Директор отдал бухгалтеру КЭП и потерял 275 тысяч ₽
Директор одной строительной фирмы отлично управлял производством, а сидеть за компьютером не любил. Он отдал свою электронную подпись бухгалтеру, чтобы та подписывала все отчеты и платежки.
За 30 лет работы директор никогда не допускал ошибок при строительстве, а при подписании документов допустил. Потому что когда твоя электронная подпись у чужого человека, может произойти все что угодно.
Вы узнаете
Почему фирма потеряла 275 тысяч ₽
Суть спора. Бухгалтер одной строительной фирмы воспользовалась носителем с электронной подписью директора. Она от имени директора подписала электронный договор поставки и товарную накладную на 275 тысяч ₽. Директор фирмы обнаружил ошибку уже после оплаты. Он потребовал от поставщика вернуть деньги за поставку, которой фактически не было.
Что ответил поставщик. Иск не признаем. Передача товара доказана. Договор поставки и товарная накладная подписаны со стороны покупателя электронной подписью директора. Деньги за товар покупатель перечислил после отгрузки. Это соответствует условиям договора об отсрочке платежа.
Как возражал директор покупателя. Наша строительная фирма никакой товар не получала. Бухгалтер ошибся. Она была уверена, что подписывает не накладную, а приложение к договору — типовую форму накладной. Поставщик не предоставил документы на перевозку бруса, сведения об автомобиле, доверенность на лицо, получавшее товар. Накладная бестоварная.
Что решил суд. Суды трех инстанций встали на сторону поставщика. Судьи обратили внимание на следующее:
- Накладная подписана ЭЦП директора. Покупатель не оспаривает, что ЭП принадлежит директору.
- В платежных поручениях об оплате товара указаны реквизиты договора.
- Стороны совместно подали в ЕГАИС информацию о совершении сделки с древесиной.
- В налоговом учете поставщика операция купли — продажи древесины учтена.
В иске отказать, деньги оставить у поставщика.
Подробнее смотрите в Постановлении арбитражного суда кассационной инстанции от 15.06.2022 по делу А38-7622/2020.
Что сделать, чтобы эта ситуация не повторилась у вас
Все знают, что нельзя отдавать свою электронную подпись другому человеку. Но фактически руководители до сих пор отдают в бухгалтерию носитель со своей ЭП. Хотя и понимают, что становятся заложниками невнимательности бухгалтера. А взыскать убытки с главбуха невозможно, потому что на всех документах стоит электронная подпись директора, а не того, кто реально подписывал ошибочные документы.
Не все догадываются, что сейчас программы позволяют организовать работу с документами без передачи электронной подписи.
Два способа не тратить время на бумаги и не отдавать свою ЭП
- Выдать бухгалтеру машиночитаемую доверенность.
Тогда бухгалтер сможет сам подписать нужные отчеты, договоры, а в случае ошибки понесет персональную ответственность.
Что такое МЧД и как ее выдавать за пару кликов — узнайте в нашей статье.
- Включить отложенное подписание документов.
Это хитрая настройка программы СБИС (Saby). С ней всю работу с документами ведет бухгалтер, а директор только контролирует отправку и получает больше времени на действительно важные вещи.
Как работает отложенное подписание
Бухгалтер: составляет отчеты, формирует платежки, заполняет договоры, выбирает нужных контрагентов, расчетный счет и нажимает кнопку «Подписать». Но документы не уходят контрагенту, пока руководитель не подтвердит отправку.
Директор: в одной программе, даже с телефона, просматривает пакет документов и подтверждает отправку.
Бесплатная консультация
Как выдавать доверенности за пару кликов или организовать отложенное подписание в СБИС (Saby), покажем за 30 минут
Видеоматериалы по теме
