Подпись и МЧД для электронной транспортной накладной: какая нужна и как получить

С 1 сентября 2026 года все участники коммерческих автоперевозок — отправители, перевозчики и грузополучатели — должны оформлять транспортные накладные только в электронном виде. Бумажные разрешены в исключительных случаях. Всем, кто работает в сфере логистики, лучше начать готовиться заранее — это поможет избежать проблем, простоев и штрафов. В статье рассказываем, какие инструменты нужны для подписания электронной накладной.

Что в статье

• Что такое электронная транспортная накладная
• Какая подпись нужна для ЭТрН
• Как получить квалифицированную электронную подпись для транспортных накладных
• Когда и кому нужна МЧД для электронной накладной
• В каких сервисах подписывать ЭТрН
• Штрафы и риски

Что такое электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это цифровой аналог привычной бумажной транспортной накладной. ЭТрН фиксирует факт перевозки: данные о грузе, погрузке и сторонах перевозки. Состоит из разделов (титулов), которые участники перевозки по очереди подписывают на всех этапах движения груза от отправки до приемки.

Участники перевозки создают и отправляют ЭТрН через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), а подписывают юридически значимой электронной подписью. Но стороны не взаимодействуют с системой напрямую — обмен данными происходит через операторов ИС ЭПД из реестра Минтранса, например через Тензор.

Основная задача ГИС ЭПД — автоматизировать обмен электронными документами между участниками грузоперевозок, хранить и предоставлять данные контролирующим органам по запросу. Минтранс, ФНС и ГИБДД имеют прямой доступ к этой базе.

👉 Подробнее об электронных транспортных накладных

Какая подпись нужна для ЭТрН

Для подписания электронных перевозочных документов, в том числе для электронной накладной, используют три типа подписей — все зависит от того, кто и в какой ситуации подписывает.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый надежный и защищенный тип подписи. В соответствии с 63‑ФЗ «Об электронной подписи» по юридической силе КЭП приравнивается к собственноручной подписи. Выдавать такие подписи вправе только УЦ ФНС, ее доверенные лица и коммерческие удостоверяющие центры с аккредитацией Минцифры.

Кто может использовать:

• грузоотправители (менеджер по логистике, начальник склада, экспедитор заказчика);
• перевозчики (водитель, диспетчер, руководитель автопарка);
• грузополучатели (логист, кладовщик получателя).

Подписывать документ может как директор, так и рядовой сотрудник — при наличии МЧД с соответствующими полномочиями.

В каких операциях: подходит для подписания всех титулов электронной транспортной накладной.

Получите КЭП для ЭТрН в УЦ «Тензор»

• Поможем получить подпись руководителя
• Выпустим подпись сотрудникам, в том числе по биометрии
• Предоставим сервис для удобной работы с МЧД

Узнать подробнее

Неквалифицированная электронная подпись «Госключа»

Такая подпись подтверждает, кто именно подписал документ, и гарантирует, что после подписания в него никто не вносил правок. НЭП создается через мобильное приложение «Госключ» — в этом случае ее часто называют «НЭП Госключа».

Для перевозочных документов закон прямо разрешает использовать «НЭП Госключа» (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона № 259‑ФЗ). Отдельного соглашения между сторонами для придания ей юридической силы не требуется.

Кто может использовать:

• водители;
• кладовщики;
• другие материально ответственные лица.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Это, по сути, пароль или код, который подтверждает, что документ пришел от конкретного человека. Но криптографической защиты у нее нет, поэтому юридически она слабее, чем квалифицированная подпись.

Кто может использовать:

• водители;
• кладовщики.

Для каких операций: быстро зафиксировать прием‑передачу груза или внести замечания в ЭТрН. Водитель ставит ПЭП в мобильном приложении, например Saby Courier. Это действие еще не придает документу полной юридической силы — для окончательного подтверждения потребуется квалифицированная подпись уполномоченного представителя компании: диспетчера, руководителя и т. д.

Как работает Saby Courier: водитель подтверждает прием груза простой подписью. После этого уполномоченный сотрудник перевозчика ставит квалифицированную подпись — автоматически или вручную. Только после этого накладная уходит грузополучателю. Если у водителя нет доступа к приложению, операцию может выполнить логист.

Что делать, если с грузом проблемы: водитель может внести замечания прямо в приложении — зафиксировать дефекты, опоздания или оговорки о принятом грузе.

Как получить квалифицированную электронную подпись для ЭТрН

Процесс получения КЭП отличается для руководителя организации и для сотрудника. Различия касаются места выдачи, способа подтверждения личности, настройки рабочего места и сроков.

Для руководителя организации

КЭП руководителя можно получить в Удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. Потребуются паспорт, СНИЛС, ИНН заявителя, а также ИНН и ОГРН организации. Носитель (Рутокен) приобретается отдельно — в ФНС выдают только сертификат.

Подтвердить личность при первичном получении можно только личным визитом. Продлить сертификат — удаленно, пока действует текущий. Настройку рабочего места (криптопровайдер, драйверы, плагины) руководитель делает самостоятельно. Сроки зависят от загруженности ФНС.

Для сотрудника

Сотруднику нужна КЭП физического лица. Оформить ее можно в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре, например в «Тензоре». Документы стандартные: паспорт, СНИЛС, ИНН сотрудника. Рутокен можно заказать сразу при оформлении.

Подтвердить личность можно тремя способами: лично, с выездом курьера или удаленно по биометрии. Настройку рабочего места помогают выполнить специалисты УЦ — под ключ. Сроки получения — обычно от 15 минут.

Получите КЭП в «Тензоре» — с учетом вашей роли

Для руководителя:

• поможем получить КЭП в офисе доверенного лица ФНС — АО «Аналитический центр»;
• подготовим рабочее место, установим плагины и программы;
• настроим подпись для работы с нужными площадками и системами;
• обеспечим техподдержку на весь срок действия сертификата.

Для сотрудника:

• выпустим КЭП физического лица с удобным способом идентификации: лично, с выездом курьера, удаленно по биометрии;
• выдадим токен, полностью настроим рабочее место и ответим на все вопросы.

Когда и кому нужна МЧД для электронной накладной

Чтобы штатный специалист получил право заверять электронные перевозочные документы от имени компании, одной его квалифицированной подписи физлица недостаточно — потребуется еще и машиночитаемая доверенность (МЧД).

МЧД — это структурированный документ, составленный по утвержденному шаблону и заверенный квалифицированной электронной подписью руководителя организации. Именно МЧД позволяет информационным системам мгновенно проверять, что у подписавшего документ сотрудника есть нужные полномочия.

Кому необходима. Любому сотруднику компании, который подписывает документы от имени юрлица, но при этом не является ее директором. В первую очередь это:

• менеджеры по логистике;
• экспедиторы;
• работники склада.

Какой формат использовать. Для работы с электронными перевозочными документами требуется МЧД формата 003. Ее можно сформировать на сайте ФНС и затем загрузить в сервис подписания ЭТрН. Или сразу создать в специализированных сервисах — например, в Saby — без ручного ввода множества полей.

Какие полномочия указывать. В доверенности необходимо в чек‑боксах выбрать полномочия, например право подписывать перевозочные документы.

Штрафы, риски и как их избежать

Ошибки в электронной подписи или ее отсутствие могут обернуться серьезными проблемами для бизнеса.