
• ROI = (1 000 000 − 500 000) / 500 000 × 100% = 100% (каждый вложенный рубль принес еще 1 рубль прибыли).

Как рассчитать затраты на участие:

1. Прямые затраты на персонал: время тендерных специалистов в часах × стоимость часа работы.
2. Прямые расходы: комиссии электронной торговой площадке, затраты на сертификаты электронной подписи, ПО для автоматизации работы с закупками и т.д.
3. Косвенные расходы, пропорционально участию в тендерной деятельности компании: бухгалтерия, юристы, логистика и т.д.

Нет единого стандарта для «хорошего» ROI, так как этот показатель зависит от отрасли, целей предприятия и периода расчета. В маркетинге приемлемым считается ROI в 100–200%. То есть доход компании должен в 2‑3 раза превышать затраты. По мнению поставщиков, в госзакупках нормальным считается ROI от 50%.

Доля выигранных закупок

Формула:

Доля побед = (Кол‑во выигранных тендеров) / (Общее кол‑во поданных заявок) × 100%.

Пример:

Подали 40 заявок → выиграли 4. Доля побед = 10% (неплохой показатель для новичков).

Хороший показатель: от 20% для большинства отраслей, но важнее анализировать динамику этого показателя, чем абсолютное значение.

Средний чек и прибыльность конкретного контракта

Формула:

• Средний чек = Сумма всех выигранных контрактов / Количество побед.
• Маржинальность = (Прибыль по контракту − Затраты) / Сумма контракта × 100%.

Пример:

• Выиграли три контракта на общую сумму 2 000 000 ₽, прибыль 600 000 ₽.
• Средний чек = 2 000 000 ₽ / 3 = 666 666 ₽.
• Маржинальность = 600 000 ₽ / 2 000 000 ₽ × 100% = 30%.

⚠️ Главная ошибка новичков в госзакупках — иллюзия высокой маржинальности. Оценивая выгодность тендера, участники ориентируются на начальную максимальную цену контракта (НМЦК) и видят потенциальную маржу в 50–60%. Но во время торгов цена нередко снижается на 30–40%. Чтобы оценить реальную маржинальность, анализируйте не объявленные, а завершенные закупки в вашем регионе за последние 3–6 месяцев.

Какая маржа считается нормальной в госзакупках

В зависимости от отрасли нормальной считается следующая маржинальность:

• поставка товаров: 8–15%;
• услуги: 15–25%;
• строительство/ремонт: 10–20%;
• программное обеспечение: 20–35%.

Важно понимать, что в госзакупках маржа обычно ниже, чем в B2B‑ или B2C‑сегментах, но компенсируется надежностью платежей и возможностью долгосрочного сотрудничества.

Что делать при низкой марже:

1. Оптимизируйте закупочные цены: ведите переговоры с поставщиками о скидках при гарантированных объемах.
2. Снижайте операционные расходы: автоматизируйте рутинные процессы подготовки документации, логистики и отчетности.
3. Ищите синергию: если выполняете несколько госконтрактов одновременно, оптимизируйте общие расходы (транспорт, персонал).
4. Оценивайте перспективу: некоторые контракты с низкой маржой могут открывать доступ к более выгодным закупкам в будущем или обеспечивать стабильный поток денег.
5. Анализируйте убыточные заказы: если регулярно выполняете однотипные контракты с низкой маржой, оцените структуру затрат — возможно, вы упускаете скрытые расходы при планировании.

При снижении цены в ходе торгов более чем на 25–30% от НМЦК пересчитайте экономическую модель. Лучше вовремя отказаться от контракта, чем работать в убыток.

Стоимость привлечения клиента (CAC)

Формула:

CAC = Общие затраты на участие / Количество выигранных контрактов.

Пример: затраты на участие в 20 закупках: 400 000 ₽. Выиграно 4 контракта.

Значит, CAC = 400 000 ₽ / 4 = 100 000 ₽ на один выигранный контракт.

Целевые показатели:

• CAC должен составлять не более 15–20% от среднего чека.
• Если CAC растет, это сигнал к пересмотру стратегии отбора закупок.

В Saby Trade есть встроенный инструмент — отчет «Воронка участий», который помогает оценивать результативность работы с госзакупками:

• Получайте статистику по торгам за любой период, включая победы, поражения и закупки без результатов.
• Анализируйте участие как в количественном выражении (число поданных заявок), так и в денежном (объемы контрактов).
• Сравнивайте эффективность разных тендерных специалистов и выявляйте лучшие практики.
• Отслеживайте динамику показателей в реальном времени.
• Настраивайте автоматические уведомления при снижении конверсии.

Как повысить эффективность участия в закупках

Сначала давайте посмотрим, как может выглядеть эффективная и неэффективная воронка участий.

✅ Эффективная воронка

Итог: ROI = 120%, доля побед = 20%, средний чек = 1 200 000 ₽, маржинальность = 25%.

❌ Неэффективная воронка

Итог: ROI = −30%, доля побед = 4%, средний чек = 800 000 ₽, маржинальность = 8%.

А теперь посмотрим, как можно улучшить показатели на каждом этапе воронки.

Если низкая конверсия на этапе отбора (мониторинг закупок → подача заявок)

Проблема: вы просматриваете слишком много закупок, но участвуете в малом количестве.

Решения:

• ужесточите критерии поиска (например, только закупки с нацрежимом, только для малого бизнеса);
• создайте портрет «идеальных закупок" на основе успешного опыта — в Saby можно настроить и сохранить поиск по 25 параметрам;
• ведите статистику по заказчикам и выбирайте тех, с кем уже был положительный опыт работы;
• проанализируйте, какие закупки дают наибольшую маржу, и сфокусируйтесь на них.

Если заявки «отваливаются» на проверке (подача заявок → допуск к участию)

Проблема: ваши заявки часто отклоняют из‑за формальных ошибок.

Решения:

• внедрите чек-листы и шаблоны документов для каждого типа закупок;
• создайте библиотеку типовых ошибок и способов их устранения;
• внедрите двойной контроль — после подготовки заявку должен проверить второй специалист;
• проведите обучение персонала по типичным ошибкам в документах;
• автоматизируйте подготовку часто используемых документов.

Пример чек-листа для проверки заявки

• Все необходимые документы включены в комплект.
• Документы подписаны уполномоченным лицом.
• Все формы заполнены в соответствии с требованиями.
• Технические характеристики соответствуют ТЗ.
• Одинаковые данные (цифры и параметры товаров) во всех документах.
• Обеспечение заявки в полном объеме переведено на ЭТП (если требуется).

Узнайте частые причины отклонения заявок в госзакупок из другой нашей статьи.

Мало побед на торгах (допуск к участию → победа)

Проблема: ваши заявки допускают, но вы редко выигрываете.

Решения:

• анализируйте историю цен по аналогичным закупкам;
• тестируйте разные стратегии ценообразования (например, агрессивное снижение в начале vs постепенное);
• изучайте поведение конкурентов и их типичные стратегии;
• формируйте уникальные торговые предложения, помимо цены (сроки, качество, дополнительные услуги);
• участвуйте в закупках с меньшим количеством участников;
• рассчитайте среднее снижение по категории закупки;
• определите минимальную рентабельную цену для вашего предложения;
• установите ценовые пороги для разных стратегий снижения.

Если есть проблемы на этапе исполнения (победа → исполнение)

Проблема: вы выигрываете, но у заказчика возникают претензии к качеству товара, срокам поставки и т.д.

Решения:

• разработайте систему проектного управления для каждого контракта;
• внедрите регулярный контроль ключевых точек исполнения;
• заранее анализируйте все риски исполнения еще на этапе подачи заявки;
• обеспечьте запас ресурсов и времени для непредвиденных ситуаций;
• заблаговременно согласовывайте все спорные моменты с заказчиком.

Типичные ошибки поставщиков при анализе воронки

Не позволяйте интуиции и случайности определять ваш успех в тендерах. Системный подход с использованием воронки участий даст вам конкурентное преимущество и превратит участие в тендерах в предсказуемый и прибыльный бизнес‑процесс.