Приемка товаров и работ в закупках по 44‑ФЗ: как избежать отказа
Приемка товара — ключевой этап исполнения госконтракта. Именно здесь решается, получит ли поставщик оплату или столкнется с претензиями, штрафами и даже расторжением контракта. Разберемся, как проходит физическая приемка товара или работ по 44‑ФЗ и что делать в сложных ситуациях.
Что в статье
Что и как заказчик проверяет при приемке
Приемка по 44‑ФЗ — это не просто формальность, а строгий контрольный механизм. Согласно ч. 3 ст. 94 44‑ФЗ, заказчик обязан провести экспертизу поставленного товара, работы или услуги на соответствие условиям контракта. Это ключевое отличие от обычных гражданско‑правовых сделок.
Экспертизу можно провести силами сотрудников заказчика, создав комиссию, или привлечь сторонних экспертов. В закупках у единственного поставщика заказчик обязан привлекать внешних экспертов или экспертные организации.
- Количественные показатели. Сверка с накладными, спецификациями, упаковочными листами.
- Качественные характеристики. Соответствие заявленным техническим параметрам, ГОСТам, ТУ. Особое внимание уделяется комплектности поставки.
- Документальное сопровождение. Наличие и подлинность сертификатов, паспортов качества, инструкций. Проверяется страна происхождения товара.
- Внешний вид и сохранность. Целостность упаковки, наличие маркировки, срок годности, отсутствие видимых дефектов и повреждений.
- Легальность. Выявление контрафактной или неоригинальной продукции, например, по отсутствию голограмм, качеству изготовления или использованию нелицензионного программного обеспечения.
- Соответствие нормативам. Соблюдение ГОСТов, СНиПов, СП и иных требований, закрепленных в техническом задании.
- Достижение целей. Фактическое выполнение задач, прописанных в контракте, например, достижение проектной мощности, выполнение всех пунктов сметы.
- Соблюдение сроков. Приемка может проводиться как по итогам всего контракта, так и по его отдельным этапам.
☝ Если закупочная документация не содержит четких критериев приемки, запросите у заказчика разъяснения до начала исполнения контракта.
Порядок приемки в три шага:
- Проверка документов и количества. Заказчик сверяет товар с накладными и спецификациями.
- Визуальный осмотр. Выявление видимых дефектов, брака, несоответствий техническим характеристикам.
- Оформление результатов. Подписание акта приемки в электронном виде или оформление претензии.
Особенности приемки разных видов товаров
Зная специфику приемки вашего товара, вы сможете избежать отказов и штрафных санкций. Подготовьтесь заранее — это сэкономит время, деньги и репутацию.
Продукты питания
Как подготовиться:
- проверьте в декларации или сертификате соответствия актуальность данных и срок действия;
- оформите в системе «Меркурий» ветеринарные свидетельства для животной продукции;
- подготовьте товарно‑транспортные накладные с полной информацией о датах выработки;
- обеспечьте наличие на каждую партию удостоверение качества от производителя.
Что поможет предотвратить претензии:
- в поставке товара с коротким остаточным сроком годности прописывайте в своих регламентах минимальный допустимый срок (обычно не менее 70‑80% от общего);
- оборудуйте транспорт терморегистраторами и предоставляйте их показания заказчику;
- проверяйте в каждой партии перед отгрузкой маркировку.
☝️ Предложите заказчику сопроводительное письмо с перечнем всех прилагаемых документов. Такая инициатива упростит процесс приемки и покажет вашу компетентность.
Лекарства и медизделия
Как подготовиться к приемке:
- всегда имейте актуальную версию регистрационного удостоверения;
- скрепите с товарной накладной протоколы контроля качества каждой серии;
- распечатайте показания терморегистраторов для подтверждения соблюдения температурного режима.
Что поможет предотвратить претензии:
- сверьте серии и партии в документах и на физических упаковках;
- проверьте целостность контроля первого вскрытия;
- убедитесь в наличии и корректности нанесения кодов маркировки МДЛП;
- сформируйте электронный документ о приемке с точным указанием всех серий.
☝️ При поставке термолабильных препаратов используйте термоконтейнеры с датчиками и предоставляйте распечатку показаний. Это исключит необоснованные претензии о нарушении условий транспортировки.
Техника и оборудование
Как подготовиться к успешной приемке:
- технический паспорт и гарантийный талон — заполните все поля, поставьте печати;
- руководство по эксплуатации на русском языке — проверьте комплектность;
- сертификаты соответствия ТР ТС — убедитесь в актуальности.
Что поможет предотвратить претензии:
- предложите заказчику присутствовать при распаковке и тестировании;
- подготовьте чек‑лист для демонстрации работоспособности всех функций;
- сделайте фото техники перед упаковкой — это защитит от претензий о повреждениях при транспортировке.
☝️ Для сложного оборудования заранее предложите заказчику график пусконаладочных работ и обучения персонала. Включите эти пункты в спецификацию к контракту.
Строительные материалы
Как подготовиться:
- паспорт качества на каждую партию — проверьте соответствие номеров партий;
- сертификаты соответствия и пожарной безопасности — должны быть действующими;
- документы по радиационной безопасности для инертных материалов — получите заранее.
Что поможет предотвратить претензии:
- делайте фотофиксацию материалов перед отгрузкой;
- обеспечьте правильную упаковку, защищающую от осадков и загрязнений;
- составьте упаковочный лист с точным указанием количества и характеристик.
☝️ При поставке в зимний период обеспечьте защиту материалов от замерзания и повышенной влажности. Укажите в документах особые условия транспортировки и временного хранения.
Мебель и предметы интерьера
Как подготовиться к приемке:
- проверьте комплектность каждого изделия перед отгрузкой;
- промаркируйте все упаковочные места с указанием содержимого;
- приложите детальные инструкции по сборке с указанием комплектации.
Что поможет предотвратить претензии:
- используйте усиленную упаковку для транспортировки;
- нанесите маркировку «Хрупкое», «Верх» и другие необходимые обозначения;
- закрепите элементы внутри упаковки, чтобы исключить смещение при перевозке.
☝️ Предложите заказчику услугу сборки и установки мебели как дополнительную опцию. Это снизит риск претензий по скрытым дефектам и некомплектности.
Компьютерная и офисная техника
Как подготовиться к приемке:
- проведите предпродажную подготовку каждого устройства;
- составьте опись всех серийных номеров и комплектующих;
- сделайте копии лицензий на ПО и приложите к документам;
- подготовьте и тестовый протокол для демонстрации работоспособности.
Что поможет предотвратить претензии:
- сохраняйте заводскую упаковку и пломбы до момента приемки;
- ведите учет MAC‑адресов и IMEI всей поставляемой техники;
- предоставляйте контакты сервисных центров в регионе заказчика.
☝️ Подготовьте краткую инструкцию по первому запуску и настройке техники. Это показывает вашу заботу о клиенте и снижает вероятность ошибок пользователей, которые могут быть восприняты как дефекты товара.
Текстиль и спецодежда
Какие документы нужны:
- сертификаты соответствия и протоколы испытаний тканей;
- для спецодежды — документы о соответствии требованиям защиты;
- инструкции по уходу на русском языке для каждого типа изделия.
Что поможет предотвратить претензии:
- согласуйте с заказчиком образцы до начала поставки;
- предоставьте таблицы размеров и допустимые отклонения;
- сделайте фото каждой модели из партии перед отгрузкой.
☝️ При поставке крупных партий обеспечьте однородность материалов и оттенков. Если это невозможно, заранее согласуйте с заказчиком допустимые различия и отразите это в документах.
Документы о приемке стороны формируют и подписывают в электронном виде в ЕИС
- Поставщик формирует в ЕИС документ о приемке, подписывает его электронной подписью.
- Заказчик проверяет товар и документ о приемке.
Заказчик принимает одно из решений:
- подписывает документ о приемке (полная или частичная приемка);
- направляет уведомление об уточнении (при небольших замечаниях);
- оформляет мотивированный отказ (при серьезных нарушениях).
Датой приемки считается дата размещения в ЕИС документа, подписанного заказчиком.
👉 Узнайте максимум подробностей в статье об электронной приемке.
Возможные сценарии приемки
- Успешная приемка без замечаний. Если товар полностью соответствует требованиям, заказчик подписывает акт приемки в течение срока, установленного контрактом (обычно 5‑10 рабочих дней). После этого у поставщика возникает право требовать оплату.
Приемка с устранимыми недостатками. Пример: из 100 поставленных товаров 10 имеют дефекты. В этом случае заказчик принимает 90 единиц качественного товара, оформляет акт о частичной приемке, указывает перечень выявленных недостатков.
Поставщик должен устранить недостатки и сформировать корректировочный документ. После устранения недостатков проводится повторная приемка.
Отказ в приемке. Заказчик вправе отказаться от приемки, если товар не соответствует условиям контракта по качеству или количеству, отсутствуют необходимые документы (сертификаты, паспорта и т.д.), нарушены сроки поставки.
Отказ должен быть мотивированным и содержать конкретные основания. Немотивированный отказ можно оспорить:
- Запросите разъяснения. Отказ должен содержать конкретные причины. Если они не указаны, требуйте письменных пояснений.
- Устраните недостатки. При одностороннем расторжении контракта у вас есть 10 дней на исправление ситуации.
- Составьте претензию. Если считаете отказ необоснованным, направьте претензию с аргументами и доказательствами.
- Обратитесь в суд. Как крайняя мера, если переговоры не помогли.
Универсальные рекомендации для поставщиков
- Тщательно готовьте документы. Электронный документ о приемке должен содержать всю информацию. Используйте чек‑листы для проверки полноты пакета документов перед каждой отгрузкой.
- Прикладывайте дополнительные документы. К структурированной форме можно приложить сканы накладных, сертификатов и других документов.
- Присутствуйте при приемке. Личное участие поможет оперативно устранить возникшие вопросы. Изучите типичные причины отказов при приемке вашего вида товара и предотвращайте их.
- Фиксируйте все действия. Сохраняйте переписку, ведите протоколы встреч, делайте фото‑ и видеозаписи процесса упаковки, погрузки и состояния товара.
- Следите за сроками. Заказчик обязан принять решение о приемке в установленный контрактом срок. Нарушение сроков — повод для претензии.
- Поддерживайте коммуникацию. Заранее согласовывайте с заказчиком дату и время поставки, предлагайте присутствовать при приемке. При получении мотивированного отказа немедленно проанализируйте причины и предложите решение.
- Обучайте своих сотрудников. Те, кто занимается отгрузкой и доставкой, должны понимать требования к документам и процедуру приемки.
Для комфортной работы с госзакупками используйте специальные сервисы, которые помогут отслеживать этапы исполнения контракта и правильно оформлять документы.
Видеоматериалы по теме
