Расчет отпускных в 2025 году: пошаговая инструкция

С 1 января 2025 года действует новый повышенный МРОТ, который нужно учитывать при расчете отпускных выплат. Важное изменение: районный коэффициент и северные надбавки с отпускных теперь выделяются в отдельную налоговую базу по НДФЛ. О расчете отпускных и про зарплатные налоги с таких выплат расскажем в статье.

Что вы узнаете

• Общий порядок расчета отпускных
• Как определить расчетный период по отпускным
• Какие суммы включать в расчет, а какие не учитывать при расчете отпускных
• Какие лимиты нужно соблюдать при расчете отпускных
• Как платить НДФЛ с отпускных
• Как платить взносы по отпускным
• Как отражать отпускные в учете
• Как оплачивать отпуск, если на него выпадают праздники
• Отпускные в новых регионах: что надо учесть
• Частые вопросы

Общий порядок расчета отпускных

Если работаете в бухгалтерской программе, например, в Saby программа рассчитает отпускные автоматически. Чтобы понять, откуда берутся цифры, пользуйтесь нашим алгоритмом расчета отпускных.

Шаг 1. Определите расчетный период. По общему правилу это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник уходит в отпуск (п. 4 Положения из постановления Правительства РФ от 24.12.2007, далее — Положение № 922).

Шаг 2. Посчитайте выплаты сотруднику за расчетный период. По общему правилу это зарплата (п. 2 Положения № 922).

Шаг 3. Вычислите средний дневной заработок. По какой формуле считать показатель, зависит от того, полностью сотрудник отработал расчетный период или нет. В любом случае в расчете участвует показатель 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней в году (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения № 922).

Расчетный период считается отработанным неполностью, если в расчетном периоде сотрудник был в командировке, официально болел, ходил в ежегодный отпуск или не работал по другим причинам. Полный список исключаемых дней можете посмотреть в п. 5 Положения № 922.

Если сотрудник отработал расчетный период целиком, применяется формула:

Если были исключаемые периоды, например, работник официально болел или ездил в командировку, то такие дни и оплата за них не учитываются при расчете. Формула будет более сложная:

Шаг 4. Сравните полученный средний дневной заработок и минимальный. Для дальнейшего расчета в качестве среднедневного заработка берите ту сумму, которая больше (п. 18 Положения № 922).

Шаг 5. Рассчитайте собственно сумму отпускных. Для этого используйте формулу:

Шаг 6. Начислите отпускные и страховые взносы с них. Отпускные нужно начислять на основании приказа на отпуск не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1, пп. 16 и 18 ПБУ 10/99). Взносы начисляйте одновременно с отпускными или в конце того месяца, когда начислили отпускные (п. 1 ст. 421 и п. 1 ст. 424 НК РФ).

Шаг 7. Выплатите отпускные и удержите НДФЛ в день выплаты. Выплатить работнику начисленные отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1).

Пример расчета отпускных

Дни отпуска сотрудника в 2025 году на календаре

Сотрудник (налоговый резидент России) уходит в отпуск с 05.06.2025 по 20.06.2025 включительно. Расчетный период: с 01.06.2024 по 31.05.2025. В декабре 2024 работник был на больничном 14 календарных дней. Это исключаемый период, не учитывается при расчете отпускных. Сумма выплат сотруднику за расчетный период (зарплата, без больничных) — 600 000 ₽.

Для расчета суммы отпускных определим:

• 🗓️ количество полностью отработанных календарных месяцев — 11. Из них в 2024 году — июнь, июль, август, сентябрь, октябрь, ноябрь, а в 2025 году — январь, февраль, март, апрель, май;
• 🗓️ количество дней в не полностью отработанном декабре 2024 — 16,07 дня [29,3 / 31 × (31 − 14)];
• 🧮 средний дневной заработок — 1 773,21 ₽ [600 000 ₽ / (11 мес. × 29,3 дн. + 16,07 дн.)]. Значение больше минимального (22 440 ₽ / 29,3), поэтому в расчет берем фактический средний заработок.

Отпуск составляет 15 дней, хотя фактически, за счет праздника, сотрудник отдохнет 16 дней. Дело в том, что праздничный день 12 июня по закону в количество календарных дней отпуска не включается и не оплачивается как день отпуска (ст. 120 ТК РФ). Подробнее про отпуска, на которые выпали праздники, рассказали в предпоследнем разделе этой статьи.

В 2025 году 13 июня также нерабочий день, на него был выходной с субботы 8 марта. Перенесенные выходные включаются в число календарных дней отпуска (письмо Роструда от 20.06.2024 № ПГ/11789‑6‑1).

Итого сумма отпускных равна 26 598,15 ₽ (1 773,21 ₽ × 15 дн.). На руки, за минусом НДФЛ 3 458 ₽ (26 598,15 ₽ × 13%), сотрудник получит 23 140,15 ₽.

Страховые взносы начисляем на сумму 26 598,15 ₽ «сверху». По общей ставке 30% они составят 7 979,45 ₽.

Как определить расчетный период по отпускным

Продолжительность расчетного периода зависит от того, сколько времени работает сотрудник у работодателя (п. 4 и 7 Положения № 922). Рассмотрим возможные варианты.

Сотрудник отработал больше года. В такой ситуации расчетный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск.

Сотрудник недавно устроился и отработал к началу отпуска меньше года. Тогда расчетный период определяется с даты приема на работу по месяц, предшествующий тому месяцу, в котором начинается отпуск.

Отпуск может начинаться авансом в месяце, когда сотрудника приняли на работу. Тогда расчетный период сформируют дни с даты трудоустройства до начала отпуска.

Какие дни нужно исключить из расчетного периода

Исключаются из расчетного периода:

• время, когда работник был в отпуске (оплачиваемом либо за свой счет);
• время командировок;
• время нахождения на больничных;
• время в отпуске по беременности и родам;
• простой в работе компании.

Полный список исключаемых дней можете посмотреть в пункте 5 Положения № 922. Суммы, начисленные за указанные периоды, не включаются в расчет отпускных.

Пример, как определить расчетный период, если в нем были исключаемые периоды

Сотрудник уходит в отпуск с 05.06.2025 по 20.06.2025 включительно. В расчетном периоде с 01.06.2024 по 31.05.2025 работник был на больничном в количестве 14 календарных дней в декабре 2024. Эти 14 дней не учитываются при расчете отпускных. В сумму выплат за расчетный период не войдет пособие по указанному больничному листу.

Что делать, если весь расчетный период состоит из исключаемых периодов

Бывает, весь расчетный период нужно исключить. Тогда нужно смотреть: работал сотрудник у работодателя до расчетного периода или нет. Если работал, для расчета отпускных берите 12 месяцев, которые предшествуют расчетному периоду (п. 6 Положения № 922).

Если весь расчетный период исключили, а до него сотрудник не трудился у этого конкретного работодателя, в расчет пойдут дни того месяца, в котором сотрудник уходит на отдых. Дату начала отпуска не включайте в период, который принимаете за расчетный (п. 7 Положения № 922).

Какие суммы включать в расчет, а какие не учитывать при расчете отпускных

Для расчета среднего заработка берите доходы, которые работник получил в рамках трудового договора (п. 2 Положения № 922). А именно:

• зарплату по тарифу, окладу, сдельную, в неденежной форме;
• гонорары, авторское вознаграждение;
• премии, надбавки, доплаты.

Не включаются в расчет:

• пособия по временной нетрудоспособности;
• пособия по беременности и родам;
• отпускные;
• командировочные;
• материальная помощь;
• вознаграждения по гражданско‑правовым договорам (ГПД);
• оплата обучения, путевок, возмещение за обеды;
• прочие суммы, которые не являются частью оплаты труда.

Какие лимиты нужно соблюдать при расчете отпускных

Среднедневной заработок для расчета отпускных не должен быть ниже дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. Условие — сотрудник полностью отработал норму рабочего времени в расчетном периоде и выполнил свои трудовые обязанности (п. 18 Положения № 922)

На сегодняшний день минимальный порог среднего заработка в день — 765,87 ₽ (22 440 ₽ / 29,3). Если фактический среднедневной заработок меньше минимума, то нужно считать отпускные по среднему дневному заработку из МРОТ.

В ситуации, когда сотрудник трудится неполное рабочее время, величину МРОТ определяйте пропорционально отработанному времени.

Средний заработок может оказаться ниже МРОТ, если после начала отпуска законодатели установили новый повышенный размер МРОТ. Тогда отпускные за дни после повышения показателя нужно доплатить.

Чтобы не занизить сумму отпускных, доверьте расчет программе. Saby сравнивает фактический и минимальный заработок и, если нужно, делает расчет из МРОТ.

Как платить НДФЛ с отпускных

В 2025 году НДФЛ, как и в 2024, удерживается из отпускных в день выплаты. По‑прежнему по НДФЛ два расчетных периода и два срока уплаты налога:

• налог, который удержали с 1 по 22 число месяца, нужно уплатить в бюджет не позднее 28 числа текущего месяца;
• налог, который удержали с 23 по последнее число месяца, нужно уплатить в бюджет не позднее 5 числа следующего месяца.

Кроме того, надо подать в налоговую уведомление об исчисленных суммах НДФЛ. Сроки соответственно:

• не позднее 25 числа (для начислений с 1 по 22 число месяца);
• 3 число следующего месяца (за начисления с 23 по последнее число месяца).

С 2025 года районный коэффициент и северные надбавки с выплат резидентам, в том числе с отпускных, выделены в отдельную налоговую базу по НДФЛ. В уведомлении налог с этой части отпускных нужно отражать по отдельному КБК. Подробнее рассказали в другой статье.

Отпускные в 6‑НДФЛ

В расчете 6‑НДФЛ нужно отразить только выплаченные отпускные. Просто начисленные, но еще не выплаченные, отражать не нужно (подп. 1 п. 1 ст. 223, пп. 3 и 4 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).

Отпускные при переходящем отпуске (когда отдых начинается в одном месяце, а заканчивается в другом) отражаются в расчете 6‑НДФЛ так же, как и обычные отпускные — по факту выплаты денег работнику.

С отчетности за 1 квартал 2025 и далее в отчете 6‑НДФЛ нужно заполнять отдельный лист в разделе 1 и в разделе 2 на северные выплаты — районный коэффициент и северные надбавки с выплат резидентам, в том числе с отпускных. Подробно про заполнение 6‑НДФЛ мы рассказали в статье про отчетность.

Как платить взносы по отпускным

Начисляйте страховые взносы на отпускные в том месяце, в котором начисляете сами отпускные (п. 1 ст. 421 и п.1 ст. 424 НК РФ). Используйте те же тарифы, по каким считаете зарплату.

Платите взносы с отпускных по итогам месяца начисления:

• по единому тарифу в ФНС — по сроку 28 число;
• в Соцфонд на травматизм — по сроку 15 число.

Отпускные в отчетах по взносам

В РСВ отпускные отражаются в общей базе начислений в обычном порядке (в разделе 1 и приложениях к нему, а также в разделе 3).

В отчете о персонифицированных сведениях, который сдаете в налоговую, отпускные включаются в строку 070.

В отчете ЕФС‑1, в сведениях о взносах на травматизм, начисленные суммы отражаются в разделе 2 в базе для исчисления взносов.

Можете подробно прочитать про РСВ, перссведения, сведения о взносах на травматизм, чтобы понять, как заполнять бланки.

Как отражать отпускные в учете

Налоговый учет

ОСНО. У организаций сумма отпускных включается в расходы на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ).

У ИП на общей системе отпускные также включаются в расходы и уменьшают НДФЛ с доходов предпринимателя. Причем сам предприниматель в отпуск официально уходить не может. Право на отпуск есть у работников предпринимателя.

УСН. Отпускные учитываются на объекте «Доходы минус расходы» на дату их выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

АУСН. Отпускные учитываются на объекте «Доходы минус расходы» на дату их выплаты (ст. 8 Закона от 25.02.2022 № 17‑ФЗ).

ЕСХН. Расходы на отпуск учитываются по кассовому методу, как и на УСН. То есть отпускные должны быть не просто начислены, но и выплачены (подп. 2 п. 5 ст. 346.5 НК РФ).

Бухгалтерский учет

Счет, на котором будете собирать затраты на отпуск, выбирайте в зависимости от того, где работает сотрудник, который уходит в отпуск. Например, используйте:

• счет 20 — если работник трудится на производстве;
• 08 — если сотрудник ведет установку (строительство) основных средств;
• 26 — если отпускник — руководитель фирмы.

Схема учета зависит от того, формирует компания резерв по отпускам или нет.

В бухгалтерском учете резерв на отпуск обязаны формировать все компании, кроме тех, кто имеет право вести упрощенный учет. Бухгалтерская программа Saby поможет сформировать резервы по отпускам. В налоговом учете резерв на отпуск могут создавать компании на ОСНО по желанию, если применяют метод начисления (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).

Проводки по отпускным выплатам без использования резерва по отпускам

Проводки по отпускным выплатам за счет резерва на отпуск

Бухгалтерская программа Saby автоматически формирует все нужные проводки. Счета для отражения затрат выбираете в программе один раз: оптом для всех (части) сотрудников или по отдельным сотрудникам. При необходимости можно оформить отпуск с другого затратного счета.

При повышении окладов и тарифных ставок Saby проиндексирует средний заработок для расчета отпускных, как того требует действующий порядок (п. 16 Положения № 922).

Как оплачивать отпуск, если на него выпадают праздники

Официальные федеральные праздники прописаны в ст. 112 ТК РФ. Например, 12 июня — День России, а 4 ноября — День народного единства. Региональным законом могут быть предусмотрены региональные праздничные дни.

Оплата отпуска, на который выпадают праздники, зависит от того, как написано заявление на отдых (ст. 120 ТК РФ). Возможны две ситуации.

• Ситуация 1. Отпуск взят на определенное количество дней, без указания даты окончания отдыха. В таком случае праздничные дни не входят в отпуск, а продлевают его.

  Сотрудник написал заявление на отпуск с 28 апреля 2025 на 14 календарных дней. 1 и 9 мая — официальные нерабочие праздничные дни. Значит, отпуск продлевается на 2 дня. 2 и 8 мая — это перенесенные выходные дни, они не продлевают отпуск. Выйти на работу, с учетом выходных, нужно не 12 мая, а 14 мая.
  

  Фрагмент календаря 2025

• Ситуация 2. Отпуск оформлен на конкретные даты. В этой ситуации праздники не продлевают отпуск, а просто не учитываются в числе отпускных дней и не оплачиваются как отпуск.

  Сотрудник взял отпуск с 28 апреля по 11 мая 2025. Праздничные дни 1 и 9 мая не учитываются в числе отпускных дней и не оплачиваются как отпуск. Сотрудник должен выйти на работу 12 мая. Количество дней отпуска официально составит 12 дней, хотя фактически — за счет праздников — сотрудник отдохнет 14 дней.