Автоматизация аптеки в ногу со временем
Автоматизировать аптеку сложнее, чем обычный магазин. Партионный учет, регламентированное ценообразование, работа с дистрибьюторами — особенностей много. Требуется специализированное решение, которое упростит работу фармацевтов и заведующего. В аптеке несколько участков работы, и на каждом у программы автоматизации свои задачи.
Первый стол
Автоматизация продаж в аптеке позволяет провизору сконцентрироваться на обслуживании клиентов, освобождая от необходимости следить за техническими моментами вроде срока годности.
Касса
Современные кассы работают онлайн и хранят данные о продажах в облаке. Это удобно — для работы нужен только браузер, а заведующий следит за выручкой в реальном времени.
Но не во всех аптеках стабильный интернет. Выбирайте программу, которая поддерживает автономную работу, например СБИС Розница. Сложности с подключением не остановят продажи. Касса продолжит пробивать чеки, а сведения о проданных лекарствах отправятся в ОФД, систему маркировки и программу бэк-офиса при первом подключении к сети.
Программа должна быть совместима со всеми моделями онлайн-касс. Для автоматизации аптек мы рекомендуем использовать комплект оборудования: компьютер и фискальный регистратор.
В качестве компьютера используйте неттоп — он сэкономит место на кассе. Фискальный регистратор подбирайте быстрый, с автоотрезчиком. Предусмотрите печать на широкой ленте: у лекарств длинные названия, они должны полностью помещаться в чеке. Если настроили систему скидок и акций, то на больших чеках удобно печатать информацию о них.
Аптечному кассиру нужен удобный каталог с быстрым поиском препарата и проверкой его наличия. Хорошо, если первостольник видит дефектуру по популярным позициям. Так он сразу скажет клиенту, есть ли нужное лекарство.
Каталог лекарственных средств
Аптечному кассиру нужен удобный каталог с быстрым поиском препарата и проверкой его наличия. Хорошо, если первостольник видит дефектуру по популярным позициям. Так он сразу скажет клиенту, есть ли нужное лекарство.
Чтобы все сведения были перед глазами, на кассе нужен удобный монитор. У Acer AOpen 21.5 22CV1Qb диагональ — 19,5 дюймов. Этот монитор не занимает много места, и на нем удобно просматривать сведения по лекарствам.
Маркировка
С 2020 года действует обязательная маркировка лекарств. Аптеки отчитываются о приемке, продаже и списании препаратов и для этого должны подключиться к системе маркировки. Удобнее, если программа автоматизации сама передает коды в Честный знак. Так провизор сможет работать в одной системе, не переключаясь между программами.
Для продажи маркированных лекарств кассиру нужен 2D-сканер штрихкодов. В аптеках с небольшим потоком покупателей можно использовать недорогую модель. Например, Honeywell Voyager 1470g или Newland HR3280 Marlin II. Там, где клиентов много, требуется оборудование помощнее, такое как Honeywell Genesis 7580g.
Скидки и акции
В аптеках часто действуют спецпредложения и программы лояльности. Программа должна поддерживать работу со всеми их видами: начислять и списывать баллы с бонусных карт, автоматически пересчитывать цену акционных товаров, позволять назначать скидки вручную (например для пенсионеров). Также программа должна собирать подробную и наглядную статистику для оценки эффективности акций.
Экран покупателя на кассе поможет привлечь внимание к акциям. Он покажет покупателю чек и действующие скидки, что облегчит допродажи. В качестве экрана можно установить обычный монитор, такой как Acer AOpen 21.5 22CV1Qb.
Контроль цен
Для препаратов из списка ЖНВЛП государство устанавливает процент надбавки от цены производителя. Программа сама отслеживает стоимость лекарств в аптеке и проверяет, соответствуют ли они региональной шкале наценок, не превышают ли допустимый максимум.
Склад
Даже небольшому аптечному пункту нужна учетная система. Она отследит путь препаратов от поступления до продажи и автоматизирует инвентаризацию, проконтролирует остатки и напомнит вовремя закупить товар.
Контроль товародвижения и запасов
Автоматизируйте приемку, перемещение или инвентаризацию, чтобы не заводить данные вручную и избежать ошибок. Используйте терминал сбора данных (ТСД), сканер штрихкодов или смартфон с программой для складского учета. Вы просто сканируете коды на транспортных упаковках или препаратах, а программа сверяет их с документами и показывает расхождения.
На больших складах лучше использовать ТСД (например Mindeo MS3690) или беспроводной сканер (Honeywell Voyager 1472G). С ними провизор сможет отойти от компьютера на несколько метров, быстро отсканировать много кодов и вернуться оформить документы. Смартфон тоже освобождает сотрудника от привязки к компьютеру, но его камера не предназначена для штрихкодов, поэтому он считывает их медленнее и больше подойдет аптечным киоскам.
Закупки
Анализ запасов тоже можно автоматизировать — программа подскажет заведующему, что пора дозаказать, а каких товаров еще хватает. Умные системы по данным о продажах рассчитывают минимальный и максимальный запас каждого лекарства, как часто и в каком количестве его нужно закупать, сами формируют заявки.
Партионный учет
В аптеках удобнее устанавливать цены на каждую партию лекарственных средств отдельно. Программа автоматизации должна поддерживать партионный метод расчета себестоимости.
Работа упрощается, если программа может автоматически создать и распечатать этикетки партии, ценники, стеллажные карты. Добавьте принтер этикеток, такой как Godex DT2-US, и провизорам не придется самим вырезать этикетки.
Сроки годности
По специальным отчетам в программе автоматизации заведующий отследит, у каких партий скоро закончится срок хранения, и вовремя назначит скидку. Если срок уже истек, при продаже программа выделит просроченное лекарство и не даст пробить его по ошибке.
Карантинная зона
Для бракованных и просроченных лекарств в аптеках должен быть отдельный склад — карантинная зона. Хорошо, если в учетной системе можно выделить ее и вести там собственный учет. С помощью отчета можно проверить, нет ли в остатках бракованных серий лекарств.
Контроль доступа
Аптеки работают с наркотическими и психотропными веществами. Система контроля доступа позаботится, чтобы посторонний не попал на склад препаратов. Выдайте сотрудникам карты доступа, а на служебный вход в зону хранения установите считыватель. Если боитесь, что сотрудники будут терять или забывать карты, поставьте терминал доступа по отпечатку пальца.
Совместите контроль доступов с программой автоматизации, и вы получите полноценный учет рабочего времени. Больше никаких опозданий и ранних уходов.
Аптечная сеть
Контроль всех аптек сети
В аптечном ритейле программа автоматизации поможет центральному офису отследить работу точек по всей стране. Она составит отчеты по выручке, рейтинг продаж медикаментов, поможет проконтролировать выполнение плана по каждой аптеке, покажет, во сколько открылась и закрылась кассовая смена.
Если в аптеке есть видеонаблюдение, его тоже можно подключить к автоматизации. Программа отследит подозрительные операции в чеках (отмену, большое количество «ручных» скидок) и сразу покажет действия кассира в момент продажи.
Ценообразование
В крупных сетях стоимость препаратов может отличаться в зависимости от города и региона. В программе автоматизации легко настроить цены для каждой аптеки. Если прайс поменяется, достаточно указать новые цены в каталоге — без остановки продаж.
Автоматизация аптеки под ключ
Хорошо, когда одна программа закрывает любые задачи автоматизации в аптеке. СБИС Для аптек избавит от рутинных операций на всех участках. В одном интерфейсе заведующий сможет контролировать склад, продажи, управлять ценами, оформлять заказы, составлять графики сотрудников.
Если у вас уже есть своя программа учета, данные из нее можно перенести в СБИС. Если же вы не готовы отказаться от работы в привычной системе, СБИС интегрируется с ней и будет своевременно переносить данные о розничных продажах.
Программа совместима со всеми популярными моделями торгового оборудования. Инженеры сервисного центра СБИС помогут подобрать, установить и настроить необходимую технику.