Поэкземплярный учет воды с 1 марта 2025: что меняется в УПД и процессах
С 1 марта 2025 стартует полная прослеживаемость маркированной воды — поэкземплярный учет. Поставщикам необходимо указывать в УПД не только GTIN и количество товара, но и код маркировки каждой бутылки.
Изменения затронут процессы всех участников оборота: производителей, импортеров, оптовых поставщиков, розничных магазинов и сегмент HoReCa.
📋 Разбираем: 2 варианта, как поставщикам оформлять документы на отгрузку; что меняется в приемке поставок с 1 марта; как быть с водой, выпущенной в оборот до 1 марта.
Содержание
- Что меняется в учете маркированной воды
- 2 варианта, как отгружать маркированную воду
- Агрегирование кодов в транспортную упаковку
- Как ускорить отгрузку, если используете Saby
- Как принимать поставки воды, чтобы избежать проблем с кодами
- Что делать с водой, которую приобрели до 1 марта 2025
- Оборудование для быстрой отгрузки и приемки
- Списание воды, когда причина выбытия — не продажа
- Штрафы за нарушения новых требований
Что меняется в учете маркированной воды
Правила объемно-сортового учета (ОСУ) для воды действуют до 28 февраля 2025 года включительно. В электронном УПД поставщики указывают только количество отгружаемого товара и GTIN каждой номенклатурной позиции, а покупатели проверяют, что пришли верные объемы.
⚡️ С 1 марта 2025 необходимо вести поэкземплярный учет воды (ПЭУ). «Честный знак» теперь следит за «жизненным циклом» каждой бутылки: кем и когда она произведена, от кого к кому перемещалась, кем и по какой причине была выведена из оборота.
Поставщики обязаны добавлять в УПД код маркировки каждой бутылки воды. Это требование касается всех участников оборота, которые продают воду организациям и ИП.
🙅♂️ Нельзя отправить УПД, если в него не добавлены коды маркировки.
Покупатели по‑прежнему должны получать электронный УПД, только теперь в нем будут указаны все Data Matrix передаваемой воды. После утверждения документов по ЭДО в «Честный знак» поступит информация, что перешло право собственности на коды маркировки и они зачислены на баланс покупателя.
☝️ Вода введена в оборот до 1 марта 2025? По ней разрешено использовать объемно‑сортовой учет.
2 варианта, как отгружать маркированную воду
Чтобы добавить коды маркировки в УПД, необходимо отсканировать Data Matrix с каждой бутылки воды. Возможны 2 варианта, в какой момент это сделать. Выбирайте тот, который лучше подходит вашим процессам.
Коды маркировки можно добавить в УПД не только сканированием: загрузить из файла формата txt (где каждая строчка — это код) либо внести в УПД вручную.
Вариант 1: оформить УПД с кодами до отгрузки. Допустим, у производителя воды одна машина и один экспедитор развозит товары по розничным магазинам и точкам общепита.
УПД оформляется заранее, до отгрузки воды покупателю. Сканирует Data Matrix и добавляет их в документ реализации сотрудник склада, когда готовит товары к отгрузке.
❗️ Что важно учесть. Необходимо как‑то пометить бутылки, упаковки воды, паллеты, что именно они едут в определенную точку продаж. Либо разместить их в машине так, чтобы экспедитор сразу мог найти нужную упаковку для покупателя.
Нельзя передать покупателю воду с одними кодами, когда в УПД указаны другие коды. Покупатель с этой проблемой всё равно вернется к поставщику, потому что не сможет продать эту воду дальше: «Честный знак» блокирует реализацию.
Вариант 2: коды маркировки сканирует водитель‑экспедитор. Допустим, он развозит воду ежедневно в 40 розничных точек, на каждую приходится по 3–5 бутылок.
При отгрузке на складе УПД не наполняют кодами, а готовят черновик документа. В нем указаны позиции и их количество. Коды добавляет водитель, отсканировав Data Matrix при передаче товара покупателю.
Если работаете в Saby, подготовка УПД будет происходить следующим образом: бухгалтер сохраняет документ реализации как черновик, машину нагружают нужным количеством товара и отправляют на точки. При каждой выдаче водитель сканирует коды с бутылок камерой телефона, используя приложение Saby Docs. Так УПД наполняется кодами, которые по факту получает магазин, а водитель отправляет документ в приложении.
Минус делегирования водителю: повышается его ответственность. Он должен следить, все ли коды добавились в УПД, нет ли с ними проблем (к примеру, не читаются). Также эта схема не подойдет для работы с сетями: крупные ритейлеры требуют, чтобы УПД поступил до того, как приедет поставка.
Агрегирование кодов в транспортную упаковку
Этот вариант работы с кодами маркировки лучше подходит при больших объемах производства и поставок и сложной логистике. Если поставки небольшие, то агрегирование не сильно ускорит процесс отгрузки при поэкземплярном учете упакованной воды.
При агрегировании коды маркировки с партии одинаковых товаров объединяют в одну транспортную упаковку, ей присваивается агрегированный код. В этот код зашиты все Data Matrix товаров из партии.
Например, оптовик получил 1 000 бутылок воды. И хочет создать 10 транспортных упаковок по 100 бутылок в каждой. Нужно для каждой упаковки сгенерировать код транспортной упаковки и сканировать туда 100 конкретных бутылок, которые войдут в эту упаковку. И затем зарегистрировать этот факт в «Честном знаке». После этого в УПД можно указывать код транспортной упаковки, а не Data Matrix каждой бутылки.
Удобство агрегирования: так проще выстроить логистику и понимать — вот эти паллеты для одного магазина, вот эти — для другого. При отгрузке не придется считывать код с каждой бутылки — достаточно сканировать общую транспортную этикетку.
Как сделать агрегацию товаров в транспортную упаковку.
Заказ кодов и маркировка в день выпуска.
Так выглядит код маркировки и код агрегации. Data Matrix двумерный: данные зашифрованы и по вертикали, и по горизонтали. КИТУ — это линейный одномерный штрихкод, он кодирует небольшой объем информации с помощью вертикальных полос
Как ускорить отгрузку, если используете Saby
Автоматическое заполнение данных в документах по карточкам. Вы один раз заполняете карточку номенклатурной позиции: Saby запомнит ТН ВЭД, GTIN и другие данные и сам их добавит в документ отгрузки.
Если вы отгружаете весь объем произведенной или приобретенной продукции, то можно не сканировать коды в документ отгрузки. В Saby прямо из акта выпуска или поступления можно создать связанную реализацию. Все данные, в том числе номенклатурные позиции и Data Matrix, перенесутся в документ автоматически — не потребуется «пикать» каждую бутылку.
☝️ Такой способ не подходит, если вы отгружаете только часть товаров. Допустим, получили 20 бутылок воды, а отгрузить хотите только 10: программа не поймет, какие именно коды нужно оставить в документе. Придется добавлять их сканированием.
Saby проверит корректность кодов перед утверждением отгрузки. Вы узнаете, всё ли хорошо с Data Matrix, еще до подписания УПД и проверки кодов «Честным знаком». Это избавит от формирования корректировок. Как происходит проверка кодов.
Бесплатное приложение Saby Docs для смартфона и ТСД. При сканировании кодов результат проверки виден сразу на экране. Неудобство 2D‑сканеров: кладовщик не узнает, что с кодом какая‑то проблема (например, он не считался и не попал в УПД), если рядом нет компьютера, где виден результат сканирования.
Еще не пользуетесь приложением? Скачать Saby Docs.
Как принимать поставки воды, чтобы избежать проблем с кодами
Когда вы получаете маркированную воду, есть 2 статуса проверки: совпадают ли коды в документе и фактически приехавшие на бутылках; нет ли проблем с этими кодами. Проверяется это простым сканированием.
☝️ В законодательстве нет требования сканировать каждый код маркировки при приемке. Но такая проверка убережет ваш бизнес от проблем при дальнейшей реализации воды.
Допустим, в магазин приехали 10 бутылок. Приемщик их не проверил, на баланс магазина в «Честном знаке» зачислились 10 кодов маркировки. Товаровед выставил эти бутылки на полку.
❌ При сканировании кода касса заблокировала продажу воды из этой партии.
Оказалось, коды в УПД и на бутылках не совпали. Вода, предназначенная магазину по кодам в УПД, фактически уехала в другую точку продаж. А те коды, которые стоят сейчас на полке, не числятся на балансе магазина.
Или могла произойти ошибка при отгрузке: бухгалтер оформил в документе одни коды, а кладовщик отгрузил не ту упаковку воды для магазина.
❗️ Рекомендуем получателям проводить хотя бы выборочную проверку: отсканировать код на товаре и посмотреть, есть ли он в документе. Вторая проверка — корректны ли сами коды в УПД (например, они могут быть не введены в оборот или не читаться).
☝️ Коды необходимо проверить до того, как вы утвердили УПД. Если с кодами всё хорошо, утверждаем УПД. Если есть проблемы, сообщаем бухгалтеру поставщика — он исправит УПД, и не придется потом оформлять корректирующие документы.
Если складкой учет и работу с госсистемами ведете в Saby, процесс выглядит так. На телефоне или ТСД приемщика установлено бесплатное приложение Saby Docs. Приемщик открывает входящее поступление, «пикает» код маркировки и сразу на экране видит — есть этот код в документе или нет. Скачать Saby Docs.
Приемка с расхождениями — еще одно удобное решение Saby. Вам не придется отклонять поступление полностью, если есть небольшие расхождения по количеству товара или проблемные Data Matrix. В программе легко утвердить поступление с расхождениями.
Например, если по УПД должно прийти 100 бутылок, а по факту привезли 98 — 2 недостающие бутылки автоматически добавятся в акт о расхождении после сканирования. При пересортице или нечитаемых этикетках с кодами Saby подсветит эти позиции как несоответствующие УПД и также добавит в акт.
👌 Поставщик получит ТОРГ‑2, и сразу поймет, что нужно исправить, перемаркировать. На основе ТОРГ‑2 ему надо сделать корректирующий документ (УКД).
В Saby включена автоматическая сверка с «Честным знаком»: до утверждения УПД вы будете знать, примет ли эти коды маркировки система или увидит в них ошибку.
Такая сверка сокращает количество документов для бухгалтера — не придется оформлять корректировки, достаточно отклонить поступление по ЭДО
Что делать с водой, которую приобрели до 1 марта 2025
Для бизнеса предусмотрено послабление: поэкземплярный учет упакованной воды в «Честном знаке» можно не применять к продукции, которая выпущена в оборот до 1 марта 2025. По такой воде разрешено передавать данные в объемно‑сортовом формате.
В УПД одновременно можно передавать продукцию как в поэкземплярном, так и в объемно‑сортовом формате.
☝️ Использовать ОСУ важно так, чтобы не возникло пересортицы с водой, которая произведена или ввезена в России после 1 марта. Если сможете отслеживать дату производства партии и конкретной упаковки воды и организовать раздельное хранение и отгрузку, то ОСУ — рабочий вариант. Если такой возможности нет, лучше перейти с 1 марта на поэкземплярный учет воды — сканировать в УПД все коды.
🚛 Поставщикам необходимо определиться с тем, как они будут отражать такую воду в УПД при отгрузке:
| Продолжать продавать в ОСУ | Реализовывать в ПЭУ |
|---|---|
| Подойдет тем, у кого таких остатков немного или их возможно отсортировать от новой продукции, выпущенной в оборот после 1 марта | Так не возникает риск случайно отгрузить воду, попадающую под полную прослеживаемость, без указания кодов в УПД |
🛒 Покупателям нужно учитывать, что в одной поставке может быть как вода, отгруженная по ОСУ, так и вода, отгруженная как экземпляры. В таком случае в электронном УПД вы увидите, что эти позиции разделены.
В УПД вода «Угличская» пришла как по ОСУ, так и по поэкземплярному учету — Saby отобразил это двумя позициями
Оборудование для быстрой отгрузки и приемки
Выбор зависит от размера склада. Для больших складов и крупных поставок лучше подойдет терминал сбора данных (ТСД). Для небольших складов и мелких поставок — 2D‑сканер штрихкодов или смартфон с бесплатным приложением Saby Docs.
ТСД — самый прокачанный вариант: быстро сканирует товары, работает по 12 часов без подзарядки, не боится падений. Минус — стоимость: она существенно выше, чем у сканеров.
2D‑сканер — самый популярный вариант: бюджетный и удобный. Его минус — отсутствие экрана: сотрудник узнает о проблемных кодах маркировки, только когда возвращается к компьютеру.
Смартфон с приложением Saby Docs — это ТСД на минималках. Как и у терминала сбора данных, у него есть экран, на котором сразу видны проблемные товары. Минус в том, что зарядка быстро садится.
Мобильные решения удобны для тех, у кого склад и бухгалтерия располагаются далеко друг от друга. Один из кейсов работы с приложением. Бухгалтер подготовил УПД с партией пива на отгрузку. Кладовщик видит документ в Saby Docs и идет собирать партию к отправке. Сканирует коды маркировки и сразу на экране смартфона или ТСД проверяет, что каждый код корректно добавлен в УПД. Бухгалтер удаленно видит, что коды появились в документе, — теперь его можно отправлять покупателю.
Списание воды, когда причина выбытия — не продажа
С 1 марта 2025 все списания воды в «Честном знаке» надо делать не в объемно‑сортовом учете, а в поэкземплярном. В документе списания нужно отразить Data Matrix каждой выбывшей бутылки.
Списания делают, например, когда помялись бутылки, истек срок годности, использовали воду для собственных нужд — кулера в офисе или приготовления блюд в кафе.
📃 Инструкция по списанию маркированных товаров
❓ Как отразить списания организациям, закупающим воду только на свои нужды. Есть два варианта:
Штрафы за нарушения новых требований
За нарушение правил поэкземплярного учета воды в «Честном знаке» проверяющие органы могут оштрафовать участника оборота, когда он:
Размеры штрафов: 1 000–10 000 ₽ или предупреждение — для должностных лиц и ИП; начиная от 25 000 ₽ для юрлиц, максимальный штраф для компании — 100 000 ₽.
Если компания или предприниматель нарушит правила в первый раз, суд может ограничиться предупреждением вместо штрафа (ст. 4.1.1 КоАП РФ).
В Saby есть всё для работы с маркированной водой
- Решения для всех участников рынка
- Выбирайте нужную опцию или полный комплект фич: маркировка, ЭДО, складской учет, бухгалтерия
- Интеграция с 1С и другими системами
Видеоматериалы по теме
