Инвентаризация товаров в магазине: кто проводит, из каких этапов состоит, какие ошибки допускают
Правила проведения инвентаризации описаны в методических указаниях от Минфина. В них перечислены последовательность проведения, состав комиссии, обязательные документы. Этих правил придерживаются организации. Предприниматели могут проводить пересчет в удобном формате, методические указания станут ориентиром. В статье расскажем, зачем предпринимателям проводить инвентаризацию, как к ней подготовиться и как избежать распространенных ошибок.
Что вы узнаете
Что говорит закон
Проводить инвентаризацию минимум раз в год обязательно организациям — перед сдачей бухгалтерской отчетности (402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
ИП могут не проводить инвентаризацию вообще, им об остатках отчитываться не нужно. В этом случае пересчет товаров и его периодичность — решение владельца.
Провести инвентаризацию «по закону» важно, но базовые требования знает любой бухгалтер — в небольшом магазине их соблюдать несложно. На деле суть инвентаризации сводится к тому, чтобы отследить, воруют ли сотрудники, правильно ли проводят приемку и списания товаров, нет ли просрочки.
Полный список оснований для инвентаризации, если ведете бухучет
В Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ описаны случаи, когда компаниям проводить инвентаризацию обязательно. Перечислим их:
- перед сдачей годовой отчетности;
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже. Новый владелец должен посчитать фактические остатки, сверить с заявленными;
- при смене материально ответственных лиц. Например, кладовщиков, продавцов — всех, кто несет ответственность за наличие товара. Инвентаризацию проводят в день передачи дел новому сотруднику. Он должен сверить фактическое количество имущества с количеством в системе учета. Иначена новичка могут повесить недостачи, если окажется, что бывший коллега воровал товар;
- если установили факт хищения, злоупотребления, порчи товаров. С помощью инвентаризации подсчитывают убытки;
- после чрезвычайных ситуаций: затопления, пожара, аварии. Сравнивают остатки с данными в системе, списывают порчу или уценивают товар;
- при ликвидации или реорганизации компании.
Кто проводит инвентаризацию
Комиссия — в супермаркетах и крупных магазинах
В организациях для проведения инвентаризации собирают комиссию, назначают председателя. Как правило, председатель — это директор магазина или его заместитель. В комиссию могут входить бухгалтер, товаровед. Если в момент проведения инвентаризации хотя бы одного из членов комиссии не будет, результаты инвентаризации могут признать недействительными.
Приказ о проведении инвентаризации оформляют по типовой форме ИНВ-22. Но можно использовать и произвольную, которую утвердил руководитель организации.
В комиссию не входят материально ответственные лица, но их присутствие и подпись под результатами инвентаризации обязательны. Если проводить пересчет без МОЛ и повесить на него недостачи, то работник имеет право пойти в суд и защитить себя: инвентаризацию проводили не по правилам.
Сами продавцы — чаще у ИП
Предприниматели, как правило, доверяют инвентаризацию продавцам, комиссию не собирают. Тут есть опасность: если сотрудники воруют и у них есть нужный доступ к учетной системе, они могут подбить количество продукции при инвентаризации.
Независимая организация — вариант для всех
Чтобы не отвлекать своих сотрудников, инвентаризацию можно доверить независимой организации. Специалисты не заинтересованы в подгоне цифр, работают по четкой схеме, меньше допускают ошибок при пересчете и оформлении документов.
Такие организации могут провести инвентаризацию под ключ или проконтролировать ваших сотрудников: проверить итоговые документы, проанализировать причины расхождений.
Как подготовиться к инвентаризации
Чтобы пересчет остатков не мешал работе магазина, его проводят ночью или рано утром перед открытием смены. Расскажем, что учесть при подготовке к инвентаризации в магазине.
Проверьте статусы складских документов
Чтобы в программе отражались корректные остатки, проконтролируйте:
- Документы поступлений проведены. Все претензии поставщикам зафиксированы или закрыты.
- В учетной программе проведены списания и перемещения.
- Закрыта кассовая смена.
Подготовьте торговый зал и склад к пересчету
- Проверьте, нет ли в зале отложенного товара. Покупатель просил отложить «на пару часов», продавец убрал товар с витрины и положил в ящик около кассы. При инвентаризации продавец не присутствовал или просто забыл про отложенную вещь. Итог — недостача при инвентаризации.
- Наведите порядок на полках. Покупатель по пути к кассе передумал покупать конфеты и выложил их на полку к макаронам. Перепроверьте полки, чтобы единицы из одной товарной группы лежали на своем месте. Это действие сэкономит время при проведении инвентаризации.
- Достаньте товар из «заброшенных» мест. Обычно это шкафы, углы помещений, полки под кассовым местом, где скапливаются коробки. Поиск товара по углам будет тормозить инвентаризацию.
- Проверьте, чтобы товар имел штрихкоды или этикетки со штрихкодами. Плохо читаемые или поврежденные штрихкоды будут тормозить пересчет.
Как проводить инвентаризацию в магазине: экономим время на каждом шаге
Шаг 1: Закройте магазин
Во время полной инвентаризации торговую точку нужно закрыть. Если продажи не остановить, остатки будут отражаться некорректно.
Как остановить продажи на время инвентаризации, если магазин работает круглосуточно?
Если работу магазина остановить нельзя, выход — провести частичную инвентаризацию по товарным группам. Для этого нужно закрыть продукцию из группы для продажи. Некоторые магазины огораживают участок с товарами лентой или вешают таблички с предупреждением.
Шаг 2. Выгрузите или распечатайте остатки из учетной системы
Перед началом инвентаризации заполняют инвентаризационную опись. В нее вносят остатки товаров по данным учета и затем отмечают фактические остатки.
Как ускорить
Вместо заполнения описи вручную — выгрузите перечень товаров из учетной программы.
Автоматизация розничных продаж — наша быстрая и удобная система, создание и заполнение документа займет меньше минуты. В документе нужно указать склад, время проведения инвентаризации и выбрать из каталога группы товаров, которые будете пересчитывать. Программа добавит в документ нужные наименования и укажет количество товаров по данным учета. Сотруднику останется заполнить фактическое количество товара вручную или с помощью сканера штрихкодов.
Фактические остатки можно вносить не только на компьютере, но и с помощью смартфона или терминала сбора данных (ТСД). В зависимости от того, какую технику используете для подсчета.
Пример заполнения документа «Инвентаризация» в СБИС
Если хотите проверить честность сотрудников, скройте остатки, которые числятся в учетной программе. В СБИС уже есть такая функция.
Это особенно полезно, если стоимость недостач вы вычитаете из зарплат продавцов: у сотрудников будет меньше поводов подгонять данные.
В СБИС можно скрыть от сотрудников актуальные остатки в документе инвентаризации
Шаг 3: Посчитайте товар
Продукцию пересчитывают по товарным группам, количество отмечают в документе. Если остатки не сходятся, товары из группы пересчитывает другой сотрудник.
Как ускорить
Ускорить пересчет поможет сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД) с мобильным приложением для учета. Например, СБИС Доки. Его можно установить даже на смартфон — и использовать телефон с хорошей камерой вместо сканера. Какое оборудование выбрать для пересчета товаров, уже рассказали в статье «Автоматизация складского учета».
Алгоритм пересчета:
- Сотрудник создает документ инвентаризации на компьютере и сохраняет его.
- Если пересчитывает товар с помощью смартфона или ТСД — открывает документ на устройстве. Если с помощью сканера — подключает его к компьютеру.
- Сканирует штрихкоды, коды маркировки и акцизные марки.
- Фактические остатки в документе заполнятся автоматически.
В видео показали, как оформить инвентаризацию в СБИС и скорректировать остатки.
Шаг 4: Зафиксируйте расхождения
Расхождения после инвентаризации заносят в сличительную ведомость.
В СБИС есть альтернатива: прямо в документе инвентаризации программа цветом выделит расхождения плана и факта, покажет сумму расхождений. Документ можно распечатать и дать на подпись членам инвентаризационной комиссии.
После проведения документа СБИС автоматически скорректирует остатки товара на складе, сформирует проводки.
После проведения документа инвентаризации в СБИС проводки формируются автоматически
Какие отклонения можно обнаружить после инвентаризации
Идеальная ситуация — когда после инвентаризации нет расхождений. Но на деле после проверки могут возникнуть отклонения: недостача, излишки, пересортица, порча. В таблице объяснили, в каких случаях могут появляться отклонения.
| Отклонение | Суть | Основные причины |
|---|---|---|
| Недостача | Количество товара по факту меньше, чем по данным учета |
|
| Излишки | Количество товара по факту больше, чем по данным учета |
|
| Пересортица | Это одновременно избыток одного вида товара и недостаток другого. Например, вишневого сока на 3 коробки меньше, а апельсинового — на 3 коробки больше |
|
| Порча | Ухудшение свойств товара до состояния, не пригодного для продажи |
|
Частые ошибки, которые совершают при инвентаризации
| Ошибка | Как решить |
|---|---|
| На момент инвентаризации в системе есть не проведенные документы | Перед проведением инвентаризации провести складские документы, оприходовать товар |
| Во время инвентаризации продолжают продавать товар | Закрыть магазин или оградить стеллажи, если проводите частичную инвентаризацию |
| Заводят разные наименования одного товара | Ошибка возникает, когда наименования товаров у поставщика отличаются от наименований в вашем каталоге. СБИС при приемке подскажет подходящую позицию из каталога или поможет быстро создать новую карточку. Так вы избежите дублей и неправильного подсчета остатков |
| Доверяют инвентаризацию кассиру или другому сотруднику, который напрямую работает с товаром | Поручать проведение инвентаризации независимому сотруднику или специальной организации. Если у вас несколько торговых точек, можно привлекать сотрудников «перекрестно». Работники из магазина «А» проводят инвентаризацию в магазине «Б» и наоборот |
| Проводят инвентаризацию не чаще одного раза в год | Понять, что останавливает проводить чаще, и автоматизировать процесс — так вы застрахуете себя от больших недостач. Выберите удобную товароучетную систему, напечатайте этикетки для товаров, подключите сканер штрихкодов или приобретите ТСД |
Видеоматериалы по теме
