10 мифов о кадровом ЭДО

К 2025 году, по нашим оценкам, КЭДО будут использовать порядка 50% компаний со штатом свыше 50 человек. Рассказали, почему не стоит бояться кадрового ЭДО и какие бонусы получает бизнес и сотрудники от ведения документооборота в цифровом виде.

Миф 1. У КЭДО нет законодательной базы. Документы не примут при проверке или в суде

На самом деле КЭДО — это совершенно законно и регулируется следующими нормативными документами:

• для всех сотрудников — поправки в ТК РФ (ст. 22.1–22.3);
• дистанционных сотрудников — ТК РФ ст. 312.1–312.9;
• самозанятых и ГПХ — Гражданский кодекс РФ, ч. 2. ст. 160, ч. 2. ст. 434;
• о работе с электронными подписями — 63‑ФЗ от 06.04.2011.

А если вдруг дойдет до проверок или судебных разбирательств:

• С 1 марта 2023 введены единые требования к формату документов (.pdf, .xml, .sng).
• Достаточно отправить запрашиваемые кадровые документы в утвержденном формате по email в трудовую инспекцию.
• Распечатать визуализированную копию и заверить ее.

Как видите, ведение КЭДО четко регулируется законом, поэтому достаточно выбрать надежный сервис и начать вести документооборот онлайн.

Подробнее, как проходить проверки, если у вас КЭДО

Миф 2. Отсутствие опыта внедрения КЭДО у крупных игроков рынка

В 2020 году, когда компании только начинали внедрять КЭДО, этот миф был актуален Но сейчас большинство кадровых процессов унифицировано, а крупные вендоры предлагают готовые коробочные решения. На этапе внедрения нужна минимальная поддержка IT‑специалистов, так как решения разработаны по модели low‑code/no‑code и систему может настраивать даже сотрудник отдела кадров без IT‑образования.

На данный момент (осень 2024 года) только Saby КЭДО внедрили больше 2500 компаний, и немалую долю из них занимает именно крупный бизнес. Потому что КЭДО значительно сокращает время оформления кадровых документов и полностью исключает риск допустить ошибку.

Миф 3. Крупным компаниям больше подходит КЭДО On‑premise

Для начала разберем, чем SaaS отличается от On‑premise.

On‑premise — это когда программа для кадрового электронного документооборота устанавливается на собственные серверы компании и клиент самостоятельно отвечает за ее обслуживание и безопасность. Это требует больше ресурсов и затрат на содержание штата специалистов IT и безопасности.

SaaS, наоборот, представляет собой услугу, когда программа работает на серверах поставщика и он заботится обо всем, включая обновления, техподдержку и безопасность, а вы просто пользуетесь ей через интернет, оплачивая лицензию.

В реальности SaaS подходит всем компаниям, ведь такое решение быстрее развернуть и поддерживать. Его безопасность зависит не от модели поставки, а от качества ПО и надежности серверов. К тому же SaaS‑решения более гибкие, их можно кастомизировать под ваш запрос. И последний важный аргумент: On‑premise всегда дороже, чем SaaS.

Сравним затраты на SaaS и On‑premise.

Миф 4. Нужна большая проектная команда для внедрения

Для перехода на КЭДО вам потребуется команда, но она не обязательно должна быть большой. И современные решения, такие как Saby, интуитивно понятны и разобраться в них не составит труда.

Миф 5. КЭДО — это долго

Скорость внедрения кадрового электронного документооборота зависит от масштаба компании и других факторов. Раскроем в нескольких тезисах:

• чем меньше компания и проще процессы, тем быстрее внедрение
• чем профессиональнее команда вендора, тем быстрее переход;
• необходимо подготовиться к переходу заранее;
• переход может быть поэтапным.

Чтобы не быть голословными, поделимся примерами компаний — наших клиентов, которые уже внедрили Saby КЭДО.

Как видите, сроки зависят не только от количества сотрудников, но и от других факторов: готовности компании, общей цифровизации процессов и организации внедрения.

Разберем процесс внедрения, чтобы все было наглядно. Он состоит из этапов:

Миф 6. Бумажные документы надежнее

На фоне участившихся DDoS‑атак, сливов данных и расцвета киберпреступности сформировалось мнение об опасности всего цифрового.

Однако статистика убеждает в обратном: до 5% бумажных документов регулярно теряется по разным причинам (потерял курьер, не донес сотрудник, пропали из архива). С КЭДО вы так не рискуете — все надежно хранится в облаке, документы дублируются в нескольких центрах обработки данных. Дополнительно Saby может копировать документ на сервер клиента.

Документ, подписанный электронной подписью, защищен от любых изменений. Электронную подпись, в отличие от физической, невозможно подделать. Потерять ее тоже нельзя, т.к. она хранится в облаке, и даже сам работодатель не может ничего подписать за работника, так как доступ к этой ЭП есть только у владельца. Для максимального спокойствия можно дополнительно установить подтверждение подписания кадровых документов через смс.

Также КЭДО защитит от беспечности и недобросовестности работников.

В судебной практике уже рассматривались сотни дел, когда у работника и работодателя были разные версии бумажных документов и выяснить, какой из них был в какой момент подписан, часто невозможно.

Ксения Корчагина, юрист по трудовому праву и КЭДО

Для наглядности сравнили риски электронных и бумажных документов. Убедитесь сами:

Миф 7. КЭДО — рай для злоумышленников

Это часто встречающийся миф, но только из‑за того, что КЭДО — новая технология и к ней просто надо привыкнуть. Помните, как больше 10 лет назад, для того чтобы совершить любую операцию, надо было лично идти в банк с банковской книжкой, а сегодня своими финансами можно управлять со смартфона. Поверьте, со сферой КЭДО будет то же самое, и чем быстрее вы перейдете на него, тем быстрее увидите эффект от внедрения.

Давайте разберем три самых частых заблуждения.

• ЭП могут воспользоваться третьи лица

  • Доступ к ЭП есть только у сотрудника и она работает только для КЭДО. Для дополнительной безопасности можно настроить двухфакторную аутентификацию.

• Персональные данные могут украсть

  • Данные защищены лучше, чем на бумаге. Доступ к личным данным жестко разграничен ролями, а все события в сервисе логируются.

• Персональные данные находятся у сторонней компании

  • Все кадровые документы и персональные данные находятся под защитой в собственном ЦОДе Тензора, который соответствует всем требованиям 152‑ФЗ, имеет аккредитацию ФСТЭК и ФСБ. Регулярно делаются резервные копии.

Миф 9. Сотрудники откажутся от использования электронной подписи и ЭДО

Из опыта наших внедрений — 95% сотрудников соглашаются на КЭДО. Сомневающиеся есть всегда, но с возражениями очень легко работать. Например:

— Я не хочу, чтобы мои персональные данные попали в интернет!

— Все по закону. Документы передаются по защищенным каналам связи и хранятся в соответствии с 152‑ФЗ.

— Возрастным сотрудникам не освоить компьютерную программу.

— Сейчас у 94,9% населения есть смартфон и все большей редкостью становятся люди 50+, не знающие компьютер или использующие кнопочный телефон. Напротив — возрастные сотрудники активно используют смартфоны и соцсети. А в качестве альтернативы можно использовать веб‑версию на рабочем компьютере.

Совет от экспертов Saby: перед внедрением обязательно проведите предварительный опрос сотрудников. В него можно включить пояснения о легальности, безопасности и удобстве КЭДО. С Saby агитация сотрудников проходит в разы проще — у нас есть готовые материалы, специалисты проведут обучающие вебинары.

КЭДО — значимый аспект HR‑бренда компании:

Сейчас за крутых специалистов на фоне современной текучки и дефицита кадров у HR‑служб идет настоящая борьба. КЭДО уже давно стал частью преимуществ работодателя — наравне с соцпакетом, ДМС и современным офисом. Удаленные и гибридные сотрудники КЭДО выдвигают как одно из непреклонных требований.

Михаил Ефимов, руководитель направления Saby КЭДО

Миф 10. Внедрение КЭДО слишком дорого

Реальное положение дел совершенно противоположно. Вот несколько фактов:

1. Вы сэкономите время отдела кадров. Это до 40–70% освободившегося времени: без печати, вызовов курьера и ожидания сотрудников и отправки документов в архив.

   Мы посчитали, что на бумажную волокиту по одному сотруднику кадровик тратит в год около 5 ч. У наших клиентов внедрение КЭДО окупается уже в первый год. КЭДО — это отличная разгрузка руководителей, ведь обычно их рабочий день начинается со стопки кадровых документов, которые нужно подписать.

2. Экономия на содержании архива. Помимо аренды отдельного помещения для такой библиотеки, «бумажные» стеллажи — это путаница и утеря документов, а еще они просто портят внешний вид современного офиса. Мы уже привыкли пользоваться облачными хранилищами в обыденной жизни — к примеру, доверяем ему свои фотографии. Пора переносить хорошие привычки и в рабочее пространство.

3. Экономия на канцелярии. За последние годы бумага стала буквально на вес золота — многие завхозы и офис‑менеджеры успели поседеть, видя растущие в геометрической прогрессии цены. А где бумага — там и траты на ручки, папки, степлеры, обслуживание принтеров и т.д. И не забываем про экологию и утилизацию.

4. Экономия на пересылке документов. Нужно почтой или курьером отправить, а потом получить подписанный экземпляр. А если ошибка? Это не только зря потраченные деньги, но и потерянное время. С КЭДО больше не нужно мучиться с пересылкой документов — за пару кликов вы мгновенно и абсолютно бесплатно обмениваетесь всем пакетом документов.

МСП Банк посчитал, что сэкономил с Saby 11,8 млн ₽ за первый год использования КЭДО:

• на печати, доставке и других типовых операциях — 10 446 429 ₽;
• канцтоварах — 383 593 ₽;
• оптимизации типовых процессов — 10 446 429 ₽;
• за счет увеличения эффективности управления — 70 200 ₽;
• ускорения бизнес‑процессов — 702 000 ₽;
• благодаря шаблонам документов — 70 200 ₽.

Обратитесь к менеджеру Saby, он поможет рассчитать экономию от перехода на КЭДО на наглядном калькуляторе.

Резюмируем

КЭДО — это удобно, несложно, эффективно, недорого и безопасно. Внедрение КЭДО — важный шаг, который позволяет экономить деньги компании и рабочее время работников, обезопасить себя от трудовых споров и штрафов, а также улучшить опыт сотрудников и усилить бренд работодателя.