Воронка подбора: как построить и эффективно использовать в HR

Подбор сотрудников тесно взаимосвязан с аналитикой. Особенно когда дело касается сопоставления релевантных должности навыков. Чтобы эйчару не пришлось просматривать сотни резюме впустую, существует воронка подбора персонала. Что собой представляет этот инструмент, почему полезен не только хантерам и как увеличивает эффективность бизнеса — рассказываем в материале.

Что вы узнаете

• Что такое воронка подбора и зачем она нужна
• Какие вопросы поможет решить воронка подбора
• Как построить воронку найма
• Как рассчитать показатели воронки
• Как оценить эффективность подбора
• Как с помощью воронки подбора прогнозировать наем
• Особенности воронок найма в разных отраслях

Что такое воронка подбора и зачем она нужна

«Понятие воронки пришло в HR из маркетинга, — говорит руководитель службы управления персоналом компании «Газинформсервис» Анна Прабарщук. — Фактически это та же воронка продаж, но адаптированная к процессу подбора».

«HR последние десятилетия вообще активно шел к тому, чтобы начинать говорить с бизнесом на одном языке. И воронка подбора — это, прежде всего, прикладной, понятный бизнесу инструмент, позволяющий оценивать эффективность процесса подбора и делающий его прозрачным для всех участников. Он позволяет оцифровывать каждый этап работы с кандидатом и дает основу для принятия дальнейших решений по эффективности подбора».

Анна Прабарщук, руководитель службы управления персоналом компании «Газинформсервис»

«Воронка подбора — это инструмент для анализа и оптимизации процесса подбора кандидатов. Она помогает визуализировать каждый этап и идентифицировать, где происходит наибольшее количество оттоков кандидатов».

Максим Оганов, бизнес‑консультант и автор проекта Oganov.Consulting

По словам HR‑директора агентства «Идеи и решения» Анастасии Володиной, с помощью воронки эйчары структурируют и визуализируют данные, на основе которых можно делать выводы, эффективно ли ведется подбор персонала, какой канал взаимодействия дает лучший результат, можно наглядно увидеть, на каких этапах кандидаты отваливаются. Так появляется понимание, что надо улучшить в процессе подбора. Когда есть воронка, проще прогнозировать, сколько времени уйдет на закрытие вакансии.

«Воронка показывает количество соискателей по конкретной профессии от объема рынка в целом до найма конкретного кандидата», — отмечает HR‑консультант Анна Максименко.

«Воронка помогает понять, на каком этапе мы испытываем сложности с закрытием вакансии. Или наоборот, условия классные, откликов много, и мы в них утонули. А могли бы немного «ухудшить» предложение. От этого скорость закрытия вакансии не изменилась бы, а мы бы немножко оптимизировались».

Анна Максименко, HR‑консультант

Какие вопросы поможет решить воронка подбора

Воронка дает расширенное представление о работе с рынком кандидатов: возможность оценить эффективность источников, базу для анализа работы рекрутера, проведенные работы нанимающего руководителя.

«Через нее мы выходим на анализ трех основных факторов: где теряем время (какие этапы проседают и ведут к потере скорости перехода на следующий), деньги (оцениваем эффективность использования тех или иных источников поиска) и качество (наш бренд — насколько мы узнаваемы на рынке, насколько охотно к нам идут кандидаты)», — говорит Анна Прабарщук.

По словам Анны Максименко, воронка подбора помогает эйчару ответить на ряд вопрос:

• Находимся ли мы в рынке?
• На каком этапе возникает главная сложность при подборе?
• Достаточен ли объем рынка и какой отклик мы имеем при таком объеме?
• Какой отсев на собеседовании, тестовом, оффере?
• Какая итоговая воронка?
• Сколько времени занимает один цикл кандидата?
• Какова стоимость одного оффера?
• Какой источник кандидатов использовать?

Как построить воронку найма

«При построении воронки подбора ее глубина будет зависеть от специфики процесса подбора в конкретной компании и задач на подбор», — говорит руководитель службы управления персоналом «Газинформсервиса» Анна Прабарщук.

Чаще всего встречается такая последовательность этапов:

1. Отклики, заходящие в воронку (входящий трафик).
2. Телефонное интервью.
3. Приглашение на собеседование.
4. Собеседование в компании.
5. Проверка рекомендаций или службы безопасности.
6. Оффер.
7. Выход на работу.

В идеале на этом воронка не заканчивается — нужно проанализировать прохождение испытательного срока, это тоже показатель качества подбора. Но если брать частые ситуации и типовую воронку, то начинаем считать ее снизу вверх.

«К примеру, мы хотим закрыть вакансию продавца в розничном магазине и знаем, что на практике у нас трудоустраивается 2% зашедших в воронку кандидатов. Один вышедший сотрудник — это 2% от изначально вошедших в воронку кандидатов. Допустим, в воронку зашло 50 человек, а на выходе мы должны получить одного сотрудника. Получается, 2% от 50 человек — это и есть один вышедший на работу. То есть нужно обеспечить вход в воронку 50 кандидатов для закрытия одной вакансии. Дальше так просчитывают остальные уровни», — поясняет Анна Прабарщук.

В воронке важно анализировать каждый этап:

• количество резюме показывает емкость рынка (есть ли нужные кандидаты и правильные ли источники их привлечения выбраны; что представляет собой наш HR‑бренд, хотят ли к нам приходить кандидаты);
• количество приглашенных на собеседования (соответствуют ли наши условия труда рыночным);
• количество дошедших до собеседования (качество телефонных собеседований);
• количество успешно прошедших собеседование кандидатов (ошибки, совершенные на ранних этапах, а также сама организация этапа);
• количество прошедших проверку (качество отборочных процедур на более ранних этапах);
• количество принявших оффер (корректность отработки предыдущих этапов и то, как выстраивались коммуникации в процессе собеседований).

HR‑директор агентства «Идеи и решения» Анастасия Володина предлагает при составлении воронки пройти такие этапы:

1. Составить список должностей.
2. Собрать статистику по уже закрытым позициям (на сайтах по поиску персонала видно, сколько посмотрело вакансию и сколько откликнулось). Дополнить результатами собеседований и количеством офферов.
3. Определить приоритетные каналы для поиска кандидатов. Для этого выбрать одну должность и рассчитать в процентах долю каждого канала. Можно использовать любую удобную диаграмму, например, круговую — на ней наглядно видно, какой процент вакансий был закрыт с помощью каждого канала.
4. Расписать все этапы подбора: рассмотрение резюме, приглашение на первый этап собеседования и т. д.

«Приведу пример из практики. При закрытии позиции «PR‑менеджер» мы использовали несколько каналов для размещения вакансии, в том числе попробовали новый вариант — размещение информации в Telegram‑канале. Но проанализировав все данные воронки, пришли к выводу, что из этого канала втрое меньше кандидатов дошло до второго этапа собеседования. Соответственно, от него решили отказаться».

Анастасия Володина, HR‑директор агентства «Идеи и решения»

Пример визуализации воронки подбора от бизнес‑консультанта Максима Оганова:

Анна Максименко советует каждый из этапов построения воронки подбора кандидатов адаптировать под свой процесс.

«Возьмем этап отклика — сколько соискателей от общего объема рынка заинтересовались вакансией и согласились пообщаться? Есть ли тут сложность? Например, огромный потенциальный объем и лишь три отклика на вакансию. Задаем вопрос: почему? О вакансии знают? Условия на рынке? Со сколькими был контакт? А может, у нас все прекрасно с условиями, просто у рекрутера нет навыка продажи? Тогда его нужно обучить», — говорит эксперт.

Как рассчитать показатели воронки подбора

«Основные показатели воронки — это количество кандидатов на каждом этапе и процент конверсии. Для каждой компании и вакансии будут свои показатели», — говорит Анна Прабарщук.

Например, воронка в масснайме рабочего на конвейер будет сильно отличаться от воронки в точечном подборе топ‑менеджера. В первом случае она будет очень широкой и иметь меньше уровней отбора, во втором — очень узкой, но более глубокой с учетом этапов, которые должны пройти в ней кандидаты (будут не только собеседование и проверка службой безопасности, но и встречи с руководством, тестовые задания и пр.).

«Второй показатель — конверсия. Это процент кандидатов, которые переходят между этапами отбора. Общая конверсия воронки между верхним и нижним уровнями покажет эффективность отбора в целом», — объясняет собеседница.

Как оценить эффективность подбора

Максим Оганов предлагает использовать для оценки эффективности подбора следующие показатели:

1. Конверсия кандидатов на каждом этапе: позволяет определить, какие этапы подбора требуют оптимизации.
2. Время прохождения кандидатов через воронку: чем оно быстрее, тем эффективнее процесс отбора.
3. Соотношение затрат на подбор персонала и качество принятых кандидатов: если затраты невелики, а качество высокое, процесс хорошо выстроен.

«Вообще, эффективность подбора можно оценить по достижению конечной цели — найму персонала в срок. Эти показатели легко оцифровать, поэтому воронка подбора — отличный инструмент для повышения эффективности процесса», — уверена Анна Прабарщук.

«При недостатке кандидатов в вершине воронки можно привлечь дополнительные источники (сайты, Telegram‑каналы и другие соцсети). Если после телефонного интервью много отсевов, стоит проверить, в рынке ли условия, и решить, что с этим делать. Если после первого разговора кандидаты отказываются от дальнейших этапов отбора, анализируем проведение собеседования. Много отказов на этапе проверки службой безопасности? Смотрим, умеют ли рекрутеры выявлять нежелательное поведение, оценивать личностные компетенции — и тоже работаем с этим».

Как с помощью воронки подбора прогнозировать наем

Зная процент перехода кандидатов с этапа на этап, можно рассчитать плановые показатели на каждом из них, говорит Анна Прабарщук. Идем снизу, рассчитывая план на всех этапах воронки. При этом с воронкой подбора вы можете оперативно и в режиме реального времени влиять на причины проблем на каждом этапе и ускорять процессы, поясняет представитель «Газинформсервиса».

«Мы понимаем, что в среднем для закрытия двух позиций региональных менеджеров нужно отсмотреть 200 кандидатов по резюме, это займет около двух месяцев и будет стоить столько. Соответственно, при планировании любого проекта по расширению штата мы берем это во внимание как ориентир», — уточняет HR‑консультант Анна Максименко.

Особенности воронок найма в разных отраслях

Сфера деятельности компании сильно влияет на процесс поиска сотрудников: воронка в масснайме и IT будет сильно отличаться.

В первом случае через нее проходит масса кандидатов. Зачастую, чтобы переварить первые этапы, требуется включение цифровых решений, к примеру, чат‑ботов. Во втором случае это точечный поиск и более узкая воронка с самого начала. Но разница будет в показателях объема: в масснайме это будут десятки или сотни людей, а в ИТ‑подборе — единицы.

«Есть одно значимое различие: когда нужен узкопрофильный специалист, принцип расширения воронки на ее вершине не всегда работает. Но общие принципы не меняются — мы будем анализировать конверсию и смотреть, что происходит на каждом этапе, где мы теряем кандидатов».

При этом важно помнить: к сожалению, бенчмарка (образцовый показатель) конкретно для вашей вакансии вряд ли существует, как не существует двух одинаковых компаний, вакансий и полностью совпадающих условий. Поэтому сравнивайте данные воронки рекрутинга прежде всего относительно ее самой, только в динамике», — советует руководитель службы управления персоналом «Газинформсервиса» Анна Прабарщук.

«Например, возьмем специалиста по обслуживанию очень сложного оборудования, который может быть единственным в России, и позицию интернет‑маркетолога. В зависимости от емкости рынка и конверсий рекрутер в том числе выбирает подходящие методы подбора: к примеру, это будет массовое интервью или хантинг».