Как выбрать поставщика продуктов для ресторана и кафе
Самая распространенная ошибка при выборе поставщика продуктов для ресторана или кафе — ориентироваться только на цену. Но за дешевым товаром часто скрывается низкое качество или слабый сервис: нестабильные поставки, отсутствие довоза либо сопроводительных документов.
Как поставщик и экс‑управляющая рестораном я знаю, на что важно обратить внимание, прежде чем обсуждать цены. Особенно если закупками занимается не отдельный менеджер, а шеф‑повар или управленец. Мой опыт — в этой статье.
Что важно оценить при выборе поставщика
Качество продуктов питания
Реальное качество и конечную стоимость сырья можно узнать только после его обработки. Поэтому еще до заключения контракта проверьте, как поведет себя продукт при дефросте, зачистке, термообработке и на других этапах приготовления. Это особенно критично для мяса, рыбы и птицы, ведь обычно их поставляют в замороженном виде. Исключение — оптовики, которые специализируются только на мясе и могут поставлять его охлажденным.
Потери при обработке сырья у разных партнеров будут отличаться. Разберем на примере: допустим, шеф‑повар выбирает поставщиков продуктов питания для небольшого кафе. Для закупки говяжьих окороков он отобрал двух местных оптовиков: один предлагает цену 700 ₽/кг, второй — 800 ₽/кг. Кажется, выбор очевиден: берем за 700 ₽/кг. Однако шеф‑повар предложил каждому поставщику отправить образцы и вместе зачистить мясо, чтобы оценить потери в весе. У первого на окороках было больше льда и жира — потери составили 30%. У второго — всего 10%:
| Параметр | Поставщик № 1 | Поставщик № 2 |
|---|---|---|
| Фактическая цена замороженного мяса | 700 ₽/кг | 800 ₽/кг |
| Потери при дефросте и зачистке | 30% | 10% |
| Стоимость потерь | 30% от 700 ₽ = 210 ₽ | 10% от 800 ₽ = 80 ₽ |
| Реальная цена мяса после дефроста и зачистки | 910 ₽/кг | 880 ₽/кг |
Более качественное и низкое по стоимости мясо оказалось у второго поставщика, хотя предложение первого казалось выгоднее. Поэтому перед заключением контракта проработайте продукт и убедитесь на своих расчетах, что цена соответствует качеству.
Ведите точный складской учет в Saby Presto
- Всегда актуальные данные об остатках
- Авторасчет потребностей
- Заказы у поставщиков по самым выгодным ценам
- Приемка и инвентаризация в 2 раза быстрее, чем на бумаге
Стабильность и гибкость поставок
Надежный поставщик не просто вовремя отгружает товар и соблюдает все обязательства, но и подстраивается под процессы вашего заведения. Вот 5 ключевых признаков качественного сервиса:
Менеджер поставщика всегда на связи. В хорошем заведении официант предлагает гостю меню, делится рекомендациями и передает пожелания на кухню. Так же и с представителями поставщиков: они не просто озвучивают цены, но и рассказывают об ассортименте, предлагают аналоги, гарантируют своевременную доставку, контролируют заказы на всех этапах, отвечают на вопросы и решают проблемы. Профессиональный менеджер сам узнаёт все потребности и облегчает работу вашего закупщика, шеф‑повара или управляющего.
Полный пакет документов. Государство следит за движением многих товарных групп от производителя до конечного покупателя с помощью госсистем. Алкоголь контролирует ЕГАИС, продукты животного происхождения — «Меркурий», а маркированные товары, перечень которых с каждым годом расширяется, — «Честный знак». По ряду товаров надо параллельно отчитываться сразу в две госсистемы. Поэтому критично, чтобы поставщик соблюдал все законодательные требования и отправлял продукцию со всеми надлежащими документами. Например, контролировал, что каждая упаковка молока промаркирована кодом Data Matrix, и вместе с новой партией присылал электронный УПД по ЭДО и ВСД в «Меркурий».
Работайте по закону со всеми госсистемами в Saby
- Подходит для любых подконтрольных товаров
- Маркировка, ЕГАИС и «Меркурий» в одном окне
- Встроенный ЭДО
- Полная автоматизация взаимодействия с госсистемами
Поставки в нужных объемах и в срок. Поставщик должен быть заинтересован, чтобы ресторан или кафе всегда располагали достаточными запасами на складе. Хороший знак, если менеджер предложит вместе провести ABC‑анализ, чтобы вычислить востребованные продукты и подстроить сток под ваши реалии.
Для наглядности разберем ситуацию, когда бару нужен уникальный продукт: например, сыр определенного бренда, сорта, граммовки. Сравним предложения двух поставщиков:
| Параметр | Поставщик № 1 | Поставщик № 2 |
|---|---|---|
| Цена | 1 015 ₽/кг | 1 025 ₽/кг |
| Отгрузка | В определенные дни | 6 дней в неделю |
| Квант поставки | Только коробки | От 1 штуки |
| Прием заказов | До 15:00 | 24/7 |
| Оба варианта по‑своему выгодны — выбор зависит от условий конкретного заведения: | ||
| Условия заведения |
|
|
| Рекомендация | Можно работать с первым поставщиком и брать сыр по минимальной цене | Лучше остановиться на втором предложении и переплачивать 10 ₽/кг, потому что в эту сумму входит удобный сервис |
Возможность довоза. В ресторанном бизнесе форс‑мажоры — обычное дело. Заказали сливки не той жирности, забыли про топинги, не ожидали наплыва гостей во время фестиваля — в таких ситуациях гибкость поставщика играет решающую роль в сохранении сервиса и лояльности гостей. Обсудите заранее, сможет ли поставщик оперативно допоставлять недостающие продукты, готовую еду в ресторан или кафе.
Поставки товаров по запросу. Удобная опция, которую чаще предоставляют локальные поставщики, а не крупные компании. Здорово, если оптовик или дистрибьютор готов расширить ассортимент под ваше меню, держать продукты на своем складе и привозить именно в тот момент, когда они потребуются.
Как убедиться в надежности поставщика на 100%
Перед заключением сделки важно убедиться не только в стабильности поставок, но и в надежности поставщика в целом. Можно гуглить его бухгалтерскую отчетность и финансовые показатели, проверять спецреестры. А можно не тратить на это время и за секунды получить полное досье на поставщика в Saby Profile.
Сервис собирает данные из 1 000+ источников. Можно подключить мониторинг по неограниченному количеству компаний или разовую проверку, например, если меняете поставщика мяса и досье нужно только по нему.
Узнать, по каким критериям проверять поставщиков
Сводные данные по бухгалтерской отчетности, финансовому положению и деловой репутации. Saby уже проанализировал, как оптовик или дистрибьютор ведет бизнес, и свел плюсы и минусы в наглядную таблицу. Например, включена ли организация в реестр недобросовестных поставщиков, публикуется ли ежегодная бухгалтерская отчетность, как часто меняется руководство. Можно настроить свой расчет оценки: критичным пунктам добавить больше баллов, незначительные — обнулить.
Текущие и завершенные суды. Saby покажет, почему, с кем и на какие суммы судится поставщик. Возможно, у него много исков от заказчиков — это плохой знак. Дела можно отбирать по типу, решению, предмету спора, роли, периоду.
Как смотрят на поставщика банки и ФНС. Например, низкая налоговая нагрузка — один из признаков отмывания доходов. Сотрудничество с таким поставщиком — большой риск. Налоговая рассуждает так: если бизнес работает с сомнительной компанией, то хочет занизить налоги, а значит, его нужно тщательно проверить.
Полный перечень лицензий, сертификатов и деклараций. Смотрите как действующие документы, так и продленные, возобновленные, прекращенные, приостановленные. Легко убедиться, что поставщик способен исполнить условия контракта: имеет право заниматься заявленным видом деятельности, сертифицировал работу с продукцией, выполнил все гостребования к безопасности.
Saby собрал все лицензии, сертификаты и декларации у регионального поставщика молока
Сопровождение после заключения контракта
Вы оценили качество продуктов и договорились об условиях поставок. Кажется, можно заключать контракт — однако с менеджером поставщика также важно проговорить, каким будет сопровождение после сделки.
Оформление всех необходимых документов. Поставщик должен заботиться, чтобы дальнейший путь продукции не вызывал проблем у заведения.
Обратная связь после первой поставки. Представьте: первая машина уже приехала на склад. Вы оцениваете поставку и всегда задаетесь вопросом, сотрудничать дальше или нет. Будет приятно, если поставщик узнает ваше мнение — спросит, всё ли понравилось, всё ли привезли вовремя.
Взаиморасчеты в удобные сроки. Поставщик выставляет счета, как вы договаривались: например, строго ежемесячно или еженедельно. А также регулярно проводит сверки, чтобы исключить ошибки.
Предупреждение об оплате по срокам. Вести календарь платежей в первую очередь должен заказчик. Однако я считаю, что поставщику также нужно контролировать сроки и напоминать о них. Если оптовик или дистрибьютор не заботится о своевременности взаиморасчетов, вполне вероятно, что при пропущенной оплате он не сможет обеспечить вас товарами и сервисом.
🚀 Как наладить выгодные и своевременные закупки
Работайте с поставщиками из одного окна в Saby Presto — без Excel‑таблиц, Word‑документов и разрозненных переписок в мессенджерах.
Отправка заказов, счетов, реализаций, договоров. 90% поставщиков уже работают по ЭДО. Тем, кто еще обменивается документами по email или в Telegram, WhatsApp, отправлять можно и туда. Всё оформляется за пару минут. Например, в заказе нужно просто указать контрагента, товар и его количество. Или отсканировать штрихкод, чтобы позиция автоматически попала в документ.
Оцифровка бумажных документов по фото. Частая история: товар уже отгружен на склад, но еще не занесен в товароучетку — накладные потерялись. Другая ситуация: бухгалтер оприходовал документ, но не проверил цены, а позже выяснилось, что оптовик их завысил. С мобильным приложением Saby Docs не придется вручную вбивать данные — надо только сфотографировать накладную и чек. Программа проверит чек по базе ФНС и создаст электронную копию документа с правильными реквизитами: датой, номером, номенклатурой, суммой.
Предупреждение об изменении цен прямо в поступлении. Больше не нужно беспокоиться, что примете от поставщика продукты по завышенной стоимости. Saby Presto подсветит прямо в приходном документе, что товар подорожал или подешевел. Сотрудники заметят изменения и сразу скорректируют цену.
Контроль наценки. Чтобы сократить расходы на закупки, важно контролировать динамику цен. Saby Presto отслеживает изменения себестоимости, актуальные рыночные цены и величину наценки за период. Отчет можно строить по последнему поступлению или на готовые блюда.
Автоматический расчет потребностей. Представим: ресторан получил 30 кг картофеля, хотя на складе уже было 50 кг, а черешня для летнего меню, наоборот, закончилась. Всё из‑за ошибки закупщика, который рассчитывает потребности вручную. С Saby Presto такие проблемы исключены. Система проанализирует продажи за месяц, учтет остатки и предложит оптимальный объем закупок. Останется только оформить заказ прямо из отчета:
Календарь оплат, который формируется автоматически. Чтобы не попадать в стоп‑листы поставщиков, важно рассчитываться с ними в назначенные дни. Saby Presto поможет вести платежную дисциплину — достаточно указать сроки в поступлениях или договорах, и они сами занесутся в календарь оплат. Из календаря можно сразу сформировать платежки. Если нет доступа к компьютеру, согласовывать заявки и отправлять платежные поручения легко прямо с телефона.
Сверка с контрагентом по ЭДО. Если оплачиваете поставку с отсрочкой — важно сверить взаиморасчеты с поставщиками, чтобы не попасть в стоп‑листы. Сверка на бумаге может занимать целые дни. Saby Presto возьмет рутину на себя: сравнит все данные по вашему учету с актами поставщиков и, если найдет несоответствия, сформирует акт расхождений.
Эта статья — конспект выступления Ренаты Степановой на форуме «Формула прибыли в HoReCa». 10 топовых экспертов рассказали, где в заведении теряются деньги, какие финансовые отчеты покажут реальное состояние бизнеса, как превратить списания в управление затратами и увеличить прибыль через контроль себестоимости.
Записи всех выступлений — в плейлисте
Организатор форума — команда Saby Presto
Видеоматериалы по теме
