ЭХД для участников налогового мониторинга: что это и как безопасно хранить документы
В рамках налогового мониторинга взаимодействие компаний и налоговых инспекторов происходит в онлайн‑режиме. Задача компаний — оперативно и без лишних трудозатрат предоставить инспекторам декларации и первичку, подтверждающую расчет налогов. Выгодное решение — организовать единое электронное хранилище документов (ЭХД). Что это такое и как устроено хранение документов в Saby Tax, рассказали в статье.
Что вы узнаете
Зачем компаниям электронный архив документов
Компания может организовать электронный или цифровой архив данных, чтобы собирать и хранить в нем все типы документов из различных источников. В таком случае документы попадают на витрину данных автоматом, а ответы на запросы инспекторов выполняются в срок и без лишних трудозатрат.
Документы в компаниях, как правило, хранятся в разных форматах и местах:
- под скрепкой в программе 1С;
- в сервисах электронного документооборота (ЭДО). Например, Saby;
- системе электронного документооборота (СЭД). Например, Directum или Docsvision;
- облачном хранилище. Например, Google Drive или «Яндекс.Диск»;
- на диске — в локальной или сетевой папке;
- на бумаге.
Из‑за того, что документы хранятся в разных местах, компании тратят много времени на их поиск и передачу инспекторам. А в случае, если проверяющим не хватит этих документов, придется составлять еще и ответы на их запросы, прикладывая недостающие. На ответ у компании будет 10 дней. При этом налоговые инспекторы могут запросить как 3 документа, так 50 и более — зависит от того, какие именно операции или расчеты вызвали у них вопросы. Более того, запрашивать документы они могут ежедневно.
Упростить и ускорить обмен документами с инспекторами компании могут за счет организации электронного хранилища документов.
ЭХД: что это такое
Электронное хранилище документов (ЭХД) — это информационная база, в которой собираются документы компании и автоматически распределяются по группам. В нем можно хранить как электронные документы, так и скан‑образы бумажных.
Для оперативного взаимодействия с инспекторами витрину данных интегрируют с ЭХД. В таком случае при запросе инспекторов, документ, если он есть в хранилище, автоматически попадает на витрину без участия человека. Как это работает, показали на схеме ниже.
Компании придется добавить документ вручную в единственном случае — его еще нет в электронном хранилище. При такой организации хранения документов, бизнес затрачивает минимум времени на их передачу на витрину данных и ответы инспекторам.
Хотите подготовить ЭХД для налогового мониторинга?
Эксперты Saby готовы провести стартовую встречу: разберем актуальное законодательство, обсудим особенности налогообложения бизнеса и детали организации электронного архива.
Как организовано хранение документов в ЭХД
Разберем, как организовано хранение документов в ЭХД, на примере сервиса налогового мониторинга Saby Tax.
Основная задача участника налогового мониторинга — обеспечить оперативную и бесперебойную передачу данных налоговым инспекторам. В сервисе Saby Tax документы поступают на витрину данных из программы (учетной системы) компании автоматически. Если организация хранит часть документов:
- в ЭДО других операторов, облаке или СЭД — для их подгрузки на витрину необходимо настроить интеграцию с ЭХД;
- в бумажном варианте — для передачи на витрину их необходимо сначала оцифровать, а затем разместить в архиве или учетной системе.
Используйте умное распознавание документов
в ЭДО от Saby
Умное распознавание сократит время на ввод первичных документов, даже если ведете учет не в Saby, а другой программе.
Как организованы хранение и передача документов в Saby Tax, показали на схеме ниже.
В ЭХД собираются документы разных форматов, и система сама их группирует — типизирует на основании кодов СПВДОК, что позволяет быстро найти любой документ и передать его инспекторам. СПВДОК — это реестр, связывающий коды, разработанные ФНС, с типом документов, которые компании используют в документообороте и учетных системах. Количество кодов превышает 2 000, а их перечень есть в специальном справочнике на сайте ФНС.
Фактически сервис Saby Tax заменяет разрозненные архивы и отдельные сервисы единым «окном» работы с документами — они все собраны в разделе «Документы». Здесь хранятся материалы, которые участвуют в формировании налоговой базы, и документы, полученные и отправленные при взаимодействии с контрагентами.
Для каждого типа документа предусмотрен свой раздел: реализации, счета, договоры и другие. Например:
- в «Продажах» — документы по отгрузке с вложениями: УПД, акты, счета‑фактуры.
- «Закупках» — документы от поставщиков.
- «Договорах» — договоры, приложения и допсоглашения.
Если у компании есть какие‑то специфические документы, она может настроить свои типы и задать правила, по которым они будут туда попадать.
В случае, когда инспекторы не обнаружили необходимый им документ и направили запрос, Saby Tax проанализирует его, произведет автоматический поиск документа в хранилище или программе компании, а затем передаст инспекторам.
В рамках интеграции с АИС «Налог‑3» для ответа на запрос инспекторов у программы участника налогового мониторинга должно уходить не более 30 секунд (п. 3.5 Регламента взаимодействия через информационную систему организации при проведении налогового мониторинга). Это общее требование и, если не уложиться в эти временные рамки, у компании могут возникнуть сложности при взаимодействии с ФНС. Система Saby Tax обеспечивает выполнение всех требований налогового ведомства к обмену документами и информацией в рамках налогового мониторинга.
Для хранения документов Saby использует защищенный сервер, а доступ к ним есть только у авторизованных пользователей в рамках их прав. Причем документы, переданные и сформированные в Saby, хранятся без ограничения по сроку — у компании будет доступ ко всем данным за все периоды работы в системе.
Частые вопросы
-
Возможна ли передача документов в Saby Tax по запросам инспекторов в автоматическом режиме?
Если документ, который запросил инспектор, есть в ЭХД или учетной системе компании, Saby Tax найдет его и передаст проверяющим. Искать и прикладывать документ вручную не придется. -
Сколько компания может хранить документы в Saby?
Документы, которые компании передали и сформировали в Saby, хранятся без ограничения по сроку. У компании будет доступ ко всем данным за все периоды работы в системе. -
Безопасно ли хранить документы в электронном хранилище Saby?
Да, Saby использует защищенный сервер хранения, а доступ к документам есть только у авторизованных пользователей. Передача документов происходит по защищенным каналам связи. А для обмена данными между Saby и учетной системой компании можно настроить отдельный защищенный контур.
Видеоматериалы по теме
