Новые требования ФНС к информационным системам компаний: план действий для бизнеса

Общие требования к ИС компаний, функционалу и интерфейсу

Информационная система компании должна отвечать требованиям, которые ФНС перечислила в проекте приказа (ID проекта 167163). В нем 12 блоков и более 100 пунктов.

В первом‑третьем блоках указаны общие требования к ИС компании, ее функциональным возможностям и интерфейсу. Среди ключевых — информационная система должна обеспечить:

• доступ к документам;
• автоматическую проверку контрольных соотношений в налоговых декларациях и расчетах;
• прием и обработку документов от инспекторов;
• формирование состава и структуры раскрытия показателей налоговой отчетности.

Также ФНС указала требования к сведениям, которые необходимо разместить в ИС, функционалу интерфейса и работе с данными таблиц:

Пока ФНС не разместила информацию о порядке проверки соответствия ИС компаний новым требованиям. Как только сведения появятся, мы сообщим об этом в нашем журнале.

Требования к внутреннему контролю

В ИС компании нужно реализовать внутренний контроль за корректным формированием показателей налоговой отчетности, использованием нормативно‑справочной информации (НСИ) и отражением первички в учете. Причем к каждому из пунктов у ФНС есть конкретные требования:

Требования к отображению данных налогового учета и отчетности

В информационной системе данные налогового учета и отчетности должны отображаться в виде иерархической структуры раскрытия, состоящей из 11 уровней:

Чтобы инспекторы могли расшифровать данные сквозным способом от показателя налоговой отчетности до регистров, операции и документа, участнику НМ надо организовать навигацию. А на случай внесения корректировок в отчетность — автоматическую сверку данных разных версий с визуальным выделением изменений вплоть до сводных регистров налогового и бухгалтерского учета.

С Saby легко перейти на налоговый мониторинг

• Сопровождение на всех этапах
• Готовая витрина данных
• Интеграция с АИС «Налог‑3»
• Криптозащита под ключ
• Удобное взаимодействие с инспектором

Узнать больше

Требования к ведению НСИ

Компании в своих информационных системах должны использовать актуальную нормативно‑справочную информацию. К ней относятся различные классификаторы, перечни, справочники. Для этого необходимо:

• установить запрет на использование устаревших записей НСИ при вводе данных;
• обеспечить выбор записей из актуальных версий нормативно‑справочной информации;
• настроить автоматический контроль проверки актуальности информации;
• обновлять НСИ в течение 30 дней после их публикации на сайте ФНС.

Также система должна контролировать целостность, полноту и корректность записей НСИ, хранить справочную информацию за предыдущие периоды и предоставлять сведения об уникальном идентификаторе, наименовании, номере версии, датах актуализации, начала и окончания действия версии.

Требования к хранению документов

Документы компании должны храниться в неизменном виде с момента, как их подписали или они поступили в систему. Это касается и электронных документов, и скан‑образов бумажных. Для этого компании необходимо:

• обеспечить их защиту от неправомерного доступа, изменения и удаления;
• установить запрет на внесение изменений в подписанные документы без формирования новой версии;
• предусмотреть резервное копирование и возможность восстановления данных.

Также участникам НМ необходимо организовать списки контрагентов и договоров, связать их между собой и с релевантными для них первичными документами, а ПУД — с операциями в учете, которые компания отразила на их основании.

Для каждого документа должна храниться карточка, в которой отражается уникальный идентификатор, код вида документа, наименование, номер и дата, сумма по документу и НДС, связь с перечнем контрагентов и договоров, операциями в учете и информация о наличии электронного образа. Для электронных документов система должна сохранять электронную подпись, дату и время его создания, получения и регистрации, а для скан‑образов — указывать информацию о наличии оригинала документа или копии, а также о местах их хранения.

Требования к подготовке ответов на запросы инспекторов

В рамках налогового мониторинга инспекторы могут запросить дополнительную информацию или документы. В этом случае информационная система участника НМ должна:

• сохранять данные об уникальном идентификаторе требования;
• устанавливать связь с налоговой декларацией, которая указана в требовании;
• указывать срок ответа на требование и оповещать сотрудников компании о предстоящем дедлайне или его нарушении.

Также в системе должен отражаться этап подготовки ответа на требование. При этом неважно, как компания его получила: на бумаге, по ТКС или через информационные системы. Всего есть 5 статусов:

Кроме того, если инспектор указал в требовании уникальные идентификаторы электронных документов, ИС компании должна автоматически сформировать для него ответ.

Требования к хранению информации о действиях пользователей

Чтобы защитить данные от несанкционированного доступа, подмены или изменений, ИС компании должна собирать, записывать и хранить информацию обо всех действиях пользователей. К ним относятся события, ошибки, запросы, полученные ответы и другие действия, в том числе автоматические. В системе должны фиксироваться:

• дата и время действия;
• идентификатор учетной записи пользователя, действия которого привели к возникновению события.

А доступ к записям о действиях и событиях необходимо предоставить администратору информационной безопасности.

Требования к интерфейсу для работы инспекторов

В ИС необходимо реализовать интерфейс, в котором инспекторы могут создать запрос, а компания — предоставить ответ. Причем запросы и ответы в системе необходимо связать.

Также в системе у инспекторов должна быть возможность:

• заполнить определенные поля для запроса;
• отфильтровать данные по видам налогов, отчетному периоду и пользователям;
• экспортировать данные в формат электронной таблицы;
• формировать статистическую информацию о количестве запросов по основаниям, отчетному периоду, пользователям;
• предоставить обратную связь по своевременности и полноте представленной информации на запрос.

При этом в ИС должен отслеживаться срок для подготовки ответа и отображаться статус запроса. Кроме того, в системе необходимо предусмотреть уведомления о приближении дедлайна или его нарушении.

Требования к технической и информационной поддержке

Чтобы обеспечить техническую и информационную поддержку инспекторов, в ИС компании необходимо предусмотреть:

• инструкции по подключению;
• внутренний регламент создания, изменения и блокировки учетных записей инспекторов со сроками предоставления доступа;
• информирование о технологических перерывах и временной недоступности ИС, об изменении контактов службы поддержки и интерфейса.

Причем у инспекторов должна быть возможность оставить обратную связь по качеству технической и информационной поддержки.

Функциональные требования к СВК

ИС компании должна формировать, вести и хранить перечни рисков, контрольных процедур и результаты их выполнения. Более того, участнику НМ необходимо реализовать автоматическое формирование информации:

• об обеспеченных и необеспеченных КП рисках;
• о количестве выполненных контрольных процедур, в том числе с нарушением частоты выполнения, выявивших ошибки, связанных и не связанных с рисками.

Уровни цифровизации и их оценка

Участники налогового мониторинга ежегодно к 1 июля должны оценивать уровень цифровизации ИС и постоянно его повышать. Оценка проводится по четырем направлениям, каждое из которых делится на блоки с вопросами. За каждый ответ компании начисляются баллы:

Общее количество баллов — 175. При этом «вес» каждого направления составляет 0,25. Уровень цифровизации определяется по всем направлениям и по организации в целом на основании интегрального показателя. Полученное значение покажет уровень цифровизации:

Как действовать бизнесу: короткий план

Планируется, что проект приказ утвердят к 1 декабря, несмотря на то что уже с 1 сентября 2026 года несоответствие ИС компании требованиям ФНС станет основанием для досрочного прекращения НМ (ст. 105.28 НК). Безопаснее уже сейчас начинать подготовку к новым требованиям. Воспользуйтесь коротким планом действий от Saby:

1. Внимательно изучите новые требования ФНС к информационным системам компании из проекта приказа ФНС (ID проекта 167163).
2. Проведите аудит ИТ‑инфраструктуры, проверьте соблюдение правил хранения документов, использования НСИ, отражения в учете первички и т.д. Отметьте, какие требования ФНС уже выполняются, а где потребуется доработка.
3. Определитесь, как будет происходить доработка по каждому пункту: что компании необходимо сделать собственными силами, а какие пункты лягут на вендора.
4. Заранее продумайте и подготовьте изменения, которые необходимо будет внести в РИВ.
5. Подготовьте бухгалтерскую отчетность, регистры и другие документы в соответствии с новыми требованиями ФНС для представления инспекторам.

Частые вопросы