Как HR уйти в отпуск без остановки рабочих процессов: чек‑лист

Ольга Чумакина

20+ лет в HR-консалтинге, помогает HR и работодателям в управлении персоналом

Отпуск эйчара может стать настоящим вызовом, особенно если в компании он в единственном лице. Правильное планирование и подготовка помогут продолжить работу в обычном порядке. Вместе с Ольгой Чумакиной, HR‑директором и партнером консалтинговой компании CordisON, собрали чек‑лист, который поможет закрывать задачи без участия HR.

Как HR подготовиться к отпуску

1. Наем сотрудников. На период своего отсутствия лучше всего приостановить процесс найма. Предупредите менеджеров компании о своем уходе в отпуск минимум за 2 месяца, чтобы закрыть срочные вакансии в разумные сроки.

   Если поставить наем на паузу не представляется возможным, временно делегируйте свои обязанности. Расскажите замещающему вас сотруднику о процессе организации собеседования: от первичного разговора по телефону до проведения встречи.

   Заранее создайте базу проверенных фрилансеров, которых сможете привлечь на разовые задачи. Попросить помочь в этом можно и кадровые агентства, с которыми постоянно сотрудничаете. Но не секрет, что фрилансеры с точки зрения бюджета для потоковых простых задач намного выгоднее.

2. Сопровождение и адаптация новых сотрудников. Запишите для нового коллеги приветственное видео со словами:

   «Добрый день, (имя сотрудника)! Рад(‑а) приветствовать вас в нашей команде. Меня зовут (имя), я HR‑специалист компании. Я был(‑а) бы рад(‑а) провести этот день с вами, но нахожусь в отпуске. Постараюсь сделать все возможное, чтобы первый день в компании прошел для вас максимально комфортно.

   Если у вас возникнут вопросы, не стесняйтесь обращаться к коллегам: оформить документы вам помогут в отделе кадров, пропуск и велком‑пак получите у офис‑менеджера. Пароль с доступом к почте и корпоративному порталу найдете в конце этого письма. Ваш руководитель (ваш наставник) расскажет обо всех правилах. Желаю приятной работы!»

   Экскурсию по офису, выдачу рабочей техники, знакомство с командой и политикой компании оставьте нанимающему менеджеру, поскольку он в первую очередь заинтересован в новом сотруднике.

3. Окончание испытательного срока. Если вы знаете, что кандидат не пройдет испытательный срок, поговорите с менеджером и соберите данные для заключения до своего ухода в отпуск. Подготовьте промежуточные документы, которые в ваше отсутствие сможет дополнить замещающее вас лицо.
4. Оценка вовлеченности и уровня удовлетворенности сотрудников. Все опросы поставьте в режим автоотправки, а вернувшись из отпуска, проанализируйте результаты.

5. Выходное интервью (exit‑интервью) делегируйте коллеге, но только не экс‑руководителю уходящего сотрудника. Непосредственный руководитель — заинтересованное лицо, и причина увольнения может быть искажена.

   Интервью при увольнении можно провести и дистанционно в формате видеоинтервью по аналогии с наймом. Для этого подготовьте анкету с вопросами или попросите видеоотзыв о работе в компании.

6. Комплаенс‑контроль. Подключите специального бота, который вместо вас будет принимать сообщения о нарушениях сотрудников и отправлять автоматическое письмо:

   Спасибо, что поделились вашими наблюдениями о несоответствии рабочего процесса установленным правилам. Сейчас я нахожусь в отпуске, но заявка принята и будет рассмотрена в кратчайшие сроки.

   Если в компании есть юрист или сотрудник службы безопасности, рассмотрение комплаенс‑заявки переключите на них, чтобы в случае необходимости организовать решение вопроса незамедлительно. Некоторые заявления нельзя оставить без срочного рассмотрения, потому что существуют определенные риски. Например, в случае утечки персональных данных или в ситуации коррупции.

7. Обучение сотрудников. Заявки на обучение и участие в конференциях собираются заранее, а на период вашего отпуска приостанавливаются. Участие в семинарах, вебинарах и других незапланированных мероприятиях согласовывается через менеджера или иное лицо, имеющее право согласовывать расходы в рамках утвержденных бюджетов. Организует замещающий коллега или работники самостоятельно.
8. Рассылка сообщений. Медиаплан компании делается заранее. Создайте все новости и воспользуйтесь функцией «отложенная публикация». Также вы можете делегировать рассылку сообщений коллегам. Для этого подготовьте письма с шаблоном текста, адреса, дату и время отправки, площадки размещения. Вся информация должна быть известна, чтобы исключить любые ошибки.
9. Оплата счетов. Проверьте, что регулярные счета переданы на оплату, например за годовую подписку на кадровые журналы или заказанные билеты. Если вы возвращаетесь из отпуска на начало процесса бюджетирования, заранее запросите всю необходимую информацию у провайдеров и поставщиков.
10. Дни рождения сотрудников. Подготовьте основные организационные моменты, такие как выбор и покупка подарка. Поздравление сотрудника вместо вас проведет коллега — непосредственный руководитель или лидер в коллективе.
11. Корпоративное питание. Сделайте необходимый предзаказ на определенные даты.

Используйте автоматизацию

Если в компании есть корпоративный портал, используйте переназначение задач. Например, в СБИС можно перенаправить задачи на сотрудника, который замещает вас во время отпуска.

Когда HR лучше не уходить в отпуск

В компании есть периоды, когда рабочие процессы требуют участия и контроля со стороны эйчара. Поэтому лучше не брать отпуск во время:

1. Периодической оценки сотрудников.
2. Высокого сезона.
3. Массового набора персонала.
4. Отпуска вашей команды и сотрудников, которые могут вас заменить.
5. Одновременного отсутствия на работе лиц, принимающих решения: СЕО, исполнительного и финансового директоров, директора по персоналу или аналогичных.
6. Планирования и защиты бюджета.
7. Подведения итогов года.
8. Проведения корпоративного мероприятия.