Отклонение документа по ЭДО и аннулирование: в чем разница

Что такое отклонение документа в ЭДО

Отклонение документа в ЭДО — это отказ в приеме входящего электронного документа. Обычно так происходит, когда получатель сразу обнаруживает ошибку. В итоге документ не обретает юридическую силу, потому что получатель его не принимает и не подписывает.

Самые распространенные ситуации, когда нужно отклонить электронный документ:

• ошибка в реквизитах получателя или отправителя: в наименовании (ФИО), ИНН, КПП;
• документ отправили не тому контрагенту;
• неверная сумма;
• неправильное наименование товара, работы, услуги, не тот артикул, GTIN;
• документ не соответствует формату ФНС, который утвержден приказом ведомства (например, вместо УПД прислали счет-фактуру);
• отправлен дубликат документа.

Как отклонить документ в Saby. Откройте документ, нажмите «Утверждение» → «Отклонить» и укажите причину. Отклонение автоматически подпишется квалифицированной электронной подписью (КЭП), а статус документа в системе поменяется на «Отклонено». Согласие контрагента для этого не нужно.

В Saby можно отклонить один или сразу несколько входящих документов

Что такое аннулирование документа в ЭДО

Аннулирование документа в ЭДО — это признание электронного документа недействительным по соглашению сторон. Аннулировать надо только те документы, которые подписаны отправителем и получателем. То есть те, которые уже имеют юридическую силу.

Нельзя просто удалить документ из системы — аннулирование надо согласовать. Для этого любая сторона сделки отправляет запрос на аннулирование.

Когда нужно аннулировать документ:

• документ отправили ошибочно: не тому контрагенту или не тот документ, например вместо УПД — счет-фактуру;
• создали дубликат: отправили один и тот же документ на бумаге и через ЭДО;
• подписали не ту редакцию: сотрудник случайно отправил черновик вместо финальной версии документа, и расхождения существенные;
• сделку отменили.

Как аннулировать документ в Saby. Откройте нужный документ, выберите «Аннулировать», укажите причину и подпишите запрос на аннулирование. Контрагент рассмотрит запрос и ответит согласием или отказом. При отказе документ сохранит юридическую силу.

В Saby можно повторно отправить запрос на аннулирование документа, если контрагент отклонит первый запрос. Если запрос будет обработан положительно или ожидать ответа, запросить аннулирование второй раз не получится.

В Saby можно аннулировать один или несколько документов, а также отдельные вложения

Что происходит с документом после аннулирования. Когда обе стороны согласовали и аннулировали документ:

• Меняется статус на «Аннулирован». В системе сохраняется вся информация: исходный документ, предложение об аннулировании, подписи, дата, причина. Это может пригодиться для проверок ФНС и контролирующих органов.
• Документ теряет юридическую силу: его нельзя использовать как первичный документ, для расчета НДС, подтверждения операции или как доказательство в спорах.
• Создается новый документ с правильными данными. Нужен не всегда — например, если операции вообще не было или аннулированный документ был дублем.

Отклонение или аннулирование документа: все отличия в одной таблице

Для наглядности основные отличия между аннулированием и отклонением собрали в таблицу:

Обязательно ли аннулировать ошибочный документ

Если вы приняли электронный документ, а позже обнаружили ошибку или изменили условия сделки, необязательно его аннулировать. Можно связаться с отправителем и договориться об исправлении или корректировке.

Исправленный документ нужен, когда в исходном документе есть технические или арифметические ошибки. Например, опечатка в ИНН, неверный КПП, ошибка в адресе, сумме или НДС.

Исправления оформляют так:

• Для счетов‑фактур и УПД составляют исправленный документ: сохраняют номер и дату исходного документа, заполняют строку 1а — номер и дату исправления (ПП РФ от 26.12.2011 № 1137).
• Для остальных первичных документов формируют новый электронный документ со статусом «исправленный», указывают реквизиты исходного документа и сведения об исправлении — номере и дате исправления, перечне изменений (п. 20 ФСБУ 27/2021).

Корректировочный документ нужен, когда исходный документ составили верно, но стороны решили изменить условия. Например, договорились о скидке или изменении цены, выявили недопоставку или пересортицу, часть товара вернули. Корректировочный документ не заменяет оригинал, а показывает разницу до и после.

В Saby исправление и корректировочный документ формируется из исходного документа реализации

Ошибки в документах: типовые ситуации

Скачайте таблицу с порядком действий при получении документа с ошибками: когда аннулировать, отклонять или править

Скачать таблицу

Что делать после отклонения или аннулирования

Действуйте в зависимости от ситуации.

После отклонения. Получатель фиксирует причину отклонения и не принимает документ к учету. Затем:

1. Отправитель анализирует причину отклонения и формирует документ с правильными данными.
2. Направляет его через ЭДО.
3. Получатель проверяет. Если ошибка устранена, подписывает документ.

После аннулирования. Одна из сторон направляет запрос об аннулировании, а вторая его подписывает. Затем:

1. Обе стороны отменяют проведение документа, чтобы не учитывать документ в отчетах и расчете налогов.
2. При необходимости формируют новый документ.

Последствия для бухгалтерского и налогового учета. Аннулированный или отклоненный документ нельзя использовать для бухгалтерских и налоговых операций. Это значит, что нужно отменить все записи, которые на нем основывались. В зависимости от ситуации действуйте так.

• Документ провели — отмените проводки сторнирующей записью (со знаком минус) в том периоде, когда обнаружили ошибку или когда совершили операцию. Это зависит от того, закрыт ли период. Аннулируйте записи в книге покупок и продаж.
• По счету-фактуре заявили вычет по НДС — восстановите вычет, при необходимости подайте уточненную декларацию.
• Вместо аннулированного выпустили новый документ — сформируйте по нему проводки.

Можно ли отменить аннулирование документа в ЭДО

Отменять аннулирование документа в системах ЭДО нельзя. Исключение: если контрагент еще не дал ответ на запрос об аннулировании. В этом случае напишите ему сообщение и попросите отклонить запрос на аннулирование.

В Saby это можно сделать прямо в самом документе. Если контрагент отклонит ваш запрос, документ сохранит юридическую силу.

Если же контрагент уже подтвердил аннулирование, единственное решение — составить и подписать новый документ.

Как не допускать ошибок при работе с электронными документами

Несколько правил, которые помогут избежать ошибок и разногласий с партнерами:

• Проверяйте документ до подписания. Сверяйте реквизиты сторон, даты, суммы, номенклатуру, единицы измерения, ставку НДС, итоговые значения, а также вложения — они должны открываться и читаться.
• Контролируйте статусы документов. Статусы — это «трек-номер» для документа: они показывают, на каком этапе обмен. Когда увидите, что документ получил статус «Отклонен», изучите причину. Так вы поймете, что исправлять, и сможете быстро составить новую версию.
• Согласуйте формулировки причин аннулирования с контрагентом. Тогда партнер сразу поймет, почему вы аннулировали документ. И сможет быстрее принять решение о том, принимать ли предложение об аннулировании. Это снижает риск разногласий.
• Не используйте аннулирование электронного документа вместо исправления или корректировки. Если в подписанном документе ошибка в отдельных показателях, правильнее составить исправленный документ или корректировочный. Аннулирование уместно, если документ отправили по ошибке или сделку отменили.

Забудьте о путанице с документами

• Единая среда для отправки, приема и хранения электронных документов
• Роуминг со всеми операторами ЭДО
• Отслеживание статусов подписания

Узнать больше

Чек-лист: как исправить ошибочный документ в ЭДО

Чтобы исключить из документооборота или исправить ошибочный документ в ЭДО, действуйте исходя из стадии подписания и характера ошибки.