Как подставляют работодателей работники с электронными трудовыми книжками

Ксения Корчагина, юрист

С бумажными трудовыми книжками были проблемы, но мы к ним привыкли. Прогульщики заводили дубликаты. Кадровики заполняли с ошибками. Почта теряла эти книжки при пересылке.

С электронными трудовыми сложности только начинаются. Работники изобретают новые способы скрыть увольнения за прогул. Осознано и не очень подставляют работодателей на штрафы и проверки. На примерах разбираем, как не допустить произвола работников.

В статье узнаете

Подставы СТД-Р при приеме на работу

Работника уволили за прогул, выдали справку СТД-Р с записью об увольнении по статье. Чтобы скрыть это, сотрудник при новом трудоустройстве принес предыдущую СТД-Р без «нехорошей» записи. Работодатель принял на работу прогульщика или пьяницу.

Другая история. Работница еще не уволилась из ООО «РогаКопыта», но уже ищет работу. Новому работодателю вместо СТД-Р от ООО «РогаКопыта» принесла СТД-Р об увольнении из ООО «Волна». Ее приняли по основному месту работы. Теперь у фирмы споры с Пенсионным фондом, фонд требует оформить ее по совместительству, потому что по основному она числится в ООО «РогаКопыта».

Мужчина сидел в тюрьме. Устроился на месяц куда-то. Получил СТД-Р. Новый работодатель не узнает о криминальном прошлом работника.

Почему так?

С электронными книжками стало проще скрыть предыдущие места работы. Если работник отказался от бумажной трудовой, книжку ему выдают на руки. Дальше сведения о приемах, увольнениях хранит Пенсионный фонд. А работник при необходимости и увольнении получает у работодателя справку СТД-Р со сведениями о работе у этого работодателя.

В итоге у сотрудника есть бумажная трудовая с записью о переходе на ЭТК и несколько справок СТД-Р от разных работодателей. При трудоустройстве он обязан показать, а не оставить кадровику 1 справку СТД-Р.

Как избежать неприятностей?

Если есть сомнения в достоверности предоставленной работником СТД-Р, запросите справку СТД-ПФР. Это тоже сведения о трудовой деятельности, но их работник получает сам в Пенсионном фонде или на сайте госуслуг. Там пока не пишут причины увольнения, но есть информация обо всех работодателях с 2002 года. Да, работник имеет право не предоставлять СТД-ПФР. Но это будет лишний повод задуматься, что что-то не так.

Не выдали СТД-Р вовремя

С адреса kiss@mail.ru на электронку отдела продаж работодателя пришло письмо: «Прошу прислать на электронный адрес сведения о трудовой деятельности. Слесарь Котов И.И.». Кадровику письмо переслали через неделю. Она побоялась отправлять на неизвестную электронку официальный документ. «Отправишь, а потом на работника кредит оформят», — подумала кадровик. Фирму оштрафовали на 50 тысяч.

Почему так?

Работник с электронной трудовой книжкой вправе в любой момент запросить сведения о трудовой деятельности. И работодатель обязан выдать их по форме СТД-Р в течение 3 рабочих дней. Иначе по жалобе работника инспектор труда привлечет фирму к ответственности. Штрафы для организации от 30 до 50 тысяч рублей.

Как избежать штрафов?

Автоматизировать обработку заявлений работников. Тогда не пропустите сроки ответа и всегда установите автора электронного запроса.

В системе кадрового электронного документооборота СБИС личность сотрудника идентифицирована. У него есть личный кабинет и возможность за пару кликов запросить у работодателя СТД-Р, 2-НДФЛ или отгул. Система распределит запрос кадровику, бухгалтеру или непосредственному руководителю работника. Установит срок ответа на заявление и сообщит работнику о готовности справки.

Установить порядок выдачи СТД-Р в локальном нормативном акте: указать электронный адрес работодателя, как фирма определяет, что электронный запрос написал работник, уточнить порядок из ст. 66.1 ТК РФ.

Пример формулировки ЛНА.

Работник не сообщил о госслужбе

Мужчина работал в МВД, уволили за проступок. Новому работодателю сказал, что СТД-Р потерял. Его приняли так. А при проверке прокуратура оштрафовала фирму на 100 тысяч рублей.

Девушка пару месяцев работала в отделе проверок налоговой. Потом устроилась в коммерческую фирму, потом еще в одну. Последнему работодателю принесла СТД-Р с записью об увольнении из фирмы. Работодателя оштрафовали.

Парень отработал 3 месяца стажером в полиции и уволился. При новом трудоустройстве сказал, что это его первое место работы. Работодатель попал на штраф.

Почему так?

По закону о противодействии коррупции работодатель обязан в течение 10 дней сообщить о приеме на работу бывшего муниципального или госслужащего. И о его найме по договору подряда с оплатой от 100 тысяч рублей в месяц тоже обязан сообщить. За такие нарушения Прокуратура штрафует от 100 до 500 тысяч. Срок давности по таким нарушениям 6 лет.

Порядок уведомления:

  • Уведомление направляют по бывшему месту службы.
    Если госорган ликвидировали, нужно найти правопреемника и направить сообщение ему. На это указывал Минтруд в письме от 01.07.2016 № 18-2/В-421 и Верховный суд.
  • Уведомляют о служащих с должностью из спецперечня, утвержденного Указом Президента, муниципальными или госорганами. Обычно спецперечни выкладывают на сайтах этих органов. Вот, например, список должностей полиции.
  • Уведомлять нужно, если с момента службы прошло меньше 2 лет. Даже в том случае, когда сотрудник поработал в коммерческих структурах, а потом пришел к вам. Это подтверждает Верховный суд.
  • Форма уведомления не утверждена, должна содержать: ФИО, должность, обязанности сотрудника, реквизиты договора и приказа о приеме на работу.

Как избежать штрафов?

Запрашивать бумажную трудовую. Если она утеряна, просить справку СТД-ПФР. В ней не написаны должности работника, но есть наименования работодателей до 01.01.2020. Это хотя бы натолкнет на мысль о госслужбе и уведомлении.

Установить письменную форму сообщения о службе. Экс-чиновник и так обязан уведомлять работодателя. Но закон не пишет, в какой форме. Чтобы работник потом не сказал, что извещал устно, работодатели при приеме на работу страхуются:

  • и вручают уведомление об этом,
  • или подписывают с работником опись полученных от него сведений о трудовой деятельности (например получено СТД-Р с записью об увольнении из ООО «РогаКопыта»),
  • или включают обязанность извещать письменно в текст заявления о приеме на работу, в ЛНА или в договор ГПХ.
ПРОВЕРКА
сотрудников по базам МВД, ФНС...

Пример формулировки в ПВТР, ТД, ГПД.

Пример формулировки Уведомления.

Уведомлять, даже если госслужба — это вы. Госучреждения не всегда сообщают о найме экс-чиновника. И раньше суды соглашались, что тут нет коррупционного риска. С 2020 года судебная практика изменилась. Уведомлять должны работодатели всех форм собственности, в том числе бюджетные учреждения.

Разборки с пенсионерами

Сотрудник уходит на пенсию. А Пенсионный фонд его документы не принимает. Потому что номер какого-то приказа в бумажной трудовой не совпадает с номером, который работодатель сообщил Пенсионному фонду в отчетах СЗВ-ТД. Пенсионный отправил работника разбираться с работодателем. Теперь у работника задержка с пенсией, а у работодателя необходимость подавать новый отчет.

Почему так?

Не совпали данные в бумажной трудовой и электронных сведениях. Это может происходить из-за того, что бухгалтерия работает в одной программе, кадровики в другой. У бухгалтерии одна нумерация, у кадров своя. Отчеты СЗВ-ТД поручают отправлять то бухгалтерам, то кадровикам, то IT-специалисту.

Как избежать неприятностей?

  1. Выбирайте СБИС, чтобы отправлять отчеты СЗВ-ТД в момент приема, увольнения. СБИС до отправки в фонд перепроверит, нет ли в отчете дублей СНИЛС, не отчитываетесь ли второй раз за уволенного. Система покажет ошибки и объяснит их суть человеческим языком.
  2. Не оформляйте изменение зарплаты через перевод. Это лишний повод допустить ошибку. Любой перевод работодатель должен отражать в СЗВ-ТД. А значит, сообщать эту информацию в Пенсионный фонд. Даже если у работника бумажная трудовая книжка.
Результат проверки в СБИС

Хочу сдавать СЗВ-ТД с первого раза

Ошибки СЗВ-ТД при смене названия отдела

Крупная организация. Директор изменил название «Отдел закупок» на «Департамент». Кадровику пришлось целый день оформлять 100 приказов о переводе, 100 допсоглашений к трудовым договорам и 100 отчетов СЗВ-ТД. А в следующем квартале «Департаменты» заменили на «Управления». Кадровик допустила ошибки. А значит, опять сложности с пенсией у работников, необходимость исправлять СЗВ-ТД у работодателей. Как исправить ошибки в СЗВ-ТД — читать статью.

Почему так?

Кадровик оформила смену названия переводом. При переводе нужно подписать множество документов с работником и сдать СЗВ-ТД. Даже по работникам с бумажными трудовыми. Чем больше документов, тем больше ошибок.

Штрафы за СЗВ-ТД маленькие — 300–500 рублей за каждое нарушение. Но их выписывает инспекция труда. И если ошибку в отчете не исправить, Пенсионный передает документы в Инспекцию труда. Инспектор при проверке может зацепить и другие нарушения трудового законодательства. А это уже штрафы в 50 тысяч рублей.

Как избежать неприятностей?

  1. Автоматизировать заполнение и проверку документов.
    Загружайте сканы паспорта СБИС, и нейросеть распознает данные. Введет их без ошибок. Отработает за службу безопасности — проверит работника по базам МВД, ФНС. Установите СБИС-проверку СЗВ-ТД.

СБИС отличит Королеву от Королёвой.

Распознавание паспорта в СБИС
  1. Не делать приказы о переводе в подразделениях и сэкономить время на другие хорошие дела. Смена названия подразделения без изменения фактического места работы не является переводом. Не пишите в трудовом договоре название подразделения, укажите это в штатном расписании. Лучше штатное, чем вносить изменения в трудовой договор. Если не меняется трудовой договор, тогда не нужно подписывать с работниками допсоглашение к ТД и приказ о переводе.

Возврат к бумажной трудовой после электронной

У предыдущего работодателя работница написала заявление об отказе от бумажной и выборе электронной трудовой. А при новом трудоустройстве задумала вернуть бумажную трудовую и попросила завести ей новую ТК в связи с утерей. Работодатель завел ей бумажную ТК, передал в Пенсионный фонд сведения о выборе работником бумажной ТК. А потом из Пенсионного фонда позвонили и предложили уничтожить новенькую бумажную книжку, поскольку работник раньше уже выбрал ЭТК.

Почему так?

Работник вправе 1 раз перейти с бумажной на электронную трудовую. Вернуться к бумажным уже нельзя. Но если работодатель по заявлению работника завел ему новую бумажную книжку, то и уничтожать ее теперь тоже нельзя, это противоречит ст. 65 ТК РФ.

Как избежать неприятностей?

Сохранить заявление работника о выдаче ему новой трудовой книжки и не переживать. Новый работодатель закон не нарушает. Он не несет ответственности за выдачу новой трудовой книжки с первым местом работы у этого работодателя.

Загрузка из сторонней системы в СБИС
Загрузка из сторонней системы в СБИС

Ведете кадровый учет в другой системе? Поможем!

СБИС возьмет данные о сотрудниках из сторонней системы. Вам останется только нажать «Отправить».

Зачем каждый раз загружать данные? Сразу оформляйте все приемы и увольнения в СБИС — система сама включит нужные события в отчет и автоматически уведомит о них Пенсионный фонд.

Смотрите также

Используя официальный сайт saby.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее