Электронные трудовые книжки с 2020 года

Со следующего года государство планирует отказаться от бумажных трудовых книжек в пользу электронных трудовых книжек. Теперь сведения о трудовой деятельности должны храниться на серверах Пенсионного фонда, а работодатели — передавать в госорган еще один отчет.

Тензор участвует в тестировании этого решения. Мы поможем Пенсионному фонду настроить каналы отправки отчетности и отработать нюансы. А пока поделимся информацией о том, на какой стадии находится проект.

Принят ли закон?

Для перехода на электронные трудовые книжки государство подготовило обширный набор изменений в законодательстве. 

• Поправка в Трудовой кодекс сделает электронный формат основным.
• Поправка в закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года введет для работодателей обязанность отчитываться в Пенсионный фонд о трудовой деятельности сотрудников.
• Поправка в Кодекс об административных правонарушениях установит ответственность за нарушение сроков отправки, предоставление неполных или недостоверных сведений.

Впрочем, все эти изменения носят статус законопроектов. Они направлены на рассмотрение в Государственную Думу, но еще не вступили в силу. 

Что меняется?

Согласно законопроектам, нужно будет ежемесячно, не позднее 15 числа следующего месяца, отправлять в Пенсионный фонд отчет «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД). Пока есть только примерная форма. Окончательную версию утвердит Правление Пенсионного Фонда.

Какие плюсы у электронной трудовой?

Цифровой формат снимает с кадровика часть бумажной работы. Можно забыть, как правильно делать записи в трудовых, и освободить место в сейфах. Много и аккуратно писать от руки тоже больше не понадобится.

Значительно увеличивается безопасность и сохранность данных. Испортить, потерять, подделать электронную трудовую книжку невозможно. К тому же, сотрудник сможет видеть ее онлайн.

Но самый полезный плюс — электронная версия трудовой позволит принимать на работу дистанционно, без проволочек с документами. С облегчением вздохнут те, у кого в штате есть удаленные сотрудники.

Как подготовиться?

В СБИС всегда актуальные формы отчетности. Как только государство утвердит правила работы с электронными трудовыми книжками, мы обеспечим все, чтобы вы выполнили их полностью и вовремя.

Уже сейчас вы можете перевести часть кадровых документов в электронный вид. Выдайте сотрудникам электронную подпись, и они смогут подписывать внутренние инструкции, заявления на отпуск, приказы об изменении оклада прямо в СБИС.