Условия распределения документов стали точнее

22 апреля'21

В СБИС легко установить собственные правила регистрации входящих. Пошаговый мастер поможет назначить для документов регламент обработки и ответственных. За основу для сортировки можно взять тип вложения, отправителя, получателя, ключевые слова.

Рассказываем, что еще умеет СБИС.

Идентифицировать вложения комплектами

Хотите, чтобы документы, которые одновременно содержат ТОРГ-12, счет-фактуру и счет на оплату регистрировались как «Поступление с согласованием»? Перечислите вложения и выберите «обязательно все» — регламент назначится, только когда все три вложения будут в одном комплекте документов.

Считывать ключевое слово из названия файла

СБИС может распределить документ, ориентируясь на указанную в нем «кодовую фразу». Раньше он получал ее из комментария. Теперь он видит еще и названия вложений. Укажите, что все входящие со словом «Счет» обрабатывает Иванова, и все документы, в которых есть с pdf-ка под названием «Счет» сразу отправятся нужному сотруднику.

Распознавать тип документа

Договоры могут иметь разные форматы. Но отправитель всегда проставляет тип — «Договор». В правиле регистрации укажите условие по типу документа, назначьте регламент и ответственного. Теперь все договоры будут приходить нужному сотруднику, независимо от формата вложения.

Быстро добавлять новых контрагентов в условия

Документы от определенных контрагентов проходят по особому регламенту, но список отправителей регулярно расширяется. Соберите компании в разделе «Избранные» в одну папку и укажите ее в условии. Когда появится новый контрагент, просто включите его в папку, а в правило регистрации он добавится сам.