Как внедрить КЭДО в маленькой компании

«КЭДО не для моей компании, мы маленькие, нам не нужна автоматизация, мы прекрасно ведем все на бумаге», — так заблуждаются многие руководители. А между тем кадровый ЭДО экономит кучу времени и денег компании, упрощает коммуникацию и даже помогает мотивировать сотрудников.

Подробнее о причинах перейти на КЭДО мы уже говорили в одной из статей. Но представим, что ваша компания уже задумалась о переходе на электронный кадровый документооборот, что делать дальше? Рассказываем, как подготовиться к переходу, выбрать систему и минимизировать риски.

Вы узнаете

• Как подойти к автоматизации КДП в небольших компаниях
• Этапы перехода на кадровый ЭДО
• Реальные кейсы перехода на КЭДО от Saby за месяц
• Чек‑лист: о чем не забыть при внедрении КЭДО

Как подойти к автоматизации КДП в небольших компаниях

По нашему опыту в маленьких компаниях участниками КДП процессов являются:

• кадровые специалисты,
• сотрудники,
• подписанты,
• согласующие руководители.

В таких компаниях используются стандартные бизнес-процессы, печатные формы, учетная система чаще всего находится на поддержке и в большинстве случаев не требует больших доработок.

Этап 1: определиться с целями и рамками автоматизации КДП

Независимо от масштаба компании первое, что надо сделать до внедрения КЭДО, — это определить для себя цели и рамки автоматизации. В небольших компаниях, как правило, ставят цель перевести кадровые процессы в цифровой формат и сократить время на подписание кадровых документов. А если говорить о рамках автоматизации, то сюда могут входить как все процессы, документы и сотрудники, так и только часть из них. У нас много кейсов, когда компании пробуют КЭДО на определенных процессах и документах, а потом уже раскатывают на всю компанию. Например, это могут быть:

• прием, увольнение и отпуск;
• заявления и приказы;
• сотрудники поддержки.

Этап 2: аудит процессов

Чтобы убедиться, что в вашей компании действительно все стандартно, и максимально быстро внедрить КЭДО, надо провести аудит своих процессов.

Для этого у каждого бизнес-процесса, который вы переводите в электронный формат, определите:

• системы, в которых они проходят;
• документы, которые формируются на каждом из этапов;
• участников, согласующих и подписывающих документы.

Результатом аудита должна стать таблица, в которой будут описаны все процессы. Вот пример такой таблицы:

Этап 3: подготовка нормативных документов до перехода на КЭДО

На этом этапе компании надо сформировать юридические документы, которые будут регламентировать непосредственно работу кадрового электронного документооборота. Список необходимых документов выглядит так:

Практика показывает, что многие компании не замечают и пропускают этот этап, а других он даже пугает. Но на самом деле ничего сложного и страшного в этом нет, специалисты Saby наработали огромный опыт внедрения. На этапе заключения договора менеджер предоставит шаблоны и примеры действующих документов, которые мы разрабатывали для наших клиентов.

Этап 4: определение команды для внедрения КЭДО

Перейти на электронный кадровый документооборот только силами вендора не получится, необходимо будет вовлечь сотрудников самой компании.

Минимальная команда внутри компании должна состоять из кадрового специалиста и IT-специалиста (это может быть администратор вашей учетной системы). Участие первого необходимо, потому что он знает изнутри все кадровые процессы и является прямым пользователем КЭДО. А второй подключится в процессе обслуживания и интеграции КЭДО с вашей учетной системой.

Идеальный сценарий — заручиться поддержкой руководства компании при внедрении КЭДО, так процесс перехода в цифру и масштабирование будет гораздо быстрее. К тому же команда, видя, как руководитель горит идеей внедрения КЭДО, будет более мотивирована поддержать этот переход. Также в рабочую группу может войти юрист, бухгалтер и другие специалисты, использующие КЭДО.

Этап 5: выбор системы КЭДО (вендора)

На этом этапе, безусловно, стоит изучить рынок и получить всю информацию о различных предложениях. И здесь обратите внимание на потребности всех участников проекта в компании. Прежде чем внедрять систему, опросите участников и узнайте пожелания к будущей системе. Например, требованием IT‑специалиста, который обслуживает 1С, будет наличие готового модуля интеграции. Юриста заинтересуют готовые шаблоны и соответствие системы требованиям законодательства. А отдел продаж оценит наличие мобильного приложения, чтобы подписывать документы с телефона вне офиса.

Кроме функциональности, советуем обратить внимание:

1. На поддержку всех видов подписей: КЭП, НЭП, «Госключ», ПЭП. Вид электронной подписи для сотрудников зависит от того, какую задачу вы решаете. Подробно все объяснили в другой в статье. Но ваши потребности могут измениться, поэтому лучше, если система КЭДО поддерживает все виды подписей.
2. Принцип формирования стоимости. Основная ошибка — сравнивать только стоимость лицензии за пользование системой. В итоговую сумму платежа войдут еще и другие расходы:
   • Затраты на внедрение и интеграцию. Одни разработчики берут плату за интеграцию системы только в первый год работы, и это дешевле. А другие включают плату в ежегодную цену пользования системой.
   • Доработки. Уточните, можно ли настроить кадровый процесс силами своих сотрудников или придется каждый раз привлекать разработчика, есть ли бесплатное обновление системы.
   • Плата за электронную подпись и личный кабинет сотрудника. Например, в Saby установлена цена за пользователя, а не подпись. Это значит, что при увольнении одного сотрудника и приеме нового вы без доплат получаете подпись и личный кабинет для нового работника в рамках ранее оплаченной лицензии.

   Сравнивайте размер затрат в разрезе 5 лет — так вы получите более достоверный результат.

3. Бесплатный пробный период, чтобы оценить удобство использования. Так вы поймете, подходит ли сервис вашему бизнесу, еще до того, как потратите силы и деньги на его внедрение. Например, только в ходе эксплуатации вы можете понять, что вам важно, чтобы еще и все обсуждения по документу отображались в одном окне, чтобы кадровик, начальник, бухгалтер видели всю историю согласования документа на одном экране, а не во множестве мессенджеров.
4. Наличие у разработчика других совместимых между собой сервисов. Например, Saby — это целая экосистема для управления бизнесом. Ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные в Saby HRM. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через корпоративный удостоверяющий центр. Формируйте и отправляйте отчеты в СФР в Saby Report.

Кейсы внедрения КЭДО от Saby

«ИТА Софт» — компания‑разработчик ПО с небольшим штатом (7 человек) внедрила КЭДО, чтобы перевести основные кадровые процессы с удаленными сотрудниками и подрядчиками в цифру. На это ушло 2 недели. Поэтому «КЭДО — только для больших компаний» — это миф. Saby предлагает множество разных решений, в том числе и коробочных, которые могут подойти вашей компании, независимо от размера штата.

Компания «Текофи РУС», которая занимается водопроводным оборудованием, также опровергает этот тезис. Она внедрила КЭДО быстрее чем за месяц и автоматизировала работу не только с основными кадровыми документами, но и с авансовыми отчетами.

В маленьких компаниях, по нашему опыту, внедрение занимает меньше месяца, а плюсы перехода на КЭДО вы ощутите с первых дней. И здесь стоит не только сравнивать стоимость КЭДО с затратами на бумагу и курьеров, но и не забывать о том, насколько ускоряются бизнес-процессы.

У нас в Saby накоплена серьезная экспертиза по внедрению КЭДО в самых разных компаниях. Если вы хотите перевести кадровые процессы в цифру — оставьте заявку, мы с вами свяжемся, все расскажем и ответим на любые вопросы.

Чек‑лист: о чем не забыть до внедрения КЭДО

• Определитесь с целями.
• Выберите, какие именно кадровые процессы планируете автоматизировать.
• Проведите аудит процессов и составьте дорожную карту.
• Подготовьте нормативные документы перед внедрением.
• Соберите команду внедрения.
• Выберите подходящую систему КЭДО.