Машиночитаемая доверенность (МЧД)

В нашей компании часто появляются новые товароведы, которым нужно выдавать МЧД. Благодаря Saby нам не приходится оформлять доверенности в налоговой. Все делаю в системе: захожу в документы, заполняю данные сотрудника, даю ему права на подписание определенных документов. Как правило, документация всегда одна и та же, а подписание специфических документов согласуем с руководством. Иногда контрагенты запрашивают у нас МЧД. Мы легко выгружаем доверенность из Saby и отправляем им. Все интуитивно понятно.

У нас 5 сотрудников, и действующие МЧД нужны всем. Saby обеспечил нас ими. С помощью сервиса мы выдаем машиночитаемые доверенности в одной системе. И не нужно закупать пять флешек на каждого, чтобы загружать на них МЧД: все делаем дистанционно. Коллеги принимают накладные от фирмы, счета-фактуры и все документы подписывают сами. Мне нравится, как в Saby работает техподдержка. Обратиться могу в любое время дня и ночи. Можно спросить, как выдать доверенность, как назначить сотрудника. Помогают всегда опытные специалисты и делают свою работу на 100%.

У нас много поставщиков, поэтому трафик входящих документов высокий. Когда появились требования к МЧД, стало сложнее отслеживать полномочия физлиц, которые подписывают документы со стороны контрагента. В Saby нашлось решение: проверка статуса и выгрузка самой МЧД прямо из ЦПРР методами API. Мы самостоятельно внедрили проверку в свое ПО, прочитав руководство. Теперь, принимая документ с МЧД, можем одним API-запросом получить тело доверенности, вычитать полномочия и сроки действия, тем самым обезопасив свой ЮЗДО.

Как только в Saby появился сервис МЧД, мы тут же его подключили. ЭДО тоже ведем в Saby, поэтому выдавать доверенности удобнее здесь, чем в ФНС. В налоговой мы бы вручную заполняли информацию о сотруднике, а здесь все делается автоматически. При оформлении МЧД в карточку сотрудника подтягивается вся информация о нем: ФИО, должность, паспортные данные, ИНН. А еще Saby предлагает выбрать сразу несколько типов документов, которые работник вправе подписывать от имени компании. То есть не нужно оформлять доверенности на разные документы по нескольку раз. Это экономит время.

МЧД в Saby — это комфорт. Не нужно ждать, когда освободится руководитель, чтобы подписал бумажную доверенность. Я создаю и отправляю документ на согласование в одном окне. Руководитель автоматически одобряет, и доверенность готова к работе. Удобно и то, что система показывает, какие именно документы может подписывать сотрудник с помощью МЧД. Допустим, работник хочет подписать счет-фактуру без соответствующей доверенности. Saby сообщит, что нет подходящей МЧД, значит, нет полномочий.

Мы уже работаем в Saby, здесь же подключили МЧД. Ее легко оформить: заходим в документы, находим позицию доверенности, заводим новую и вводим данные сотрудника. Можем выбрать области, в которых сотрудник будет подписывать документы от имени организации. Когда руководитель согласует документ, регистрируем его. А если работник увольняется, легко отзываем МЧД, процесс похожий. Нам важно, чтобы все работало и мы без проблем проводили закупки. Поэтому ценно, что Тензор поддерживает наши бизнес-процессы. Например, у сотрудников не получалось загрузить в систему новую форму МЧД, а специалисты помогли нам.

У нас два предприятия, на каждом — разные сотрудники. Кто-то работает с покупателями, кто-то с поставщиками. Всем нужно самостоятельно подписывать документы от имени компании. Для этого мы подключили МЧД в Saby. Теперь сотрудники не просят меня отправить контрагентам документы с директорской подписью — подписывают сами. А доверенность выдается очень легко: я создаю ее в системе, нажимаю кнопку «Подписать и отправить», и дело сделано. Весь процесс занимает минут пять. Иногда загружаю доверенности из других систем в Saby или наоборот. В сервисе это тоже просто сделать, проблем не возникает.

Главная польза Saby МЧД — все в одном окне. Я один раз зарегистрировался в системе и комфортно работаю. Никаких дополнительных ссылок и переходов на другие сайты. Просто захожу в кабинет своей организации и создаю новую доверенность. Выбираю, кому дать на нее права, и отправляю сотруднику для подписания накладных, УПД и счетов-фактур. Эти же доверенности могу выгружать из Saby в другие системы, если в них работают контрагенты.

У нас доверенности курирует один сотрудник, другим нужно было записываться к нему на прием, ехать в офис и стоять в очереди. Мы хотели найти такой инструмент, который позволил бы выдавать МЧД электронно. И мы нашли этот сервис в системе, в которой уже работаем: в Saby. Теперь доверенности и другие электронные документы оформляем онлайн. Не нужно ничего распечатывать и выезжать в офис. Чтобы выдать машиночитаемую доверенность, достаточно завести на сотрудника карточку и заполнить информацию. А если истек срок МЧД, легко продлить ее. Удобно, что в системе под именем каждого сотрудника указано, где он может использовать свою электронную подпись: на госпорталах или в ЭДО.