Ремонт арендованного офиса — как учесть расходы
Траты на ремонт важно правильно оформить. Иначе они не станут законными расходами для уменьшения налогов. Или арендодатель откажется от их компенсации. На что обратить внимание в документах, расскажем в статье.
Вы узнаете
Что предусмотреть в договоре аренды
Укажите обязанности арендатора и арендодателя по ремонту.
Если не прописано в договоре, действует статья 616 ГК: текущий ремонт обязан выполнять арендатор, капитальный — арендодатель.
Расходы нельзя принять для налогообложения, если обязанность не прописана ни в ГК, ни в договоре. Да и компенсацию от арендодателя в этом случае получить проблематично.
Юристы советуют не писать общие фразы про текущий и капитальный ремонт в договоре, а прямо указать, кто и что делает. Например, покраску стен выполняет арендатор, замену входной двери — арендодатель.
Обращайте внимание на формулировки про обеспечение пожарной безопасности, ведь ремонт таких систем стоит недешево. Подробно об этом вопросе мы писали в статье.
Как отличить текущий и капитальный ремонт
Определитесь, какой выполняется ремонт: текущий или капитальный.
От этого вопроса зависит, кто в конечном итоге его оплачивает и в какой момент принять к расходам.
Характеристика ремонтов описана в письме Минстроя от 27.02.18 г. № 7026-АС/08, т.к. в налоговом законодательстве нет определений.
Текущий ремонт:
- устраняет мелкие неисправности, которые не влияют на эксплуатацию помещения;
- не меняет технических характеристик;
- направлен на профилактику износа и поддержание в исправном состоянии.
Например, заделка трещин в стенах, замена треснувшей плитки, реставрация напольного покрытия и прочее.
Капитальный ремонт:
- направлен на восстановление либо замену частей здания, инженерно-коммуникационных сетей, встроенного технического оборудования;
- проводится из-за разрушения или повреждения механизмов, а также с целью улучшения эксплуатационных характеристик объекта.Например, замена канализации, водопровода, газоснабжения; озеленение территории вокруг офиса.
Полный список работ по текущему и капитальному ремонту содержится в ВСН 58–88 (Р). Но на практике четко определить вид ремонта по данным строительным нормам сложно. Так, вставку одного пластикового окна в офисе можно квалифицировать как частичную замену, а значит, текущий ремонт. А замена всех окон уже будет считаться капитальным ремонтом.
Безопаснее до начала ремонта согласовать перечень работ с арендодателем в отдельном документе.
По вопросу равенства капитального ремонта и неотделимых улучшений на практике возникает много споров. Есть постановления судов, что капитальный ремонт и неотделимые улучшения — это не одно и то же: Постановление ФАС ЦО от 27.09.10 по делу № А35-2195/08-С12; Определение ВАС РФ от 13.03.12 № ВАС-2326/12 .
Обращайте внимание, чтобы в согласии арендодатель подтверждал и сам ремонт, и улучшения в его результате.
Какими документами подтвердить затраты на ремонт
Основаниями для учета расходов являются:
- соглашение о компенсации расходов арендатору (при наличии такого условия в договоре);
- дефектная ведомость (произвольная форма, фиксирует необходимость восстановления или исправления недостатков офиса);
- договор о выполнении работ (договор подряда);
- смета расходов на ремонт;
- акт выполненных ремонтных работ;
- акт о приемке выполненных работ (форма КС-2) и справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма КС-3);
- акт на списание материалов (если ремонт выполняется своими силами).
Как учитывать расходы на ремонт, которые не компенсирует арендодатель
В бухучете
Затраты относятся к текущим расходам (аб. 2 п. 67 Методических указаний от 13.10.03 г. № 91н).
Для налога на прибыль
- Расходы на текущий ремонт учитываются в составе прочих расходов (п. 2 ст. 260 НК РФ). Арендатор может списывать расходы на ремонт за счет резерва, созданного в соответствии со ст. 324 НК РФ (письмо Минфина от 29.12.07 № 03-03-06/1/901). Однако это возможно, только если в организации, помимо арендованного имущества, есть основные средства, которые числятся на балансе (письмо Минфина от 22.03.10 г. № 03-03-06/1/159).
- Расходы на капитальный ремонт арендатор отражает у себя в учете в качестве отдельного объекта ОС и, соответственно, списывает их стоимость через амортизацию. Письмо от 07.12.12 № 03-03-06/1/638 разрешает взять срок полезного использования, равный сроку аренды.
Для налога УСН
Затраты на ремонт учитываются в составе расходов на ремонт ОС (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК) при условии документального подтверждения и фактической оплаты.
Как учитывать расходы на ремонт, которые компенсирует арендодатель
В бухучете
Расходы оформляются как капитальные вложения (п. 35 Методуказаний от 13.10.03 г. № 91н). Сумма вложений списывается в расходы в момент передачи результатов ремонта арендодателю. Это может быть дата окончания договора аренды или дата завершения ремонта — зависит от договоренности сторон. Одновременно отражаются доходы от передачи результатов ремонта.
Для налога на прибыль
На дату передачи арендодателю улучшений арендатор учитывает:
- сумму причитающейся ему компенсации — в налогооблагаемых доходах ст. 249, п. 3 ст. 271 НК РФ. Расчет суммы компенсации желательно привести в акте приема-передачи улучшений;
- сумму затрат на создание улучшений (стоимость работ/услуг, материалов) — в «прибыльных» расходах (Письмо Минфина от 13.12.2012 № 03-03-06/1/651).
Для налога УСН
Сумму возмещения от арендодателя учтите в доходах на дату ее получения или зачета в счет арендных платежей (п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 346.17 НК РФ).
Стоимость ремонта можете учесть в расходах как затраты, связанные с выполнением работ для арендодателя (Письмо Минфина России от 05.04.2017 № 03-03-06/1/20242). Например, в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Есть альтернативная точка зрения по учету компенсируемых затрат на ремонт. В бухучете расходы предлагается отражать как задолженность арендодателя. Для учета налога на прибыль и УСН затраты арендатор не включает в состав собственных расходов и не учитывает при налогообложении.