Расходы на УСН: что теперь можно взять к учету, в чем вы себе отказывали

Александра Быковская

консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению

С 2026 года перечень расходов на УСН стал открытым. Теперь при расчете налога на объекте «Доходы минус расходы» можно учитывать любые обоснованные и оплаченные затраты без прежних ограничений. Однако эта свобода несет новые налоговые риски. В статье расскажем, какие новые расходы можно учесть и на каких условиях.

Разберем

• Нововведения 2026 года
• Требования к расходам при упрощенке
• Открытый список расходов для УСН: что можно признавать с 2026 года
• Представительские расходы
• Консультации, маркетинг, медиа и услуги управления
• Расходы на персонал
• КАСКО и другие виды добровольного страхования
• Разовый платеж за пользование интеллектуальной собственностью
• Переуступка права требования долга

Нововведения 2026 года

C 2026 года бизнес на УСН с объектом «Доходы минус расходы» вправе включать в расходы любые экономически оправданные затраты. В п. 1 ст. 346.16 НК РФ добавлен новый «щедрый» подпункт 45, который позволяет учитывать на упрощенке «иные расходы». Делать это нужно по правилам общего режима, которые установлены для налога на прибыль в главе 25 НК РФ.

Ранее список расходов был закрыт и ограничен всего 44 пунктами. Теперь налогоплательщики могут существенно уменьшить налоговую базу за счет признания дополнительных затрат. С одной стороны, это снизит налоговую нагрузку на бизнес. С другой стороны, некоторые новые виды расходов потребуют дополнительных документов и контрольных процедур.

На объекте «Доходы» по-прежнему нельзя учитывать никакие расходы.

Открытый список расходов для УСН: что можно признавать с 2026 года

Перечислим основные новые расходы, которые можно учитывать на упрощенке с 2026 года. До 2026 года они были под запретом для целей «упрощенного» учета. А далее рассмотрим подробнее самые распространенные из них.

Представительские расходы

С 1 января 2026 года компании и ИП на упрощенке с объектом «Доходы минус расходы» получили новое право. Теперь они могут уменьшать налогооблагаемую базу на нормируемые представительские расходы так же, как это делают плательщики налога на прибыль (подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом кассовый метод — сохраняется: затраты должны быть оплачены.

Разберем, что можно учесть, как считать лимиты и какие документы подготовить, чтобы у налоговой не возникло вопросов.

Какие мероприятия считаются представительскими

Налоговый кодекс упоминает два повода для представительских расходов.

Это два вида встреч:

1. Переговоры с контрагентами, клиентами или потенциальными партнерами. Сюда относятся встречи с представителями компаний, ИП и обычными физлицами.
2. Заседания руководящих органов компании. Например, совета директоров.

Что именно можно включить в представительские расходы

К представительским относят затраты на следующие мероприятия (п. 2 ст. 264 НК РФ):

• Официальный прием: завтрак, обед или ужин для гостей и сотрудников вашей компании, участвующих во встрече. Минфин разрешает включать в эту категорию продукты питания и алкоголь (письмо от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).
• Транспорт — доставка участников к месту проведения мероприятия и обратно. Например, из аэропорта в офис и обратно в аэропорт.
• Буфетное обслуживание во время встречи.
• Услуги переводчиков, если они не состоят в штате.

Не включайте в представительские расходы затраты на развлечения, отдых, профилактику или лечение заболеваний.

Норматив представительских расходов

Представительские расходы нормируются. Вы не можете списать любую сумму — есть потолок.

Правило: расходы учитываются в размере, не превышающем 4 % от расходов на оплату труда за тот же период.

Норматив считается нарастающим итогом: за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Если в первом квартале вы не уложились в лимит, по итогам следующего отчетного периода или года ситуация может измениться из-за роста общего фонда оплаты труда (ФОТ). На следующий год переносить сверхнормативные расходы нельзя.

Такой же норматив действует и для вычета НДС (п. 7 ст. 171 НК РФ). В примере выше, если упрощенец начисляет НДС по общим ставкам 10 или 22 %, он может принять НДС к вычету тоже только с части расходов в 40 000 ₽.

Когда признавать представительские расходы

Для бизнеса на УСН действует кассовый метод. Чтобы учесть расходы, должны быть выполнены два условия одновременно:

1. Услуги или товары оплачены.
2. Руководитель утвердил отчет о мероприятии или авансовый отчет.

Как оформить документы на представительские расходы

Чтобы учесть представительские расходы, необходимо их тщательно задокументировать. Просто чеков из ресторана, где проводили встречу, недостаточно.

Оформите:

Консультации, маркетинг, медиа и услуги управления

С 2026 года упрощенцы могут учитывать в расходах консультационные и информационные услуги, а также расходы на управление. Например, если фирма передала полномочия руководителя сторонней компании.

Расходы на инфоуслуги

Консалтинговые услуги, консультационно-информационная поддержка вызывают повышенный интерес у налоговых органов, поэтому важно иметь полный комплект подтверждающих документов на подобные услуги:

• договор с подробным перечнем услуг;
• акт с детализацией оказанных услуг;
• отчет исполнителя с подробным описанием выполненных объемов;
• копии материалов, которые исполнитель подготовил для заказчика, чтобы оказать услугу. Например, копии письменных исследований, консультаций.

Ранее консультационные расходы признавали на упрощенной системе налогообложения, только если их относили к материальным. А именно это ситуация, когда исполнитель консультационных услуг привлекает субисполнителя. Тогда исполнитель включает затраты на субисполнителя в материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Расходы на маркетинг, рекламу

До 2026 года упрощенцы признавали расходы на рекламу собственных продуктов, товаров или средств индивидуализации (подп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Остальные виды «маркетинговых» трат нельзя было учесть.

С 2026 года на УСН правомерно учитывать в налоговой базе все обоснованные расходы на маркетинг. Например, к ним относятся:

• маркетинговые исследования рынка;
• определение характеристик продукта, планирование и прогноз его производства и обращения;
• разработка политики ценообразования и рекламной стратегии;
• любые расходы на продвижение продукта. Например, украшение торговых залов, витрин магазинов к праздникам — 14 февраля, 8 Марта, Новому году. А вот украшение офиса вряд ли спишете по этому основанию. Можно обосновать и учесть в качестве представительских расходов.

Маркетинговые услуги нужно документировать так же тщательно, как и консультационные. Помимо актов оказанных услуг необходимы подробные отчеты о проведенных исследованиях и разработках.

Для некоторых видов рекламных расходов действует норматив в 1 % от выручки (абз. 5 п. 4 ст. 264 НК РФ). Например, к нормируемым относят затраты на выдачу призов при розыгрышах или приоритетную выкладку товаров. Все остальные маркетинговые расходы учитываются при УСН в полном объеме.

Как минимизировать налоговые риски по «нематериальным» расходам

Пересмотрите правила документооборота по операциям с высоким налоговым риском. Убедитесь, что подтверждающие документы подробно описывают все расходы.

Если нужно, подпишите допсоглашения к договорам с исполнителями на предоставление дополнительных документов.

Нет юриста в штате, и беспокоитесь, как составить договор? В Saby найдете шаблоны всех популярных договоров, в том числе на консультационные и юридические услуги. При необходимости скорректируйте условия соглашений под свою ситуацию и специфику бизнеса.

Проведите тщательную проверку надежности исполнителей. Так вы точно не свяжетесь с однодневкой или недобросовестной компанией. И при налоговой проверке сможете быстро доказать реальность контрагента.

Удобно проверять контрагентов в сервисе Saby Profile.

Проверьте своего контрагента заранее. Связи учредителей, доходы, работники и аналитика рисков



Название компании, ИНН или руководитель

Расходы на персонал

Упрощенцы и до расширения перечня расходов могли учитывать все «прибыльные» расходы на оплату труда, указанные в статье 255 НК РФ. Это обычные начисления работникам — оклад, премии. А также другие затраты. Например, на добровольное страхование сотрудников, включая ДМС.

С 2026 года можете дополнительно учитывать расходы на следующие мероприятия:

• Подбор персонала. Например, можно успешно автоматизировать этот процесс. По незакрытым вакансиям рискованно списывать расходы на поиск кандидатов. Инспекторы могут признать такие траты необоснованными.
• Обеспечение нормальных условий труда, включая питьевую воду, пластиковые стаканчики и кулеры, кондиционеры и увлажнители воздуха — в офисе, на складе или в магазине.
• Спецоценка условий труда (СОУТ). Обязательна для многих работодателей.
• Возмещение расходов дистанционного работника за использование личного оборудования, свет, интернет — в размере не более 35 ₽ в день или исходя из фактических затрат (подп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ).
• Материальная помощь работнику при рождении ребенка. Разрешено включить в расходы в пределах 1 млн ₽ по каждому сотруднику. К примеру, если в компании трудятся оба родителя и в семье появилась двойня, то по этой одной семье можно выплатить и учесть в расходах максимум 4 млн.

КАСКО и другие виды добровольного страхования

До 2026 года упрощенцы могли включать в расходы только обязательное страхование имущества и ответственности. Например, стоимость полиса ОСАГО.

С 2026 года при УСН учитывают взносы на добровольное страхование из закрытого перечня ст. 263 НК РФ. Это касается, например, расходов на КАСКО. Если вид добровольного страхования отсутствует в списке, его нельзя включать в расходы.

Добровольное страхование имущества и ответственности, которое можно признавать в расходах:

• Страхование собственного и арендованного транспорта (КАСКО), если расходы на само это имущество учитывают при налогообложении.
• Страхование грузов, ТМЦ и другого имущества, которое используется для получения дохода.
• Страхование собственных и арендованных производственных основных средств, НМА, незавершенного строительства.
• Страхование другого имущества, если это обязательное условие деятельности.
• Страхование рисков, связанных с выполнением строительно-монтажных работ (СМР).
• Другие виды страхования из п. 1 ст. 263 НК РФ.

Обязанность арендатора застраховать арендованное имущество должна быть предусмотрена законом или договором аренды. В противном случае признавать такие расходы нельзя.

Компании на ОСНО включают страховой взнос в «прибыльные» расходы равномерно в течение срока, к которому он относится (п. 6 ст. 272 НК РФ). Рекомендуем сделать именной запрос в ФНС, нужно ли на УСН аналогично распределять подобные расходы или следует списать стоимость страхового полиса на расходы единовременно после оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Разовый платеж за пользование интеллектуальной собственностью

С 2026 года можно единовременно учесть в расходах УСН разовый (паушальный) платеж за использование прав на товарные знаки (ТЗ), изобретения, полезные модели и промышленные образцы по лицензионным и сублицензионным соглашениям. Также теперь можно включить в расходы разовый платеж по договору франчайзинга (коммерческой концессии), который предполагает использование комплекса исключительных прав, включая товарные знаки и ноу-хау.

До 2026 года можно было учесть на УСН только периодические платежи по таким договорам (подп. 32 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Условие списания на расходы разового платежа: оплата и подписание акта передачи прав (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Переуступка права требования долга

Налогоплательщик на УСН, купивший право требования долга, отражает доходы, когда сам должник погашает долг либо когда упрощенец получает оплату за переуступку права требования другому кредитору.

До 2026 года в расходах нельзя было признавать затраты на покупку права требования долга, поскольку их не было в закрытом перечне «упрощенных» расходов. В результате доходы признавались, а расходы нет, и операции с правом требования долга оказывались невыгодными на УСН из-за такой повышенной налоговой нагрузки.

С 2026 года приобретенное право требования можно признавать в расходах на основании подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при условии его оплаты предыдущему кредитору.