12 октября '24

Как убедить руководителя внедрить КЭДО: 5 ключевых аргументов

Электронный кадровый документооборот (КЭДО) помогает компаниям сократить расходы, ускорить процессы и повысить безопасность данных. Если вы ведете кадровый документооборот на бумаге и хотите убедить руководителя перейти в цифру, то в этой статье мы собрали 5 весомых аргументов, которые помогут донести до СЕО необходимость перехода на КЭДО.

1. Экономия денег

Переход на электронный документооборот избавляет компанию от расходов на бумагу, печать, пересылку и хранение документов. Бумажные архивы занимают большие площади, требуют затрат на аренду и обслуживание, а электронные документы хранятся в облаке или на серверах компании.

Пример: «МСП Банк» сократил расходы на 118 млн ₽ в год благодаря КЭДО. Экономия была достигнута за счет отказа от бумаги и печати, оптимизации бизнес‑процессов, автоматизации рутинных задач и снижения расходов на пересылку документов.

В электронном архиве легко найти документы, что ускоряет работу кадровой службы. А расходы на содержание архивов после перехода в цифру сокращаются в среднем на 60%.

Экономьте деньги за счет перехода на КЭДО от Saby

Оставить заявку

2. Ускорение работы

Время на обработку и пересылку документов сокращается с нескольких дней до минут, что особенно важно для компаний с разветвленной структурой или филиалами.

Пример: В компании «ВСК» до внедрения КЭДО подписание документов занимало до 5 дней, а после перехода на электронный документооборот процесс стал занимать всего 5 минут. Кадровый ЭДО позволяет сотрудникам и руководителям согласовывать и подписывать документы удаленно, что делает процесс оформления кадровых документов намного быстрее и эффективнее.

Электронный документооборот помогает устранить задержки, связанные с физической передачей документов между отделами или филиалами компании. Быстрый эффект достигается после автоматизации наиболее частых кадровых процессов, таких как подписание приказов, оформление отпусков и командировок.

Ускорьте процессы в компании вместе с КЭДО от Saby

Попробовать

3. Надежная защита данных

Бумажные документы легко теряются, их можно подделать, а в случае пожара или затопления архив может быть полностью уничтожен. В отличие от этого, электронные документы защищены на нескольких уровнях — от киберугроз, утрат и подделок. Доступ к таким документам имеет только уполномоченный персонал, все изменения фиксируются в системе, а сама система работает через защищенные каналы передачи данных.

Пример: В «ВСК» до перехода на КЭДО ежегодно терялись более 100 документов, а после внедрения электронной системы — ни одного. Электронные документы подписываются с использованием электронной подписи, что делает их юридически значимыми и исключает возможность подделки.

С КЭДО от Saby все ваши данные под надежной защитой

Попробовать

4. Удобство для удаленных и вахтовых сотрудников

С развитием удаленной работы компаниям все чаще требуется подписывать документы с сотрудниками, которые находятся вне офиса. КЭДО решает эту проблему. Сотрудникам не нужно приезжать в офис или ждать почтовую пересылку — все можно сделать через мобильное приложение или веб‑интерфейс.

Пример: Компании «ОМС» срочно требовался КЭДО для дивизиона по обслуживанию вахтовых поселков. За счет оперативного внедрения Saby автоматизировали все кадровые процессы, в том числе приемы, увольнения, ГПХ. Кроме того, оцифровали стажировки. Компания экономит сотни тысяч рублей на пересылке документов в труднодоступные места Крайнего Севера и тайги. В разы ускорили работу кадровой службы.

5. Повышение привлекательности компании и развитие бренда работодателя

Цифровизация кадровых процессов — важный элемент HR‑бренда компании. Компании, использующие современные технологии, выглядят более привлекательными для сотрудников и кандидатов. Молодые специалисты ценят удобство электронных систем. КЭДО позволяет быстро оформлять документы при приеме на работу, что облегчает адаптацию новых сотрудников.

Внедрение КЭДО — это стратегический шаг, который позволит компании сократить расходы, ускорить процессы, повысить безопасность данных и упростить работу с документами. Электронный документооборот — это не только технологичное решение, но и способ сделать компанию более привлекательной для сотрудников, улучшить их взаимодействие с работодателем и повысить лояльность.

Опережайте конкурентов вместе с КЭДО от Saby

Узнать больше