Как подставляют работодателей работники с электронными трудовыми книжками
С бумажными трудовыми книжками были проблемы, но мы к ним привыкли. Прогульщики заводили дубликаты. Кадровики заполняли с ошибками. Почта теряла эти книжки при пересылке.
С электронными трудовыми сложности только начинаются. Работники изобретают новые способы скрыть увольнения за прогул. Осознано и не очень подставляют работодателей на штрафы и проверки. На примерах разбираем, как не допустить произвола работников.
В статье узнаете
Подставы СТД-Р при приеме на работу
Работника уволили за прогул, выдали справку СТД-Р с записью об увольнении по статье. Чтобы скрыть это, сотрудник при новом трудоустройстве принес предыдущую СТД-Р без «нехорошей» записи. Работодатель принял на работу прогульщика или пьяницу.
Другая история. Работница еще не уволилась из ООО «РогаКопыта», но уже ищет работу. Новому работодателю вместо СТД-Р от ООО «РогаКопыта» принесла СТД-Р об увольнении из ООО «Волна». Ее приняли по основному месту работы. Теперь у фирмы споры с Пенсионным фондом, фонд требует оформить ее по совместительству, потому что по основному она числится в ООО «РогаКопыта».
Мужчина сидел в тюрьме. Устроился на месяц куда-то. Получил СТД-Р. Новый работодатель не узнает о криминальном прошлом работника.
Почему так?
С электронными книжками стало проще скрыть предыдущие места работы. Если работник отказался от бумажной трудовой, книжку ему выдают на руки. Дальше сведения о приемах, увольнениях хранит Пенсионный фонд. А работник при необходимости и увольнении получает у работодателя справку СТД-Р со сведениями о работе у этого работодателя.
В итоге у сотрудника есть бумажная трудовая с записью о переходе на ЭТК и несколько справок СТД-Р от разных работодателей. При трудоустройстве он обязан показать, а не оставить кадровику 1 справку СТД-Р.
Как избежать неприятностей?
Если есть сомнения в достоверности предоставленной работником СТД-Р, запросите справку СТД-ПФР. Это тоже сведения о трудовой деятельности, но их работник получает сам в Пенсионном фонде или на сайте госуслуг. Там пока не пишут причины увольнения, но есть информация обо всех работодателях с 2002 года. Да, работник имеет право не предоставлять СТД-ПФР. Но это будет лишний повод задуматься, что что-то не так.
Вебинар. Как перейти на ЭТК и как сдавать отчет?
Наш эксперт шаг за шагом описывает работу с электронными трудовыми книжками и отвечает на вопросы, которые могут возникнуть в процессе.Не выдали СТД-Р вовремя
С адреса kiss@mail.ru на электронку отдела продаж работодателя пришло письмо: «Прошу прислать на электронный адрес сведения о трудовой деятельности. Слесарь Котов И.И.». Кадровику письмо переслали через неделю. Она побоялась отправлять на неизвестную электронку официальный документ. «Отправишь, а потом на работника кредит оформят», — подумала кадровик. Фирму оштрафовали на 50 тысяч.
Почему так?
Работник с электронной трудовой книжкой вправе в любой момент запросить сведения о трудовой деятельности. И работодатель обязан выдать их по форме СТД-Р в течение 3 рабочих дней. Иначе по жалобе работника инспектор труда привлечет фирму к ответственности. Штрафы для организации от 30 до 50 тысяч рублей.
Как избежать штрафов?
Автоматизировать обработку заявлений работников. Тогда не пропустите сроки ответа и всегда установите автора электронного запроса.
Установить порядок выдачи СТД-Р в локальном нормативном акте: указать электронный адрес работодателя, как фирма определяет, что электронный запрос написал работник, уточнить порядок из ст. 66.1 ТК РФ.
Пример формулировки ЛНА.
По заявлению работника работодатель выдает сведения о его трудовой деятельности за период работы у данного работодателя (кроме работников, на которых ведет трудовую книжку) не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. В заявлении работник указывает способ предоставления сведений (на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного КЭП работодателя) и способ их передачи (лично в отделе кадров, почтой на адрес, указанный работником в трудовом договоре; электронно в личный кабинет СБИС, на электронный адрес работника). Заявление направляет любым способом:
- электронно из личного кабинета СБИС;
- на бумажном носителе в отдел кадров;
- на адрес kadry@mi.ru с электронного адреса работника, ранее предоставленного работником работодателю в заявлении на бумажном носителе как адрес для переписки.
Работник не сообщил о госслужбе
Мужчина работал в МВД, уволили за проступок. Новому работодателю сказал, что СТД-Р потерял. Его приняли так. А при проверке прокуратура оштрафовала фирму на 100 тысяч рублей.
Девушка пару месяцев работала в отделе проверок налоговой. Потом устроилась в коммерческую фирму, потом еще в одну. Последнему работодателю принесла СТД-Р с записью об увольнении из фирмы. Работодателя оштрафовали.
Парень отработал 3 месяца стажером в полиции и уволился. При новом трудоустройстве сказал, что это его первое место работы. Работодатель попал на штраф.
Почему так?
По закону о противодействии коррупции работодатель обязан в течение 10 дней сообщить о приеме на работу бывшего муниципального или госслужащего. И о его найме по договору подряда с оплатой от 100 тысяч рублей в месяц тоже обязан сообщить. За такие нарушения Прокуратура штрафует от 100 до 500 тысяч. Срок давности по таким нарушениям 6 лет.
Порядок уведомления:
- Уведомление направляют по бывшему месту службы.
Если госорган ликвидировали, нужно найти правопреемника и направить сообщение ему. На это указывал Минтруд в письме от 01.07.2016 № 18-2/В-421 и Верховный суд.8. Если на момент заключения трудового (гражданско-правового) договора с бывшим государственным (муниципальным) служащим государственный (муниципальный) орган, в котором данное лицо проходило государственную (муниципальную) службу, реорганизован или упразднен, соответствующее сообщение подлежит направлению в государственный (муниципальный) орган, который осуществляет функции реорганизованного (упраздненного) органа.
В случае когда функции реорганизованного (упраздненного) государственного (муниципального) органа распределены между несколькими государственными (муниципальными) органами, допустимо направление соответствующих сведений в любой государственный (муниципальный) орган, который осуществляет функции реорганизованного (упраздненного) органа. Постановление Пленума ВС РФ от 28.11.2017 № 46. - Уведомляют о служащих с должностью из спецперечня, утвержденного Указом Президента, муниципальными или госорганами. Обычно спецперечни выкладывают на сайтах этих органов. Вот, например, список должностей полиции.
- Уведомлять нужно, если с момента службы прошло меньше 2 лет. Даже в том случае, когда сотрудник поработал в коммерческих структурах, а потом пришел к вам. Это подтверждает Верховный суд.6. При рассмотрении дел о привлечении к административной ответственности по статье 19.29 КоАП РФ следует учитывать, что предусмотренная частью 4 статьи 12 Федерального закона «О противодействии коррупции» обязанность подлежит исполнению в течение двух лет после увольнения гражданина с государственной или муниципальной службы независимо от последнего места работы бывшего государственного (муниципального) служащего и количества заключенных им за этот период трудовых договоров. Постановление Пленума ВС РФ от 28.11.2017 № 46.
- Форма уведомления не утверждена, должна содержать: ФИО, должность, обязанности сотрудника, реквизиты договора и приказа о приеме на работу.
Как избежать штрафов?
Запрашивать бумажную трудовую. Если она утеряна, просить справку СТД-ПФР. В ней не написаны должности работника, но есть наименования работодателей до 01.01.2020. Это хотя бы натолкнет на мысль о госслужбе и уведомлении.
Установить письменную форму сообщения о службе. Экс-чиновник и так обязан уведомлять работодателя. Но закон не пишет, в какой форме. Чтобы работник потом не сказал, что извещал устно, работодатели при приеме на работу страхуются:
- и вручают уведомление об этом,
- или подписывают с работником опись полученных от него сведений о трудовой деятельности (например получено СТД-Р с записью об увольнении из ООО «РогаКопыта»),
- или включают обязанность извещать письменно в текст заявления о приеме на работу, в ЛНА или в договор ГПХ.
Уведомлять, даже если госслужба — это вы. Госучреждения не всегда сообщают о найме экс-чиновника. И раньше суды соглашались, что тут нет коррупционного риска. С 2020 года судебная практика изменилась. Уведомлять должны работодатели всех форм собственности, в том числе бюджетные учреждения.
Разборки с пенсионерами
Сотрудник уходит на пенсию. А Пенсионный фонд его документы не принимает. Потому что номер какого-то приказа в бумажной трудовой не совпадает с номером, который работодатель сообщил Пенсионному фонду в отчетах СЗВ-ТД. Пенсионный отправил работника разбираться с работодателем. Теперь у работника задержка с пенсией, а у работодателя необходимость подавать новый отчет.
Почему так?
Не совпали данные в бумажной трудовой и электронных сведениях. Это может происходить из-за того, что бухгалтерия работает в одной программе, кадровики в другой. У бухгалтерии одна нумерация, у кадров своя. Отчеты СЗВ-ТД поручают отправлять то бухгалтерам, то кадровикам, то IT-специалисту.
Как избежать неприятностей?
- Выбирайте СБИС, чтобы отправлять отчеты СЗВ-ТД в момент приема, увольнения. СБИС до отправки в фонд перепроверит, нет ли в отчете дублей СНИЛС, не отчитываетесь ли второй раз за уволенного. Система покажет ошибки и объяснит их суть человеческим языком.
- Не оформляйте изменение зарплаты через перевод. Это лишний повод допустить ошибку. Любой перевод работодатель должен отражать в СЗВ-ТД. А значит, сообщать эту информацию в Пенсионный фонд. Даже если у работника бумажная трудовая книжка.
Ошибки СЗВ-ТД при смене названия отдела
Крупная организация. Директор изменил название «Отдел закупок» на «Департамент». Кадровику пришлось целый день оформлять 100 приказов о переводе, 100 допсоглашений к трудовым договорам и 100 отчетов СЗВ-ТД. А в следующем квартале «Департаменты» заменили на «Управления». Кадровик допустила ошибки. А значит, опять сложности с пенсией у работников, необходимость исправлять СЗВ-ТД у работодателей. Как исправить ошибки в СЗВ-ТД — читать статью.
Почему так?
Кадровик оформила смену названия переводом. При переводе нужно подписать множество документов с работником и сдать СЗВ-ТД. Даже по работникам с бумажными трудовыми. Чем больше документов, тем больше ошибок.
Штрафы за СЗВ-ТД маленькие — 300–500 рублей за каждое нарушение. Но их выписывает инспекция труда. И если ошибку в отчете не исправить, Пенсионный передает документы в Инспекцию труда. Инспектор при проверке может зацепить и другие нарушения трудового законодательства. А это уже штрафы в 50 тысяч рублей.
Как избежать неприятностей?
- Автоматизировать заполнение и проверку документов.
Загружайте сканы паспорта СБИС, и нейросеть распознает данные. Введет их без ошибок. Отработает за службу безопасности — проверит работника по базам МВД, ФНС. Установите СБИС-проверку СЗВ-ТД.
СБИС отличит Королеву от Королёвой.
- Не делать приказы о переводе в подразделениях и сэкономить время на другие хорошие дела. Смена названия подразделения без изменения фактического места работы не является переводом. Не пишите в трудовом договоре название подразделения, укажите это в штатном расписании. Лучше штатное, чем вносить изменения в трудовой договор. Если не меняется трудовой договор, тогда не нужно подписывать с работниками допсоглашение к ТД и приказ о переводе.
Возврат к бумажной трудовой после электронной
У предыдущего работодателя работница написала заявление об отказе от бумажной и выборе электронной трудовой. А при новом трудоустройстве задумала вернуть бумажную трудовую и попросила завести ей новую ТК в связи с утерей. Работодатель завел ей бумажную ТК, передал в Пенсионный фонд сведения о выборе работником бумажной ТК. А потом из Пенсионного фонда позвонили и предложили уничтожить новенькую бумажную книжку, поскольку работник раньше уже выбрал ЭТК.
Почему так?
Работник вправе 1 раз перейти с бумажной на электронную трудовую. Вернуться к бумажным уже нельзя. Но если работодатель по заявлению работника завел ему новую бумажную книжку, то и уничтожать ее теперь тоже нельзя, это противоречит ст. 65 ТК РФ.
Как избежать неприятностей?
Сохранить заявление работника о выдаче ему новой трудовой книжки и не переживать. Новый работодатель закон не нарушает. Он не несет ответственности за выдачу новой трудовой книжки с первым местом работы у этого работодателя.
Ведете кадровый учет в другой системе? Поможем!
СБИС возьмет данные о сотрудниках из сторонней системы. Вам останется только нажать «Отправить».
Зачем каждый раз загружать данные? Сразу оформляйте все приемы и увольнения в СБИС — система сама включит нужные события в отчет и автоматически уведомит о них Пенсионный фонд.