Обособки: регистрация, налоги, отчеты
Каждый новый магазин, офис или салон с точки зрения налоговой — обособленное подразделение. Это может быть филиал, представительство или простая обособка. В этой статье рассказываем о простых обособленных подразделениях: кто может открыть, как оформить сотрудников, куда сдавать налоги и отчеты. И что грозит, если прятать ОП от налоговой.
Что вы узнаете
Чем отличаются обособки
Обособленные подразделения организации бывают трех видов: филиалы, представительства и простые обособки. Чем они различаются — смотрите в таблице.
| Филиалы | Представительства | Обособки | |
|---|---|---|---|
| Нормативное регулирование |
|
|
|
| Информация в ЕГРЮЛ об ОП | Есть | Есть | Нет |
| Полномочия | Выполняют любые функции головной организации | Только Например, защита в суде, поиск деловых партнеров, проведение рекламных акций, маркетинговых исследований.представляют интересы организации. Нельзя вести деятельность, приносящую доход | Выполняют любые функции головной организации |
| Применение УСН | Нельзя | Можно | Можно |
Филиалы создают, как правило, крупные компании. Отличительные признаки филиала: самостоятельность, значительная удаленность от ГО, большой штат сотрудников. А простая обособка может возникнуть и у ООО с двумя сотрудниками, один из которых работает в офисе в Москве, а второй — в Санкт-Петербурге.
Нужно ли ИП открывать обособку
ИП могут открывать офисы и магазины по всей стране, при этом никаких обособок у них не возникнет: регистрировать обособленные подразделения должны только организации. Но есть и особенности удаленного ведения деятельности ИП:
- Постановка на учет в налоговой.
- ИП на ОСНО, ЕСХН и УСН не обязаны ставить на учет в налоговой точке в других городах. Платить все налоги и взносы и сдавать отчетность нужно по месту прописки.
- ИП на патентной системе должны получать патент по месту ведения деятельности (для большинства видов деятельности). НДФЛ за работников, занятых в патентной деятельности, нужно платить по месту получения патента.
- Регистрация кассы — по месту фактической деятельности.
- Оформление работников. Если точки открыты за пределами города, где прописан сам ИП, то в трудовых договорах нужно указать фактическое место работы. Например, если ИП из Ярославля открыл магазин в Костроме, то в договорах с продавцами этого магазина будет значиться место работы «ИП Иванов И.И., г. Кострома».
- Зарплата работникам. Если фактически деятельность ведется в регионах, где действуют повышающие коэффициенты, то зарплату нужно рассчитывать с учетом таких коэффициентов.
- Спецоценка условий труда. Если ИП создает новые рабочие места, неважно, в другом городе или в соседнем офисе, нужно провести спецоценку в течение 12 месяцев со дня создания.
Когда обязательно нужно открыть ОП, а когда нет
Не всегда офис в другом городе — это обособленное подразделение. Вы должны зарегистрировать ОП, только если оно отвечает всем признакам:
- Адрес отличается от адреса организации по ЕГРЮЛ. Например, ООО «Свобода» с юридическим адресом г. Ярославль, ул. Свободы, 36 арендует офис в соседнем здании на ул. Свободы, 38. Формально это ОП, несмотря на то, что оба офиса относятся к одной налоговой.
Если адрес определить невозможно, то и ОП не будет, например, если организация выполняет дорожные работы. Но если выполняются работы на строительном объекте, стройплощадку нужно регистрировать как ОП (если есть все остальные признаки). Адрес ОП в этом случае — «строительный» адрес объекта. - Оборудовано хотя бы одно рабочее место на срок более 1 месяца. Рабочее место не только должно быть оснащено всем необходимым, но и работник фактически должен приступить к своим обязанностям. Безлюдный офис с мебелью и оргтехникой — это еще не ОП. Только когда хотя бы один сотрудник начнет работать в этом офисе, пусть даже по часу в неделю, появится подразделение.
- Рабочие места подконтрольны работодателю. Например, аудиторские, охранные, клининговые фирмы не должны открывать ОП по адресам заказчиков, у которых работают их сотрудники, потому что рабочие места подконтрольны заказчикам. Также не потребуется открывать ОП, если ваши сотрудники выполняют любые другие работы на территории заказчика (монтаж оборудования, управление спецтехникой) — это позиция суда.
Когда ОП не требуется
ОП не нужно регистрировать по месту выполнения работ, если в них заняты сотрудники:
- Дистанционные.
- С разъездным характером работы без стационарного рабочего места.
- Направленные в командировку без создания там стационарного рабочего места.
Штрафы за неоформление ОП и несдачу отчетности
Налоговая увидит ваше ОП по договорам аренды, входящим накладным и счетам-фактурам (если адрес грузополучателя — это адрес ОП), трудовым договорам (если местом работы значится адрес ОП) или по сведениям о регистрации онлайн-кассы (если в заявлении указали адрес ОП).
Штраф за отсутствие регистрации ОП:
- 200 рублей за каждое ОП;
- 300–500 рублей на руководителя за каждое ОП.
Штрафы за несдачу отчетов по ОП:
- 1000 рублей за каждый месяц просрочки 6-НДФЛ;
- 5% налога на прибыль, неуплаченного вовремя, за каждый месяц просрочки годовой декларации (минимум 1000 рублей, максимум 30%);
- 200 рублей за каждую промежуточную декларацию по налогу на прибыль;
- 300–500 рублей на руководителя за каждый несданный отчет.
Например, за год работы ОП без регистрации (с января по декабрь) только за несданные 6-НДФЛ набежит штраф 15 000 рублей, плюс штраф на руководителя 1500 рублей. Чем позже нарушение выявит налоговая, тем сумма штрафов будет существеннее.
Как зарегистрировать обособку
- Издайте приказ руководителя.
Образец Приказа о создании обособленного подразделения
- Подайте сообщение о создании ОП в налоговую по месту учета организации. Самый удобный способ сделать это — в электронном виде по ТКС. Срок — в течение месяца со дня создания ОП, то есть с даты создания первого стационарного рабочего места. Если опоздаете с регистрацией ОП, налоговая увидит это по дате трудового договора и оштрафует.
Если у вас несколько подразделений в одном городе, можно поставить их всех на учет в одну налоговую. Для этого подайте уведомление о выборе налоговой инспекции одновременно с подачей сообщения о создании ОП. - Получите от ИФНС уведомление о постановке на учет ОП. У ОП будут свои коды КПП, ОКТМО, а также своя налоговая. Срок получения уведомления — в течение 5 рабочих дней с даты подачи сообщения.
ОП подлежит регистрации в ПФР и ФСС по месту нахождения, только если у него есть свой счет в банке и оно самостоятельно производит выплаты работникам. Для этого:
- Подайте сообщение для постановки ОП на учет в ПФР в налоговую по месту учета организации. Срок — в течение месяца с даты приказа о наделении ОП полномочиями по начислению выплат сотрудникам.
- Подайте в ФСС по месту нахождения ОП заявление о регистрации. Срок — не позднее 30 календарных дней со дня создания подразделения.
Как оформлять сотрудников и считать зарплату
- Выделите ОП в штатном расписании
Например, пропишите «Основное подразделение в г. Ярославль» и «Обособленное подразделение в г. Рыбинске». Для этого можно издать новое штатное расписание или оформить изменения к действующему.
- Пропишите ОП в трудовых договорах
Если ОП находится в другом городе, то в качестве места работы в трудовом договоре укажите это подразделение и его местонахождение. Например, «Обособленное подразделение ООО "Ромашка" в г. Рыбинске». Место работы в соответствии с трудовым договором также нужно прописать в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.
- Проведите спецоценку условий труда в ОП
Срок — в течение 12 месяцев с даты создания ОП. При этом не имеет значения, что до создания ОП в организации уже проводилась СОУТ в отношении тех же должностей. За непроведение спецоценки оштрафуют на 80 000 руб.
- Рассчитывайте зарплату с учетом районных коэффициентов
Зарплату работникам ОП нужно начислять с учетом районных коэффициентов и надбавок, установленных для той местности, где находится подразделение. Например, сотрудники ОП в городе Кирове будут получать зарплату с повышающим коэффициентом 1,15, несмотря на то, что сама организация находится в Москве.
Куда платить налоги и сдавать отчетность
НДФЛ
Платите НДФЛ и сдавайте 6-НДФЛ за сотрудников ОП в налоговую по месту учета подразделения.
Если у вас несколько ОП или организация и ОП находятся в одном городе (с одним ОКТМО), вы можете отчитываться за всех в одну налоговую. Чтобы выбрать такой порядок со следующего года, подайте уведомление о выборе налогового органа в инспекцию одного из ОП (или головной организации) до конца текущего года.
В СБИС удобно сдавать 6-НДФЛ за обособки: вы можете заполнить отчеты за все ОП в одном документе и отправить их в свои налоговые одной кнопкой. Далее каждая налоговая пришлет свой ответ.
Чтобы сформировать 6-НДФЛ в разрезе подразделений, достаточно задать данные по ОП и оформлять прием сотрудников в нужное подразделение. СБИС сам сформирует 6-НДФЛ на основе начислений и выплат сотрудникам ОП.
Страховые взносы
Платите взносы и сдавайте РСВ, 4-ФСС, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД по месту учета ОП, только если оно самостоятельно начисляет выплаты работникам и имеет собственный счет в банке (п. 7 ст. 431 НК РФ, пп. 3 п. 1 ст. 11 Закона № 167-ФЗ, п. 1 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 11 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).
УСН
Наличие ОП не влияет на порядок уплаты налога и сдачи декларации по УСН. Платите налог и сдавайте декларацию по УСН в целом по организации по месту ее учета. Например, если ООО на УСН «Доходы» занимается разработкой программного обеспечения и зарегистрировано в Магадане, то ставка по УСН составит 3% со всех доходов, в том числе с доходов подразделений в Москве и Санкт-Петербурге.
НДС
Платите налог и сдавайте декларацию по НДС в целом по организации в «основную» налоговую.
При продажах через ОП в исходящих счетах-фактурах указывайте ИНН организации и КПП подразделения, в качестве грузоотправителя товаров — наименование и адрес ОП. Нумерацию ведите отдельно от счетов-фактур головной организации. Если покупаете через ОП, во входящих счетах-фактурах грузополучателем товаров должно числится подразделение и указан его КПП.
Налог на прибыль
Платите налог на прибыль и сдавайте декларацию по месту учета каждого ОП. При этом распределяется по обособкам не весь налог, а только региональная часть — 17% с прибыли.
Например, московская фирма с обособкой в Санкт-Петербурге заработала годовую прибыль 1 млн руб., в т. ч. прибыль по ОП 300 тыс. руб. В московскую налоговую нужно уплатить федеральный налог на прибыль 30 тыс. рублей (1 млн × 3%) и региональный 119 тыс. рублей (700 тыс. × 17%). В налоговую Санкт-Петербурга — региональный налог 51 тыс. рублей (300 тыс. × 17%).
Прибыль каждого ОП определяется по доле заработной платы (или среднесписочной численности) работников этого подразделения и остаточной стоимости имущества.
Если несколько ОП или головная организация и обособка находятся в одном регионе, то платить налог и сдавать декларацию можно в одну налоговую. Чтобы перейти на такой порядок со следующего года, подайте уведомление № 1 в налоговую ответственного ОП (головной организации) и уведомления № 2 в налоговые остальных ОП до конца текущего года.
СБИС автоматически распределяет налог на прибыль по обособкам. При необходимости можно выбрать ответственное ОП, тогда налог будет рассчитываться по нему с учетом всех входящих подразделений. Сформировать платежки на уплату налога и декларацию по всем подразделениям можно прямо из расчета.
Отправить декларации в СБИС тоже легко: одним нажатием сразу во все инспекции по всем ОП.