Электронная трудовая книжка: как оформить и вести работодателю
Электронные трудовые книжки (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранит Социальный фонд в электронном виде. Фонду эти сведения сообщают работодатели в виде отчетов о трудовой деятельности сотрудников по форме ЕФС‑1 (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ). Работники видят электронную трудовую в формах СТД‑СФР (до 1 января 2023 — СТД‑ПФР) или СТД‑Р. В первой форме будет информация обо всех работодателях и по общему правилу это будут данные с 01.01.2020, во второй форме — данные только об одном работодателе.
Но нельзя сказать, что электронная трудовая книжка — это то же самое, что бумажная. В электронной нет сведений о награждениях. А бумажную книжку с 1 сентября 2021 года разрешили печатать на компьютере (Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).
Что вы узнаете
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка — это цифровой набор сведений о трудовой деятельности работника с 2020 года.
Полные данные о месте работы вносятся в электронную трудовую книжку (ЭТК) с 1 января 2020. Сведения о работе до 2020 года могут быть представлены в сокращенном виде — без указания должности, оснований для приема на работу и увольнения. Чтобы включить в ЭТК подробные сведения за периоды до 2020 года, физлицу нужно подать заявление на «Госуслугах» или лично обратиться в отделение Социального фонда (СФР) с бумажной трудовой книжкой.
Информация в ЭТК хранится в зашифрованном виде на электронных ресурсах Соцфонда. К 2021 году все действующие сотрудники должны были определиться с форматом, в котором будет вестись трудовая: в электронном или бумажном. Решение подкреплялось письменным заявлением работника.
Если сотрудник не подал заявления, работодатель продолжает вести его трудовую на бумаге и все равно сдает сведения в Социальный фонд. Изменить свое решение «физик» может в любой момент — у этого или следующего работодателя. Если сотрудник выбирает электронный вариант, бумажную трудовую выдают ему на руки.
Тем, кто впервые начинает работать с 1 января 2021 года, оформляется только электронная трудовая книжка.
Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки
Основной плюс для работодателей в том, что полностью исключается риск утраты или порчи трудовой книжки. Цифровую трудовую потерять невозможно — все данные передаются в СФР и хранятся там в защищенных базах. А значит, меньше поводов у инспектора труда для штрафов работодателю за неправильное хранение трудовых (по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Однако с хранением ЭТК не все так однозначно. Если работник отказался от электронной трудовой, то бумажную он получает на руки и дальше данные о приемах, переводах и увольнениях хранит Социальный фонд. У работника на руках остаются только справки СТД‑Р с информацией о работе у конкретного работодателя. При необходимости работник может «потерять» какую‑нибудь из них и новому работодателю показать предыдущую справку, без записи об увольнении за пьянство или прогул. Как работники с электронными трудовыми подставляют работодателей и что с этим делать, читайте в статье.
Главный минус перехода на электронный учет — новые обязанности и сроки, а именно: подготовка и сдача отчетных форм в Социальный фонд. Это сведения о трудовой (иной) деятельности (до 2023 года — форма СЗВ‑ТД). Причем сдавать их должны все работодатели, даже если нет работников, которые перешли на ЭТК.
Сдавать такой отчет нужно на следующий день после издания приказа о приеме или увольнении и ежемесячно не позднее 15 числа при наличии других кадровых событий, например перевода, иначе оштрафуют по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. В бумажные трудовые записи вносили и задним числом при увольнении или проверке ГИТ. Как сдавать сведения вовремя и с первого раза, читайте в статье.
Как хитрят кадровики. Чтобы не получать штрафы за сроки сдачи сведений о трудовой деятельности, работодатели издают приказы заранее. Например, оформляют приказ от 17.06.25 о переводе с 01.07.25. Это актуально, когда в один день надо перевести целое подразделение и успеть за всех отчитаться.
Можно не хитрить, а просто автоматизировать процесс в Saby. Программа сформирует сведения в момент приема или перевода, проверит их до отправки в фонд и отправит 100 отчетов за 1 раз.
Среди плюсов — работник может в любой момент посмотреть данные о стаже. Информация есть в Личном кабинете на портале Госуслуг, на сайте СФР или в МФЦ. Даже в случае ликвидации работодателя получить сведения о своей трудовой деятельности не составит труда. Кроме того, минимизируется риск порчи, утраты трудовой книжки, внесения в нее ложных или неточных данных. А при необходимости электронные данные помогут оперативно оформить государственные услуги, соцпособия, кредит в банке, пенсию и т.д.
Минус — сведения в электронном виде формируются только с 2020 года. Чтобы подтвердить стаж до этого момента, все равно понадобится бумажная трудовая, которую придется бережно хранить.
Чтобы не хранить бумажную трудовую до пенсии, сведения о стаже до 2020 года можно перенести в электронную. Для этого работник несет в Социальный фонд бумажную трудовую, а фонд вносит данные о трудовой деятельности до 2020 года в ЭТК. Это право появилось у граждан с 7 марта 2021 года на основании п. 2 ст. 12 закона 27‑ФЗ «Об индивидуальном учете в системе ОПС».
Бумажная и электронная: в чем разница
Перечень сведений электронной и бумажной трудовых книжек практически не отличается. В электронной версии отражается СНИЛС работника, но отсутствует информация о награждениях и поощрениях.
В ЭТК должны быть отражены следующие данные:
- ФИО, дата рождения сотрудника,
- СНИЛС,
- Сведения о трудовой деятельности (приеме, переводах, увольнениях, работе в районах Крайнего Севера).
Новые правила ведения трудовых книжек
Работодатели обязаны сдавать в Социальный фонд сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС‑1 (бывший отчет СЗВ‑ТД). Подробно про эту форму рассказали здесь.
Работодатель подает сведения в СФР по каждому работнику отдельно. Способ подачи зависит от числа работников по состоянию на прошлый месяц (п. 2.6 ст. 11 Закона 27‑ФЗ от 01.04.96 года):
- от 10 человек — отчет подается только в электронном виде,
- до 10 человек включительно — отчет можно подавать в бумажном или электронном виде.
С 1 сентября 2021 года поменялись правила ведения и хранения трудовых книжек, включая бумажные (Приказ Минтруда России от 19.05.21 № 320н). Три главных изменения:
- Можно применять собственную форму книги (журналов) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.
- Разрешили в бумажных трудовых печатать записи на принтере или вносить с помощью штампа, факсимиле.
- Утвердили новые формы дубликата трудовой книжки и вкладыша к нему.
Как вести электронную трудовую книжку работодателю
Сведения формируются для каждого работника, который оформлен по трудовому договору, включая внешних и внутренних совместителей, удаленных сотрудников. С 2023 года сведения сдаются также по специалистам, привлеченным на основании договоров на оказание услуг, ГПХ.
Информация, которую нужно включить в отчет:
- Данные о работодателе (заказчике) — регистрационный номер в СФР, название, ИНН и КПП.
- Данные о работнике (исполнителе, подрядчике) — ФИО, дата рождения, СНИЛС.
- Сведения о трудовой (иной) деятельности в отчетном периоде — данные о приеме на работу, увольнении, приостановлении/возобновлении трудового договора, о переводах на другую постоянную работу или присвоении новой специальности/квалификации; о подаче заявления о сохранении бумажной книжки или переходе на электронный формат; заключении/расторжении гражданско‑правового договора.
- Информация о документе — основании для оформления кадрового события: название, номер и дата составления.
Юрлицо заверяет отчет подписью руководителя (или доверенного сотрудника) и печатью, ИП — личной подписью. При отправке формы в электронном виде достоверность сведений подтверждается электронной подписью ЭЦП.
Даже если ведете кадровый учет в другой системе, отправляйте отчетность в Saby. Программа до отправки в фонд проверит отчет, покажет ошибки и объяснит их суть человеческим языком.
Как действовать при приеме и увольнении
Нанимая нового сотрудника, узнайте, подавалось ли заявление об отказе от бумажной трудовой по его предыдущему месту работы. Далее действуйте в зависимости от ситуации:
- Работник подал предыдущему работодателю заявление об отказе от бумажной книжки в пользу ЭТК — проверьте в документе закрывающую запись о переходе. При ее наличии формируйте электронные сведения о трудовой деятельности сотрудника. На основании бумажной трудовой и формы СТД-Р (или СТД-CФР) уточните данные о стаже и верните трудовую работнику.
- Работник решил оставить бумажную книжку — ведите трудовую на бумаге и одновременно подавайте в CФР сведения о трудовой деятельности.
- Сотрудник впервые устраивается на работу — трудовую можно вести только в электронном формате.
Почему работники оспаривают увольнения за 1 день, читайте в статье.
При увольнении специалиста, который ранее выбрал электронную трудовую, работодатель выдает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Сотрудникам с бумажной трудовой эти сведения не предоставляются (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).
Случаи и сроки выдачи СТД-Р:
- при увольнении — в день расторжения трудового договора;
- в любой момент — в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления работника.
Но тут есть особенность. Заявление работник вправе направить на электронную почту работодателя, например с адреса kiss@mail.ru на электронку отдела продаж. И если СТД-Р не выдать вовремя, то по жалобе работника инспектор труда привлечет фирму к ответственности. Штрафы для организации — от 30 до 50 тысяч рублей. Избежать штрафов поможет правильная формулировка в локальном нормативном акте или кадровый электронный документооборот Saby. В сервисе Saby личность сотрудника идентифицирована. У него есть личный кабинет и возможность за пару кликов запросить у работодателя СТД‑Р, справку о доходах (бывшая 2‑НДФЛ) или отгул. Читайте пример формулировок ЛНА в нашей статье.
Что делать с бумажной трудовой
Сотрудникам, которые перешли на электронный формат, нужно отдать их бумажные трудовые. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение книжек (ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ). Запись о подаче заявления о переходе на ЭТК отражается в трудовой. Отказаться от бумажной трудовой работник может в любой момент, у текущего работодателя или на другом месте работы. А вот сведения о трудовой деятельности работника работодателю придется подавать в любом случае.
Закон об электронной трудовой книжке
Основной закон об электронной трудовой книжке — № 439‑ФЗ от 16.12.2019. Этот нормативный акт вступил в действие с 1 января 2020 года. Кроме того, ЭТК регламентируют следующие документы:
- Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281 — действующая форма ЕФС‑1 для предоставления сведений в Соцфонд;
- Приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н — действующий бланки форм СТД‑Р и СТД‑ПФР;
- Закон 436‑ФЗ от 16.12.2019 —внес изменения в Закон № 27‑ФЗ от 01.04.1996 года;
- Закон 136‑ФЗ от 24.04.2020 — внес изменения в статьи 2, 11 Закона № 27‑ФЗ от 01.04.96 года;
- Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — бланк бывшей формы СЗВ‑ТД;
- Приказ Минтруда № 23н от 20.01.2020 — бывшие бланки форм СТД‑Р и СТД‑ПФР;
- Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 — утверждены формы порядка, ведения и хранения трудовых книжек.
Видеоматериалы по теме
